Aus FOSSGIS

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Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 2 Thema der Konferenz 2.1 Alleinstellungsmerkmale 2.2 Vergleich mit anderen Konferenzen/Messen 3 Zeitraster 4 Inhaltliches Programm 4.1 Vorträge 4.1.1 Call for Papers 4.1.2 Einreichen der Vorträge 4.1.3 Vorträge die stattfinden sollten 4.1.4 Auswahl und Bewertung der Vorträge 4.1.5 Einteilung von Vorträgen in Sessions 4.1.6 Information der Vortragenden und Veröffentlichung des Programms 4.2 Workshops 4.3 Community Sessions 4.4 Birds of a Feather Sessions (BoF) 4.5 Poster 4.6 Eröffnung der Konferenz 4.7 Keynotes 4.8 Abschlußvortrag 5 Rahmenprogramm 5.1 Vorabend (Montag abend) – unofficial start 5.2 Social Event 5.3 Mitgliederversammlung 5.4 Mittwoch abend 5.5 Verlosung 6 Ausstellung 6.1 Gold Sponsor 6.2 Silber Sponsor 6.3 Bronze Sponsor 6.4 Media Sponsor 7 Teilnehmerbetreuung 7.1 Anmeldung 7.1.1 Anmeldung vor der Konferenz 7.1.2 Anmeldung auf der Konferenz 7.1.3 Registrierung der Teilnehmer auf der Konferenz 7.2 Programm 7.3 Taschen 7.3.1 Tasche 7.3.2 Inhalt 7.3.3 Taschen packen 7.4 T-Shirts 7.5 Lageplan, Anfahrtsbeschreibung 7.6 Hotels 7.7 Weitere lokale Informationen 7.8 Internet-Zugang 7.9 Garderobe 7.10 Tagungsband 7.10.1 eMail an die Vortragenden 7.10.2 Dokumentvorlage für Autoren 7.10.3 Einband 7.10.4 Druckerei 7.10.5 ISBN 7.10.6 Impressum 7.10.7 Zeitplan 8 Räumlichkeiten 8.1 Foyer 8.1.1 Anmeldung 8.1.2 Ausstellungsbereich 8.1.3 Pausenbereich 8.2 Hörsäle 8.3 Workshop-Räume 8.4 Lagerraum 8.5 Zugang zu den Räumlichkeiten 8.6 Hausmeister 9 Technik 9.1 Präsentationsrechner 9.2 Strom 9.3 WLAN/Ethernet/Internet-Zugang 9.4 Aufgaben 10 Werbung und Öffentlichkeitsarbeit 10.1 Firmen-Werbung 10.2 Community-Werbung 10.3 Presse 11 Teilnehmerbefragung 11.1 Sammlung der Fragebögen 11.2 Beispielhaft einige Fragen aus dem Fragebogen 11.3 Entwurf des Fragebogens 11.4 Auswertungen 12 Feedback zu den Workshops 13 Zeitplanung 14 Finanzen 14.1 Budget 14.2 Rechnungen 14.3 Handkasse vor Ort 14.4 Personalkosten 14.5 Teilnahmebeitrag 14.6 Rücktrittsregelungen 15 Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog 15.1 Projektleiter Konferenz 15.2 Konferenz-Team 15.3 Lokal-Team 15.3.1 Aufgaben 15.4 Sponsoring-Koordinator 15.5 Ausstellungs-Koordinator 15.6 Teilnehmer-Koordinator 15.7 Programm-Komitee 15.8 Lightning-Talk-Koordinator 15.9 Workshop-Koordinator 15.10 Tagungsband-Koordinator 15.11 T-Shirt-Koordinator 15.12 Koordinator Presse/Öffentlichkeitsarbeit 15.13 Hiwis (Aufbau) 15.14 Hiwis (Anmeldung) 15.15 Hiwis (Hörsaal) 15.16 Hiwis (Springer) 15.17 Session-Leiter 15.18 Fragebogen-Auswerter 16 Anhang 16.1 Info an Vortragende 16.2 Rundmail an Aussteller kurz vor Konferenzbeginn 16.3 Rundmail an Teilnehmer kurz vor Konferenzbeginn 16.4 Aufgaben des Session-Leiters 16.4.1 Vor dem Vortrag 16.4.2 Begrüßung und Vorstellung des Vortragenden 16.4.3 Während des Vortrages 16.4.4 Fragerunde 16.4.5 Ende

Einleitung

Dieses Handbuch enthält die Erfahrungen und Beschlüsse aus mehreren Jahren FOSSGIS-Organisation. Es soll helfen, die Organisation zukünftiger FOSSGIS-Konferenzen einfacher und übersichtlicher zu machen.

Eine Kalkulationstabelle (spreadsheet) mit dem Budget ist Teil dieses Dokumentes.

In diesem Dokument wird vieles mit Begriffen wie „soll“ oder „muss“ festgelegt. Damit soll ein verlässlicher Rahmen geschaffen werden. Jeder soll wissen, was seine Aufgaben sind und welche Entscheidungen er innerhalb des Rahmens treffen darf und verantworten muss. Dies soll aber nicht als Einschränkung unserer Freiheit verstanden werden, die Dinge so zu ändern, wie wir es für richtig halten. Natürlich kann auch in Zukunft alles geändert werden. Das Dokument soll aber den „Normalzustand“ dokumentieren: Wenn es so läuft wie hier beschrieben, muss man nicht mehr diskutieren.

Erklärungen zum Hintergrund verschiedener Entscheidungen sind wie dieser Paragraph im „Notiz-Stil“ gekennzeichnet. Sie sind vor allem für Leute interessant, die frühere Versionen der FOSSGIS gekannt haben und sich wundern, warum sich Dinge geändert haben.

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Thema der Konferenz

Die FOSSGIS ist eine Konferenz für Anwender und Entwickler von Open Source Software und Open Data.

Anwender haben hier die Möglichkeit, sich über bewährte Anwendungen und neue Entwicklungen zu informieren und sich untereinander und mit den Entwicklern auszutauschen. Gleichzeitig erhalten sie in der Ausstellung eine Möglichkeit mit Firmen aus diesem Bereich zusammen zu kommen.

Entwickler finden den persönlichen Kontakt zu Entwicklern ihres und anderer Projekte. Sie können über den Rand ihres eigenen Projektes blicken und neue Entwicklungen der Szene verfolgen. Der Kontakt zu den Anwendern hilft, die Software-Entwicklung an der Praxis zu orientieren.

Die FOSSGIS ist auch der Treffpunkt der Community. Hier tauschen sich die Macher der Projekte aus.

Alleinstellungsmerkmale

• Direkter Kontakt Anwender zu Entwicklern
• Direkter Kontakt Entwickler zu Entwicklern
• Kontakt Anwender zu Anwender
• Blick über den Tellerrand zu anderen Projekten
• Fokus auf Open Source / Open Data
• Deutschsprachig, Fokus auf Deutschland, Österreich und die Schweiz
• Organisiert von der Community, firmenunabhängig
• Bringt kommerzielle Welt, Behörden und Forschung und Lehre zusammen
• Die meisten Firmen im Open-Source-GIS-Bereich sind auf der Ausstellung vertreten

Vergleich mit anderen Konferenzen/Messen

Zum Vergleich einige Konferenzen und Messen mit verwandten Themen und wie die FOSSGIS sich von ihnen unterscheidet:

FOSS4G	FOSS4G ist das weltweite, englischsprachige, jährlich stattfindende Meeting of the Tribes der OSGeo. Hier treffen sich Entwickler aller Open Source GIS Projekte, Dienstleister, global tätige Unternehmen. Die FOSS4G stellt in gewisser Weise die internationale Schwester der FOSSGIS dar. Der FOSSGIS e.V. ist als deutschsprachiges OSGeo Local Chapter vertreten.
State of the Map	Die SotM ist die weltweite, englischsprachige, jährlich stattfindende Konferenz der OpenStreetMap Community. Sie richtet sich an OSM-Aktive, aber auch an Externe, die etwas über OSM lernen wollen.
State of the Map Europe	Die SotM ist die europaweite, englischsprachige, jährlich (?) stattfindende Konferenz der OpenStreetMap Community. Sie richtet sich an OSM-Aktive, aber auch an Externe, die etwas über OSM lernen wollen.
Intergeo	...ist die (weltweit) größte GIS-Messe. Der Fokus liegt klar auf kommerziellem Geschäft und Handel.brDer FOSSGIS e.V. ist mit dem OSGeo-Park auf der Intergeo etabliert und jedes Jahr vertreten.
AGIT	Die AGIT ist die größte GIS-Konferenz und Messe mit wissenschaftlichem Anspruch in Österreich. FOSSGIS e.V. und OSGeo sind mit einem eigenen Track und Projektständen vertreten.
LinuxTag	Der LinuxTag ist die größte europäische Messe und Konferenz für Open Source. Der FOSSGIS e.V. und OSGeo sind mit einem Stand vertreten.

