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Datei:Handbuch.png FOSSGIS-Konferenz-Handbuch

Unterseiten

Anhang

Vorlagen


Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Dieses Handbuch enthält die Erfahrungen und Beschlüsse aus mehreren Jahren FOSSGIS-Organisation. Es soll helfen, die Organisation zukünftiger FOSSGIS-Konferenzen übersichtlicher und einfacher zu gestalten.

In diesem Dokument wird vieles mit Begriffen wie „soll“ oder „muss“ festgelegt. Damit soll ein verlässlicher Rahmen geschaffen werden. Jeder soll wissen, was seine Aufgaben sind und welche Entscheidungen er innerhalb des Rahmens treffen darf und verantworten muss. Dies soll aber nicht als Einschränkung unserer Freiheit verstanden werden, die Dinge so zu ändern, wie wir es für richtig halten. Natürlich kann auch in Zukunft alles geändert werden. Das Dokument soll aber den „Normalzustand“ dokumentieren: Wenn es so läuft wie hier beschrieben, muss man nicht mehr diskutieren.

Erklärungen zum Hintergrund verschiedener Entscheidungen sind wie dieser Paragraph im Notiz-Stil gekennzeichnet. Sie sind vor allem für Leute interessant, die frühere Versionen der FOSSGIS gekannt haben und sich wundern, warum sich Dinge geändert haben.

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Thema der Konferenz

Die FOSSGIS ist eine Konferenz für Anwender und Entwickler von Open Source Software im GIS-Bereich und Open Data.

Sowohl Anwender als auch Entwickler nutzen die FOSSGIS-Konferenz, um sich über bewährte Anwendungen und neue Entwicklungen zu informieren und sich untereinander auszutauschen. Die Konferenz bietet mit der Ausstellung die Möglichkeit mit Firmen aus diesem Bereich in Kontakt zu treten.

Der Communitycharakter, der die FOSSGIS prägt, bietet Entwicklern persönlichen Kontakt zu Entwicklern ihres und anderer Projekte. Der Blick über den Rand ihres eigenen Projektes und das Verfolgen neuer Entwicklungen der Szene werden damit einfacher. Der Kontakt zu den Anwendern hilft, die Software-Entwicklung an der Praxis zu orientieren.

Die FOSSGIS ist auch der Treffpunkt der FOSSGIS-Community. Hier tauschen sich die Macher der Projekte aus.

Alleinstellungsmerkmale

  • Direkter Kontakt Anwender zu Entwicklern
  • Direkter Kontakt Entwickler zu Entwicklern
  • Kontakt Anwender zu Anwender
  • Blick über den Tellerrand zu anderen Projekten
  • Fokus auf Open Source / Open Data
  • Deutschsprachig, Fokus auf Deutschland, Österreich und die Schweiz
  • Organisiert von der FOSSGIS-Community, firmenunabhängig
  • Bringt kommerzielle Welt, Behörden und Forschung und Lehre zusammen
  • Die meisten Firmen im Open-Source-GIS-Bereich sind auf der Ausstellung vertreten
  • OpenStreetMap-Projekt

Vergleich mit anderen Konferenzen/Messen

Zum Vergleich einige Konferenzen und Messen mit verwandten Themen und wie die FOSSGIS sich von ihnen unterscheidet:

FOSS4G FOSS4G ist das weltweite, englischsprachige, jährlich stattfindende Meeting of the Tribes der OSGeo. Hier treffen sich Entwickler aller Open Source GIS Projekte, Dienstleister, global tätige Unternehmen. Die FOSS4G stellt in gewisser Weise die internationale Schwester der FOSSGIS dar.

Der FOSSGIS e.V. ist als deutschsprachiges OSGeo Local Chapter vertreten.

State of the Map Die SotM ist die weltweite, englischsprachige, jährlich stattfindende Konferenz der OpenStreetMap Community. Sie richtet sich an OSM-Aktive, aber auch an Externe, die etwas über OSM lernen wollen.
State of the Map Europe Die SotM ist die europaweite, englischsprachige, jährlich (?) stattfindende Konferenz der OpenStreetMap Community. Sie richtet sich an OSM-Aktive, aber auch an Externe, die etwas über OSM lernen wollen.
Intergeo ...ist die (weltweit) größte GIS-Messe. Der Fokus liegt klar auf kommerziellem Geschäft und Handel.brDer FOSSGIS e.V. ist mit dem OSGeo-Park auf der Intergeo etabliert und jedes Jahr vertreten.
AGIT Die AGIT ist die größte GIS-Konferenz und Messe mit wissenschaftlichem Anspruch in Österreich.

FOSSGIS e.V. und OSGeo sind mit einem eigenen Track und Projektständen vertreten.

LinuxTag Der LinuxTag ist die größte europäische Messe und Konferenz für Open Source.

Der FOSSGIS e.V. und OSGeo sind mit einem Stand vertreten.

GEOSummit Der GEOSummit ist die grösste GIS-Konferenz und Messe in der Schweiz. Sie ist anwendungsorientiert, weniger wissenschaftlich im Vergleich zur AGIT und findet alle 2 Jahre statt (z.B. 2014).

OSGeo ist mit einem Stand vertreten. Open Source hat da aber seinen Platz noch nicht ganz richtig gefunden. 2014 werden FOSS-Beiträge wohl ganz in die thematischen Blöcke integriert.

Für die Zeitpunktplanung ist wichtig zu beachten, dass zeitgleich keine Veranstaltungen stattfinden, die potentielle Teilnehmer abziehen könnten (z.B. Cebit, Geoinformatik...) noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Zeitraster

Die FOSSGIS-Konferenz findet von Mittwoch bis Freitag statt. Der Mittwochvormittag ist dem Aufbau gewidmet, die Eröffnungsveranstaltung findet am Mittwochmittag statt. Vorträge und Workshops laufen in parallelen Sessions. Zusätzliche Veranstaltungen, wie weitere Workshops, Communitytreffen können sowohl vor als auch nach der Konferenz organisiert werden.

Für das Video-Team ist bereits ab Dienstag Vormittag Zugang zu den Hörsälen zu gewähren. Auch kann das Finalisieren der Videoaufzeichnungen sowie der Abbau am Freitag bis Mitternacht dauern. Diese Zeiten müssen mit Hausmeister, Wach- und Schließpersonal geklärt sein.

Drei Vorträge (á 30 min) bilden zusammen eine Session, wobei das Programmkommitee um korrespondierende Inhalte bemüht ist. Vorträge sind in der Regel 20 Minuten lang, inkl. FA und Umbauzeit 30 Minuten. Es gibt drei parallele Tracks, die jeweils 90 Minuten lang sind. Zeitgleich finden kostenpflichtige Workshops statt. Zwischen den Sessions sind morgens und nachmittags jeweils eine Kaffepause von 30 Minuten und mittags eine Mittagspause von 60 Minuten einzuplanen. Nach Ende des offiziellen Programs am späten Nachmittag und Abend bzw. ggf. auch parallel zum Programm gibt es Sonderveranstaltungen wie Anwendertreffen, BoFs, usw.

Da die Teilnehmer jederzeit (also auch innerhalb einer Session) zwischen den Tracks wechseln können, müssen die festgelegten Vortragszeiten innerhalb eines Tracks eingehalten werden. Fragen werden nach jedem Vortrag gestellt, NICHT am Ende einer Session.

Jede Session wird von einem Session-Leiter moderiert.

Beispiel des Zeitrasters 2015

(Im Vergleich zur FOSSGIS2010 ist die Dauer der Konferenz wieder auf 3 Tage festgelegt, wobei der OSM-Teil als paralleler Track integriert wird.

Begründung:

  • Eine viertägige Konferenz ist schlichtweg zu lang und bei gleicher Teilnehmer-Anzahl zu teuer.
  • Die erwünschte Vermischung und Überschneidung der FOSSGIS und OSM Communities kann so hoffentlich besser erreicht werden.
  • Die Zielgruppe bei OSM sind Entwickler und aktivere Community-Mitglieder, die eine höhere Überschneidung mit der klassischen FOSSGIS-Community haben.
  • Auf Grund der Zielgruppe bei OSM ist mit keinem übermässigen Teilnehmeransturm zu rechnen.

Den klassischen OSM-Mappern werden wir mit einem „Sommer-Camp“ oder dergleichen am Wochenende in Form einer Unconference gerechter. Die Organisation einer solchen Veranstaltung sollten unabhängig von der FOSSGIS-Konferenz angegangen werden.) noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Inhaltliches Programm

Vorträge

Die Vorträge sind der inhaltliche Kern der Veranstaltung. Der Schwerpunkt liegt auf anwendernahen, technischen und nicht-technischen Themen. Ergänzende Vorträge richten sich an Entwickler und das akademische Umfeld. Die Einreichung von Vorträgen ist offen und unbeschränkt, für die Auswahl ist ein unabhängiges Programmkomitee zuständig.

Aufgabe des Programmkomitee ist es, daraufhin zu wirken, dass ein ausgewogenes und interessantes Programm angeboten wird.

Dabei sollte auch darauf geachtet werden, dass die Konferenz auch für Einsteiger grundlegende Vorträge anbietet, z.B.:

  • OSM für FOSSGISler
  • FOSSGIS für OSMler
  • Grundlagen Free Software - Open Source - Open Data
  • Wir funktioniert ein Open Source-Projekt
  • Geschäftsmodelle zu Open Source

Call for Papers

Im Call for Papers stellt das Programmkomitee gewünschte Themen und Inhalte für die Konferenz zusammen. Der Call for Papers enthält alle Termine und Informationen rund um das Einreichen der Vorträge. Der Call for Papers ist rechtzeitig Zeitplanung zu veröffentlichen.

Einreichen der Vorträge

Vorträge werden von den Sprechern oder von einem Vertreter über das Webinterface des Konferenzverwaltungssystems Pentabarf eingereicht. Die Einreichung muss einen Titel und einen Abstract enthalten. Der Abstract sollte 1.000 bis 2.000 Zeichen lang sein. Pentabarf wird durch den FOSSGIS e.V. betrieben und gepflegt.

Vorträge die stattfinden sollten

Für folgende Vorträge sollte im Rahmen des CfP ein Vortragender gefunden werden:

  • Vorstellung FOSSGIS e.V.

Auswahl und Bewertung der Vorträge

Das Programmkomitee (PK) sichtet alle Vorträge und bewertet sie, im ersten Schritt jedes Mitglied des PK online für sich alleine. Dazu stellt das Konferenzverwaltungssystem entsprechende Funktionen bereit.

(siehe auch Hinweise zur Pentabarf-Nutzung für das PK.)

Die Vorträge werden nach den folgenden Kriterien bewertet:

  • Vorträge müssen sich mit Open Source oder Open Data beschäftigen. Vorträge, die sich rein mit prorietärer Software und Daten beschäftigen, werden abgelehnt. Vorträge, die sich teilweise mit prorietären Elementen und teilweise mit offenen Elementen beschäftigen können zugelassen werden, sind aber ggf. weniger interessant.
  • Vorträge müssen thematisch zur FOSSGIS bzw. zu den gewünschten Themen passen.
  • Das Programmkomitee achtet auch auf eine ausgeglichene Verteilung (einführend vs. fortgeschritten, akademisch vs. praktisch, Open Source vs. Open Data, verschiedene Projekte, ...)
  • Die Qualität des eingereichten Abstracts (sprachlich und inhaltlich)
  • Wo bekannt, z.B. aus Videos oder früheren Vorträgen, die Qualität des Sprechers. Dabei geht es sowohl um das fachliche Wissen als auch um die Fähigkeit dieses strukturiert und interessant zu vermitteln. Auch hier sollte auf Ausgewogenheit geachtet werden zwischen bekannt guten Sprechern und neuen Sprechern, denen auch eine Chance gegeben werden muss.

Die Entscheidung des Programmkomitee ist unabhängig von etwaigen Sponsoring. Vorträge können nicht „gekauft“ werden. Die kurze Präsentation des Gold-Sponsors in der Auftaktveranstaltung ist kein Vortrag in diesem Sinne.

Danach wird bei einem eintägigen Treffen des PK ein vollständiges Programm erstellt. Dabei werden die Vorträge vom PK thematisch in passende Tracks und Sessions verteilt. Dabei ist zu beachten:

  • Nicht alle Hörsäle sind gleich groß. Voraussichtlich beliebtere Vorträge gehören in größere Räume
  • Ein Wechsel zwischen den Hörsälen innerhalb einer Session sollte so weit wie möglich unnötig sein. Sinnvollerweise sind in einer Session also mehrere Vorträge, die das gleiche Publikum interessieren.


Mitglieder im PK (Programmkommittee):

0. Jedes PK-Mitglied ist seinem Gewissen und der Konferenz verpflichtet! Jeder der im PK mitmachen möchte, muß sich daher von Firmeninteressen frei sprechen und zum Zwecke eines guten und konsistenten Programms verpflichtet fühlen. Daher ist die Voraussetzung für die Mitabeit im PK, daß für alle Mitglieder gilt "Vorträge fair zu bewerten"! Um dies zu unterstreichen, sollten alle Mitglieder des PKs auf eine Selbstverpflichtung diesbezüglich abgeben.

1. Keiner aus dem PK darf seine eigenen, noch Einreichungen von Kollegen aus derselben Firma bewerten.

2. Pro Firma/Institution wird nur ein Mitglied im PK zugelassen.

3. Generell wird die Bewertung vereinfacht: 0 (Default), 1 (gut), 2 (super, will ich sehen). Für absolut ungewollte vorträge, gibt es die Möglichkeit des Vetos. Ein Veto muß immer begründet werden und wird auf der Sitzung des PK dieskutiert.

4. Alle Mitglieder des PK sollten alle anderen Vorträge bewerten (Hintergrund: Wir haben sehr heterogene Bewertungszahlen. Manchmal 4 , manchmal 10 Bewertungen). Da es gewünscht ist, im neuen System eine "0" als Default zu haben, kann man sich aber so auf die Vorträge (mittels 1 und 2) konzentrieren, die man wirklich bewerten möchte (s.u. Punkt 5)! Damit wäre dieser Punkt hinfällig.

5. Die Bewertung berechnet sich generell aus Punkten/Anzahl der Mitglieder des PK. Eigene Beiträge werden für das jeweilige Mitglied mit dem Durchschnitt der anderen Bewertungen bewertet (falls das irgendwie geht).

