Protokoll der Vorstandssitzung vom 13.04.2026 (interne Version)

Anwesende Vorstände: Pirmin, Jannik, Florian, Falk

Gäste: Katja, Jochen, Lars, Marc

Protokoll: Falk

Ort: BBB-Instanz der OSMF

Start: 19:34 Uhr

Ende: 21.32 Uhr

Tagesordnung

Beschluss Geschäftsordnung Vorstand #688
Genehmigung Protokoll vom 18.03.2026 #690
Umlaufbeschlüsse Mitgliedsanträge #677 #679 #685 #686
Sonstige Umlaufbeschlüsse #678 #684
Protokoll der Mitgliederversammlung vom 25. März 2026 in Göttingen #691
Eintragung Satzungsänderung/Vorstand beim Notar bzw. Amtsgericht #693
Planung außerordentliche MV #682
Vertrag mit Mathias Gröbe wegen OSM-Schulungen #694
Softwareunterstützung Rechnungen/Buchhaltung #696
Aufräumen Gitlab-Berechtigungen #680
Wahl OSMF-Advisory-Board & OpenStreetMap beauftragte Person #681 (vertagt)
Verlosung Konferenzticket an alle neuen Mitglieder, die im Rahmen der FOSSGIS 2026 Mitglied geworden sind #687 (vertagt)
Policy: Verteilung Einnahmen #675 (vertagt)
Spedition Abholung/Vertragslage #683 (vertagt)
Software zur Mitgliederverwaltung #689 (vertagt)
Sonstiges
Folgetermin

Protokoll

TOP 1

Wir legen die Geschäftsverteilung wie folgt fest:

Verein: Interne Organisation, Mitarbeitendenführung, Tätigkeitsberichte, Einberufung und Durchführung MV, Vereinsarchiv (Pirmin)
Recht: Datenschutz, Verträge, Versicherungen (Falk)
Finanzen: Buchführung, Kontakt zum Steuerberater und zum Finanzamt, Rechnungsstellung, Erstattung von Auslagen, Mitgliedsgebühren, Spendenverwaltung, Verwaltung Anlagevermögen (Florian)
Protokolle: Protokolle der Vorstandssitzungen und der Mitgliederversammlung (Falk)
Registersachen, Kontakt zum Amtsgericht (Falk)
Öffentlichkeitsarbeit: Webseite, Pressekontakt, Werbung, Flyer, Poster (Jannik)
Technik: Betrieb der technischen Infrastruktur des Vereins, Kontakt zum Sysadmin (Pirmin)
OpenStreetMap: Kontakt zur OpenStreetMap-Community in Deutschland, Kontakt zur OSMF, Kontakt zu den OSM-Partnerorganisationen in der Schweiz und in Österreich (Falk)
FOSSGIS-Konferenz: Organisation der jährlichen FOSSGIS-Konferenz (Pirmin)
Open Transport Community (Jannik)
Förderprogramme: Organisation und Durchführung der Förderprogramme (Falk/Jannik)

Im Übrigen bleibt die Geschäftsordnung unverändert. (4/0/0)

TOP 2 Genehmigung Protokoll vom 18.03.2026 #690

Der Vorstand genehmigt das Protokoll vom 18.03.2026 (2/0/2)

TOP 3 Umlaufbeschlüsse Mitgliedsanträge

Der Vorstand hat mit dem “Umlaufbeschluss Mitgliedsanträge FOSSGIS-Konferenz 1” vom 26.03.2026 folgende Personen

[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]

in den Verein aufgenommen. #677

Der Vorstand hat mit dem “Umlaufbeschluss Mitgliedsanträge FOSSGIS-Konferenz 2” vom 26.03.2026 folgende Personen

[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]

in den Verein aufgenommen. #679

Der Vorstand hat mit dem “Umlaufbeschluss Mitgliedsanträge FOSSGIS-Konferenz 3” vom 13.04.2026 folgende Personen

[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]
[…]

in den Verein aufgenommen. #685

Der Vorstand hat mit Umlaufbeschluss vom 13.04.2026 […] in den Verein aufgenommen. #686

TOP 4 Sonstige Umlaufbeschlüsse

Der Vorstand hat mit Umlaufbeschluss vom 26.03.2026 beschlossen, mit der W12G Digital GmbH in Vertragsverhandlungen zur Umsetzung des Projektes “OSM Schulungen” (Förderbescheid) einzutreten. #678

Der Vorstand hat mit Umlaufbeschluss vom 09.04.2026 den Urlaubsantrag ([…]) von Katja genehmigt. #684

TOP 5 Protokoll der Mitgliederversammlung vom 25. März 2026 in Göttingen #691

Der Vorstand genehmigt das Protokoll der Mitgliederversammlung vom 25. März 2026. Pirmin unterschreibt das Protokoll, schickt es an Falk.