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Zeitraster

Die Konferenz und begleitende Ausstellung geht von Dienstag bis Donnerstag. Dabei findet die „Kern-Konferenz“ von Dienstag mittag bis Donnerstag mittag statt. Am Dienstag vormittag und Donnerstag nachmittag gibt es zusätzliche kostenpflichtige Workshops.

Vorträge sind in der Regel 20 Minuten lang, inkl. FA und Umbauzeit 30 Minuten. Drei Vorträge bilden zusammen eine Session, die häufig (aber nicht immer) inhaltlich zusammenpassende Vorträge enthält.

Es gibt drei parallele Tracks. Zusätzlich zwei parallele Workshops, die jeweils 90 Minuten lang sind. Zwischen den Sessions sind morgens und nachmittags jeweils eine Kaffepause von 30 Minuten und mittags eine Mittagspause von 60 Minuten. Nach Ende des offiziellen Programs am späten Nachmittag und Abend bzw. ggf. auch parallel zum Programm gibt es Sonderveranstaltungen wie Anwendertreffen, BoFs, usw.

Die Teilnehmer können jederzeit (also auch innerhalb einer Session) zwischen den Tracks wechseln. Die Zeiten müssen also auch innerhalb eines Tracks eingehalten werden. Fragen werden nach jedem Vortrag gestellt, NICHT erst am Ende einer Session.

Jede Session wird von einem Session-Leiter moderiert.

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; Im Vergleich zur FOSSGIS2010 soll die Dauer der Konferenz wieder auf 3 Tage reduziert werden und der OSM-Teil als paralleler Track integriert werden.

Begründung:

• Eine viertägige Konferenz ist schlichtweg zu lang und bei gleicher Teilnehmer-Anzahl zu teuer.
• Die erwünschte Vermischung und Überschneidung der FOSSGIS und OSM Communities kann so hoffentlich besser erreicht werden.
• Die Zielgruppe bei OSM sind Entwickler und aktivere Community-Mitglieder, die eine höhere Überschneidung mit der klassischen FOSSGIS-Community haben.
• Auf Grund der Zielgruppe bei OSM ist mit keinem übermässigen Teilnehmeransturm zu rechnen.

Den klassischen OSM-Mappern werden wir mit einem „Sommer-Camp“ oder dergleichen am Wochenende in Form einer Unconference gerechter. Die Organisation einer solchen Veranstaltung sollten unabhängig von der FOSSGIS-Konferenz angegangen werden.

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Inhaltliches Programm

Vorträge

Die Vorträge sind der inhaltliche Kern der Veranstaltung. Der Schwerpunkt liegt auf Anwender-nahen technischen und nicht-technischen Vorträgen. Ergänzende Vorträge richten sich an Entwickler und das akademische Umfeld. Die Einreichung von Vorträgen ist offen und unbeschränkt, für die Auswahl ist ein unabhängiges Programmkomitee zuständig.

Es ist auch Aufgabe des PK von sich aus daraufhin zu wirken, dass ein ausgewogenes und interessantes Programm angeboten werden kann, insbesondere dadurch, dass entsprechende Vorträge eingeworben werden.

Dabei sollte auch darauf geachtet werden, dass die Konferenz auch für Einsteiger grundlegende Vorträge anbietet, z.B.:

• OSM für FOSSGISler
• FOSSGIS für OSMler
• Grundlagen Free Software - Open Source - Open Data
• Wir funktioniert ein Open Source-Projekt
• Geschäftsmodelle zu Open Source

Call for Papers

Im Call for Papers stellt das Programmkomitee gewünschte Inhalte für diese Ausgabe der Konferenz zusammen. Der Call for Papers enthält alle Termine und Informationen rund um das Einreichen der Vorträge. Der Call for Papers ist rechtzeitig (→ Zeitplanung) zu veröffentlichen.

Einreichen der Vorträge

Vorträge werden von den Sprechern oder von einem Vertreter über das Webinterface des Konferenzverwaltungssystems Pentabarf eingereicht. Die Einreichung muss einen Titel und einen Abstract enthalten. Der Abstract sollte 1.000 bis 2.000 Zeichen lang sein. Pentabarf wird durch den FOSSGIS e.V. betrieben und gepflegt.

Vorträge die stattfinden sollten

Für folgende Vorträge sollte im Rahmen des CfP ein Vortragender gesucht werden:

• Vorstellung FOSSGIS e.V.

Auswahl und Bewertung der Vorträge

Das Programmkomitee (PK) sichtet alle Vorträge und bewertet sie, im ersten Schritt jedes Mitglied des PK online für sich alleine. Dazu stellt das Konferenzverwaltungssystem entsprechende Funktionen bereit.

(siehe auch Hinweise zur Pentabarf-Nutzung für das PK.)

nowiki= Input von Hans einpflegen!! [wo gibts den?]/nowiki

Die Vorträge werden nach den folgenden Kriterien bewertet:

• Vorträge müssen sich mit Open Source oder Open Data beschäftigen. Vorträge, die sich rein mit prorietärer Software und Daten beschäftigen, werden abgelehnt. Vorträge, die sich teilweise mit prorietären Elementen und teilweise mit offenen Elementen beschäftigen können zugelassen werden, sind aber ggf. weniger interessant.
• Vorträge müssen thematisch zur FOSSGIS bzw. zu den gewünschten Themen passen.
• Das Programmkomitee achtet auch auf eine ausgeglichene Verteilung (einführend vs. fortgeschritten, akademisch vs. praktisch, Open Source vs. Open Data, verschiedene Projekte, ...)
• Die Qualität des eingereichten Abstracts (sprachlich und inhaltlich)
• Wo bekannt, z.B. aus Videos oder früheren Vorträgen, die Qualität des Sprechers. Dabei geht es sowohl um das fachliche Wissen als auch um die Fähigkeit dieses strukturiert und interessant zu vermitteln. Auch hier sollte auf Ausgewogenheit geachtet werden zwischen bekannt guten Sprechern und neuen Sprechern, denen auch eine Chance gegeben werden muss.

Die Entscheidung des Programmkomitee ist unabhängig von etwaigen Sponsoring. Vorträge können nicht „gekauft“ werden. Die kurze Präsentation des Gold-Sponsors in der Auftaktveranstaltung ist kein Vortrag in diesem Sinne.

Danach wird bei einem eintägigen Treffen des PK ein vollständiges Programm erstellt. Dabei werden die Vorträge vom PK thematisch in passende Tracks und Sessions verteilt. Dabei ist zu beachten:

• Nicht alle Hörsäle sind gleich groß. Voraussichtlich beliebtere Vorträge gehören in größere Räume
• Ein Wechsel zwischen den Hörsälen innerhalb einer Session sollte so weit wie möglich unnötig sein. Sinnvollerweise sind in einer Session also mehrere Vorträge, die das gleiche Publikum interessieren.

Einteilung von Vorträgen in Sessions

Die Vorträge müssen passend nach Thema und zu erwartendem Publikum in Sessions verteilt werden.

Hier sind ein paar Ideen für mögliche Themenblöcke:

• GDI Geoportale
• Metadaten
• Desktop GIS
• OpenGeodata
• OpenStreetMap
• Sensor Web
• WebGIS
• Sicherheit
• Forschung Lehre
• Geschäftsmodelle
• INSPIRE
• Bewährte und neue Software

Information der Vortragenden und Veröffentlichung des Programms

Nachdem das PK das Programm zusammengestellt hat, informiert es die Vortragenden ob ihre Vorträge angenommen wurden oder nicht. Ggf. gibt es Wünsche, wie Titel und/oder Abstract des Vortrages noch verbessert werden können. Die Vortragenden müssen diese Änderungswünsche dann umsetzen.

Kurz danach stellt das PK das Programm online. Das Programm wird als PDF-Datei und HTML Seiten bereitgestellt. Das Layout sollte übersichtlich sein. Bitte einen Link auf die bisherigen Programme einstellen, oder besser noch einen Link auf eine Vorlage.