6. Zusätzlich zur Einzelbewertung gewichtet das PK die Ausgewogenheit des Programms (Projekte, Firmen, etc.)

7. Die Bewertung ist für die Sitzung des PK bindend und kann nur in Einzelfällen zugunsten besserer Programmzusammenstellung (Blöcke) verändert werden. Hierbei sind die jeweils höher bewerteten Vorträge vorzuziehen. Dazu findet wie gehabt die Sitzung des PK statt.


Einteilung von Vorträgen in Sessions

Die Vorträge müssen passend nach Thema und zu erwartendem Publikum in Sessions verteilt werden.

Hier sind ein paar Ideen für mögliche Themenblöcke:

  • GDI Geoportale
  • Metadaten
  • Desktop GIS
  • OpenGeodata
  • OpenStreetMap
  • Sensor Web
  • WebGIS
  • Sicherheit
  • Forschung Lehre
  • Geschäftsmodelle
  • INSPIRE
  • Bewährte und neue Software

Information der Vortragenden und Veröffentlichung des Programms

Nachdem das Programmkomitee das Programm zusammengestellt hat, informiert es die Vortragenden, ob ihre Vorträge angenommen wurden oder nicht. Ggf. gibt es Wünsche, wie Titel und/oder Abstract des Vortrages noch verbessert werden können. Die Vortragenden müssen diese Änderungswünsche dann umsetzen.

Kurz danach stellt das Programmkomitee das Programm online zur Verfügung. Zusätzlich wird das Programm als PDF-Datei und HTML Seiten bereitgestellt. Das Layout sollte übersichtlich sein.
Beispiel Programm 2014

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Projektneuigkeiten

Diese Rubrik ist neu und wird voraussichtlich 2015 eingeführt. Dieser Block ist bekannten Software- und Community-Projekten vorbehalten, um ihnen ein Forum zu geben in dem sie über Neuigkeiten oder den aktuellen Stand berichten können. "Bekannte Projekte" sind z.B. graduierte OSGeo Projekte, bekannte OSM Werkzeuge und Community-Projekte mit besonderem Bezug zum Raum D-A-Ch. Die Beiträge müssen wie gewohnt durch den Call for Papers eingereicht werden und haben keine Bevorzugung vor anderen Projekten. Wer zuerst einreicht hat eine größere Chance auf Erfolg.

Hintergrund

Es geht hauptsächlich darum, immer wiederkehrenden Titeln wie "Neuigkeiten aus dem Projekt XY" ein Zuhause zu geben und Doppelvporträge herauszufiltern. Den Projekten wird empfohlen sich vor der Einreichung intern abzustimmen und einen guten Vortragenden zu bitten das Projekt vorzustellen. Dieser Block ist kein Freibrief für schlechte Vorträge oder kurzfristiges nicht-erscheinen. Projekte, die durch Unzuverlässigkeit auffallen oder im Vortrag schlechte Bewertungen bekommen haben erhalten bei der Bewertung in der nächsten Konferenz Abzüge.

Workshops

Workshops finden parallel zu den Sessions über die ganze Zeit ggf. auch am Mittwoch Vormittag und am Freitag Nachmittag statt.

Die Workshops bilden eine zentrale Einnahmequelle des FOSSGIS und erfordern daher besondere Beachtung und Fürsorge.

Workshops behandeln ein Thema vertieft. Meist sind sie als Hands-On konzipiert, d.h. die Teilnehmer arbeiten direkt am Rechner, wobei maximal 2 Personen pro Rechner vorgesehen sind. Die Workshops sind kostenpflichtig. Ein 90-Minuten-Workshop kostet derzeit 100 EUR für jeden Teilnehmer. Es gibt keine Rabatte, wenn mehrere Workshops gebucht werden und auch keine Rabatte für Mitglieder oder dergleichen. Ein Workshop mit normalerweise maximal 20 Teilnehmern pro Workshop ist 90 Minuten bzw. 2x90 Minuten lang und findet ab einer Teilnehmerzahl von 5 Personen statt. Gewöhnlich sind die Workshops immer 90 Minuten lang. Wenn sich geeignete Themen ergeben, die eine längere Workshopzeit erfordern, können diese als halbtägige Workshops, d.h. 2x90 min eingerichtet werden.

Jeder Workshop hat mindestens einen verantwortlichen Workshop-Leiter, bewährt hat sich auch, zwei Leiter oder mehrere Helfer zur Verfügung zu haben. Die Workshop-Leiter kümmern sich darum, dass jedem Teilnehmer Unterlagen, Folien, Links zum jeweiligen Workshop zur Verfügung gestellt werden. Die Workshop-Leiter erhalten vom FOSSGIS eine Anmeldeliste, die Namen und E-Mailadressen aller Workshop-Teilnehmer enthält. Ein Helfer kontrolliert anhand der Anmeldeliste die Teilnehmer am Workshop. Teilnehmer können spontan teilnehmen, wenn noch noch Plätze frei sind. Der Helfer notieren die Namen und weitere Informationen und kümmern sich darum, dass diese Informationen nachträglich in das Anmeldesystem eingepflegt werden. Die Einnahmen daraus kommen in die Handkasse und sind auf einer Liste und im Quittungsblock nachzuweisen.

Teilnehmer können eine Teilnahmebestätigung erhalten. Der FOSSGIS stellt einen Entwurf bereit, der entsprechend angepasst werden kann. Es ist Sache des Workshop-Leiters diese Bestätigung auszustellen und dem Workshop-Leiter ist die Gestaltung der Bestätigung überlassen, sie kann z.B. auch ein Logo der Firma des Workshop-Leiters oder ähnliches enthalten.

Technisch können die Hands-On Workshops auf LiveCD/DVD aufbauen. Das Lokal-Team muss mit dem GISlive-DVD-Team koordinieren, dass die CD/DVD auf den vorhandenen Rechnern läuft. Die Workshop-Leitungen koordinieren mit dem LiveCD-Team, dass auf der CD die Software, Daten usw. sind, die sie brauchen.

Als Beispiel kann die Dokumentation Workshop-Organisation 2012 dienen.
Die Dokumentation Workshop-Organisation 2013 oder Workshoporganisation FOSSGIS 2014 können als weitere Beispiele dienen. Die Workshops für 2015 sind hier dokumentiert.

Community Sessions

In Community Sessions trifft man sich, um irgendwelche Themen ausführlich zu diskutieren. Eingeführt wurden sie 2010 als OSM Community Sessions. Community Sessions sind typischerweise 90 Minuten lang. Dafür sollten am Konferenzstandort Räumlichkeiten (Seminarraum) mit Stühlen und Tischen zur Verfügung stehen.

Birds of a Feather Sessions (BoF)

Neben den geplanten Vorträgen und Workshops gibt es auch die Möglichkeit spontan sogenannte Birds-of-a-Feather-Sessions (BoF) anzumelden. Dort treffen sich einfach Leute, die an einem selbst bestimmten Thema interessiert sind. Es bleibt den Teilnehmern überlassen, wie sie die BoF organisieren wollen. Entsprechende Räumlichkeiten (z.B. Seminarräume) sollten dafür bereit gehalten werden.

Vorschlag, wie spontane Organisation erleichtert werden kann:

  • Schwarzes Brett für Sammlung von interessanten Themen für mögliche Diskussionsrunden (geeignete Räume sollten vorher dafür identifiziert werden),
  • Teilnehmer eintragen sich für interessantes Thema ein,
  • am Nachmittag/Abend können sich daraus kleine Diskussionsgruppen bilden.

Poster

Es sollte die Möglichkeit geben Poster aufzuhängen. Dafür sollten im Foyer Flächen zur Verfügung gestellt werden. Wenn das Poster im Tagungsband veröffentlicht werden soll, muss dafür ein Abstract eingereicht werden und der Inhalt entsprechend der Tagungsbandvorgaben geliefert werden.

Poster-Sessions sollten in Zukunft nur unter diesen Bedingungen stattfinden:

  • im CfP besonders bewerben
  • Bewertung der Poster mit Preisvergabe
  • Programmkomitee muss Poster-Session extra bewerben / aktiv werden
  • extra Poster-Session-Slot, Autoren stehen am Poster Rede und Antwort
  • Es muss sich jemand finden, der sich darum verantwortlich kümmert!
  • deutliche Trennung von Sponsoren-Postern

Eröffnung der Konferenz

Mittwochmittag ist der offizielle Beginn der Konferenz (einige Workshops finden u.U. aber schon davor statt.). Die Eröffnung besteht aus:

  • Formelle Begrüßung durch den Veranstalter (FOSSGIS e.V.), zum Beispiel durch den Vorsitzenden des Vorstandes
  • Bekanntgabe von organisatorischen Informationen durch den Teilnehmer-Koordinator
  • Grußworte von Honoratioren (z.B. von der lokalen Universität)
  • Ggf. Kurzvortrag vom Goldsponsor (Sponsoren)

Die Eröffnung findet im Plenum statt, d.h. im größten Hörsaal mit allen Teilnehmern zusammen.

Keynotes

Keynotes sind Vorträge von interessanten Sprechern zu besonders wichtigen Themen, die vom Programmkomitee speziell ausgewählt wurden. Eingereichte Vorträge können zu einer Keynote „befördert“ werden, aber häufig werden Keynotes auch speziell angefragt bei besonders bekannten Sprechern und zu Themen, die das Programmkomitee für besonders wichtig hält.

Eine oder mehrere Keynotes finden im Anschluß an die Eröffnung im Plenum statt.

Abschlußvortrag

Am Freitagmittag schließt die Konferenz mit den Schlußworten und dem Abschlußvortrag. Die Schlußworte enthalten:

  • Dankesworte (Orga-Team, Lokal-Team, Hiwis, ausrichtende Institution, Sprecher, Teilnehmer, ...)
  • ggf. Bekanntgabe von Preisen und Gewinnen
  • Hinweise auf die nächste Konferenz

Der Abschlußvortrag findet nach den Abschlußworten statt, sonst kommen die häufig zu kurz, wenn alle Leute schnell nach Hause wollen.

Die Abschlussveranstaltung findet im Plenum statt, d.h. im größten Hörsaal mit allen Teilnehmern zusammen.

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Rahmenprogramm

Vorabend (Dienstagabend) – unofficial start

Am Dienstagabend vor Konferenzbeginn sind üblicherweise bereits einige Teilnehmer sowie Organisatoren und Aussteller am Tagungsort. In einer geeigneten Kneipe oder Restauration findet an diesem Abend der „unofficial Start-Up“ der Konferenz statt. Das Lokal-Team muss hierzu eine geeignete Lokation finden und eine größere, nicht exakt festlegbare Gruppe (ca. 20-30 Personen) ankündigen und die Teilnehmer, Organisatoren und Aussteller vorab über den Ort informieren.

Social Event

Am Mittwochabend findet der Social Event statt, der dem informellen Austausch der Konferenz-Teilnehmer untereinander dient. Der Social Event wird separat bezahlt.

Der Teilnahmepreis für den Social Event ist absichtlich etwas niedriger als die Ausgaben angesetzt (der Social Event wird also querfinanziert), um mehr Leute zu motivieren, daran teilzunehmen.

Für einige Personengruppen, wie beispielsweise Workshop-Leiter ist der Social Event kostenlos.

Der Social Event findet typischweise in einem Restaurant oder vergleichbarer Location statt, kann aber auch am Konferenzort stattfinden, wenn ein geeigneter Caterer gefunden wird. Im Preis inbegriffen ist das Essen (Buffet) und die Getränke (übliche nicht-alkoholische Getränke, Kaffee, Bier und Wein). Wenn der Caterer keine Flatrate anbietet, dann muss der Verbrauch abgeschätzt werden und dann mit dem Caterer einzeln abgerechnet werden. Das birgt ein gewisses finanzielles Risiko, wird sich aber in den meisten Fällen nicht vermeiden lassen. Um den Verbrauch zu begrenzen, kann vereinbart werden, dass nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit alles inbegriffen ist und danach selbst gezahlt werden muss.

Für den Social Event kann man sich im Vorfeld anmelden oder, solange noch Plätze frei sind, auch während der Konferenz, aber nicht mehr am Abend. Zwei Hiwis müssen am Eingang zum Social Event kontrollieren.

Das Lokal-Team kümmert sich um eine Anfahrtsbeschreibung für den Social Event. Ggf. sind Busse einzuplanen oder dergl. um dorthin und abends wieder weg zu kommen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass einige Leute mit eigenem PKW anreisen werden, andere auf ÖPNV angewiesen sind. Viele Teilnehmer wollen nach der Konferenz erst ins Hotel, um ihre Sachen loszuwerden, bevor sie zum Social Event kommen.

Mitgliederversammlung

Am Donnerstagabend findet die Mitgliedersversammlung (MV) des FOSSGIS e.V. statt. Die MV ist auch für Besucher offen, in der Regel nehmen aber nur Mitglieder daran teil.

Das Lokal-Team muss eine passende Lokalität für ca. 30 Personen finden, idealerweise den Nebenraum eines Restaurants, um vor der Besprechung noch essen zu können. Es muss ein Beamer und Leinwand zur Verfügung stehen.

Donnerstagabend

Da nicht alle Teilnehmer an der Mitgliederversammlung des FOSSGIS e.V. teilnehmen, kann für sie am Donnerstagabend ein Alternativprogramm geplant werden. Bewährt haben sich Ausgehempfehlungen des Lokal-Teams. Die empfohlenen Lokalitäten sind gegebenfalls darüber zu informieren, dass sie von mehreren Konferenzteilnehmern aufgesucht werden könnten.

Verlosung

Am Ende der Veranstaltung erfolgt eine Verlosung unter allen noch anwesenden Teilnehmern, die den Fragebogen der Teilnehmerbefragung ausgefüllt haben. Das hilft, die Teilnehmer bis zum Ende der Veranstaltung zu halten. Als Preise bieten sich Fachbücher, Tassen, Kompaß, USB-Sticks, Boullespiel, GPS-Gerät z.B. als Hauptpreis an. Es hat sich bewährt eine Mitnehmselkiste zu stellen (Kugelschreiber, Karabiner, Schoggi, Bonbons, Magneten, brauchbarer Kleinkram). Die Preise können Teil eines Sponsorpakets sein, als Gegenleistung Nennung des Sponsors am Ende der Veranstaltung (idealerweise kann der Sponsorenbeauftragte die Preise aushandeln).
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Ausstellung

In vergangenen Konferenzen wurden Aussteller und Sponsoren häufig synonym verwendet, in Zukunft soll das getrennt betrachtet werden. Die aktuellen Konditionen sind unter Sponsoren und Aussteller erläutert.