TOP 6 Eintragung Satzungsänderung/Vorstand beim Notar bzw. Amtsgericht #693

Falk geht zum Notar und beantragt die Eintragungen der Vorstands- und Satzungsänderung, sobald er die Unterlagen vom Pirmin erhalten hat (TOP 6).

TOP 7 Planung außerordentliche MV #682

Die Mitgliederversammlung in Göttingen hat beschlossen den Tagesordnungspunkt Mitgliedsbeiträge auf einer außerordentlichen Mitgliederversammlung zu diskutieren (TOP 8 der Mitgliederversammlung).

Um auf der außerordentlichen Mitgliederversammlung effektiv zu sein, stoßen wir die Diskussion zu den Mitgliedsbeiträgen noch einmal durch eine Mail an die Vereinsmailingliste an, basierend auf den Vorschlägen der Mitgliederversammlung. Jochen bereitet ein Schreiben für den Vorstand vor.

Wir schreiben die Firmenmitglieder an und bitten diese um Mitteilung, wie viele Vollzeitäquivalente sie haben, damit wir valide berechnen können, wie sich welche Beitragsänderung auswirken wird. Jochen und Katja bereiten ein Schreiben vor.

Wir gestalten daraufhin eine offene Diskussionsrunde per Videokonferenz. Die entstehenden Vorschläge bilden die Grundlage für die außerordentliche Mitgliederversammlung.

Danach bestimmen wir den Termin für die außerordentliche Mitgliederversammlung.

TOP 8 Vertrag mit Mathias Gröbe wegen OSM-Schulungen #694

Die W12G Digital GmbH von Mathias Gröbe hat einen Vertragsentwurf zur Umsetzung des Projektes Förderbescheid “OSM Schulungen” vorgelegt.

Falk schaut sich den Vertrag an. Bis Montag soll ein Votum vorliegen.

TOP 9 Softwareunterstützung Rechnungen/Buchhaltung #696

Jochen schlägt vor, hier eine Arbeitsgruppe einzurichten. Ziel soll es sein, eine effektivere Möglichkeit für Buchhaltung und Rechnungslegung des Vereins zu finden. Wir wollen das Thema auch in Essen beim Community-Treffen besprechen.

TOP 10 Aufräumen Gitlab-Berechtigungen #680

Jochen und Pirmin haben nach dem Vorstandswechsel die Berechtigungen im Gitlab angepasst und bereinigt.

TOP 11 Vertagung

Wir beschließen aufgrund der fortgeschrittenen Zeit, die TOPs #681, #687, #675, #683 und #689, auf die nächste Vorstandssitzung zu vertagen.

TOP 12 Sonstiges

EU Horizon Call #668 (TOP 4 vom 18.03.2026): Aufgrund des engen Zeitplans ist die Bildung eines Konsortiums nicht zustande gekommen.

Jannik: Hat eine Vorstellungs-E-Mail über die beiden Neuen im Vorstand und Beteiligungsmöglichkeiten im Verein entworfen und wird diese an die Vereinsmailingliste schicken. #692

Katja: Schreibt noch einen Blogbeitrag zur FOSSGIS-Konferenz

Katja: Am Mittwoch findet das Vernetzungstreffen statt. Bisher 29 Anmeldungen. Die Kosten für die Softwareplattform belaufen sich auf 4 EUR pro Person.

Falk hat sich auf den Chemnitzer Linuxtagen kurz mit dem ALASKA-Projekt aus Sachsen ausgetauscht. Es gibt eine konkrete Idee für eine Kooperation.

Falk berichtet kurz vom OSM-Stand auf den Chemnitzer Linuxtagen.

Nächster Termin: 20.04.2026, 19:30 Uhr