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Workshops

Workshops finden parallel zum Rest des Programms über die ganze Zeit ggf. auch am Dienstag Vormittag und am Donnerstag Nachmittag statt. Workshops behandeln ein Thema vertieft, vielfach sind sie auch Hands-On, d.h. die Teilnehmer arbeiten direkt am Rechner. Dabei sind maximal 2 Personen pro Rechner vorgesehen. Workshops sind kostenpflichtig, normalerweise maximal 20 Teilnehmer pro Workshop, sie finden erst ab einer Teilnehmerzahl von 4 Personen statt. Workshops sind 90 Minuten oder 2x90 Minuten lang.

Die Workshops sind eine zentrale Einnahmequelle der FOSSGIS und erfordern daher besondere Beachtung und Fürsorge.

Bisher waren Workshops immer 90 Minuten lang. Wenn sich geeignete Themen ergeben und auch entsprechende Workshop-Leiter können aber auch halbtägige Workshops eingerichtet werden, die dann 2x90 Minuten lang sind und einen ganzen Vormittag oder Nachmittag gehen.

Ein 90-Minuten-Workshop (kostet ca. 100 EUR, richtet sich nach der individuellen Budgetplanung) für jeden Teilnehmer. Es gibt keine Rabatte, wenn mehrere Workshops gebucht werden und auch keine Rabatte für Mitglieder oder dergleichen.

Jeder Workshop hat mindestens einen verantwortlichen Leiter, es haben sich auch zwei Leiter oder mehrere Helfer bewährt. Für jeden Workshop wird vom FOSSGIS e.V. eine Pauschale in Höhe von 200 EUR bereitgestellt, welche die Leiter und Helfer nach eigenem Ermessen als Aufwandsentschädigung aufteilen oder für DVD, Druckmaterialien, etc. verwendet können.

Die Workshop-Leiter können (müssen aber nicht) ausgedruckte Unterlagen, Folien, DVDs etc. an die Teilnehmer verteilen. Es ist ihre Aufgabe, sich darum zu kümmern.

Workshop-Leiter erhalten kostenfreien Eintritt zur Konferenz und zum Social Event.

Die Workshop-Leiter erhalten vom FOSSGIS eine Anmeldeliste, die Namen und E-Mailadressen aller Workshop-Teilnehmer enthält.

Teilnehmer können eine Teilnahmebestätigungen erhalten. Es ist Sache des Workshop-Leiters diese Bestätigung auszustellen. Der FOSSGIS stellt einen Entwurf bereit, der angepasst werden kann. Es bleibt den Workshop-Leitern überlassen, wie sie die Bestätigungen gestalten, sie kann z.B. auch ein Logo der Firma des Workshop-Leiters oder ähnliches enthalten.

Ein Hiwi kontrolliert anhand der Anmeldeliste die Teilnehmer am Workshop. Teilnehmer können spontan teilnehmen, wenn noch noch Plätze frei sind. Hiwis notieren die Namen und weitere Informationen und kümmern sich darum, dass diese Informationen nachträglich in das Anmeldesystem eingepflegt werden.

Technisch können die Hands-On Workshops auf LiveCD/DVD aufbauen. Das Lokal-Team muss mit dem GISlive-DVD-Team koordinieren, dass die CD/DVD auf den vorhandenen Rechnern läuft. Die Workshop-Leitungen koordinieren mit dem LiveCD-Team, dass auf der CD die Software, Daten usw. sind, die sie brauchen.

Community Sessions

In Community Sessions trifft man sich, um irgendwelche Themen ausführlich zu diskutieren. Eingeführt wurden sie 2010 als OSM Community Sessions. Community Sessions sind typischerweise 90 Minuten lang.

Birds of a Feather Sessions (BoF)

Neben den geplanten Vorträgen und Workshops gibt es auch die Möglichkeit spontan sogenannte Birds-of-a-Feather-Sessions (BoF) anzumelden. Dort treffen sich einfach Leute, die an einem selbst bestimmten Thema interessiert sind. Es bleibt den Teilnehmern überlassen, wie sie die BoF organisieren wollen. Entsprechende Räumlichkeiten (z.B. Seminarräume) sollten dafür bereit gehalten werden.

Hier ist noch ein Vorschlag, wie das etwas besser organisiert werden könnte:

• Während der FOSSGIS würden an einem Vormittag interessante Themen für mögliche Diskussionsrunden an einem Schwarzen Brett gesammelt
• In der Mittagszeit könnten sich Interessierte bei den verschiedenen Themen eintragen
• Am Nachmittag/Abend würden sich dann daraus kleine Diskussionsgruppen bilden

Poster

In den letzten Jahren gab es immer die Möglichkeit, Poster aufzuhängen. Das ist aber nie so richtig organisiert wird und blieb Stückwerk. Poster-Sessions sollten in Zukunft nur unter diesen Bedingungen stattfinden:

• im CfP besonders bewerben
• Bewertung der Poster mit Preisvergabe
• Programmkomitee muss Poster-Session extra bewerben / aktiv werden
• extra Slot in dem keine Konkurrenz zur Poster-Session stattfindet und Autoren am Poster Rede und Antwort stehen
• Es muss sich jemand finden, der sich darum verantwortlich kümmert!
• deutliche Trennung von Sponsoren-Postern

Eröffnung der Konferenz

Dienstag Mittag ist der offizielle Beginn der Konferenz (einige Workshops finden u.U. aber schon davor statt.). Die Eröffnung besteht aus:

• Formelle Begrüßung durch den Veranstalter (FOSSGIS e.V.), zum Beispiel durch den Vorsitzenden des Vorstandes
• Bekanntgabe von organisatorischen Informationen durch den Teilnehmer-Koordinator
• Grußworte von Honoratioren (z.B. von der lokalen Universität)
• Ggf. Kurzvortrag vom Hauptsponsor (→ Sponsoren)

Dieser Teil findet im Plenum statt, d.h. im größten Hörsaal mit allen Teilnehmern zusammen.

Keynotes

Keynotes sind Vorträge von interessanten Sprechern zu besonders wichtigen Themen, die vom PK speziell ausgewählt wurden. Eingereichte Vorträge können zu einer Keynote „befördert“ werden, aber häufig werden Keynotes auch speziell angefragt bei besonders bekannten Sprechern und zu Themen, die das PK für besonders wichtig hält.

Eine oder mehrere Keynotes finden im Anschluß an die Eröffnung im Plenum statt.

Abschlußvortrag

Am Donnerstag mittag schließt die Konferenz mit den Schlußworten und dem Abschlußvortrag. Die Schlußworte enthalten:

• Dankesworte (Orga-Team, Lokal-Team, Hiwis, ausrichtende Institution, Sprecher, Teilnehmer, ...)
• ggf. Bekanntgabe von Preisen und Gewinnen
• Hinweise auf die nächste Konferenz

Der Abschlußvortrag findet nach den Abschlußworten statt, sonst kommen die häufig zu kurz, wenn alle Leute schnell nach hause wollen.

Dieser Teil findet im Plenum statt, d.h. im größten Hörsaal mit allen Teilnehmern zusammen. noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Rahmenprogramm

Vorabend (Montag abend) – unofficial start

Am Montag Abend vor Konferenzbeginn sind üblicherweise bereits einige Teilnehmer sowie Organisatoren und Aussteller am Tagungsort. In einer geeigneten Kneipe oder Restauration findet an diesem Abend der „unofficial Start-Up“ der Konferenz statt. Das Lokal-Team muss hierzu eine geeignete Lokation finden und eine größere, nicht exakt festlegbare Gruppe (ca. 20-30 Personen) ankündigen und die Teilnehmer, Organisatoren und Aussteller vorab informieren.

Social Event

Am Dienstag Abend findet der Social Event statt, der dem informellen Austausch der Konferenz-Teilnehmer untereinander dient. Der Social Event wird separat bezahlt.

Der Teilnahmepreis für den Social Event ist absichtlich etwas niedriger als die Ausgaben angesetzt (der Social Event wird also querfinanziert), um mehr Leute zu motivieren, daran teilzunehmen.

Für einige Personengruppen ist der Social Event kostenlos: Workshop-Leiter, XXX wer noch? Muss entschieden werden.