Die Ausstellung bildet einen wichtigen Teil der FOSSGIS-Konferenz und wird üblicherweise im Foyer platziert. Freie und Open Source-Projekte können sich kostenfrei zur Ausstellung anmelden, Firmen gegen eine Gebühr. Ein Stand wird für den FOSSGIS e.V. und OSGeo bereitgestellt, hier können auch Projekte unterkommen. Stände werden am Mittwochmorgen aufgebaut und am Freitag nach der letzten Pause abgebaut.

Die Koordination der Stände und den Aufbau des FOSSGIS Standes übernimmt der Ausstellungs-Koordinator. Anträge für Stände werden per E-Mail an den Koordinator gesendet.

Aussteller erhalten in der Regel einen Tisch (min. 60x120cm), 2 Stühle und zwei Meter Stellwand/Pinnwand für Plakate, sowie Strom und einen Internet-Zugang (optimal per Ethernet-Kabel). Größere Stände können ausgehandelt werden, wenn entsprechender Platz vorhanden ist. Aussteller können natürlich auch das allgemeine WLAN benutzen.

Sponsoren

  1. WEITERLEITUNG Sponsoren und Aussteller

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Teilnehmerbetreuung

Für die Betreuung der Teilnehmer ist der Teilnehmer-Koordinator zuständig.

Anmeldung

Anmeldung vor der Konferenz

Die Anmeldung vor der Konferenz findet ausschließlich Online über ein Webformular statt. Es wird automatisch eine Rechnung erstellt. Im Jahr 2016 wird die Anmeldung über das AGIT-Office abgewickelt.

Der Teilnehmerkoordinator sorgt für die regelmäßige Überprüfung der Zahlungseingänge und Markierung der entsprechenden Anmeldungen im Vorfeld und kurz nach der Konferenz. Für nicht eingegangene Beträge sind Mahnungen zu schreiben.

Es muss klar kommuniziert werden, wann Anmeldeschluß ist und was man machen soll, wenn man sich nicht mehr rechtzeitig angemeldet hat. Neben dem Hinweis, dass die Anmeldung geschlossen ist, sollten Hinweise erscheinen, was man tun kann, wenn man sich nicht rechtzeitig angemeldet hat. Es ist in jedem Fall möglich einfach vorbeizukommen, jedoch riskiert man bei teilnehmerbeschränkten Veranstaltungen keinen Platz mehr zu bekommen. Bitte E-Mails an konferenz-orga@fossgis.de, bitte nicht an einzelne Leute im Verein, das verursacht nur Durcheinander.

Anmeldung auf der Konferenz

Muss nachträglich dokumentiert und in einer Liste oder im Anmeldesystem festgehalten werden.

Registrierung der Teilnehmer auf der Konferenz

Es gibt eine Anmeldung, die ausreichend dimensioniert sein muss, um mehrere Teilnehmer gleichzeitig bedienen zu können. Zu den Hochzeiten beim Beginn der Konferenz (Mittwochfrüh (Salzburg Montag) für Workshop-Teilnehmer, Mittwochmittag (Salzburg Montag) kurz vor Konferenz-Beginn, Donnerstagmorgen (Salzburg Dienstag) für Leute, die Mittwoch noch nicht dabei waren) müssen hier mehrere Helfer die Registrierung durchführen. Zu anderen Zeiten sind ein bis zwei Personen ausreichend.

Ablauf:

  • Teilnehmername in Anmeldeliste (ausgedruckte TN-Liste) überprüfen, Anwesenheitstage (Mi, Do, Fr) erfragen und abgehaken
  • Wenn der Teilnehmer sich vor Ort anmeldet, werden der Name, die Email-Adresse sowie die Anwesenheitstage in die TN-Liste eingetragen (in digitale Version übertragen, um eine komplette Liste zu erhalten - wenn mal nicht so viel zu tun ist)
  • Bezahlung Teilnhmergebühr (Handkasse, Quittung, Dokumentation)
  • Teilnehmer kann Social Event oder Workshops buchen (Handkasse, Quittung, Dokumentation)
  • Registrierung: Haken in Liste, vorbereitetes (oder nachträglich handschriftlich ausgestelltes) Namensschild übereichen
  • Ausgabe Konferenz-Tasche mit Inhalt
  • der zahlende Konferenzteilnehmer (TN-Gebühr > 0 und/oder Workshop gebucht) bekommt ein T-Shirt in der gewünschten Größe
  • Teilnehmer bekommt Hinweise, Informationen, die er/sie braucht

Das Welcome-Desk-Team stellt den Servicebreich für die Teilnehmer möglichst unbürokratisch zur Verfügung (Fragen beantworten, Probleme lösen, Ansprechpartner finden, Ausgaben zurückerstatten, Garderobe...)

Organisation des Welcome Desk

  • Bereiche
    • angemeldete Teilnehmer (A-K, I-Z)
    • noch nicht angemeldete Teilnehmer
    • Vortragende, Workshopleiter
  • Aufgaben:
    • Registierung der TN:
      • Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mo, Di, Mi),
      • Vergabe T-Shirt an TN gehen Voucher
      • Vergabe Tagungsband gegen Voucher
      • Namensschildausgabe
    • Infopoint für sämtliche Fragen
    • Garderobe (Schlüssel)
    • Handkasse für Verkäufe (T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr)
      • wichtig: Belege erstellen und registrieren (Quittung, Liste).
    • Sammlung TN-Feedbackbogen (Zwei Sammelboxen notwendig, eine für die Feedbackbögen und eine für die Namen zur Verlosung, Schere zur Verfügung stellen)
  • Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops
    • Programmänderungen
    • Teilnehmerbetreuung
    • Catering

Ausstattung Welcome Desk

Der Welcome Desk ist der Dreh- und Angelpunkt für sämtliche Fragen und Anliegen.

  • Tisch, Stauraum für Taschen, T-Shirts, Büromaterial, Namensschilder
  • Laptop, Internetanschluss, Drucker
  • Büromaterial

Programm

Die Teilnehmer brauchen Informationen über das Programm. Sowohl im Vorfeld, um sich entscheiden zu können, was für sie interessantes dabei ist, als auch auf der Konferenz selbst.

Das Programm wird in mehreren Varianten zur Verfügung gestellt:

  • Online auf der Konferenz-Webseite. Es gibt hier für jeden Tag eine Programmübersicht und zu jedem Vortrag eine Detailseite mit Abstract.
  • In den Tagungstaschen bekommt jeder Teilnehmer ein ausgedrucktes Programm. Das muss übersichtlich gestaltet sein, am besten eine Seite pro Tag oder dergl.
  • An strategischen Stellen im Konferenzbereich (Anmeldung, Catering-Bereich, vor den Hörsälen) wird jeweils ein groß ausgedrucktes Programm ausgehängt. Ggf. wird nur das Programm für den aktuellen Tag ausgehängt (und natürlich abends dann ausgetauscht), das spart Platz und macht es einfacher, schnell die nötige Information zu finden.

Da sich das Programm auch sehr kurzfristig ändern kann (z.B. wenn ein Vortragender ausfällt), sollten die Programme möglichst spät gedruckt werden. Nach dem Druck müssen sie manuell aktualisiert werden, z.B. durch Überschreiben von Hand oder auch durch Überkleben. Änderungen müssen auch bei der Begrüßung oder von den Sessionleitern bekanntgegeben werden.

Taschen

Jeder Konferenzteilnehmer erhält eine Konferenz-Tasche.

Tasche

Es wird eine bedruckte Stofftasche verwendet. Kriterien für die Auswahl der Tasche sind:

  • geeignet für Inhalte in A4-Format
  • bedruckbar

Um die Organisation der Konferenz-Tasche kümmert sich der Taschen-Beauftragte.

Inhalt

  • Kugelschreiber (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
  • Schreibblock (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
  • Programm der Konferenz
  • Telnhemerfeedbackbogen
  • Weitere Informationen zur Konferenz nach Bedarf:
    • Social Event
    • Internet-Zugang
    • Stadtplan, Lageplan
    • ...
  • Vom FOSSGIS e.V. / OSGeo:
    • Prospekt FOSSGIS e.V.
    • Anmeldeformular FOSSGIS-Mitgliedschaft
    • Flyer zu FOSSGIS/OSGeo-Projekten
    • OSGeoLive DVD
    • Informationen zu kommenden Veranstaltungen und dergl.
    • ...
  • Prospekte, Flyer usw. der Sponsoren (siehe unter Sponsoring)

Taschen packen

Das Lokal-Team organisiert das Packen der Taschen durch die Hiwis am Dienstag vor der Konferenz. Dabei können natürlich bereits anwesende Orga-Mitglieder helfen.

Es ist sinnvoll vor der Konferenz eine Packliste vorzubereiten, die auflistet, was alles in die Taschen soll. Dann ist man vor Ort sicher, dass man auch alle Dinge zusammen hat. Meist gibt es etwas Chaos, bis alle Sendungen gefunden sind usw. Zur Zusammenstellung dieser Packliste sollte Input vom Teilnehmerbetreuer und vom Ausstellungs- und Sponsorenkoordinator kommen. Der Ausstellungs- und Sponsorenkoordinator sollte wissen, welche Sponsoren welche Dinge schicken wollen (manchmal schicken Aussteller auch Pakete mit Prospekten und dergl. die nicht für die Taschen gedacht sind, sondern für den Ausstellerstand bestimmt sind).

Zum Packen wird das vorhandene Material ausgepackt und auf einer Reihe von Tischen ausgelegt. Die Taschen kommen ganz an den Anfang. Ein Helfer nimmt sich immer eine Tasche und packt dann nacheinander alles ein.

Es müssen vor dem ersten Tag nicht unbedingt alle Taschen gepackt werden, weil viele Teilnehmer erst später kommen und man ggf. nachpacken kann. Gepackte Taschen brauchen viel mehr Raum als Pakete mit Papier.

Es muss einen Ort geben, an dem die gepackten Taschen über Nacht gelagert werden können.

T-Shirts

Zahlende Teilnehmer (für Workshop oder Konferenz) erhalten ein T-Shirt, das im Beitrag enthalten ist. Nicht-Zahlende Teilnehmer können ein T-Shirt kaufen. (Wenn jemand kein T-Shirt will kann er das Geld dafür nicht erstattet bekommen.)

Infos zu Erfahrungen, wieviele T-Shirts wir brauchen (welche verschiedenen Größen) und wie das mit Design und Druck so läuft.

  • die Anzahl der Taschen und T-Shirts richtet sich nach der geschätzten Teilnehmerzahl
  • Im Jahr 2012 war Anton (HS Anhalt Dessau) so lieb und hat Designs für Taschen und T-Shirts entworfen. Die Druckvorlagen werden nach Absprache geliefert (png, pdf). Es muss genau gesagt werden, welche Größe der Druck haben soll. Am besten telefonisch mit dem jeweiligen Ansprechpartner aushandeln.
  • Die T-Shirts wurden bestellt bei einem lokalen Anbieter in Dessau: http://copyxxl.de/ Ansprechpartnerin war Frau Lange (es war etwas komplziert, hat aber alles geklappt, der Preis war vergleichsweise gut).
  • Es sollte T-Shirts für Organisationsteam/Lokalteam/Hiwis in einer anderen Farbe geben, damit sie auf der Konferenz leicht zu erkennen sind. Damit das Lokalteam nicht 3 Tage lang dasselbe T-Shirt anziehen muss, sollte es mehrere Exemplare geben.
  • T-Shirt Bestellungen der letzten Konferenzen

2010: 500 T-Shirts (hauptsächlich M und L)

2011: 350 T-Shirts (hauptsächlich M und L) + 40 fürs Orga Team

2012: 275 T-Shirts (40 x S, 95 x M, 95 x L, 45 x XL) + 25 fürs Orgateam (8 x M, 10 x L, 7 x XL)

Hinweis zu 2012: es waren zu wenig T-Shirts, weil am Anfang jeder Teilnehmer eins bekommen hatte. Zur Größenauswahl: es waren wohl zu wenig große T-Shirts. 2013: 300 T-Shirts + 50 für das Lokal Team

2014: Fair Trade und Biobaumwolle ist gewünscht


Fazit: wenn die Motive für den Druck rechtzeitig zur Verfügung stehen, sollte bedruckten T-Shirts- und Taschen nichts im Wege stehen - es muss sich jemand drum kümmern --> T-Shirt-Koordinator [1].

Lageplan, Anfahrtsbeschreibung

Es ist Aufgabe des Lokal-Teams Stadtpläne, Lagepläne oder Anfahrtsbeschreibungen zu allen wichtigen Orten (Konferenz, Social Event, ggf. Hotel usw.) zusammenzustellen (bevorzugt OpenStreetMap). Sowohl für die Webseite als auch gedruckt für die Teilnehmer vor Ort.

Hotels

Das Lokalteams muss im Vorfeld erkunden, welche Hotels oder anderen Übernachtungsmöglichkeiten es gibt. Dabei kann es auch mit der Tourismusinformation oder dergl. zusammenarbeiten.

Eventuell können auch Kontingente in dem einen oder anderen Hotel gebucht werden. Der typische Deal dabei ist, dass Teilnehmer die Zimmer verbillligt bekommen, wenn sie angeben, dass sie zur Konferenz gehören. Dafür wird das Hotel auf den Webseiten der Veranstaltung beworben. Vorteil eines solchen Vorgehens ist auch, dass viele Teilnehmer im gleichen Hotel sind und daher mehr Gelegenheit zur Interaktion haben.

Weitere lokale Informationen

Das Lokalteam sollte Informationen zusammenstellen zu:

  • ÖPNV-Anbindung mit Infos und Empfehlungen zu Zonen, Ticketkategorien und Preisen.
  • Wo bekommt man was zu Essen? Wo kann man abends ausgehen, wenn man nicht am offiziellen Abendprogramm teilnimmt?
  • Nett sind auch ein paar touristische Informationen zu Sehenswürdigkeiten oder Besonderheiten der Stadt, wenn Teilnehmer vielleicht noch das anschließende Wochenende bleiben wollen.

