Protokoll Face-to-Face Vorstandstreffen am 29. & 30. August 2020

Anwesende: Dominik Helle, Jörg Thomsen, Jochen Topf, Hanna Krüger, Katja Haferkorn

Tag 1

Start: 10:00 Uhr

Ummeldung des Vereins nach Berlin

  • Einstimmiger Beschluss: Änderung der offiziellen Postadresse des Vereins - Adresse soll zukünftig das Büro in Berlin sein - Bislang ist die Adresse des Verein noch die private Anschrift von Marco Lechner in Kirchzarten
  • Umzug des Vereinssitzes von Mainz nach Berlin vertagt - damit wäre auch ein Finanzamtswechsel verbunden - unklar, ob wir auch das Amtsgericht wechseln können
  • Einstimmiger Beschluss: Umzug der Sipgate-Telefonnummer von Potsdam nach Berlin - Berliner Büro soll auch eine Berliner Telefonnummer haben

Koordinierung Katjas Arbeit

  • Ausformulierung des Arbeitskatalogs für Katja (Ticket 112) Link: https://gitlab.fossgis.de/vorstand/todos/uploads/51ddc283623b4b103250d2c9ff5b3b45/aufgaben-koordinierungsstelle.md
  • Vereinbarung und einstimmiger Beschluss von Katjas Arbeitszeiten und Dienstreiseregelungen - Katja arbeitet in Gleitzeit ohne feste Präsenzzeiten - Es soll eine feste Bürozeit mit ihr festgelegt werden, in der Katja wöchentlich telefonisch erreichbar ist - Katja bekommt Zugang auf Vorstands-Todos im GitLab - um einen genauen Überblick über alle Aktivitäten haben zu können - um Aufgaben und Dokumente an den Vorstand weiterzuleiten - Katja soll monatlich grob dokumentieren, wie viele Arbeitsstunden sie je Projekte aufwendet hat - keine weitere detaillierte Zeiterfassung - Katja kann Dienstreisen nach eigenem Ermessen planen und durchführen

Anschließend wurde mit Katja zusammen der Arbeitsvertrag durchgegangen und unterschrieben sowie die oben genante Aufgabenkatalog und Vereinbarungen besprochen - Arbeitsvertrag mit Katja wurde unterschrieben

Mitgliederverwaltung

Der Entwickler hat angekündigt, dass die Software bald einsatzbereit ist. Demnächst soll mal ein Testserver aufgesetzt werden.

Beschluss zum Ablauf zur Aufnahme neuer Mitglieder: Zur Aufnahme neuer Einzelpersonen als Mitglieder soll ab sofort ein GitLab-Ticket in den Vorstands-Todos aufgemacht werden. Wenn es zu diesem innerhalb einer Wochen keine oder nur positive Kommentare gibt, darf das Mitglieder in den Verein aufnehmen werden.

Beteiligung an Sysadmin-Kosten für OSMF (Ticket 179)

  • die Büromiete und Katjas Gehalt haben die Ausgaben des Vereins sehr erhöht
  • zur Zeit ist noch unklar, ob die nächste Konferenz wie geplant stattfinden kann
  • Einstimmiger Beschluss: Diese Jahr nur Beteiligung durch eine Spende von 2.500 €
  • je nach finanzieller Lage des Vereins kann diese Spende nächstes Jahr neu verhandelt werden
  • Hanna wird dies an das OSMF-Board weiter geben

Gemeinsamer Kalender

Wir sollten überlegen einen internen geteilten Kalender einzuführen. Brauchen aber noch eine konkrete Softwarelösung.

Mögliche Software: - Radicale

Büroeinweihung

  • kleine Einweihung mit Sektempfang im Büro für die lokale Community und lokale Partner/Firmen
  • wegen COVID-19-Maßnahmen aber im kleinen Rahmen, evtl. teilweise online
  • Katja wird ein Datum festlegen und sich um die Organisation kümmern
  • Es soll eine Pressemitteilung zur Einrichtung der Koordinierungsstelle und des Büros geben

Konferenz 2021

Neue Sponsorentarife:

  • Bronze: 500 € (bleibt)
  • Silber: 1.500 € incl. 1 Ticket (bisher 1.000 €)
  • Gold: 3.000 € incl. 2 Tickets (bisher 2.000 €)
  • Platin: 5.000 € incl. 3 Tickets (neu)
  • Aussteller: 700 € incl. 3 Tickets (bisher 500 €)

Sponsorenpreiserhöhung sind einstimmig vom Vorstand beschlossen worden. Flyer müssen noch darauf angepasst werden. Logoplätze und Größe müssen noch definiert werden.

Ticketpreise:

  • Frühbucher 200 EUR (bisher 150 EUR)
  • Normal 220 EUR (bisher 190 EUR)
  • Ermäßigt 50 EUR (bisher 40 EUR)
  • Online 60 EUR (neu)
  • Workshops 120 EUR (bisher 100 EUR)

Ticketpreise: Beschluss vertagt auf Anfang nächsten Jahres, wenn klarer ist, wie die Konferenz stattfinden wird.