Der Social Event findet typischweise in einem Restaurant oder vergleichbarer Location statt, kann aber auch am Konferenzort stattfinden, wenn ein geeigneter Caterer gefunden wird. Im Preis inbegriffen ist das Essen (Buffet) und die Getränke (übliche nicht-alkoholische Getränke und Bier, wenn möglich auch Kaffee und Wein). Wenn der Caterer keine Flatrate anbietet, dann muss der Verbrauch abgeschätzt werden und dann mit dem Caterer einzeln abgerechnet werden. Das birgt ein gewisses finanzielles Risiko, wird sich aber in den meisten Fällen nicht vermeiden lassen. Um den Verbrauch zu begrenzen, kann vereinbart werden, dass nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit alles inbegriffen ist und danach selbst gezahlt werden muss.

Für den Social Event kann man sich im Vorfeld anmelden oder, solange noch Plätze frei sind, auch während der Konferenz, aber nicht mehr am Abend. Zwei Hiwis müssen am Eingang zum Social Event kontrollieren.

Das Lokal-Team kümmert sich um eine Anfahrtsbeschreibung für den Social Event. Ggf. sind Busse einzuplanen oder dergl. um dorthin und abends wieder weg zu kommen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass einige Leute mit eigenem PKW anfahren werden, andere auf ÖPNV angewiesen sind. Viele Teilnehmer wollen nach der Konferenz erst ins Hotel, um ihre Sachen loszuwerden, bevor sie zum Social Event kommen.

Mitgliederversammlung

Am Mittwoch Abend findet die Mitgliedersversammlung (MV) des FOSSGIS e.V. statt. Die MV ist auch für Besucher offen, in der Regel nehmen aber nur Mitglieder daran teil.

Das Lokal-Team muss eine passende Lokalität für ca. 30 Personen finden, idealerweise den Nebenraum eines Restaurants, um vor der Besprechung noch essen zu können. Es muss ein Beamer und Leinwand zur Verfügung stehen.

Mittwoch abend

Da nicht alle Teilnehmer auch an der Mitgliederversammlung des FOSSGIS teilnehmen, sollte für sie am Mittwoch abend ein Alternativprogramm geplant sein. Dazu kann in einem oder mehreren Restaurants oder dergl. ein paar Plätze reserviert werden. Teilnehmer, die nichts besseres vorhaben, können sich dort einfinden.

Es ist schwierig, bei so einer Aktion die Anzahl der benötigten Plätze abzuschätzen. Wenn es einen Ort gibt, der flexibel genug ist, z.B. ein großer Biergarten, ist das ok. Wenn nicht können auch auf der Konferenz Listen ausgehängt werden, in die Leute sich eintragen. (Hier sind noch mehr Erfahrungen zum Vorgehen nötig.)

Verlosung

Am Ende der Veranstaltung erfolgt eine Verlosung unter allen noch anwesenden Teilnehmern, die den Bewertungsbogen ausgefüllt haben. Das hilft, die Teilnehmer bis zum Ende der Veranstaltung zu halten. Als Preise bieten sich Fachbücher an, als Hauptpreis z.B. ein GPS-Gerät. Die Preise können Teil eines Sponsorpakets sein, als Gegenleistung Nennung des Sponsors am Ende der Veranstaltung (aushandeln). noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Ausstellung

In vergangenen Konferenzen wurden Aussteller und Sponsoren häufig synonym verwendet. In Zukunft soll das getrennt betrachtet werden.

Teil der FOSSGIS ist eine Ausstellung. Freie und Open Source Projekte können sich kostenfrei zur Ausstellung anmelden, Firmen gegen eine Gebühr. Ein Stand wird für den FOSSGIS e.V. und OSGeo bereitgestellt, hier können auch Projekte unterkommen. Stände werden am Dienstag morgens aufgebaut und Donnerstag nach der letzten Pause abgebaut.

Die Koordination der Stände und den Aufbau des FOSSGIS Standes übernimmt der Ausstellungs-Koordinator. Anträge für Stände werden per E-Mail an den Koordinator gesendet.

Aussteller erhalten in der Regel einen Tisch (min. 60x120cm), 2 Stühle und zwei Meter Stellwand/Pinwand für Plakate, sowie Strom und einen Internet-Zugang (optimal per Ethernet-Kabel). Größere Stände können ausgehandelt werden, wenn entsprechender Platz vorhanden ist. Aussteller können natürlich auch das allgemeine WLAN benutzen.

Jeder Aussteller zahlt 750,- EUR (im lokalen Budget präzisieren). Dafür bekommen die Aussteller:

• Ausstattung wie oben beschrieben
• Bis zu 5 Eintrittskarten (siehe lokales Budget) für Mitarbeiter. (Wir vermeiden so die Einführung einer weiteren Eintrittskarten-Kategorie speziell für Aussteller. Die Mitarbeiter müssen eh viel am Stand stehen und haben nicht unbedingt Zeit die Konferenz zu besuchen.)
• Bis zu 5 Gutscheine (die z.B. an Kunden weitergegeben werden können) für den Eintritt im Wert von je 120,- EUR (bzw. des regulären Eintrittspreises) zum verbilligten Preis von €40. (Daraus ergeben sich Vorteile für das Marketing. Die Firmen entwickeln ein Eigeninteresse die FOSSGIS zu bewerben. Wir erschließen so eventuell neue Besuchergruppen, die wir sonst nicht erreicht hätten.)
• Im Ausstellerpaket ist das Bronze-Sponsorpakte bereits enthalten, es wird bei Wahl eines höherwertigen Sponsorpaketes angerechnet.

Die FOSSGIS wird durch die freundliche Unterstützung unserer Sponsoren möglich. Herzlichen Dank.

Lesen Sie die Seite mit Informationen zu Sponsoren und Ausstellern, oder wenden Sie sich direkt an Frau Haferkorn

Gold Sponsor

Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie gerne Gold-Sponsor der FOSSGIS Konferenz werden möchten.

Silber Sponsor

Bronze Sponsor

Media Sponsor

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Teilnehmerbetreuung

Für die Betreuung der Teilnehmer ist der Teilnehmer-Koordinator zuständig.

Anmeldung

Anmeldung vor der Konferenz

Die Anmeldung vor der Konferenz findet ausschließlich Online über ein Webformular im CiviCRM statt. Es wird automatisch eine Rechnung erstellt. CiviCRM wird durch den FOSSGIS e.V. betrieben und gepflegt.

Job: Regelmäßige Überprüfung der Zahlungseingänge und Markierung der entsprechenden Anmeldungen im Vorfeld und kurz nach der Konferenz.

Job: Mahnungen schreiben für nicht eingegangene Beträge.

Es muss klar kommuniziert werden, wann Anmeldeschluß ist und was man machen soll, wenn man sich nicht mehr rechtzeitig angemeldet hat. Wer sich nicht rechtzeitig angemeldet hat, sollte einfach vorbei kommen. Er riskiert allerdings bei teilnehmerbeschränkten Veranstaltungen, keinen Platz mehr zu bekommen. Nicht hilfreich sind auf jeden Fall E-Mails an einzelne Leute im Verein, das verursacht nur Durcheinander.

Anmeldung auf der Konferenz

Muss nachträglich dokumentiert und in das CiviCRM eingetragen werden.

Registrierung der Teilnehmer auf der Konferenz

Es gibt eine Anmeldung, die ausreichend dimensioniert sein muss, um mehrere Teilnehmer gleichzeitig bedienen zu können. Zu den Hochzeiten beim Beginn der Konferenz (Dienstag früh für Workshop-Teilnehmer, Dienstag mittag kurz vor Konferenz-Beginn, Mittwoch morgen für Leute, die Dienstag noch nicht dabei waren) müssen hier mehrere Hiwis die Registrierung durchführen. Zu anderen Zeiten reicht ein einzelner Hiwi.