Internet-Zugang

  • Alle Teilnehmer können kostenfrei und unbeschränkt über WLAN Internet nutzen (siehe Technik).
  • Aus dem Konferenz-WLan sollte Port 1935, Port 80 und Port 443 nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können

Garderobe

Es sollte eine Garderobe für Jacken und Taschen bereitgestellt werden. Insbesondere am letzten Tag haben viele Teilnehmer bereits aus dem Hotel ausgecheckt und kommen mit ihren Taschen. Eine echte bewachte Garderobe ist zu aufwändig, aber eventuell gibt es einen Raum in der Nähe der Anmeldung, der wenigstens halbwegs im Blickfeld der dortigen Hiwis ist.

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Catering

Zu den wichtigen Dingen der Konferenz gehört die Versorgung der Teilnehmer mit Essen und Getränken.

  • Die Versorgung findet in den Pausen statt.
  • Bewährt hat sich hier, dass in den Pausen zwischen den Vorträgen belegte Brötchen oder Häppchen sowie Getränke (Wasser, Saft, Kaffee, Tee) gereicht werden.
  • Am Donnertstag wird außerdem ein warmes Mittagessen (Suppe oder dergleichen) angeboten.
  • Dazu kann die Unimensa oder ein regionaler Cateringanbieter angefragt werden (Angebote dokumentieren]).
  • Laut Budget stehen für die Versorgung des leiblichen Wohls der Teilnehmer ca. 11.000 € zur Verfügung (siehe Catering-Budget).

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Tagungsband

Für die Konferenz wird ein Tagungsband zusammengestellt, der die Beiträge der Vortrags-Referenten enthält.

  • Jeder Teilnehmer erhält einen Tagungsband, der gedruckt wird und in die Konferenz-Tasche gepackt wird. Er ist außerdem
  • als PDF öffentlich zum Download erhältlich.
  • Der Tagungsband hat eine ISBN.
  • Ziel des Tagungsbandes ist eine Konferenzdokumentation sowie auch eine Zusammenfassung für Interessenten, die nicht an der Konferenz teilnehmen konnten und für Teilnehmer, die einen Vortrag nicht hören konnten.
  • Der Tagungsband liefert die Kerninfomationen zum jeweiligen Vortrag.
  • Jeder Vortragende ist aufgefordert, einen Texte, der die Kerninformation des Vortrages enthält zu verfassen und abzuliefern. Wenn der Vortragende mehr Informationen, weitere Details und Bilder beitragen möchte so ist das möglich.
  • Der Text wird zusammen mit einem Vorwort in einem gebundenen Heft jedem Teilnehmer zur Verfügung gestellt sowie als PDF-Download veröffentlicht.
  • Wenn kein Text kommt, wird nur der Abstract der Vortragseinreichung verwendet.
  • Letzter Abgabetermin des Textes sind 8 Wochen vor Konferenzbeginn.

eMail an die Vortragenden

die folgenden Autorenhinweise stehen in der Dokumentvorlage (s.u.), bitte auch in die Email an die Autoren bei der Vortragszusage aufnehmen:

  • Dateiname bitte nach folgendem Muster: fossgis_jahr_titel_Nachname.odt/doc. Beiepiel: fossgis_2013_Berühmte_klingonische_Geoinformatiker_Picard.odt. Bei langen Titeln genügen die ersten Worte, bei mehreren Autoren bitte der im Programm zuerst genannte.
  • Grafiken bitte einfügen, nicht verknüpfen
  • Bitte verwenden Sie nur die vorhandenen Formatvorlagen und ändern diese nicht
  • Abbildungen bitte manuell nummerieren (automatische Nummerierung ist zwar praktisch, aber ergibt aber erfahrungsgemäß im zusammengefügten Tagungsband Chaos)
  • Abbildungsbeschriftungen mit der Abbildung verknüpfen, wenn die durcheinander purzeln, haben wir kaum eine Chance sie wieder richtig zu zu ordnen (in OpenOffice / Libre Office rechter Mausklick auf Abbildung, 'Beschriftung' wählen, Text eingeben, OK klicken und anschließend Nummerierung von Hand ersetzen (s.o.)
  • Beachten Sie dass der Tagungsband in s/w gedruckt wird, Abbildungen sollten also auch in Graustufen lesbar sein
  • Bitte achten Sie auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung, denn für die Kontrolle dessen bleibt meist keine Zeit.

Die Beachtung dieser Hinweise vereinfacht uns die Erstellung des Tagungsbandes, erspart uns langwierige Formatierungsarbeiten und erleichtert die Zusammenstellung der Beiträge in der richtigen Reihenfolgen. Da wir die Zusammenstellung des Tagungsbandes nicht nach Zeit bezahlt bekommen, sondern ihn ehrenamtlich in unserer Freizeit erstellen, sind wir Ihnen mehr als dankbar!

Dokumentvorlage für Autoren

  • gute Erfahrung mit OpenOffice-Vorlage (es fragt regelmäßig ca. 1 Autor warum nicht latex, aber damit könnten die meisten nichts anfangen).
  • auch Word-Vorlage verteilen, einige wenige nutzen das, weil Sie (im Dienst) keine OO haben
  • Autoren deutlich darauf hinweisen, die Formatvorlagen zu benutzen und nichts manuell zu formatieren
  • Autoren sollten außerdem eine Empfangsbestätigung für den eingesandten Beitrag erhalten und im Vorfeld darauf hingewiesen werden, dass sie nachfragen sollten, wenn Sie keine erhalten (2010 und auch 2012 gab es einen Beitrag, der nicht gedruckt wurde, weil er aus technischen Gründen nicht angekommen ist, ärgerlich)

Vorlage:

Die Tagungsband-Templates (.doc/ .ott) sind hier zu finden: Tagungsband-Template

Einband

  • bekommt die Druckerei als gesondertes PDF
  • ist als 1 Seite zu liefern: Rückseite, Rücken, Vorderseite nebeneinander auf DIN A3 + Rückenstärke
  • rechtzeitiges Einfordern der Sponsorenlogos im druckfähigen Format, es hat sich bewährt, das über den 'Sponsoren-Beauftragten' zu machen, da der die Kontaktdaten hat
  • bei den Logos beachten, wer Sponsor und wer Veranstalter ist
  • Titelbild: Es bietet sich an das Taschen- oder T-Shirtlogo zu verwenden. Gerne kann innerhalb des Orgateams auch ein Tagungsbandlogo entstehen.

Druckerei

  • bisher gute Erfahrung mit http://www.schaltungsdienst.de/, Ansprechpartner: Herr Bischof
  • Rechnung geht direkt an den Verein
  • zukünftig bei der Beauftragung darauf hinweisen, dass die Bücher nicht einzeln eingeschweißt werden sollen.

ISBN

  • muss vom Verein beantragt und bezahlt werden
  • hat bisher Georg gemacht, dar kann da sicher auch weitere Infos liefern
  • Wichtig: ISBN muss auf den Einband / von außen sichtbar sein

Impressum

Der Tagungsband muss ein Impressum nach dem Landespressegesetz bzw. Landesmediengesetz haben: Druckwerk müssen Name oder Firma und Postanschrift des Druckers und des Verlegers, beim Selbstverlag des Verfassers oder des Herausgebers, genannt sein.

Zeitplan

  • Autoren sollten 6-8 Wochen Zeit haben ihren Beitrag zu verfassen, aber auch länger
  • Einreichungsschluss mind. 2 Wochen vor Drucktermin, 4 Wochen vor Konferenz, je eher desto besser
  • Drucktermin ca. 2 Wochen vor Konferenz (Andruck), genaueres mit Druckerei besprechen
  • ISBN spätestens 4 Wochen vor Drucktermin beantragen
  • Kontaktaufnahme mit Druckerei (Angebot, Drucktermin, Versand) mind. 4 Wochen vor Druck
  • Bis zu Druckfreigabe Klärung mit Lokalteam, wohin die Tagungsbände geliefert werden sollen

Tagungsbände der FOSSGIS-Konferenz

Tagungsband 2008

Tagungsband 2009

Tagungsband 2010

Tagungsband 2011

Tagungsband 2012

Tagungsband 2013

Tagungsband 2014

Tagungsband 2015 noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Räumlichkeiten

Die Räumlichkeiten müssen vom Lokalteam organisiert werden. Dazu ist eine schriftliche Vereinbarung mit der Hochschule erforderlich (es ist schon vorgekommen, dass sich von der Univerwaltung plötzlich niemand erinnern wollte und gebuchte Räumlichkeiten doch nicht zur Verfügung standen).

Foyer

Der Foyerbereich stellt neben den Vorträgen und Workshops einen zentralen Bereich der FOSSGIS-Konferenz dar, denn hier findet Kommunikation, Austausch und Essensversorgung statt. Es sollte mind. 600qm Platz für Aussteller, Projektstände, Catering und Rezeption zur Verfügung stehen. Es hat sich als günstig erwiesen, dass dieser Bereich nicht räumlich getrennt wird.

Anmeldung

Am Eingang wird eine Rezeption für die Anmeldung zur und Betreuung während der Konferenz aufgebaut (empfohlen mindestens 5 Meter Tisch). Die Anmeldung braucht Stromversorgung, Rechner, Drucker. In der Nähe der Anmeldung gibt es sinnvollerweise Pinnwände für diverse Informationen (Programm, Communitytreffen,...).

Ausstellungsbereich

Alle Stände im Ausstellerbereich der Sponsoren und der Projekte müssen über einen Ethernetanschluss mit Internetzugang sowie ausreichend dimensionierte Stromversorgung verfügen. Der Sponsoren/Aussteller Koordinator kümmert sich um die Details und die Kommunikation mit den Ausstellern.

Pausenbereich

In den Pausen werden Getränke sowie belegte Brötchen, Häppchen oder Kuchen sowie das Mittagessen gereicht (siehe Catering). Es muss ausreichend Platz an Tischen oder Stehtischen zur Verfügung stehen. Für das Mittagessen sollte es ausreichend Sitzgelegenheiten geben. Die Pausenversorgung sollte in unmittelbarer Nähe zu den Ausstellern angeboten werden.

Im Pausenbereich sollte für die Stromversorgung der Mobiltelefone oder Laptops der Teilnehmer gesorgt werden.

Hörsäle

Es werden mindestens 3 Hörsäle mit folgenden Kapazitäten benötigt:

  • HS1 mind. 400 Sitzplätze,
  • HS2 mind. 250 Sitzplätze,
  • HS3 mind. 150 Sitzplätze,
  • in allen Hörsälen sollten mit zeitgemäßer Vortragstechnik ausgestattet sein:
    • Vortragsrechner - Linux + aktuelles LibreOffice + PDF-Viewer + Netzwerkanbindung mit Browser.
    • Mikrofonanlage (idealerweise Funkmikrofon für den Vortragenden + wenigstens eins, besser zwei tragbare Mikrofone für Rückfragen aus dem Publikum und Sessionleiter.
    • Projektor/ Beamer.
    • Alle nötigen Kabel zum Anschließen an den Beamer via DVI (im Notfall auch VGA) werden als vorhanden vorausgesetzt
    • Referenten sollten auch die Möglichkeit haben, einen eigenen Vortragsrechner anzuschließen.
  • Um den Videomitschnitt der Konferenz zu gewährleisten, muss der Ton aus der Mikrofonanlage des Hörsaals für das Video-Team zur Verfügung stehen.
  • Die Hörsäle müssen mit kabelgebundenem Internet für Video-Upload und Video-Streaming ausgestattet sein
    • Für jeden Raum muss mindestens eine feste, öffentliche IP verfügbar sein
    • Über das Kabelnetz müssen auch noch weitere Rechner ins Internet kommen. Wenn's dafür kein DHCP/NAT gibt, werden je Raum noch 3 zusätzliche feste IPs benötigt (Mixer, Cutter, Management)
    • Aus dem Internet müssen wenigstens Port 22, 80, 443 und 1935, jeweils TCP und UDP zu diesen IPs möglich sein, idealerweise sollte überhaupt kein Port geblockt sein
    • Es muss ausreichend Bandbreite zum Streamen und Uploaden der Videos zur Verfügung stehen. Wenigstens 3 MBit Uplink / Raum sind erforderlich.

Workshop-Räume

Während der gesamten Konferenzzeit werden Workshops zu speziellen Themen angeboten. Dazu bedarf es 3 Workshop-Räumen mit jeweils 20 Rechnern. Für die Durchführung der Workshops wird üblicherweise ein Linuxsystem von einem Live-Medium gebootet. Jeder Workshop-Raum muss folgende Komponenten enthalten: 20 Teilnehmer-Rechner mit Bootmöglichkeit von DVD (Live-Medium) u. mind. 2GB RAM, Netzwerkanschluss und DHCP. Die aktuelle OSGeo-Live DVD (http://live.osgeo.org/de/index.html) kann als Hardwaretest verwendet werden, denn hierauf bauen die Workshops auf. Zusätzlich sollte für den Workshop-Leiter ein Rechner mit der gleichen Rechnerkonfiguration und ein Projektor zur Verfügung stehen. Einige Workshops brauchen spezielle Installationen, die der beauftragte Workshop-Organisator des Local-Teams mit dem Workshop-Koordinator des FOSSGIS-Vereins abstimmt (Spezialinstallationen sollten eine Ausnahme bilden, da sie sehr viel zusätzliche Arbeit erzeugen).

  • Das Workshop-Komitee kümmert sich um die Workshoporganisation.

Lagerraum

Während der Veranstaltung müssen diverse Dinge gelagert werden. Für „Wertsachen“ sollte ein abschließbarer und für alles andere (Kisten, Konferenztaschen, Garderobe, Catering-Lager usw.) ein adäquater Raum zur Verfügung stehen. Idealerweise sollten sich die Lagerräume in der Nähe der Rezeption befinden. Der Schlüssel für den abgeschlossenen Raum gehört an den Empfang/Rezeption in die Verantwortung des dortigen Hiwis. Er wird nur an Personen abgegeben, die der Hiwi als zum Organisationsteam zugehörig kennt, und muss sofort wieder an den Hiwi zurückgegeben werden. Abends geht er an den Leiter des Lokal-Teams.

Zugang zu den Räumlichkeiten

Zu beachten sind die Gebäudeschließzeiten, die sollten mit Hausmeister und Wachpersonal abgestimmt werden.

