Konferenz 2018/Dokumentation Organisation
Zeitplanung
Lokal-Team
- Ansprechpartner: Konferenz 2018/Organisationsteam:
PR
- Konferenzlogo: Konferenz 2018/Artwork
- FOSSGIS-Konferenz-Poster:
- Konferenzflyer: Postkarte siehe Konferenz 2018/Artwork
- Artwork für T-Shirt, Tasche und Tagungsband - Konferenz 2018/Artwork
- Presse: Konferenz_2018/Pressemitteilungen
Links
- Konferenzhomepage: https://www.fossgis-konferenz.de/2018/
- Konferenzwiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2018
- Handbuch: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch
- Aussteller- und Sponsorenkonditionen: Sponsoren und Aussteller
- Pressearbeit: https://www.fossgis.de/wiki/2018/Pressemitteilungen
- Zeitplanung allgemein: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch#Zeitplanung
- Zeitraster: Konferenz_2018/Zeitraster
Veranstaltungsort
- Standort Universität Bonn (GIUB)
- Veranstaltungsort: Konferenz 2018/Veranstaltungsort
Adresse für Zusendung von Materialien
Geographisches Institut der Universität Bonn
Meckenheimer Allee 166
53115 Bonn
Programm
- CfP bis 28.11.17, Programm ist beim Hack Event erstellt und wird in Kürze veröffentlicht
- Konferenz-Programm:
- Sessionleitungsplanung: Wiki
Social Events
- Konferenz 2018/Programm/Social Event - alle Social Events der Konferenz (Martin kümmert sich)
- inofficial Start
- Social Event, Campus-Dialoge (Preis im Ticket enthalten)
- Sektempfang am FOSSGIS-Stand am Nachmittag.
- Alle Mitglieder des FOSSGIS-Vereins, Freunde und Interessierte sind herzlich eingeladen.
- Rahmenbedingungen: Caterer übernimmt Sektempfang oder Selbstorganisation (Gläser Mensa?), Kühlschrank vorhanden (zu klären).
Verlosung
Die Verlosung findet während der Abschlussveranstaltung statt. Preise für Verlosung: Konferenz 2018/Verlosung
Workshops
- Workshoporganisation Dokumentation im Wiki: Konferenz 2018/Workshop Orga
- Technik: OS-GeoLive auf allen PCs oder mit USB-Stick (alle Rechner, insbesondere Proxy testen)
- Workshopteilnehmerlisten vor der Konferenz an Workshopleiter zur Info, aktuelle Liste am Welcome Desk für weitere Buchungen
- 3 Räume:
- Teilnehmerbetreuung (Programm- oder Raumänderungen kommunizieren)
- Workshopbewertung: ToDo
- Teilnehmerbescheinigung: ToDo
Rezeption
Welcome Desk
- Ablauf (Arne kümmert sich)
- Organisation
- PretixApp
- Equipment (Ausstattung)
- Helfer (https://www.fossgis.de/w/images/c/cf/Personaleinsatzplan_Fossgis-Konferenz.ods Personalplanungstab)
Aufgaben Welcome Desk/ Rezeption
= Infopoint für sämtliche Fragen
- Registierung der TN
- Abfrage Anwesenheit welche Tage/ PretixApp,
- Namensschildausgabe
- Vergabe T-Shirt bei Bestellung
- Handkasse für Barzahlungen, und T-Shirtverkäufe
- Garderobe (Schlüssel)
- Sammlung TN-Feedbackbogen (2 Sammelboxen (Name, Bogen), Schere)
- Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops
Organisation
- Gestaltung Welcome Desk
- Namenschilder aus TN-Liste erstellen
- Teilnehmerbefragung: Bögen drucken (ToDo)
- Lokal Infos bereit halten
- Programm vor Ort aushängen
- Koordination freiwillige Helfer (Engelsystem?)
- Wegweiser
Tascheninhaltsliste
Tascheninhalt
Helfer
- Aufgaben Helfer Workshopräume:
- Workshopfeedbackbogen
- Technik Workshops
- Weitere Infos siehe: Konferenz 2018/Workshop Orga
- Aufgaben Helfer Vorträge:
- Getränk für Vortragenden
- Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
- Vortrag als PDF einsammeln
- Kontrolle, ob Videoaufzeichnung klappt
- Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen (Verantwortlicher für Koordinierung der Videoaufzeichnung der GIS-Vorträge: bitte eintragen)
- Mikrophon für Diskussion im Plenum
- Aufgaben Rezeption/Welcome Desk
- Anmeldung der TN:
- Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mi, Do, Fr),
- Vergabe T-Shirt an zahlende TN
- jeder WS-TN bekommt ein T-Shirt
- Namensschildausgabe
- Garderobe
- Sammlung TN-Feedbackbogen
- Handkasse für Verkäufe T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr, Gebühr Abendveranstaltung, wichtig: Belege erstellen und registrieren.
- Infopoint für sämtliche Fragen
- Aufgaben Catering
- mit Caterer vereinbaren
Aussteller
- Ausstellerplanung (Katja und Till)
- Aufbau Dienstag?
- FOSSGIS-Verein-Standbetreuung Planung
Sponsoren
- Verantwortlich: Katja Haferkorn und Till Adams
- Konferenz 2018/Sponsoren
Catering
Zeitraster für Cateringplanung
Teilnehmer
- Informationen für Teilnehmer im Wiki
- Konferenz 2016/Programm/Social Events - alle Social Events der Konferenz
- Teilnehmer-Feedbackbogen: kommt noch soll die Online-Anmeldung verfügbar sein.
- Entscheidung FOSSGIS Hack: die schon seit Jahren im Handbuch angekündigten Gutscheincodes werden mit dem Pretixsystem möglich - die Referenten erhalten einen Gutscheincode im Wert von 50€, die im Pretix eingelöst werden können (Auszahlung nicht möglich).
T-Shirts und Taschen
T-Shirts
Entscheidung beim FOSSGIS-Hack Event: T-Shirt-Farbe TN: Stargazer, LOC: fresh green, VOC: red.
seit 2014 verlässlicher Partner für T-Shirts (Öko und Fairtrade): http://spreeprint.de/default.htm#url
Taschen
- 2014-2017 Bestellung Taschen -(400 - 500 Stück) bei http://www.greenpromotion.de/
2018 Bestellung bei Spreeprint Modell Westford Mill Cotton Gymsac MM110 : orange und schwarz jeweils zur Hälfte (Modell-Entscheidung beim Hack Event Dez 2017)
Lanyards
- 2018: Bestellung 500 Stück Lanyards Bambus: http://www.greenpromotion.de/
http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2018/Artwork
FOSSGIS eV MerchandiseIdeen
- a6 Ringblock mit FOSSGIS e.V. Logo
FOSSGIS@Video
Ein Formular für die Einverständniserklärung für den Videomittschnitt ist in Arbeit (comming soon).