Ablauf:

• Teilnehmer kommen an und nennen ihren Namen
• Name wird in der ausgedruckten Anmeldeliste überprüft und abgehakt
• Wenn der Teilnehmer sich nicht im Vorfeld angemeldet hat, wird er in eine zusätzliche Liste eingetragen
• Wenn der Teilnehmer noch nicht bezahlt hat, bekommt er die Gelegenheit gleich bar zu bezahlen
• Wenn der Teilnehmer zusätzliche Veranstaltungen (zum Beispiel Social Event) buchen will, kann er das ggf. tun.
• Der Teilnehmer bekommt sein Namensschild, ggf. wird von Hand ein Schild beschriftet
• Der Teilnehmer bekommt eine Konferenz-Tasche mit Inhalt
• Der Teilnehmer bekommt ein T-Shirt in der gewünschten Größe (wenn er entsprechend berechtigt ist)
• Ggf. wird der Teilnehmer auf wichtige Informationen hingewiesen, die es nicht mehr in die schriftlichen Unterlagen geschafft haben

Für schwierige Fragen, z.B. bei überbuchten Veranstaltungen, Leuten, die nicht auf der Liste sind usw. muss ein Ansprechpartner für die Hiwis vor Ort sein, der schnell und unbürokratisch solche Probleme lösen kann. Er muss sich mit dem Anmeldesystem auskennen und befugt sein, Entscheidungen zu treffen.

Programm

Die Teilnehmer brauchen Informationen über das Programm. Sowohl im Vorfeld, um sich entscheiden zu können, ob etwas für sie interessantes dabei ist, als auch auf der Konferenz selbst.

Das Programm wird in mehreren Varianten zur Verfügung gestellt:

• Online auf der Konferenz-Webseite. Es gibt hier für jeden Tag eine Programmübersicht und zu jedem Vortrag eine Detailseite mit Abstract
• In den Tagungstaschen bekommt jeder Teilnehmer ein ausgedrucktes Programm. Das muss übersichtlich gestaltet sein, am besten eine Seite pro Tag oder dergl.
• An strategischen Stellen im Konferenzbereich (Anmeldung, Catering-Bereich, vor den Hörsälen) wird jeweils ein groß ausgedrucktes Programm ausgehängt. Ggf. wird nur das Programm für den aktuellen Tag ausgehängt (und natürlich abends dann ausgetauscht), das spart Platz und macht es einfacher, schnell die nötige Information zu finden.

Da sich das Programm auch sehr kurzfristig ändern kann (z.B. wenn ein Vortragender ausfällt), sollten die Programme möglichst spät gedruckt werden. Nach dem Druck müssen sie manuell aktualisiert werden, z.B. durch Überschreiben von Hand oder auch durch Überkleben. Änderungen müssen auch bei der Begrüßung oder von den Sessionleitern bekanntgegeben werden.

Taschen

Jeder Konferenzteilnehmer erhält eine Tasche.

Tasche

Es wird eine bedruckte Stofftasche verwendet.

Um die Produktion der Tasche kümmert sich der Taschen-Beauftragte.

Inhalt

• Kugelschreiber (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
• Schreibblock (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
• Programm der Konferenz
• Umfragebogen
• Weitere Informationen zur Konferenz nach Bedarf:
  • Social Event
  • Internet-Zugang
  • Stadtplan, Lageplan
  • ...
• Vom FOSSGIS e.V. / OSGeo:
  • Prospekt FOSSGIS e.V.
  • Anmeldeformular FOSSGIS-Mitgliedschaft
  • Flyer zu FOSSGIS/OSGeo-Projekten
  • OSGeoLive DVD
  • Informationen zu kommenden Veranstaltungen und dergl.
  • ...
• Prospekte, Flyer usw. der Sponsoren (siehe unter Sponsoring)

Taschen packen

Das Lokal-Team organisiert das Packen der Taschen durch die Hiwis am Montag vor der Konferenz. Dabei können natürlich bereits anwesende Orga-Mitglieder helfen.

Es ist sinnvoll vor der Konferenz eine Packliste vorzubereiten, die auflistet, was alles in die Taschen soll. Dann ist man vor Ort sicher, dass man auch alle Dinge zusammen hat. Meist gibt es etwas Chaos, bis alle Sendungen gefunden sind usw. Zur Zusammenstellung dieser Packliste braucht es die Hilfe des Ausstellungs- und Sponsorenkoordinators. Er sollte wissen, welche Sponsoren welche Dinge schicken wollen. (Manchmal schicken Aussteller auch Pakete mit Prospekte und dergl. die nicht in die Taschen sollen, sondern für den Stand des Ausstellers bestimmt sind.)

Zum Packen wird das vorhandene Material ausgepackt und auf einer Reihe von Tischen ausgelegt. Die Taschen kommen ganz an den Anfang. Ein Helfer nimmt sich immer eine Tasche und packt dann nacheinander alles ein.

Es müssen vor dem ersten Tag nicht unbedingt alle Taschen gepackt werden, weil viele Teilnehmer erst später kommen und man ggf. nachpacken kann. Gepackte Taschen brauchen viel mehr Raum als Pakete mit Papier.

Es muss einen Ort geben, an dem die gepackten Taschen über Nacht gelagert werden können.

T-Shirts

Zahlende Teilnehmer (für Workshop oder Konferenz) erhalten ein T-Shirt, das im Beitrag enthalten ist. Nicht-Zahlende Teilnehmer können ein T-Shirt kaufen. (Wenn jemand kein T-Shirt will kann er das Geld dafür nicht erstattet bekommen.)

Hier sollten Infos zu Erfahrungen stehen, wieviele T-Shirts wir brauchen in den verschiedenen Größen und wie das mit Design und Druck so läuft.

Außerdem gibt es T-Shirts für Orga/Hiwis in anderem Design und/oder anderer Farbe, damit sie auf der Konferenz leicht zu erkennen sind.

T-Shirt Bestellungen der letzten Konferenzen

2010: 500 T-Shirts (hauptsächlich M und L)

2011: 350 T-Shirts (hauptsächlich M und L) + 40 fürs Orga Team

Lageplan, Anfahrtsbeschreibung

Es ist Aufgabe des Lokal-Teams Stadtpläne, Lagepläne oder Anfahrtsbeschreibungen zu allen wichtigen Orten (Konferenz, Social Event, ggf. Hotel usw.) zusammenzustellen (bevorzugt OpenStreetMap). Sowohl für die Webseite als auch gedruckt für die Teilnehmer vor Ort.

Hotels

Das Lokalteams muss im Vorfeld erkunden, welche Hotels oder anderen Übernachtungsmöglichkeiten es gibt. Dabei kann es auch mit der Tourismusinformation oder dergl. zusammenarbeiten.

Eventuell können auch Kontingente in dem einen oder anderen Hotel gebucht werden. Der typische Deal dabei ist, dass Teilnehmer die Zimmer verbillligt bekommen, wenn sie angeben, dass sie zur Konferenz gehören. Dafür wird das Hotel auf den Webseiten der Veranstaltung beworben. Vorteil eines solchen Vorgehens ist auch, dass viele Teilnehmer im gleichen Hotel sind und daher mehr Gelegenheit zur Interaktion haben.

Weitere lokale Informationen

Das Lokalteam sollte Informationen zusammenstellen zu:

• ÖPNV-Anbindung mit Infos und Empfehlungen zu Zonen, Ticketkategorien und Preisen.
• Wo bekommt man was zu Essen? Wo kann man abends ausgehen, wenn man nicht am offiziellen Abendprogramm teilnimmt?
• Nett sind auch ein paar touristische Informationen zu Sehenswürdigkeiten oder Besonderheiten der Stadt, wenn Teilnehmer vielleicht noch das anschließende Wochenende bleiben wollen.

Internet-Zugang

Alle Teilnehmer können kostenfrei und unbeschränkt über WLAN Internet nutzen (siehe Technik).

Garderobe

Es sollte eine Garderobe für Jacken und Taschen bereitgestellt werden. Insbesondere am letzten Tag haben vielen Teilnehmer bereits aus dem Hotel ausgecheckt und kommen mit ihren Taschen. Eine echte bewachte Garderobe ist zu aufwändig, aber eventuell gibt es einen Raum in der Nähe der Anmeldung, der wenigstens halbwegs im Blickfeld der dortigen Hiwis ist. noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Hier fehlen noch viele Infos.

Kaffeebecher sind besser als Kaffeetassen. noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Tagungsband

Für die Konferenz wird ein Tagungsband zusammengestellt, der die Beiträge der Vortrags-Referenten enthält. Die Referenten sind aufgefordert entsprechende Texte zu schreiben. Alle sollten auch einen Text abliefern, wenn aber kein Text kommt, so wird der Abstract von der Vortragseinreichung verwendet.