Konferenz Zeitplanung

  • Astrid wird in diesem Jahr die Leitung des Programmkomitees übernehmen
  • Katja hat sich bereiterklärt, sie beim Beantworten von Rückfragen unterstützen
  • Artwork: Brauchen einen Designer
    • Katja fragt bei Designerin nach Preisen
      • Panorama kann von der letzten Konferenz in Rapperswil wiederverwendet werden
  • Deadline CFP 14.02.2021
    • Bis dahin muss Entscheidung gefallen sein, ob die Konferenz offline stattfidnet
    • bei CFP mit abfragen, ob Vortrag nur live, nur offline oder in beides gehaten werden soll
  • Wir brauchen einen Backup-Plan, falls die Konferenz kurzfristig abgesagt/verkleinert werden muss - für Catering, SocialEvent, etc. in den Verträgen mit berücksichtigen - Deadlines auch noch mal mit Rapperswil klären
  • Jörg wird wieder ein Tagungsband machen, Katja kümmert sich um die Beantragung der ISBN
    • Tagungsbandvorlage sollte dieses Jahr überarbeitet werden, Lizenzhinweis fehlt z.B.
  • Deadline für das Einlösen der Ticketvoucher einführen
  • Eine Online-Konferenzsoftware muss nicht Open Source sein, sie muss vor allem skalieren

FOSSGIS Update

Jochen hatte die Idee, im Herbst und Winter mehrere kleine Online-Veranstaltung mit Vorträgen und Workshops zu organisieren

  • zum Testen von Softwarelösungen, falls die nächste FOSSGIS-Konferenz online stattfinden muss
  • Einsteigerveranstaltungen in QGIS und OSM anbieten, da diese auf der Konferenz viel gefragt sind
  • Katja wird bei Vanueless anfragen, ob wir die Software dafür ausprobieren können

Ende: 18:30

Tag 2

Start: 10:00 Uhr

Online Hackweekend

  • Am Sonntag, den 27.09 von 14:00-17:00 Uhr mit anschließendem Ausklang mit gemeinsamen Online-Pizza-Essen
  • Es soll mehrere Räume geben
  • Ein Raum für Konferenz-Orga mit Tagesordnung

BKG Treffen am 30.10

  • Thema des Treffens: Lizenz, Datenabgleich, Vandalismus in OSM
  • Zur Vorzubereitung auf das Treffen, sollte es mehrere Mumble-Meetings geben - 1. Treffen 23.09
  • Personen die bei dem Treffen teilnehmen würden: Michael, Lars, Flohoff, Falk
  • Katja und Dominik würden von offizieller Seite mitkommen
  • Gründung einer Arbeitsgruppe zur allgemeiner Kommunikation mit Behörden und öffentlichen Stellen

Neue Regelung für Reisekostenerstattungen

Es wird nicht mehr nur die Reise mit der Bahn 2. Klasse sondern auch andere Transportmittel erstattet, wenn diese günstiger sind als das Bahnticket. Wenn die Bahnfahrt 2. Klasse das günstigste Transportmittel ist, der Preis deines Bahntickts 2. Klasse erstattet. Die Differenz trägt der Antragsteller.

Beschluss einstimmig

Mitgliedschaft der Zentrum für Geninformationswesen der Bundeswehr im FOSSGIS

  • Vertagung des ganzen
  • wollen eine generelle Diskussion anregen, wie der Verein ausgerichtet werden soll und wer unsere Mitglieder sein sollen
  • Nächster Schritt für Katja: Konzept erarbeiten

Sysadmin

  • Jochen hat jemanden gefunden, der die Sysadmin-Position übernehmen möchte
    • Jörg wird sich um die Vertragsdetails kümmern
  • an Max muss kommuniziert werden, dass demnächst sein Vertrag endet und eine Regelung für eine Übergangszeit ausgearbeitet werden
  • Zum Ende des Jahres soll der Wechsel angestrebt werden
  • Ziel für den neuen Admin: Ihn stärker ins Vereinsleben mit einzubinden - gelegentlich bei Hackweekends, Mumbles und Konferenzsysteme einrichten mit einbeziehen - stärkere Beratertätigkeit

Mitgliederversammlung

  • Wir habe eine gesetzliche Grundlage die MV online abzuhalten
  • Mit Falk besprechen, was wir einhalten müssen
  • Wahlverfahren für Online-Wahlen muss gefunden werden
  • evtl. mit Satzungsänderung verknüpfen, damit ab sofort alle weiteren MVs auch online bzw. mit Online-Gästen stattfinden können

Termin der nächsten Vorstandssitzung

Dienstag, den 22.09.2020 um 20:00 Uhr via Mumble

Offizielles Ende: 13:00 Uhr