Hausmeister

Hausmeister sind wichtige Personen. Sie haben Schlüssel zu allen Räumen und wissen, wo es Strom gibt. Sie wissen vorher, wenn es Bauarbeiten gibt oder wo es andere Schwierigkeiten geben kann. Er kann helfen, Dinge aufzuhängen, kann Leitern und Werkzeug beschaffen. Er weiss, wer bei Problemen anzusprechnen ist. Es lohnt sich, sich schon im Vorfeld mit dem Hausmeister bekannt zu machen und ihm in Planungen zu involvieren. Er kann alles nach Dienstvorschrift machen oder mal ein Auge zudrücken. Und natürlich lädt man ihn ein, doch vorbeizukommen, wenn es Kaffee und Kuchen oder Mittagessen gibt.
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Technik

  • Zuständigkeit: Lokal Team
  • Technik für Hörsäle: Vortragsrechner, Mikrofonanlage (idealerweise Funkmikrofon für den Vortragenden und tragbares Mikrofon für Rückfragen aus dem Publikum), Möglichkeit, dass Redner eigenen Rechner anschließen können.
  • Beamer/ Projektor
  • Video-Mitschnitt oder Streaming (optional) - der Ton aus der Mikrofonanlage des Hörsaals sollte für das Videoteam zur Verfügung stehen.

Präsentationsrechner

In jedem Vortragsraum (Hörsaal/Workshopraum) muss ein Präsentationsrechner zur Verfügung stehen.

Ausstattung:

  • Idealerweise Linux, notfalls auch was anderes
  • OpenOffice/LibreOffice
  • PDF-Viewer
  • USB-Anschluß, damit Vorträge drauf kopiert werden können
  • Internet-Zugang + Browser
  • für Ausstattung siehe Workshop siehe Workshop-Räume

Wenn der Präsentationsrechner durch ein Passwort gesichert ist, muss das den Hiwis und Sessionleitern bekannt gemacht werden.

Manche Vortragende bringen einen eigenen Rechner mit, z.B. weil sie bestimmte Software brauchen. Es muss möglich sein, solche Rechner statt oder parallel zum Präsentationsrechner anzuschließen.

Strom

Die Anmeldung, alle Ausstellungsstände, Projektstände und das Catering sind mit Strom zu versorgen. Mit dem Hausmeister oder jeweils Zuständigen rechtzeitig die Stromversorgung absprechen.

  • Aussteller haben hauptsächlich Notebooks, LCD-Displays, ggf. ein paar Lampen zu versorgen.
  • Für die Teilnehmer sollten in den Hörsälen und anderen Räumen zumindest einige der Plätze mit Stromversorgung verfügbar sein. Dies gilt auch für Arbeitsbereiche im Foyer oder dergl. wo vielleicht mal jemand seine E-Mail checken kann.
  • Der Caterer braucht eventuell auch Strom zum Warmhalten von Speisen und Getränken oder für Kaffeeautomaten.

WLAN/Ethernet/Internet-Zugang

Allen Teilnehmern muss ein kostenfrei und unbeschränkt nutzbares WLAN mit Internet zur Verfügung stehen. Idealerweise ohne Passwort, alternativ mit WPA2 und einem gemeinsamen Konferenz-Passwort, was den Teilnehmern bei der Anmeldung mitgeteilt wird.

Auf keinen Fall kommt ein WLAN in Frage, das nur per VPN genutzt werden kann, wie das häufig bei Unis der Fall ist. In der Praxis gibt es einfach zu viele Probleme damit. Port 1935 sollte nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können

Die IP-Adress-Vergabe muss per DHCP erfolgen. Es müssen mindestens 500 Geräte parallel genutzt werden können, es müssen also ausreichend IP-Adressen zur Verfügung stehen und der DHCP-Server mit passendem Timeout konfiguriert werden, damit nicht mehr benutzte Geräte nicht alle IP-Adressen blockieren. Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen, vor allem in Anbetracht der Zunahme von mobilen Geräten mit Internet-Zugang. Die Bandbreite muss ausreichend dimensioniert werden.

Das WLAN sollte in allen Bereichen der Konferenz zur Verfügung stehen, u.a. im Foyer- und Ausstellungsbereich, Vortrags-, Workshop- und BoF-Räume.

An der Anmeldung und allen Ständen der Ausstellung sollte auch Ethernet zur Verfügung stehen.

Aufgaben

  • Hiwis für Technik einteilen
  • Mit Hausmeister reden wegen Strom, Kabellage, Lagerraum
  • Stellwände organisieren und aufbauen (für Postersession, Pinnwand, Ausssteller & Projekte)
  • Tische, Stehtische
  • ...
  • Siehe auch Workshops

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Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

Firmen-Werbung

Aussteller darauf hinweisen, dass sie mit der FOSSGIS werben dürfen und mit dem Logo direkt auf die Konferenz 2015/Sponsoren oder Konferenzwebsite verlinken können.

Community-Werbung

Mailing-Listen, Social Networks, Twitter, Facebook, LinkedIn, Xing, etc. Alles mitnehmen was geht. Hier sollten sich unbedingt versierte Social-Networker angeprochen fühlen. Das trifft zwar nicht die traditionelle Haupt-Klientel der FOSSGIS, erreicht dafür aber potentiell viele Multiplikatoren aus anderen Bereichen.

Presse

für Pressemeldungen ist das Pressemeldung-Komitee zuständig.

Es hat sich als günstig erwiesen auch die lokale Presse mit Pressemeldungstexten zu versorgen.

Twitter

Accounts

FOSSGIS_eV

  • 15.5.2013: Follower 105
  • 6.10.2014: Follower 317


FOSSGIS2013

  • 15.5.2013: Follower 286

FOSSGIS2014

  • 6.10.2014 Follower 463

FOSSGIS2015

  • 16.02.2015: Follower 548


FOSSGIS_Konf

  • ab 2016 das neue Account für die FOSSGIS Konferenz


Teilnehmerbefragung

Der Teilnehmerfeedbackbogen soll helfen die Teilnehmer der FOSSGIS besser kennen zu lernen. Aus welchem Umfeld kommen die Besucher? Mit welchen Erwartungen kommen die Besucher und in wie weit ist die FOSSGIS in der Lage diese zu erfüllen.

Während der FOSSGIS-Konferenz sollten die Teilnehmer gelegentlich daran erinnert werden, die Bögen auszufüllen.

Die Fragebögen müssen einen abtrennbaren Teil enthalten, auf dem der Name des Ausfüllers steht. Der wird für die Verlosung abgetrennt. Die Auswertung der Fragebögen findet natürlich anonym statt. Gewinne in der Verlosung werden nur an Anwesende verteilt, denn es soll sich lohnen bis zum Schluß zu bleiben.

Preise (z.B. Buchpreise) für die Verlosung müssen ggf. von Sponsoren eingeworben werden.


Sammlung der Fragebögen

An der Rezeption werden zwei Kartons bzw. Sammelbehälter vorgehalten, in denen die beiden Teile der Fragebögen (Verlosungsschnipsel, Feedbackbogen) gesammelt werden können. Idealerweise sind die Kartons entsprechend beschriftet und es gibt dazu eine Schere (mit einer Schnur gegen Entwendung gesichert), um den Bogen zu teilen.


Beispielhaft einige Fragen aus dem Fragebogen

  • Meine Erwartungen an die FOSSGIS waren...
    • allgemeine Informationen zu FOSSGIS
    • Austausch mit anderen Nutzern
    • Anbahnung und Entwicklung von geschäftlichen Kontakten
    • konkrete Umsetzung von Ideen(z.B. Entwicklertreffen, CodeSprints etc.)
    • konkrete Informationen zu bestimmten Projekten
    • freier Kaffee
  • In welcher Branche sind Sie hauptsächlich tätig?
    • Geoinformatik, Geomatik etc.
    • IT, Systemadministration etc.
    • Geodäsie, Vermessungswesen etc.
    • Land- und Forstwirtschaft
    • Landschaftsplanung, architektur, Raumplanung etc.
    • Umweltschutz, Landespflege etc.
  • Welchen Betrag wären Sie bereit, für die Teilnahme an Tagung/Workshops zu bezahlen?
    • keinen bzw. im Tagungsbeitrag enthalten
    • bis 50 Euro
    • bis 100 Euro
    • bis 150 Euro
    • bis 200 Euro
    • mehr als 200 Euro


Entwurf des Fragebogens

Der Fragebogen für die FOSSGIS 2016. Bitte doppelseitig (Duplex) auf DIN A4 Papier drucken.

Auswertung Teilnehmerbefragung



Feedback zu den Workshops

Der Feedbackbogen soll möglichst kurz sein (ein dutzend Fragen, A5), damit er von den Workshopteilnehmern innerhalb von 2 Minuten nach dem Workshop ausgefüllt werden kann. Der Feedbackbogen soll trotz der Kürze über die interessantesten Bereiche Auskunft geben. Er sollte von den für den Räumen Zuständigen eingesammelt werden und beim Local-Team verwahrt werden.

Der Feedbackbogen für die Workshops 2016. Bitte einseitig auf DIN A4 Papier drucken und einmal schneiden (Zielformat DIN A5).

Auswertung Workshops

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Zeitplanung

Die Konferenz wird über viele Monate vorbereitet. Verschiedene Meilensteine müssen zu bestimmten Zeiten erreicht werden.

Zeit
Aktion
Zuständig
ca. April des Vorjahres Call for Location schreiben und veröffentlichen (PM) Konferenzteam Core-Team
ca. Mai des Vorjahres Deadline Call for Location Konferenzteam Core-Team
Ende Mai des Vorjahres
  • Entscheidung Veranstaltungsort und
  • Ankündigung Call for Paper & Call for Workshop (im August),
  • Eröffnung der Sponsoring und Standbuchungen
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Konferenzteam Core-Team

Pressemeldung-Team

Oktober des Vorjahres
  • Call for Papers / Call for Workshops schreiben und veröffentlichen und
  • Sponsoringaufruf
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Programm-Komitee

Pressemeldung-Team

November des Vorjahres
  • Deadline Einreichungen für Call for Papers / WS
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Speaker

Pressemeldung-Team

Dezember des Vorjahres Auswahl der Vorträge / WS Programm-Komitee
Dezember des Vorjahres Bekanntgabe der angenommenen und abgelehnten Vorträge uns Workshops Programm-Komitee
Januar
  • Veröffentlichung des Programms (Vorträge und Workshops) und Sponsoring
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
  • Lokal Infos zu Anreise, Übernachtung und Ausgehmöglichkeiten bereitstellen
Programm-Komitee

Pressemeldung-Team
Lokal Team

Januar
  • Freischaltung der Anmeldung
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Programm-Komitee

Pressemeldung-Team

T-6 Wochen
(T=Konferenzbeginn)
  • Frühbucherrabatt endet
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Konferenzteam Core-Team

Pressemeldung-Team

T-6 Wochen Abgabe Texte für Tagungsband Speaker
T-3 Wochen
  • Letzte Details zur Konferenz und Anmeldeschluss
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Konferenzteam Core-Team

Pressemeldung-Team

T-2 Wochen Druck Tagungsband Tagungsband Editor
T-2 Wochen Rundmail an Aussteller mit Infos zu
    • Standskizze mit Ausstattung, Standplan,
    • Anfahrtsmöglichkeiten,
    • Materialversand,
    • Ansprechpartner vor Ort)
Konferenzteam Core-Team,

Input vom Lokal Team

T-2 Wochen Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten Konferenzteam Core-Team,

Input vom Lokal Team

T-1 Woche Anmeldeschluss Konferenz / WSbr/Vor-Ort-Anmeldungen sind aber möglich! Konferenzteam Core-Team
T-1 Woche Festlegung Session-Leiter Programm-Komitee
T-1 Woche Festlegung des Catering Lokal Team
T-5 Tage (Donnerstag vorher) Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit
    • Begrüßung,
    • lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos),
    • Hinweisen zur Konferenz
Konferenzteam Core-Team,

Input von Lokal Team

T-1 Tag (Dienstag vorher) Aufbau, Taschenpacken Lokal Team
T (Mittwoch morgen) Aufbau Aussteller Lokal Team,

Aussteller, Aussteller-Betreuer

T (Mittwoch - Freitag) Konferenz Lokal Team
T (Freitag) Abbau Lokal Team
T+1 Woche Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz Konferenzteam Core-Team,

Pressemeldung-Team

T+2 Wochen Vorläufige Finanzübersicht Schatzmeister

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Finanzen

Budget

Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.

Budget für das Lokal-Team

Posten Betrag Anmerkung
Social Event 2015: 45€ pro Teilnehmer Quersubventionierung notwendig
Catering 11.200,00 € Mi - Fr: Versorgung mit Snacks, Mittagessen und Getränken ca. 400 TN
Personal (Hiwis) 3.500,00 € 280 Stunden für Hiwis
Kopien, Büromaterial 500,00 € -

Rechnungen

  • Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). In jedem Fall sollte jeder Rechnungsvorgang vorab mit dem Schatzmeister abgestimmt werden. Der Schatzmeister wird bei Rechnungsvorgängen im CC geführt.
  • Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen. Dieser Sammelrechnung sollten die Belege (entsprechend der Nummerierung einer Sammelrechnungstabelle nummeriert auf A4 aufgeklebt) beigefügt werden.


Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Da viele Ausgaben von der Teilnehmerzahl abhängig sind und die zu erwartende Zahl erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar ist. Zahlen für Taschen- und T-Shirtbestellungen, Namensschilder und dazugehörigen Lanyards sollten so entschieden werden, dass die Lieferung gewährleistet und die Anzahl so genau, wie möglich ist.

Handkasse vor Ort

Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe des Rezeptionspersonals diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.

In die Kasse gehören die Einnahmen für:

  • bar bezahlte Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops und/oder Social Event,
  • Einnahmen aus T-Shirt-Verkauf oder andere Einnahmen

Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgabe getätigt werden (zum Beispiel für Kopien). Belege dazu gehören für die Abrechnung in die Kasse.

Merke: Wer Geld bezahlt, bekommt den Originalbeleg der Quittung.

Für alle Einnahmen und Ausgaben wird eine Liste geführtund in der Hand-Kasse hinterlegt. Die Liste enthält:

  • Datum/Uhrzeit
  • Betrag (+/-)
  • Anlass
  • Name
  • Unterschrift

Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden. Der Schatzmeister oder ein damit Beauftragter kümmert sich um die weitere Aufbewahrung.

Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.

Personalkosten

Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.

Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, kann Personal dafür bezahlt werden. Die Arbeitsstunden sind bei 250h zu deckeln. Seit 2014 erhalten die Helfer eine Ehrenamtspauschale, diese darf pro Helfer pro Jahr 720 EUR nicht übersteigen. Helfer muss erklären, dass Ehrenamtspauschale nicht anderweitig in Anspruch genommen wird (auszufüllendes Formular).

Teilnahmebeitrag

Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz. Für aktive Communitymitglieder ist der Eintritt frei.

Bis 2010 war die FOSSGIS-Konferenz kostenlos, wurde aber mit der Zeit immer größer und damit auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen.

Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSM-Aktive oder Studierende können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Für Interessierte, die nur mal reinschnuppern wollen, was dieses Open Source eigentlich ist, sollen nicht durch den Preis abgeschreckt werden.

Der Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 140EUR (Frühbucher: 120EUR). Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.

Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abscheckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 140 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 140 EUR kein Betrag, über den er lange nachdenken muss. Besucher sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keinen Tagestickets haben. Außerdem wird die Anmeldung dadurch vereinfacht.

Für Frühbucher (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 120 EUR.

Frühbucherrabatt hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wieviele Leute kommen werden. Den bisherigen Konferenzpreis gibt es nun für Frühbucher.

Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Organisation der Konferenz helfen oder einen Vortrag oder Workshop halten.

Wer also kostenlos zu Konferenz will, hat damit einen Grund einen Vortrag einzureichen.

Hintergrund|Man sieht aus dieser Auflistung schon, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet er immer einen Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist aber, dass man zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt.

Für Workshops wird ein Betrag von 100 EUR pro Workshop erhoben (neu: Frühbucher zahlen 90€).

Die Workshops haben schon immer einen großen Teil der Konferenz finanziert, das soll auch weiterhin so sein.

Der Social Event kostet 45-60 EUR und ist meist nicht kostendeckend, insb. da auch viele Teilnehmer (Orga, Speaker) ein kostenloses Social-Event-Ticket bekommen. Für den Social Event gibt es keinen Frühbucherrabatt.

Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und die Besucher sollen durch hohe Preise nicht abgeschreckt werden.

Durch den gestuften Eintrittspreis haben wir zielgruppenflexible Preise. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben.

Folgende Bestandteile sind also separat zu buchen (wo bucht man die Konferenz --> Link):

  • Konferenz (ggf. mit Frühbucherrabatt)
  • Social Event
  • Workshops

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; Weitere Vorteile dieses Konzepts:

  • Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht.
  • Weil sie Geld kostet, wird die Konferenz wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar.
  • Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.

Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:

  • Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nichts.
  • Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) mehr darauf achten, dass auch alles glatt läuft.
  • Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.

Wir dürfen natürlich bei alledem nicht vergessen, dass das Geld ja einer guten Sache zur Verfügung gestellt wird. Die Konferenz muss sich selbst finanzieren und noch Geld für die Vereinsarbeit des FOSSGIS abwerfen, wir haben sonst keine wesentliche Einnahmequelle für den Verein. Es gibt also letztlich wenig Alternativen, andere Geldquellen sind nicht in Sicht.

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Rücktrittsregelungen

Bis zum letzten Tag vor der Konferenz kann man per E-Mail von der Anmeldung zurücktreten und bekommt den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop und Social Event erstattet. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind. noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog

Die Organisation der FOSSGIS ist eine Menge Arbeit, die größtenteils ehrenamtlich geleistet wird. Um so mehr Helfer es gibt, um so weniger Arbeit ist es für den Einzelnen bzw. um so mehr kann geleistet werden. Die Kommunikation entweder über die Konferenzmailingliste oder das Wiki ist sehr wichtig. Die Arbeit teilt sich ganz grob in die lokal zu leistende Arbeiten, die jedes Jahr von einem anderen Team, dem Lokal-Team, übernommen werden, und in die allgemeinen Arbeiten, die von Leuten geleistet werden, die sich über mehrere Jahre engagieren (Konferenz-Team Core-Team).

Koordiniert wird das Gesamtprojekt vom Projektleiter Konferenz (Marco Lechner), der Mitglied des Vorstandes des FOSSGIS e.V. ist und damit auch die Verbindung zur Leitung des Vereins darstellt. Der Projektleiter wird für die allgemeinen Aufgaben und Entscheidungen vom Konferenz-Team (ca. 5-9 Leute) unterstützt. Für den Inhalt der Konferenz ist das Programm-Komitee verantwortlich und die Organisation der aktuellen Konferenz vor Ort übernimmt das Lokal Team, es wird vom Leiter Lokal-Team geleitet. Daneben gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die von einem oder mehreren Leuten verantwortlich übernommen werden. Natürlich können einzelnen Personen mehrere Aufgaben gleichzeitig wahrnehmen.

In den folgenden Unterkapiteln werden die Aufgaben der verschiedenen Personen und Teams im einzelnen beschrieben. Natürlich kann eine Aufgabe auch delegiert werden, das ändert aber nichts an der Verantwortung des Zuständigen, dass die Aufgabe erledigt wird.

Projektleiter Konferenz

Aufgaben sind u.a.:

  • Koordination des Gesamtprojektes
  • Überwacht die Einhaltung des Terminplanes
  • Dankesworte am Ende der Konferenz
  • Zusammenstellung einer Liste mit wichtigen Telefonnummern (Alle Orgas/Hiwis, Hausmeister, Caterer, usw.) Ausdruck und Verteilung an Orgas und Hiwis. Die Liste muss zum Aufbau zur Verfügung stehen.

Konferenz-Team

Das Konferenz-Team steht hinter dem Projektleiter Konferenz und ist während der gesamten Vorbereitungszeit beratend für das Lokal-Team tätig.
Das Konferenz-Team, auch Dauerhaftes Konferenzteam oder Core-Team genannt, trägt das Wissen und die Erfahrungen der vergangenen Konferenzen.

Aufgaben sind u.a.:

  • Aufsetzen und Veröffentlichen des Call for Location;
  • Auswahl der Konferenz-Ortes;
  • Call for Paper & Call for Workshop;
  • Beratung und Unterstützung des Lokal-Teams;
  • Organisation der Konferenz;
  • Kommunikation des Programms, Öffentlichkeitsarbeit;
  • Letzte Instanz für konfliktbeladene Entscheidungen, die das Lokal-Team nicht entscheiden kann;
  • Letzte Instanz für die Bestätigung der kostenfreien Teilnahme durch aktive Beiträge.


Programm-Komitee

Das Inhaltliches Programm wird vom Programmkomitee erstellt.

Aufgaben sind u.a.:

  • Info an Vortragende zum Status ihrer Vortragseinreichung (cc an Koordinator Organisation)
    • Stichwortvorlage beachten
    • wenn keine schriftliche Vortragszusammenfassung geliefert wird, wird nur der Abtract veröffentlicht.
  • Partizipation des FOSSGIS e.V. an Vortragsauswahl (?)
    • Infomail an Vereins-Liste
  • Programm erstellen
  • Programm online stellen

Lightning-Talk-Koordinator

Der Lightning-Talk-Koordinator kümmert sich um die Lightning-Talks während der Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung und gibt sie im Konferenz-Programm bekannt.


Workshop-Koordinator

Der Workshop-Koordinator betreut die Workshop-Leiter. Er arbeitet dabei eng mit dem Programm-Komitee und dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

  • Ansprechpartner für Workshop-Leiter
  • Bemüht sich zusammen mit dem Programm-Komitee um ein interessantes und ausgewogenes Workshop-Programm.
  • Stellt sicher, dass die Informationen über die Workshops für die Teilnehmer vollständig und aussagekräftig sind;
  • kümmert sich um die Anmeldeliste
  • Evaluationsbögen für Workshops erstellen und einsammeln;
  • Koordination Technik mit Workshop-Leitern und Lokal-Team bzw. DVD-Team.

siehe auch Workshops


Koordinator Presse/Öffentlichkeitsarbeit

Der Presse-Koordinator/ das Pressemeldungskomitee ist dafür zuständig den Presseverteiler zu pflegen und alle regulären Pressemitteilungen zu erstellen und rechtzeitig an den Verteiler zu geben. Zusätzliche Pressemeldungen können vom Lokal-Team, Sponsoring-Koordinator, etc. erstellt und dem Presse-Koordinator zur Veröffentlichung gegeben werden.

Aufgaben sind u.a.:

  • Pressemitteilungen erstellen
  • PM verschicken
  • Informationen einholen
  • lokale Presse nicht vergessen (Kontakt Lokalteam)
  • Pressemeldungsentwürfe über die Liste einfordern (definierte Aufgabe, die sicherlich gern jemand übernimmt)


Tagungsband-Koordinator

Der Tagungsbandkoordinator kümmert sich darum, dass der Tagungsband rechtzeitig zum Konferenzbeginn in ausreichender Zahl verfügbar ist. Jeder Teilnehmer erhält einen Tagungsband in der Konferenz-Tasche. Im Tagungsband-Komitee könnte sich jemand verantwortlich fühlen, die Beiträge gegenzulesen (Rechtschreibung) und auf Vollständigkeit zu prüfen.

Aufgaben sind u.a.:

  • Organisation Zusammenstellung Tagungsband
    • Sammlung der Vorträge, wenn Beiträge fehlen - anfordern
  • Titelblatt, Sponsorenzusammenstellung
  • Layout
  • Organisation Druck (ISBN, Anzahl)
  • Restbestände durch Lehmanns vertreiben lassen
  • Nachbestellung möglich?

Siehe auch: Tagungsband


Sponsoring-Koordinator

Der Sponsoring-Koordinator kümmert sich um die Werbung und Betreuung von Sponsoren. Das ist eine recht anspruchsvolle und finanziell wichtige Aufgabe.

Aufgaben sind u.a.:

  • Öffentliche Ankündigung des Sponsorenprogramms mit Preisen und Bedingungen
  • Anschreiben potentieller Sponsoren/Aussteller
  • Persönliches Gespräch / Email-Kontakt
  • Ggf. aushandeln von Zusatzbedingungen (größerer Stellplatz, Außenstand, etc.)
  • Erstellen der Rechnungsgrundlage, Absprache mit dem Projektleiter-Konferenz
  • Einfordern eines kleinen Bitmap-Logos für die Webseite und eines Vektor-Logos für den Druck des Tagungsbandes, Plakaten, etc.
  • Abstimmung mit dem Ausstellungs-Koordinator des Lokal-Teams


Ausstellungs-Koordinator

Der Ausstellungs-Koordinator ist der Dienstleister für die Aussteller vor Ort. Im Vorfeld muss er sich mit dem Sponsoring-Koordinator eng abstimmen. Die meisten Vorbreitungen müssen erledigt sein bevor der erste Aussteller am Ort erscheint!

  • Anzeichnen der Stellplätze, die vom Sponsoring-Koordinator in einen Plan eingezeichnet wurden.
  • Versorgung der Stellplätze mit Technik:
    • ein ausreichend dimensioniertes Stromkabel pro Stand, besser natürlich gleich mit Mehrfachsteckdose
    • ein Netzwerkkabel pro Stand

Der Ausstellungs-Koordinator sollte sicherheitshalber ein paar Meter Patchkabel, Klebeband, Schere, Faden, etwas Werkzeug, z.B. Schraubendreher, etc., ggf. ein oder zwei Ethernet Switches, etc. zur Hand haben. Das ist allerdings keine Dienstleistung, die der Aussteller einkauft, sondern nur eine Freundlichkeit und Entgegenkommen, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Aufgaben sind u.a.:

  • Sicherstellen, dass Lieferungen von den Ausstellern im Vorfeld der Konferenz gelagert werden und zum Aufbau zur Verfügung stehen


Teilnehmer-Koordinator

Der Teilnehmer-Koordinator ist die Schnittstelle zwischen dem Konferenz-Team und den Teilnehmern. Er kümmert sich um die Information der Teilnehmer und den Ablauf der Anmeldung, sowohl im Vorfeld als auch vor Ort. Er arbeitet dabei eng mit dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

  • E-Mail an die Teilnehmer kurz vor der Konferenz mit praktischen Informationen zur Anfahrt usw.
  • Bekanntgabe organisatorischer Informationen in der Eröffnungsveranstaltung der Konferenz
  • Erstellung und Verteilung von Aktuellen Informationen an die Moderatoren, die vor und nach den Vortragsblöcken vorgelesen werden.
  • Bearbeiten von Rückfragen von Teilnehmern im Vorfeld
  • Durchführung der Anmeldung in Absprache mit der Technik und dem Lokal-Team
  • Handling von Stornierungen und schwierigen Fällen bei der Anmeldung
  • Ansprechpartner für die Hiwis bei der Anmeldung vor Ort zur Behandlung von schwierigen Fällen

Siehe auch: Teilnehmerbetreuung


T-Shirt-Koordinator

Der T-Shirt-Koordinator ist dafür zuständig im Rahmen des Budgets ein das Design, Farbe, die Auswahl an Größen, Lieferung und Bezahlung zu kümmern. Workshopteilnehmer und zahlende Konferenz-Teilnehmer erhalten ein T-Shirt (ggf. bei der Anmeldung Größe ankreuzen, S, M, L, XL bis XXL).

Aufgaben sind u.a.:

  • Schriftzug, Design, Farbe (begrenzte Mengen)
  • Mengenverteilung
  • Größen und Schnitte für Frauen und Männer wären schön, sind kein muss
  • Organisation Druck und Bestellung (abstimmen mit dem Schatzmeister)
  • Rechtzeitige Lieferung gewährleisten.
  • Kommunikation an das Lokal-Team, wer T-Shirt bekommt (zahlende TN oder WS-TN)

siehe auch T-Shirts

Lokal-Team

Aufgaben

Das Lokal-Team ist für die Organisation der Konferenz vor Ort verantwortlich und kümmert sich um den effektiven und reibungslosen Ablauf der Konferenz. Alle Aufgaben können entweder selbst oder durch einen angemieteten Dienstleister erbracht werden.