Der Tagungsband wird gedruckt an die Teilnehmer verteilt. Er ist außerdem als PDF öffentlich zum Download erhältlich. Der Tagungsband hat eine ISBN.

eMail an die Vortragenden

die folgenden Autorenhinweise stehen in der Dokumentvorlage (s.u.), bitte auch in die Email an die Autoren bei der Vortzragszusage aufnehmen:

• Dateiname bitte nach folgendem Muster: fossgis_jahr_titel_Nachname.odt/doc. Beiepiel: fossgis_2013_Berühmte_klingonische_Geoinformatiker_Picard.odt. Bei langen Titeln genügen die ersten Worte, bei mehreren Autoren bitte der im Programm zuerst genannte.
• Grafiken bitte einfügen, nicht verknüpfen
• Bitte verwenden Sie nur die vorhandenen Formatvorlagen und ändern diese nicht
• Abbildungen bitte manuell nummerieren (automatische Nummerierung ist zwar praktisch, aber ergibt aber erfahrungsgemäß im zusammengefügten Tagungsband Chaos)
• Abbildungsbeschriftungen mit der Abbildung verknüpfen, wenn die durcheinander purzeln, haben wir kaum eine Chance sie wieder richtig zu zu ordnen (in OpenOffice / Libre Office rechter Mausklick auf Abbildung, 'Beschrftung' wählen Text eingeben, OK klicken und anschließend Nummerierung von Hand ersetzen (s.o.)
• Beachten Sie dass der Tagungsband in s/w gedruckt wird, Abbildungen sollten also auch in Graustufen lesbar sein

Die Beachtung dieser Hinweise vereinfacht uns die Erstellung des Tagungsbandes, erspart uns langwierige Formatierungsarbeiten und erleichtert die Zusammenstellung der Beiträge in der richtigen Reihenfolgen. Da wir die Zusammenstellung des Tagungsbandes nicht nach Zeit bezahlt bekommen, sondern ihn ehrenamtlich in unserer Freizeit erstellen, sind wir Ihnen mehr als dankbar!

Dokumentvorlage für Autoren

• gute Erfahrung mit OpenOffice-Vorlage (es fragt regelmäßig ca. 1 Autor warum nicht latex, aber damit könnten die meisten nichts anfangen): Datei:Fossgis template tagungsband.zip
• aber auch Word-Vorlage verteilen, einige wenige nutzen das, weil Sie (im Dienst) keine OO haben
• Autoren deutlich darauf hinweisen, die Formatvorlagen zu benutzen und nichts manuell zu formatieren
• Autoren sollten außerdem eine Empfangsbestätigung für den eingesandten Beitrag erhalten und im Vorfeld darauf hingewiesen werden, dass sie nachfragen sollten, wenn Sie keine erhalten (2010 gab es einen Beitrag, der nicht gedruckt wurde, weil er aus technischen Gründen nicht angekommen ist, ärgerlich)

Einband

• bekommt die Druckerei als gesondertes PDF
• ist als 1 Seite zu liefern: Rückseite, Rücken, Vorderseite nebeneinander auf DIN A3 + Rückenstärke
• rechtzeitiges Einfordern der Sponsorenlogos im druckfähigen Format, es hat sich bewährt, das über den 'Sponsoren-Beauftragten' zu machen, da der die Kontaktdaten hat
• bei den Logos beachten, wer Sponsor und wer Veranstalter ist
• Titelbild: In Freiburg hatten wir das schöne T-Shirt-Motiv, in den beiden Jahren darauf war das immer mit sehr heißer Nadel gestrickt.

Druckerei

• bisher gute Erfahrung mit http://www.schaltungsdienst.de/, Ansprechpartner: Herr Bischof
• Rechnung geht direkt an den Verein
• zukünftig bei der Beauftragung darauf hinweisen, dass die Bücher nicht einzeln eingeschweißt werden sollen.

ISBN

• muss vom Verein beantragt und bezahlt werden
• hat bisher Georg gemacht, dar kann da sicher auch weitere Infos liefern
• Wichtig: ISBN muss auf den Einband / von außen sichtbar sein

Impressum

Der Tagungsband muss ein Impressum nach dem Landespressegesetz bzw. Landesmediengesetz haben: Druckwerk müssen Name oder Firma und Anschrift des Druckers und des Verlegers, beim Selbstverlag des Verfassers oder des Herausgebers, genannt sein.

Bitte hier eine Vorlage einfügen:

...

Zeitplan

• Autoren sollten 6-8 Wochen Zeit haben ihren Beitrag zu verfassen, aber auch länger
• Einreichungsschluss mind. 2 Wochen vor Drucktermin, 4 Wochen vor Konferenz, je eher desto besser
• Drucktermin ca. 2 Wochen vor Konferenz (Andruck), genaueres mit Druckerei besprechen
• ISBN spätestens 4 Wochen vor Drucktermin beantragen
• Kontaktaufnahme mit Druckerei (Angebot, Drucktermin, Versand) mind. 4 Wochen vor Druck
• Bis zu Druckfreigabe Klärung mit Lokalteam, wohin die Tagungsbände geliefert werden sollen

noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Räumlichkeiten

Die Räumlichkeiten müssen vom Lokalteam organisiert werden. Dazu ist oft eine Abmachung mit der Uni erforderlich, die schriftlich erfolgen sollte. (Es ist schon vorgekommen, dass sich von der Univerwaltung plötzlich niemand erinnern wollte und gebuchte Räumlichkeiten doch nicht zur Verfügung standen.)

Foyer

Anmeldung

Am Eingang werden einige Tische für die Anmeldung aufgebaut (empfohlen mindestens 5 Meter). Hinter den Tischen gibt es sinnvollerweise Pinnwände für diverse Informationen. Die Anmeldung braucht eine Stromversorgung, Rechner, Drucker.

Ausstellungsbereich

450qm bis 600qm. Alle Stände müssen über einen Ethernetanschluss mit Internetzugang sowie ausreichend dimensionierte Stromversorgung verfügen.

Pausenbereich

Im Pausenbereich werden Kaffee, Tee und Kaltgetränke sowie Brötchen, Kuchen oder dergl. in den Kaffeepausen und das Mittagessen zur Verfügung gestellt. Es muss ausreichend Platz an Tischen oder Stehtischen zur Verfügung stehen. Für das Mittagessen sollte es ausreichend Sitzgelegenheiten geben. Pausengetränke, Kekse, etc. sollten in unmittelbarer Nähe zu den Ausstellern angeboten werden.

Im Pausenbereich sollte für die Stromversorgung der Teilnehmer gesorgt werden.

Hörsäle

In allen Hörsälen sollte für die Stromversorgung der Teilnehmer gesorgt werden.

Workshop-Räume

Lagerraum

Während der Veranstaltung müssen diverse Dinge gelagert werden. Das sind einerseits wertvolle Geräte wie Laptops oder Beamer, die auch über Nacht eingeschlossen werden sollen. Andererseits gibt es immer Verpackungsmaterial, Prospekte usw. die nicht wertvoll sind, aber halt doch irgendwo unterkommen müssen. Es ist auch nicht sehr ansehnlich diese Dinge an der Anmeldung oder an den Ständen zu stapeln.

Es wird daher idealerweise ein Raum gebraucht, der abgeschlossen werden kann, und einer, der immer offen steht, wo auch zum Beispiel Aussteller ihre Kisten abstellen können. Beide Räume sollten möglichst in der Nähe der Anmeldung sein. Der Schlüssel für den abgeschlossenen Raum gehört an den Empfang in die Verantwortung des dortigen Hiwis. Er wird nur an Personen abgegeben, die der Hiwi als zur Orga gehörig kennt, und muss sofort wieder an den Hiwi zurückgegeben werden. Abends geht er an den Leiter des Lokal-Teams.

Zugang zu den Räumlichkeiten

Hausmeister? Schlüssel? Wer hat sonst Zugang? Gibt es einen Wachdienst, der einen zu einer bestimmten Zeit rausschmeißt?

Hausmeister

Hausmeister sind wichtige Personen. Sie haben Schlüssel zu allen Räumen und wissen, wo es Strom gibt. Sie wissen vorher, wenn es Bauarbeiten gibt oder wo es andere Schwierigkeiten geben kann. Er kann helfen, Dinge aufzuhängen, kann Leitern und Werkzeug beschaffen. Er weiss, wer bei Problemen anzusprechnen ist. Es lohnt sich, sich schon im Vorfeld mit dem Hausmeister bekannt zu machen und sich mit ihm gut zu stellen. Er kann alles nach Dienstvorschrift machen oder mal ein Auge zudrücken. Und natürlich lädt man ihn ein, doch vorbeizukommen, wenn es Kaffee und Kuchen oder Mittagessen gibt. noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Technik

• Zuständigkeit: Local Team

Mikrofone (Pult, Für Redner zum Umhängen, für Fragen aus dem Publikum)

• Beamer
• Video-Mitschnitt oder Streaming (optional)

Präsentationsrechner

In jedem Vortragsraum muss ein Präsentationsrechner zur Verfügung stehen.

