Geld ausgeben und zurück bekommen im FOSSGIS e.V.

Eine kleine Anleitung für alle, die für den FOSSGIS Geld ausgeben bzw. vom FOSSGIS Geld zurück bekommen wollen, das sie für Vereinsaktivitäten oder geförderte Projekte ausgegeben haben.

Bei Fragen könnt Ihr Euch immer an den Schatzmeister (finanzen@fossgis.de) wenden.

Wer darf Geld ausgeben?

Grundsätzlich gilt, dass nur der Vorstand Geld im Namen des Vereins ausgeben kann. Der Vorstand kann aber andere beauftragen. Das kann explizit und ausdrücklich passieren, häufig wird das aber eher informell sein. Es ist also durchaus okay, wenn ein Veranstaltungs-Organisator jemandem 50 EUR in die Hand gibt und ihn zum Kaffee holen schickt. Dann hat der Vorstand quasi den Veranstaltungs-Organisator beauftragt und der den Kaffeeholer.

Habt Ihr einen Förderantrag gestellt und vom Vorstand genehmigt bekommen, dann ist damit auch klar, dass ihr für Euer Projekt Geld ausgeben dürft.

Wenn Ihr Euch nicht sicher seit, ob Ihr Geld für etwas ausgeben dürft, dann fragt den Schatzmeister.

Bestellungen auf Rechnung

Im besten Fall muss keiner Bargeld in die Hand nehmen. Ihr bestellt irgendwas im Namen des Vereins und bekommt eine Rechnung, die der Schatzmeister des Vereins dann bezahlt. Gerade bei größeren Summen ist das der beste Weg. Wenn irgend möglich sollte der Empfänger der Rechnung der

FOSSGIS e.V.
Römerweg 5
79199 Kirchzarten

sein. Der korrekte Empfänger ist vorallem bei Rechnungen über höhere Beträge in Zusammenhang mit der Konferenz wichtig, denn nur dann können wir die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückfordern.

Kommt die Rechnung per E-Mail, sollte sie an finanzen@fossgis.de geschickt werden. Entweder vom Rechnungssteller selbst oder von Euch.

Bevor er die Rechnung bezahlt, will der Schatzmeister wissen, worum es bei der Rechnung geht (z.B. zu welcher Veranstaltung sie gehört usw.) und ob die Rechnung korrekt ist. In vielen Fällen wird das eh klar sein, weil man das vorher besprochen hat oder weil es jedes Jahr wieder ähnliche Rechnungen gibt. Ihr könnt aber auch vorher die Rechnung ankündigen (“Lieber Schatzmeister, Du bekommst demnächst eine Rechnung per Post von X über Y EUR für Z. Dabei geht es um …“) oder mit der Rechnung zusammen eine Erklärung verschicken. Wichtig ist vor allem, dass der Schatzmeister weiß, wen er bei Rückfragen ansprechen kann.

Barausgaben und Erstattungen

Häufig gibt es keine formelle Rechnung, sondern jemand geht einfach in den Supermarkt und kauft ein paar Dinge. Oder man muss dem Pizza-Lieferdienst Bargeld in die Hand drücken. Ähnliches passiert auch, wenn jemand z.B. eine “dienstliche” Zugfahrt bucht und dann vom FOSSGIS das Geld zurück haben will.

In all diesen Fällen bezahlt Ihr also etwas mit Eurem eigenen Geld (bar oder unbar, das ist egal) und der FOSSGIS erstattet das dann zurück. Dazu müßt Ihr beim Schatzmeister einen Beleg einreichen. Einen Beleg braucht Ihr immer. Das muss keine formelle Rechnung sein, ein Kassenzettel aus dem Supermarkt oder so etwas geht auch. Wenn Ihr keinen Zettel bekommen habt oder der Zettel verloren ist, dann sprecht bitte den Schatzmeister an, wie man das lösen kann.

Der Beleg sollte dann im Original an den Schatzmeister gehen. Eingescannt und per E-Mail geschickt geht aber in der Regel auch. Auf jeden Fall solltet Ihr eine E-Mail an finanzen@fossgis.de schicken, in der kurz und bündig der Anlass der Ausgabe steht, der Betrag und das Konto, auf das der Schatzmeister Euch das Geld erstatten soll. Wenn Ihr mehrere Belege habt, dann macht in der E-Mail eine kleine Rechnung auf mit den Einzelposten und der Summe. Die E-Mail kann der Schatzmeister dann (ggf. zusammen mit den Anhängen) ausdrucken und in die Buchhaltung geben. Daher sollte das eine neue E-Mail sein, die sich nur mit diesem Thema beschäftigt, bitte keine langen E-Mail-Threads, aus denen sich der Schatzmeister die Details zusammensuchen muss.

Geht es um Geld, für das Ihr einen Förderantrag gestellt und genehmigt bekommen habt, so sollte der Antragsteller (und nur der) auch die Abrechnung für alles einreichen. Wie Ihr das intern regelt ist egal, aber es sollte halt nur eine Abrechnung rauskommen und idealerweise sollte alles Geld dann nur auf ein Konto überwiesen werden müssen. Hat Euer Projekt mehrere Sponsoren von denen der FOSSGIS nur einer ist, macht ihr sinnvollerweise eine gemeinsame Abrechnung für alles, aus der dann hervorgehen muss, welcher Sponsor welchen Anteil bezahlt.

Bei Veranstaltungen, bei denen der Schatzmeister vor Ort ist, kann es auch sein, dass er Euch Bargeld für einen Einkauf in die Hand drückt. Ihr bringt dann Beleg und Restgeld zurück und gebt beides dem Schatzmeister. Ab dann seid Ihr “außen vor”, und der Schatzmeister macht den Rest.

Denkt bitte dran, solche Dinge sehr zeitnah zu erledigen, also möglichst bald, nachdem Ihr Geld ausgegeben habt, das vom FOSSGIS zurückzufordern. Monate später weiß keiner mehr so recht, was da war, und Belege sind manchmal nicht mehr auffindbar. Vermeidet vor allem, Vorgänge über den Jahreswechsel hinzuziehen, weil das die Buchführung komplizierter macht. Wenn es mehrere Ausgaben kurz nacheinander gibt, z.B. bei der gleichen Veranstaltung, sammelt Ihr die und reicht sie dann zusammen ein.