Protokoll der Vorstandssitzung vom 17.03.2021

Anwesende Vorstände: Dominik Helle, Jörg Thomsen, Jochen Topf, Hanna Krüger

Gäste: Nakaner, Hafi, gislars

Start: 20:06 Uhr

Ende: 21:34 Uhr

Nächster Termin:

  • Mitgliederversammlung: Samstag 27.03.2021 um 14:00 Uhr
  • Aktiventreffen: Montag 19. April um 20:00 Uhr

## Tagesordnung

  • Mitgliederversammlung
  • Budget 2021 (Ticket 227)
  • Konferenzorga
  • Projekt TIB (Ticket 222)
  • Versicherung Büro (Ticket 211)
  • Neues Local Chapter Agreement (Ticket 167)
  • Telefonat mit BKG

Gesprächsnotizen

Mitgliederversammlung (12 min)

  • Einladungen sind pünktlich verschickt worden
  • neues Mitglied hat auch eine Einladung bekommen
  • 2-3 Tage vorher wird Dominik eine kurze Anleitung für die Software per Mail verschicken
  • Dominik wird vorher noch ein paar Softwaretests machen
  • wird spannend wie viele kommen, bislang noch keine Stimmenübertragung angemeldet
  • auch Diskussion über die Einführung einer Nutzungspolicy mit anschließender Abstimmung ist Teil der Tagesordnung
    • Möglichkeit 1: Nach Gesetzeslage
    • Möglichkeit 2: Policy (evtl. nach Michaels Vorlage)
  • in Dominiks Mail wird er auch nochmal auf Michaels Vorschlag verweisen
  • Diskussion sollte zeitlich begrenzt werden
    • evtl. Beschluss vertagen
    • Ziel ist ein konkreter, umsetzbarer Beschluss, damit die Angelegenheit sich nicht im Sand verläuft
  • Michael wird noch einmal überlegen, ob er die Änderungsvorschläge von Roland in seinen Entwurf mit einarbeitet
  • Idee Jochen: erst einmal Abstimmung ob Policy oder Gesetzeslage, danach ggf. Abstimmung ob Michaels Policy oder eine neuer Entwurf
    • Vorschlag wurde angenommen
  • Hanna schreibt Protokoll für die MV, wenn sich niemand freiwillig meldet

Budget 2021 (35 min)

  • kein Budget für Vereins- und Entwicklertreffen wegen COVID19-Pandemie
  • Kosten für Koordinierungsstelle teilen sich auf zu 10% auf wirtschaftlicher Betrieb (Sponsorenakquise etc.), 50% Zweckbetrieb (Konferenz, Veranstaltungsplanung) und 40% ideeller Betireb (restliche Vereinsarbeit)
  • Bürokosten werden auf die gleiche Weise aufgeteilt
  • Kosten für Steuerberatung und Buchhaltung werden nach Umsatz auch in diese 3 Bereiche aufgeteilt
  • Spenden wurden angesetzt wie jedes Jahr
  • FOSSGIS Update hat ca. 2.000 € Gewinn gemacht hat (wobei Auswand durch Koordinierungsstelle nicht mit eingerechnet wurde)
  • angenommener Gewinn von 32.000 € Konferenz 2021 ist Wunsch, damit wir keine Verluste machen
    • wir haben aber genug Rücklagen, dass wir auch Verlust machen können
  • Systemadministration sind etwas höher verglichen mit den Vorjahren wegen Adminwechsel