Ausstattung:

• OpenOffice/LibreOffice
• Acroread
• USB-Anschluß, damit Vorträge drauf kopiert werden können
• Internet-Zugang
• Idealerweise Linux, notfalls auch was anderes

Wenn der Präsentationsrechner durch ein Passwort gesichert ist, muss das den Hiwis und Sessionleitern bekannt gemacht werden.

Manche Vortragende bringen einen eigenen Rechner mit, z.B. weil sie bestimmte Software brauchen. Es muss möglich sein, solche Rechner statt oder parallel zum Präsentationsrechner anzuschließen.

Strom

Die Anmeldung und alle Ausstellungsstände sind mit Strom zu versorgen. In der Regel werden hauptsächlich Notebooks und einige LCD-Displays zu versorgen sein, ggf. aber auch ein paar Lampen.

Für die Teilnehmer sollten in den Hörsälen und anderen Räumen zumindest einige der Plätze mit Strom versorgt werden. Dies gilt auch für Arbeitsbereiche im Foyer oder dergl. wo vielleicht mal jemand seine E-Mail checken kann.

Mit dem Hausmeister oder dergl. muss rechtzeitig abgesprochen werden, woher der Strom kommt und ob ggf. über die in den Räumlichkeiten vorhandenen Steckdosen hinaus, weitere Kabel herangeführt werden müssen.

Der Caterer braucht eventuell auch Strom zum Warmhalten von Speisen und Getränken oder für Kaffeeautomaten.

WLAN/Ethernet/Internet-Zugang

Allen Teilnehmern muss ein kostenfrei und unbeschränkt nutzbares WLAN mit Internet zur Verfügung stehen. Idealerweise ohne Passwort, alternativ mit WPA2 und einem gemeinsamen Konferenz-Passwort, was den Teilnehmern bei der Anmeldung mitgeteilt werden muss.

Auf keinen Fall kommt ein WLAN in Frage, das nur per VPN genutzt werden kann, wie das häufig bei Unis der Fall ist. In der Praxis gibt es einfach zu viele Probleme damit.

Die IP-Adress-Vergabe muss per DHCP erfolgen. Es müssen mindestens 500 Geräte parallel genutzt werden können, es müssen also ausreichend IP-Adressen zur Verfügung stehen und der DHCP-Server mit passendem Timeout konfiguriert werden, damit nicht mehr benutzte Geräte nicht alle IP-Adressen blockieren. Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen, vor allem in Anbetracht der Zunahme von mobilen Geräten mit Internet-Zugang. Die Bandbreite muss ausreichend dimensioniert werden.

Das WLAN sollte in allen Bereichen der Konferenz zur Verfügung stehen, u.a. im Foyer- und Ausstellungsbereich, Vortrags-, Workshop- und BoF-Räume.

An der Anmeldung und allen Ständen der Ausstellung sollte auch Ethernet zur Verfügung stehen.

Aufgaben

• Hiwis für Technik einteilen
• Mit Hausmeister reden wegen Strom u. Kabellage
• Stellwände holen und aufbauen
• Tische, Stehtische
• Siehe auch Workshops

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Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

Firmen-Werbung

Aussteller darauf hinweisen, dass sie mit der FOSSGIS werden dürfen und mit dem Logo direkt auf die Sponsorenseite oder Programmseiten verlinken können.

Community-Werbung

Mailing-Listen, Social Networks, Twitter, Facebook, LinkedIn, Xing, etc. Alles mitnehmen was geht. Hier sollten sich unbedingt versierte Social-Networker angeprochen fühlen. Das trifft zwar nicht die traditionelle Haupt-Klientel der FOSSGIS, erreicht dafür aber potentiell viele Multiplikatoren aus anderen Bereichen.

Presse

Presseerklärungen schreiben, siehe

Explizit Presse einladen!

Teilnehmerbefragung

Der Fragebogen soll helfen die Teilnehmer der FOSSGIS besser kennen zu lernen. Aus welchem Umfeld kommen die Besucher? Mit welche Erwartungen kommen die Besucher und in wie weit ist die FOSSGIS in der Lage diese zu erfüllen.

Während der FOSSGIS sollten die Teilnehmer gelegentlich daran erinnert werden, die Bögen auszufüllen.

Die Fragebögen müssen einen abtrennbaren Teil enthalten, auf dem der Name des Ausfüllers steht. Der wird für die Verlosung abgetrennt. Die Auswertung der Fragebögen findet natürlich anonym statt. Gewinne in der Verlosung werden nur an Anwesende verteilt, es soll sich lohnen, bis zum Schluß zu bleiben.

Für die Verlosung müssen, ggf. von Sponsoren, Buchpreise eingeworben werden.

Sammlung der Fragebögen

An der Registrierung müssen zwei Kartons oder dergl. vorgehalten werden, in denen die beiden Teile der Fragebögen (Verlosungsschnipsel, Fragebogenrest) eingeworfen werden können. Idealerweise sind die Kartons entsprechend beschriftet und es gibt dazu eine Schere an der Schnur.

Beispielhaft einige Fragen aus dem Fragebogen

• Meine Erwartungen an die FOSSGIS waren...
  • allgemeine Informationen zu FOSSGIS
  • Austausch mit anderen Nutzern
  • Anbahnung und Entwicklung von geschäftlichen Kontakten
  • konkrete Umsetzung von Ideen(z.B. Entwicklertreffen, CodeSprints etc.)
  • konkrete Informationen zu bestimmten Projekten
  • freier Kaffee

• In welcher Branche sind Sie hauptsächlich tätig?
  • Geoinformatik, Geomatik etc.
  • IT, Systemadministration etc.
  • Geodäsie, Vermessungswesen etc.
  • Land- und Forstwirtschaft
  • Landschaftsplanung, architektur, Raumplanung etc.
  • Umweltschutz, Landespflege etc.

• Welchen Betrag wären Sie bereit, für die Teilnahme an Tagung/Workshops zu bezahlen?
  • keinen bzw. im Tagungsbeitrag enthalten
  • bis 50 Euro
  • bis 100 Euro
  • bis 150 Euro
  • bis 200 Euro
  • mehr als 200 Euro

Entwurf des Fragebogens

Der Fragebogen für die FOSSGIS 2012 ist fertig für den Druck.

Auswertungen

• Auswertung der FOSSGIS 2009
  • Bericht
  • Poster
• Auswertung der FOSSGIS 2010
  • Bericht
  • Poster
• Auswertung der FOSSGIS 2011
  • Bericht
  • Poster

Feedback zu den Workshops

Der Feedbackbogen soll möglichst kurz sein (ein dutzend Fragen, A5), damit er von den Workshopteilnehmern innerhalb von 2 Minuten nach dem Workshop ausgefüllt werden kann. Der Feedbackbogen soll trotz der Kürze über die interessantesten Bereiche Auskunft geben. Er sollte von den für den Räumen Zuständigen eingesammelt werden und beim Local-Team verwahrt werden.