  • Infrastruktur Konferenzstandort
    • Beschilderung
    • Tische, Stühle und Pinnwände für die Ausstellung in ausreichender Zahl zu organisieren und aufzubauen
    • Garderobe
    • Fundbüro
    • Erstellung und Verteilung der Namensschilder (mit Farbcodes, noch technisch klären)
    • Versorgung mit Wasser für die Vortragenden
    • Für die Sammlung der Fragebögen müssen an der Registrierung zwei Kartons oder dergl. zur Verfügung stehen (siehe Teilnehmerbefragung#Sammlung der Fragebögen).
  • Infrastruktur Technik
    • Stromversorgung in den Hörsälen
    • Vortragstechnik (Präsentationsrechner, Mikrofone, Lautsprecher)
    • Technische Unterstützung für Vortragende am Projektor, Mikrofon
    • WLAn für Konferenzteilnehmer
  • Information
    • Raumplan, Toilettenbeschriftung
    • Behintertentoiletten-Beschriftung, Stufenfreie Eingänge-Umleitung
    • Anfahrtsbeschreibung für Teilnehmer zum Tagungsort, Social Event und ggf. anderen Orten
    • Anfahrtsbeschreibung für Lieferungen (z.B. für Aussteller)
  • Organisation
    • Logistik
    • Empfangsbereich
    • Sammeln und archivieren der in letzter Sekunde eingereichten Vortragsunterlagen (PDF, Foliensätze) für die spätere Veröffentlichung
    • Finden von Orten für das Rahmenprogramm
    • Ordner, die an den Eingängen Namensschilder kontrollieren. Hierbei geht es nicht um eine scharfe Ausweiskontrolle, sondern nur um das da-sein. Diese Aufgabe kann gleichzeitig von den Vortrags-Technik Betreuern wahrgenommen werden. Wenn man kein Türsteher da ist, ist das halt so.
    • (Troubleshooter, die an allen Tagen der Konferenz deutlich erkenntlich (neo-grün/rot/lila gestreift kariertes T-Shirt) vor Ort sind und fix und unproblematisch Probleme lösen können. )
    • Falls Poster-Session: Poster Organisation, welche Poster, wo aufgehängt, klare Aufteilung in Sponsoren-Poster und Fachbeiträge.

Das Lokal-Team muss direkt vor der Konferenz Pakete von Ausstellern, Sponsoren usw. entgegennehmen können. Dazu sollte eine Adresse, idealerweise direkt am Konferenzort, unter Dokumentation der Organisation bekannt gegeben werden. Ein Termin, bis wann Pakete eintreffen müssen, muss ebenfalls bekannt gegeben werden, typischweise am Freitag vor der Konferenz. Die Absender der Pakete sind gehalten, das Lokal Team zu informieren, welche Pakete wann zu erwarten sind. Dokumentation unter Dokumentation der Organisation.

Es gibt sehr viele Arbeiten, die zwingend durch das Lokal-Team zu erledigen sind. Daher ist es sinnvoll die Aufgaben geschickt zu verteilen und eine Dokumentation im Wiki zu pflegen.

Personalbedarf/ Personalplanung

  • Personal Aufbau: Am Dienstagnachmittag und Mittwochmorgen wird aufgebaut. Das wird teilweise von den Organisatoren und teilweise vom Lokal-Team erledigt.
  • Aufgaben sind u.a.:
    • Transport von Materialien zum Ausstellungsort
    • Aufbau der Anmeldung
    • Aufbau der Infrastruktur für die Ausstellung (Tische, Stellwände, Kabel)
    • Aufbau Catering-Bereich (wennn das nicht der Caterer macht)
    • Einrichtung Workshop-Räume (Tische, Rechner, Kabel)
    • Beschilderung der Anfahrt und der Räume
    • Aufhängen von diversen Plakaten und dergl. (FOSSGIS-Banner, Sponsoren, Programm, …)
    • Packen der Taschen
    • Namensschilder drucken, in Plastikhüllen einfügen und sortiert an der Anmeldung aufbauen
    • Videotechnik gemeinsam mit dem Videoteam aufbauen
  • Personal Welcome Desk: Während der ganzen Konferenz ist die Anmeldung mit mindestens einer Person besetzt. Zu Stoßzeiten (insb. Mittwochmittag und Donnerstagmorgen) auch mehrere.
  • Aufgaben sind u.a.:
    • Informationen für Teilnehmer
    • Registrierung der Teilnehmer inkl. Ausgabe der Taschen, Namensschild, (T-Shirt),
    • Prüfung Workshopbuchung
    • Verkauf von Tickets für den Social Event, Entgegennahme Konferenz- und Workshopgebühr (Handkasse, Belege)
    • Ggf. Verkauf von T-Shirts, Tagungsbänden, usw.
    • Garderobe
    • Kaffeetisch, falls nicht vom Catering abgedeckt
  • Personal Hörsaal: In jedem Hörsaal gibt es eine verantwortliche Person.
  • Aufgaben sind u.a.:
    • Technik betreuen (im Vorfeld mit der Technik vertraut machen (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner)
    • Unterstützung der Vortragenden beim Laden ihrer Präsentationen auf den Präsentationsrechner
    • morgens an jede Tür ein aktuelles Tagesprogramm hängen
    • Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
    • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen
    • Versorgung der Vortragenden mit Wasser
    • Mikrofon
    • Bei Fragen aus dem Publikum das Mikrofon herumtragen
    • Vortrag als PDF auf Laptop im Raum speichern (Bitte Vortragenden darauf Hinweisen und Kontrollieren, danach Sammeln und sichern)
  • Personal Workshops: In jedem Hörsaal gibt es eine verantwortliche Person.
  • Aufgaben sind u.a.:
    • Technik betreuen (im Vorfeld mit der Technik vertraut machen (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner)
    • morgens an jede Tür ein aktuelles Tagesprogramm hängen
    • Kontrolle Worksshops Teilnehmer.
    • Versorgung der Workshopleiter mit Wasser
    • Feedbackbögen mitnehmen
  • Personal Springer: Für sonstige Aufgaben, ist eingewiesenes Springerpersonal vorzusehen.
  • Aufgaben sind u.a.:
    • Besorgen und Einkauf von fehlendem Material, wenn z.B. spontan Reißzwecken benötigt werden
    • Transport von Material
    • Ausdrucken und Aufhängen von Hinweisschildern
    • Informationen überbringen
  • Session-Leiter: Aufgabe des Session-Leiters ist es, einen Block von Vorträgen zu moderieren.
  • Aufgaben sind u.a.:
    • Sorgt für den pünktlichen Beginn und pünktliches Endes des Vortrages. Es ist besonders wichtig, dass Zeitraster einzuhalten, damit die Teilnehmer jederzeit zwischen den Tracks wechseln können. Der Session-Leiter vereinbart mit dem Vortragenden Zeichen. Z.B. offene Hand hochhalten für 5 Minuten, ggf. entsprechende Zettel vorbereiten.
    • Kurze einführende Worte zum Vortragenden, der Name sollte flüssig über die Lippen kommen auch bei Herrn Prof. Dr. Dr. Geo. Wlædchrøv Zlot¢iktrl.
    • Moderation der Frage- und Antwort-Session.
    • Dank an den Vortragenden.
    • Bekanntgabe von aktuellen organisatorischen Informationen. Diese Informationen werden an der Anmeldung gesammelt. Der Session-Leiter bekommt diese Informationen überbracht.

Der Session-Leiter wird von einer Person, die für den Hörsaal verantwortlich ist, unterstützt.

Team Nachbereitung Konferenz

  • Das Team zur Nachbereitung bildet sich aus dem Konferenz-Team (um Presse, Finanzen und Teilnehmerbetreuung abzuarbeiten)
  • Fragebogen-Auswerter

Lessons Learned

2015

  • Engelsystem
    • Für nächstes Jahr - Helfer(Orga) sind nicht im Helfer Team, solange nicht alle Helfer(Orga) Schichten vergeben sind.
    • Video-Schichten sollten 10 Minuten vorher beginnen zwecks Einführung
    • Video-Team braucht eine Helferrolle zum Video-Schneiden & -Checken
  • Videoteam
    • Mehr Fotos und Abmessungen der Hörsäle für die Planung des Video-Aufbaus erforderlich
  • Namensschild
    • Duplexdruck wichtig, Schriftgröße: Name Droid Sans 22pt, Zusatz 18pt
    • mit Lokal Team schauen, wann die letzte Möglichkeit des Namensschilddrucks ist. Teilnehmeranmeldung entsprechend anpassen.
  • Call for Papers
    • 500 Zeichen Kurztext für das Programmheft
  • Sponsoren
    • Sponsoringvereinbarung gleiche Bedingungen, wie im Wiki, vorher mit Lokal Team die Platzkapazitäten abklären.
  • Workshops
    • USB-Sticks testen!
    • technische Besonderheiten vorher mit WS-Leitern abklären (Proxykonfiguration)
  • TN-Betreuung
    • T-Shirtverteilung "diskriminierend"? wie soll es laufen?
  • Nachbereitung klären
    • Presse
    • Rechnungen, TN-Bestätigungen
    • Materialien, die übrig bleiben

2014

  • Was ist schief gelaufen?
  • Was könnte verbessert werden?
  • was ist gut gelaufen?

Allgemein

  • Social Event Versuch mit einem geringeren Preis als die anderen Jahre -> Konsequenz: das Essen reicht nicht.
  • Catering insgesamt: alles Bio und ökologisch korrekt
  • es sollte immer Kaffee geben
  • Taschen und T-Shirts aus Biobaumwolle gefertigt und fair gehandelt
  • Idee: Lokal-Team-T-shirts, freiwillige Helfer T-shirts (damit diese zu erkennen sind), Teilnehmer-T-shirts

Aufgaben und Todos

Aufgaben und Todos müssen klar definiert werden (Beschreibung siehe Handbuch - Personen sollten sich verantwortlich fühlen)

  • Sessionleiter vorher im Wiki eintragen, damit Einsatz verlässlich ist und keiner kurz vorher rumrennen muss, um einen Sessionleiter zu finden.
  • Videoteam war super abgestimmt und hat gleichzeitig die Qualität in den Hörsälen gesichert.
  • Programmkomitee
    • klare Kommunikation mit den Vortragenden
    • Klare Kommunikation, was die Vortragenden brauchen
    • Poster kommunizieren
  • Rollen klären
    • wer macht was bis wann
    • wer weiß was (Wegweiser) - ToDos kennen und koordinieren
    • Macher (Helfer + freiwillige Helfer)
  • klare vertragliche Regelungen für Helfer der Uni/FH
  • wer kümmert sich um Nachlese und das Thema nach der Konferenz ist vor der Konferenz?
  • Wo werden die Konferenzfotos gesammelt?

Lokal Team

  • Lokal Team Projektleitung sollte das Projekt FOSSGIS-Konferenz kontinuierlich begleiten, es ist kein Selbstläufer
  • Lokal Team sollte unbedingt das Handbuch lesen und sich in Vorbereitung der Konferenz mit dem dauerhaften Konferenz-Organisationsteam abstimmen.

Welcome Desk

  • Lokal Team braucht ein Welcone Desk Konzept (durchdacht und anwendbar)
  • Servicestelle für den Teilnehmer
  • die Wege vor Ort und die Ausschilderung sollte unkompliziert möglich sein (vorher mit Management absprechen)

2013

  • Was ist schief gelaufen?
  • Was könnte verbessert werden?

Allgemein

  • Social event - zu teuer, Einlasskontrolle
  • T-Shirts - Fair Trade
  • Taschen - etwas einfaches, praktisches
  • Helferplanung dokumentieren, Helfer in Vorbereitung der Konferenz involvieren
  • Apero (Sektempfang FOSSGIS-Verein, Catering)

TN-Feedback 2013

  • BOFs, Anwendertreffen, Social Events und andere Evens besser bewerben
  • Vorträge: zu wenig Zeit den Raum zu wechseln
  • Programm
    • auf Website druckbar gestalten oder PDFs bereitstellen oder ordentliches Programmheft
    • Vorträge für Einsteiger: Themenblock zu Technologie, Anwendung, Grundlagen
    • kaum Vorträge aus Forschung
    • Anwendertreffen schlecht organisiert/nicht vorbereitet
    • Workshops für Fortgeschrittene
  • Teilnehmer
    • Taschen aus Baumwolle
    • Namensschild Bad kürzer oder Anstecker
    • DVD sollte USB-Stick sein
    • mehr Aussteller wären toll
    • Teilnehmerliste gewünscht (todo Hacking Event 2013)
    • Wunsch: Hackingecke
    • Verlosung - für jeden ein Mitnehmsel kam gut an

Welcome Desk

sollte gut vorbereitet sein.

  • Registrierung TN
  • Anlaufstelle für Auskunft & Aktuelles (Pinnwand)
  • Lagerraum
  • Lost & Found
  • Öffnungszeiten Garderobe (Schlüssel verfügbar)
  • Namensschilder zurücknehmen

2012

  • Was ist schief gelaufen?
  • Was könnte verbessert werden?

Allgemein

  • Vorschlag: Überarbeitung des Handbuchs, v.a. mit LocalTeam u. Katja. - versteht das nicht falsch, ich sehe keinen konkreten Punkt an dem das HB schlecht oder gar falsch wäre, aber die Erfahrungen der FOSSGIS12 sollten eingearbeitet werden, v.a. unter Berücksichtigung dieser Wiki-Seite.

Tagungsband

  • Wir haben 2012 sehr viele Einreichungen von Langfassungen, da haben wir es eigentlioch nicht mehr nötig auf die Abstracts zurück zu greifen, um den Tagnugsband zu füllen. Ich würde daher gerne im nächsten Jahr nur noch die Langfassungen aufnehmen, um die Qualität noch weiter zu steigern. Wer nichts einreicht erscheint nicht Tagungsband. Was meint Ihr? --Jörg Thomsen 10:20, 5. Mär. 2012 (UTC)
  • Impressumhinweis nach dem LandesPresseGesetz bzw. LandesMedienGesetz angeben.
  • Deadline für Einreichung und Abgabettermin Druckerei lagen dieses sehr Dicht beieinander, zwei Beiträge kamen zu spät und wurden nicht aufgenommen. Anderseits war die Abgabemoral, auch terminlich, allgemein sehr gut und mir blieb es erspart den Leuten hinterher zu telefonieren, da eine verspätete Abgabe eh nichts genutzt hätte.
  • Dokumentvorlage und Autorenhinwise überarbeitet, s. Tagungsband#eMail_an_die_Vortragenden

Programmkommittee / CFP

  • Es sollte bereits im CFP ein Hinweis erfolgen, das man sich mit Einreichung eines Beitrages bereit erklärt, diesen potentiell an einem der drei FOSSGIS Tage zu halten, ggf. kann ein Verweis auf einen "Wunschtermin" erfolgen, der aber nicht verbindlich zugesagt werden kann. Der Hintergrund ist eine Absage aufgrund des Termins am Do Vormittag und unserer Absage auf den Wunsch zum Termintausch.
  • Im CFP muss definiert werden wie lang die Abstracts sein müssen (z.B. max 500 Wörter)
  • Deutlich im CFP darauf hinweisen, dass ohne Abstract keine Annahme erfolgen kann. Egal wie toll das Thema ist.
  • Vorher im Programmkomitee definieren worauf bei den Bewertungskriterien eingegangen werden soll. Beispiel: Stil. Stil vom Abstract oder Stil des Vortragenden wenn bekannt. etc.
  • Wenn möglich die Eingabemöglichkeiten im Pentabarf reduzieren.