Konferenzbudget

  • Konferenzkosten haben sich sehr verschoben und sind nicht mehr so stark abhängig von der Teilnehmerzahl
    • Koordinierungsstelle (fixe Kosten)
    • Venueless nicht wirklich abhängig von Teilnehmerzahl (Pakete je 100 TN)
    • kein Catering, nur Tagungsband
  • Überschuss ist stark abhängig von Sponsoren und vor allem Ticketverkauf
  • 20.000 € durch Sponsoren haben wir schon sicher
  • Diskussion: Frühbucher begrenzen (Ideen: feste Anzahl an Frühbucherticket oder kurzer Zeitraum)
    • je mehr Frühbucher, desto bessere Planung
    • je mehr Frühbucher, desto weniger Einnahmen (Frühbucherticket 70€, Normales Ticket 80€)
      • Einwurf Jörg: Ticketpreise sind recht nah bei einander, evtl. wenig Anreiz?
      • haben kein Supporterticket, aber ein kostenloses Communityticket
  • einstimmiger Beschluss:
    • Preise werden nicht mehr angepasst
    • keine Frühbucherbegrenzung, nur fester Zeitraum
  • Vorschlag Jochen: Wir könnten überlegen, offensiver Werbung zu machen, wenn wir wenig Frühbuchertickets verkaufen
  • T-Shirts und Taschen wird es dieses Jahr nicht geben
    • Idee Jörg: T-Shirt Verkauf über einen Onlineshop
    • lief bei der SOTM auch sehr gut, müssten mal nachfragen, wo sie das haben machen lassen
    • brauchen eh ein Artwork für das Tagungsband und könnten dann die T-Shirts über einen Onlineshop abwickeln
  • Programm nur auf der Webseite veröffentlicht, keine Druckversion
  • App wird es nicht geben, aber es könnte eine iCal-Funktion auf der Webseite geben
  • Katja wird sich um das Layout kümmern und Dominik wird nach möglichen T-Shirt-Shops gucken
  • Katja wird noch eine weitere Sponsorenwerberunde machen, wenn die Expo bekannt gegeben ist

Konferenzorga (18 min)

  • es sind wenige Freiwillige in der Konferenzorga aktiv
  • Helferorga ist noch sehr unklar
    • welche Helfer werden bezahlt, welche nicht
    • niemand hat sich bislang den Hut aufgesetzt
  • es sind immer andere Freiwillige bei den Treffen, wodurch es kein Coreteam gibt
  • Technische Umsetzung wurde im ersten Schritt mit dem VOC besprochen
    • alles sehr komplex, brachen jemanden, der sich gut mit Veranstaltungstechnik auskennt
    • Marc hat einen Freiberufler vorgeschlagen, der dies gegen Honorar übernehmen könnte

  • Thema solle bei der MV nochmal angesprochen werden, vielleicht finden sich dort noch Freiwillige

  • Bislang noch offen, ob wir eine Regie vor Ort brauchen oder alles remote gemacht wird

    • - es braucht 4 Regieteams (1. Sophie vom VOC, 2. eventuell Stephan Keller/Rapperswil, 3. und 4. noch offen)
    • Für Vorortregie würde sich das Büro in Berlin anbieten
    • Remotehelfer brauchen eine gute Internetanbindung (Equipment kann vom VOC gestellt werden)
    • wir sollen nicht mit Laptops arbeiten, da diese heiß laufen
    • es fehlt an Experten mit Erfahrung für technischen Herausforderung bei Onlinekonferenzen
    • Sophie fragt nochmal beim VOC nach Helfern

=> müssen uns nochmal überlegen, ob wir das Konferenzbudget erhöhen müssen

Projekt TIB (3 min)

  • TIB hat Katja nach FOSSGIS Update kontaktiert
  • sie wollen einen Dienst für Video-Abstracts für wissenschaftliche Beiträge anbieten
  • suchen Organisationen, die ein Empfehlungsschreiben für sie schreiben
  • Katja hat den Briefvorschlag der TIB etwas umformuliert und wird ihn fertig machen
  • Nächste Schritte: Dominik unterschreibt, Katja versendet

Versicherung Büro (Ticket 211) (1 min)

Dominik hat Versicherungsbüro angeschrieben, aber noch keine Antwort.

LC Agreement (1 min)

Unterschrift des neue LC dauert noch etwas. Der Vertrag muss erst aufgelöst werden um neuen Vertrag abzuschließen. Die OSMF ist sich allerdings unsicher ob die Auflösung, wie sie geplant war, wirklich möglich ist.

Telefonat mit BKG (8 min)

  • Katja, Dominik und zwei Mitarbeiterinnen des BKGs haben telefoniert und sich über die Zusammenarbeit zwischen FOSSGIS und BKG gesprochen.
  • BKG würde den FOSSGIS gerne finanziell unterstützen
  • nach Verwaltungsvorschrift können sie jedoch nicht spenden, sondern dürfen nur sponsern oder neue Projekte fördern
  • damit uns Behörden überhaupt sponsern können, müssten wir ein Vereinssponsoring schaffen
  • es gab viel positives Feedback zu dem Vorschlag
  • Jochen wird die Steuerberaterin kontaktieren und einen ersten Entwurf aufsetzten