Marketing

  • s. Lessons_Learned#Marketing
  • Anmedleschluss deutlich vor der Konferenz? Macht die Planung einfacher und motiviert die TN sich anzumelden (anstatt zu denke, 'egal, ich kann mich ja bis zum Konferenzbeginn entscheiden')

2010

Diese Seite enthält Notizen von der FOSSGIS 2010.

ttp://www.fossgis.de/wiki/

Programm

  • Der Programmflyer war verkehrtherum und zweiseitg bedruckt, das führte zu vielen Drehern und Verwirrung. Entweder vorne und hinten auf einer Seite sehr komprimiert, oder zusammentackern oder pro Tag eine Seite, deutlich gekennzeichnet.
  • Die Zeiteinteilung mit 30 Minuten pro Vortrag und 3 Vorträgen pro Block hat sich optimal bewährt.
  • Es sollte eine verbindliche Liste mit Moderatoren geben, die vorher informiert werden. DIN A4 Zettel mit 5 Minuten in jeden Vortragsraum legen.
  • Moderatoren bekommen einen Zettel mit kurzfristigen Meldungen der Veranstalter, den sie kurz vor dem Vortrag und nach Ende vorlesen.

Teilnahme Personen

  • Gut wäre eine Liste am Empfang gewesen, welche in mehreren Spalten Name, Teilnahme Social Events, Teilnahme Workshops gehabt hätte, so musste man ständig die Seiten umdrehen, was teilw. recht zeitaufwändig war
  • Nicht ganz einfach war die Komme ich heute nicht, komme ich morgen (vielleicht)-Mentalität vieler Teilnehmer; das hat die Kalkulation sehr erschwert; es kamen nahezu 50 Teilnehmer, welche nicht angemeldet waren
  • Um die Planung zu vereinfachen sollte ein Unkostenbeitrag erhoben werden, nicht viel mehr als eine Verbindlichkeit. Das ist ausserdem eine sinnvolle Einnahmequelle. Gegen Vorlage eines Studentenausweises oder auf Anfrage kann der Unkostenbeitrag erstattet werden. Auch das ist mit mehr Verbindlichkeit verbunden.

Generelle Planung/Ausschreibung der Konferenz

  • Das Anforderungsprofil ist im Call for Location umrissen. Während der Vorbereitung der Konferenz werden Entscheidungen getroffen.
  • Die Aufgabenaufteilung geht aus dem Kapitel Aufgabenkatalog hervor. Es braucht in allen Bereichen, die Vorbereitungen betreffend, Kommunikation im Organisationsteam und mit dem Lokal Team.

FOSSGIS/OSM

Es gibt zwei GIS-Tracks und einen OSM-Track.

Marketing

  • Es wäre gut gewesen, wenn wir 1-2 kommerzielle Messages im Harzer Rundbrief gehabt hätten, sicherlich deutlich effektiver als nur eine Nachricht unter vielen.

Edit by Kai: Unbedingt sogar, die Erfahrungen der2 Wochen später stattgefundenen Geoinformatik2010 in Kiel haben deutlich gezeigt, dass ein hervorgehobener Rundbrief (Einzelnachricht) immer wieder jede Menge Anmeldungen gebracht hat (geschaltet wurden insg. 3 Premium-Newsletter), so kamen dann bei Eintrittspreise ab 70 Euro und sehr,sehr speziellem (wiss.) Programm insges. 350 Teilnehmer.

  • Für die Öffentlichkeitsarbeit / Werbung einen Verteiler Anlegen und einen festen Terminplan nach dem Muster 'X Monante vor der Konferenz: CfP - ... - 4 Wochen vor der Konfernz: 2. Anzeige bei Harzer (oder wo auch immer).
  • Die ausstellenden Firmen sollten frühzeitig freundlich daran erinnert werden ihre eigenen Verteiler mit Vorankündigungen zu versorgen. Das sind optimale Multiplikatoren.


Anhang

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Info an Vortragende

Eine Stichpunkt-Vorlage zur Email an die Vortragenden ist zu finden unter Tagungsband - eMail an die Vortragenden.

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Rundmail an Aussteller kurz vor Konferenzbeginn

  • Kontakte (vor und während der Konferenz)
  • Termine
  • Lieferadresse
  • Standplan
  • Details zu: Möblierung, Stromversorgung, Internet

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Rundmail an Teilnehmer kurz vor Konferenzbeginn

Sehr geehrte Teilnehmer und Teilnehmerinnen der FOSSGIS201x in xxx,

in wenigen Tagen beginnt die deutsche Konferenz für Freie und Open Source Software für GIS und wir freuen uns Sie dort begrüßen zu dürfen. Mit dieser Nachricht möchten wir noch aktuelle Informationen an Sie weitergeben.

1) Workshops

Einige wenige Workshopplätze sind noch frei. Nutzen Sie Ihre Chance diese zu buchen. Die Teilnahmegebühr für die Workshops beträgt € 100,- pro Person pro Workshop.

nowikiURL/nowiki

2) Abendveranstaltung

nowikiDie Abendveranstaltung findet am Mittwoch den date ab time Uhr in Ort statt./nowiki

nowikiURL/nowiki

Hierzu sind alle Teilnehmer und Aussteller der Konferenz eingeladen. Die Kosten der Abendveranstaltung belaufen sich auf XX,- € pro Person für Buffet und Getränke. Falls Sie Sich noch kurzfristig dafür entscheiden, können Sie an der Anmeldung vor Ort noch Karten erstehen, solange noch Plätze frei sind.

3) Teilnehmerbefragung und Verlosung

Die Teilnehmerbefragung dient dazu, Sie besser kennen zu lernen. Wir bitten Sie, sich kurz die Zeit auf der Konferenz zu nehmen, ein paar Fragen zu beantworten. Den Fragebogen erhalten Sie bei der Anmeldung (liegt den Tagungsunterlagen bei).

nowikiAls Dankeschön für Ihre Teilnahme können Sie an einer Auslosung Gewinne teilnehmen!/nowiki

Bitte trennen Sie dafür den Abschnitt am unte­ren Ende des Blattes ab und geben ihn zusammen mit den Fragebogen an der Anmeldung ab. Die Auslosung findet im Rahmen der Abschlussveranstaltung am Freitag statt. Gewinne werden nur an teilnehmende Personen ausgehändigt!

4) WLAN während der Konferenz

nowikiSie können mit Ihrem Laptop das WLAN der Universität Ort nutzen./nowiki

Hierfür sollten Sie folgende Einstellungen verwenden.

nowikio SSID: ssid/nowiki

o ...

5) Anreise mit dem Auto

Bei einer Anreise mit dem Auto können Sie dort parken:

nowikiURLParkkonditionen/nowiki

Park Ride

nowikiURL/nowiki

6) Teilnehmerinfos (Anreise, ÖPNV, Hotels)

Weitere nützliche Informationen finden Sie im FOSSGIS Wiki

nowikiURL oder ausformuliert/nowiki

7) Dienstagabend

nowikiAm Dienstagabend (früher Monatgabend ;-) treffen sich Vertreter des Orga-Teams ab 20 Uhr im Ort, Bezeichnung... . Wir würden uns freuen, alle schon in Ort angekommene Teilnehmer dort zu treffen. Kommen Sie vorbei:/nowiki

nowikiURL/nowiki

8) Letzte Fragen

nowikiFalls Sie noch letzte Fragen haben sollten, können Sie sich gerne telefonisch bei Leiter Lokal-Team (Tel.: tel) oder bei mir melden (Tel.: tel)./nowiki

nowikiWir freuen uns auf eine spannende FOSSGIS jahr mit Ihnen!/nowiki

Grußformel noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Aufgaben des Session-Leiters

Für jeden Vortragsblock gibt es einen Moderator (Session-Leiter, oder Sitzungsleiter). Die Aufgabe des Session-Leiters ist es, für die Einhaltung des Zeitplans zu sorgen und den Vortragenden in allen Belangen zu unterstützen.

Ein Sitzungsleiter ist in der Regel für einen Block von Vorträgen zwischen zwei Pausen zuständig. Gerne können Moderatoren auch mehrere Blöcke übernehmen.

Wenn möglich sollte sich der Sitzungsleiter frühzeitig, z.B. am Vortag, kurz mit seinen Referenten bekannt machen und mit ihnen abmachen, wann die Technik getestet werden soll. Realistisch betrachtet kommen Vortragende aber auch gerne mal 5 Minuten vor Beginn des Blocks.

Vor dem Vortrag

Der Sitzungsleiter kümmert sich darum, daß der Referent da ist und alles hat, was er für den Vortrag braucht: Wasser, Beamer, Strom für das Notebook, leere Tafel, Overheadprojektor, Mikrofon, usw.

Der Sitzungsleiter hilft dem Vortragenden die Technik zum Laufen zu bringen oder holt einen Techniker hinzu. Wenn mehrere Vorträge direkt nacheinander geplant sind, dann testet der Sitzungsleiter vor dem ersten Vortrag mit allen Referenten die Technik, um die Umbaupause kurz zu halten.

Der Sitzungsleiter sollte sich mit der Funktion des Beamers, der Mikrofonanlage und der Beleuchtung vertraut machen, sodaß er auch während des Vortrages bei Problemen eingreifen kann.

Begrüßung und Vorstellung des Vortragenden

Der Sitzungsleiter begrüßt kurz die Zuhörer und stellt dann in kurzen Worten den Vortragenden und sein Thema vor. Der Sitzungsleiter sollte sich vorher beim Redner kurz die dazu nötigen Hintergrundinfos geben lassen. Danach setzt sich der Sitzungsleiter vorne hin, wo ihn der Vortragende gut sehen kann und bleibt dort während des gesamten Vortrages.

Während des Vortrages

Der Sitzungsleiter achtet auf die Zeit. Er gibt dem Vortragenden ein Zeichen, wenn

  • die halbe Zeit für den Vortrag um ist
  • 5 Minuten vor Ende (z.B. durch hochhalten einer Hand mit 5 gespreizten Fingern)
  • und wenn die Zeit um ist (z.B. durch Timeout-Zeichen mit beiden Händen)

Das Lokalteam kann DIN-A4 Blätter bereitstellen, auf der einen Seite in großen Buchtaben 10 Minuten auf der anderen 5 Minuten.

Dazu sollte der Sitzungsleiter vor dem Vortrag mit dem Vortragenden absprechen, wie lange der Vortrag laufen soll. In der Regel sollte man am Ende ca. 5 Minuten für Fragen offen lassen. Auch für die Umbaupause zum nächsten Redner sollte ausreichend Zeit eingeplant werden.

Es ist nicht nur ein Gebot der Höflichkeit, einen Vortrag rechtzeitig anzufangen und zu beenden, es ist auch unbedingt notwendig, um einen geregelten Konferenzablauf sicherzustellen, weil es mehrere parallel laufende Tracks gibt. Vorträge dürfen auf keinen Fall überziehen, weil sonst die Tracks durcheinander kommen und Leute, die von einem Hörsaal zum anderen wechseln, ziemliche Unruhe hereinbringen bzw. Anfang oder Ende eines Vortrages verpassen. Auch wenn sich an den Vortrag eine Pause anschließt, ist es wichtig, rechtzeitig aufzuhören, damit die Leute nicht vor leergegessenen Tischen stehen oder nur noch kalten Kaffee bekommen. Der Sitzungsleiter ist für die Einhaltung des Zeitplanes verantwortlich. Er muß diesen mit dem Referenten vorher besprechen und mit ihm die Zeichen absprechen. Er muß - notfalls mit sanftem Druck - den Referenten zum Ende bringen. Wenn der Redner überzieht hilft es, aufzustehen, zum Podium zu gehen und sich demonstrativ neben den Redner zu stellen.

Wenn der Referent irgendwelche Hilfe braucht, kann er sich jederzeit an den Sitzungsleiter wenden. Sei es, um das Licht ein und aus zu schalten, die nächste Folie aufzulegen, Unterlagen zu verteilen oder um mehr Wasser zu besorgen. Bei Problemen mit der Technik, die der Sitzungsleiter nicht selber beheben kann, holt er einen Techniker.

Der Sitzungsleiter sollte außerdem die Anzahl der Zuhörer bei einem Vortrag zählen und den Organisatoren mitteilen. So können wir sehen, welche Themen besonders beliebt sind und das bei zukünftigen Konferenzen berücksichtigen.

Fragerunde

Wenn der Referent das nicht selber gemacht hat und noch Zeit ist, dann bittet der Sitzungsleiter um Fragen. Wenn ein Mikrofon für das Publikum zur Verfügung steht, dann kann der Sitzungsleiter es herumreichen. Wenn nicht, dann bittet er den Referenten die gestellten Fragen zu wiederholen.

Auch wenn es nach einem Vortrag viele Fragen gibt, muß die Fragerunde abgebrochen werden, wenn keine Zeit mehr ist. Die Fragen können dann eventuell in der Pause persönlich an den Referenten gestellt werden oder man setzt eine BoF an.

Ende

Nach dem Ende des Vortrages dankt der Sitzungsleiter dem Referenten und sorgt dafür, daß er seinen Beifall bekommt. Er gibt dann noch organisatorische Hinweise (z.B. Kaffee und belegt Brötchen gibt es jetzt im Foyer und wir sehen uns wieder hier in 30 Minuten zum Vortrag X oder z.B. bei kurzfristigen Programmänderungen). Der Sitzungsleiter sollte sich vor einer Sitzung bei den Organisatoren melden und klären, ob irgendetwas bekanntzugeben ist. Das Lokalteam kann bei Bedarf Zettel mit wichtigen Meldungen und Änderungen auslegen, die der Moderator am Ende des Blocks vorlesen kann.

Persönliche Werkzeuge
Konferenzen