Der Feedbackbogen für die Workshops ist fertig für den Druck. noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Zeitplanung

Die Konferenz wird über viele Monate vorbereitet. Verschiedene Meilensteine müssen zu bestimmten Zeiten erreicht werden.

centerZeit/center	centerAktion/center	centerZuständig/center
ca. April des Vorjahres	Call for Location schreiben und veröffentlichen (PM)	Core-Team
ca. Mai des Vorjahres	Deadline Call for Location	Lokal-Team
Ende Mai des Vorjahres	Entscheidung für den Veranstaltungsort und Ankündigung des Call for Paper und Call for Workshop im August, Eröffnung des Sponsoring und Standbuchungen (PM)	Core-Team
Oktober des Vorjahres	Call for Papers / WS schreiben und veröffentlichen und Sponsoringaufruf (PM)	Programm-Komitee
November des Vorjahres	Deadline Einreichungen für Call for Papers / WS	Speaker
Dezember des Vorjahres	Auswahl der Vorträge / WS	Programm-Komitee
Dezember des Vorjahres	Bekanntgabe der angenommenen und abgelehnten Vorträge uns Workshops	Programm-Komitee
Januar	Veröffentlichung des Programms (Vorträge und Workshops) und Sponsoring (PM)	Programm-Komitee
Januar	Freischaltung der Anmeldung (PR)	Programm-Komitee
T-6 Wochenbr/(T=Konferenzbeginn)	Frühbucherrabatt endet (PR)	Core-Team
T-6 Wochen	Abgabe Texte für Tagungsband	Speaker
T-3 Wochen	Letzte Details zur Konferenz und Anmeldeschluss(PR)	Core-Team
T-2 Wochen	Druck Tagungsband	Tagungsband Editor
T-2 Wochen	Rundmail an Aussteller mit Infos zu (Standskizze mit Ausstattung, Standplan, Anfahrtsmöglichkeiten, Materialversand, Ansprechpartner vor Ort)	Core-Team, Input von Lokal-Team
T-2 Wochen	Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten	Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Woche	Anmeldeschluss Konferenz / WSbr/Vor-Ort-Anmeldungen sind aber möglich!	Core-Team
T-1 Woche	Festlegung Session-Leiter	PK
T-1 Woche	Festlegung des Catering	Lokal-Team
T-5 Tage (Donnerstag vorher)	Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit Begrüßung, lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos)	Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Tag (Montag vorher)	Aufbau, Taschenpacken	Lokal-Team
T (Dienstag morgen)	Aufbau Aussteller	Lokal-Team, Aussteller, Aussteller-Betreuer
T (Dienstag-Donnerstag)	Konferenz	Lokal-Team
T (Donnerstag)	Abbau	Lokal-Team
T+1 Woche	Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz	Core-Team
T+2 Wochen	Vorläufige Finanzübersicht	Finanz-Team

noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Finanzen

Budget

Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.

Teil dieses Handbuches ist eine Kalkulationstabelle (Spreadsheet) für das Budget. Siehe Datei:Fossgis-konferenz-budget.ods.

Rechnungen

Rechnungen für Ausgaben, die im Rahmen der Konferenzorganisation anfallen, müssen direkt auf den Verein lauten (siehe http://www.fossgis.de/impressum.html). Auf jeden Fall sollte der Schatzmeister vorab informiert werden, dass eine bestimmte Rechnung kommen wird, damit er weiss, was er bezahlen darf bzw. wo er rückfragen kann.

Wenn es für das Lokal-Team einfacher ist, kann es kleinere Rechnungen auch direkt bezahlen und dann eine Sammelrechnung an den Verein stellen.

Ausgaben sollten (im Rahmen des möglichen) so spät wie möglich getätigt werden. Viele Ausgaben sind ja von der zu erwartenden Teilnehmerzahl abhängig und die ist erst nach Ende der Frühbucherfrist abschätzbar.

Handkasse vor Ort

Das Lokal-Team organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe der Anmelde-Hiwis diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.

In die Kasse gehören die Einnahmen für

• Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops und den Social Event (soweit sie bar bezahlt werden)
• Einnahmen aus dem Verkauf von T-Shirts und dergleichen

Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgabe getätigt werden (zum Beispiel wenn jemand Kopien machen muss). Belege dazu gehören in die Kasse.

Alle Einlagen oder Entnahmen müssen auf einem Zettel in der Kasse notiert werden:

• Datum/Uhrzeit
• Betrag (+/-)
• Anlass
• Name
• Unterschrift

Ausnahme sind Einnahmen aus Teilnahmegebühren und Verkauf, für die entsprechende eigene Listen geführt werden.

Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden, der sie auf eine Bank bringen kann.

Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.

Personalkosten

Grundsätzlich arbeiten alle Organisatoren der Konferenz freiwillig und kostenlos. Sprecher erhalten kein Honorar.

Um den großen Arbeitsbedarf an Hilfstätigkeiten während der Konferenz abzudecken, können Hiwis bezahlt werden. Die Hiwi-Stunden sind bei 250h zu deckeln.

Teilnahmebeitrag

Wir nehmen einen Eintrittspreis für die Konferenz, verteilen aber großzügig Gutscheincodes für einen kostenlosen Eintritt.

Dabei rechnen wir damit, dass vielleicht 70% der Besucher einen Gutscheincode nutzen können.

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; In den letzten Jahren war die FOSSGIS kostenlos, wurde aber mit der Zeit immer größer und auch teurer umzusetzen. Grundsätzlich ist es finanztechnisch keine schlechte Idee, wenn wir uns diversifizieren. Um so mehr verschiedene Einnahmenquellen es gibt, um so verlässlicher sind die Einnahmen. Es ist unwahrscheinlich, dass sie alle gleichzeitig einbrechen.

Dagegen steht natürlich der Wunsch, mit der Konferenz möglichst viele Leute zu erreichen. Gerade OSMler oder Studenten können sich einen Eintrittspreis vielleicht nicht leisten. Und auch jemand, der vielleicht nur mal reinschnuppern will, was dieses Open Source eigentlich ist, soll nicht viel Geld zahlen müssen.

/div

Der Teilnahmebeitrag für die Konferenz beträgt 120 EUR. Er erlaubt den Eintritt an allen drei Tagen. Es gibt keinen Rabatt, wenn jemand weniger Tage kommt.

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; Der Teilnahmebeitrag muss hoch genug sein, dass es sich überhaupt lohnt, ihn zu erheben (und wir wollen ja auch Geld einnehmen), aber nicht zu hoch, dass er Leute abscheckt oder übertriebene Erwartungen weckt. Hier schlagen wir einen Betrag von 120 EUR vor. Das ist immernoch niedriger als vergleichbare Konferenzen. Für einen Besucher aus der Verwaltung oder aus einer Firma, der Anreise und Hotel bezahlen muss und zwei Tage Arbeitsausfall hat, sind zusätzliche 120 EUR kein Betrag, über den er lange nachdenken muss. Besucher sollen idealerweise an allen Tagen teilnehmen, das unterstützen wir dadurch, dass wir keinen Tagestickets haben. Außerdem wird die Anmeldung dadurch vereinfacht.

/div

Für Frühbucher (bis ca. 1 Monat vor der Konferenz) gibt es einen Rabatt, sie zahlen nur 80 EUR.

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; Das hilft bei der Planung der Konferenz, z.B. der Kapazitätsplanung für Catering und Social Event. Dadurch, dass wir nun einen Eintrittspreis haben, können wir Frühbucherrabatte vergeben und erreichen damit frühere Anmeldungen. Es war schon immer ein Problem, dass wir eigentlich nicht so recht wussten, wieviele Leute kommen werden. Der Rabatt von 1/3 wird psychologisch nochmal größer, weil der Normalpreis deutlich über 100 EUR und den Frühbucherpreis deutlich unter 100 EUR liegt.

/div

Dazu kommen die Gutscheincodes, die wir an verschiedene Gruppen ausgeben und die einen kostenlosen Eintritt zu Konferenz ermöglichen. Es gibt ganz verschiedene Möglichkeiten, wie wir solche Codes ausgeben können.

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; Das gibt uns einen große Flexibilität und wir können von Jahr zu Jahr einstellen, welche Zielgruppen wir besonders unterstützen wollen usw. /div

Wer soll nun solche Codes bekommen? (Unvollständige und nicht endgültige) Liste:

• Studenten (Studi-Ausweis muss dann bei der Anmeldung vor Ort vorgezeigt werden)
• OpenStreetMap-Aktive (müssen nachweisen, dass sie einen OSM-Account haben)
• FOSSGIS-Mitglieder (bekommen Gutscheincode per E-Mail)
• Aussteller und Sponsoren bekommen Gutschein-Kontingente für Mitarbeiter und Kunden
• Open-Source-Entwickler (Verteilung von Gutscheincodes über einschlägige Developer-Listen)
• Um insbesondere auch lokale Firmen anzulocken, kann man z.B. in der IHK-Zeitschrift für die Konferenz werben und dabei einen Gutscheincode angeben.

Natürlich ist der Eintritt für alle kostenlos, die bei der Orga der Konferenz helfen oder einen Vortrag oder Workshop halten.

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; Wer also kostenlos zu Konferenz will, hat damit einen Grund einen Vortrag einzureichen. /div

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; Man sieht aus dieser Auflistung schon, dass es nicht wirklich schwierig sein wird, zu so einem Code zu kommen. Wenn jemand will, findet er immer einen Weg. Und das ist ja auch völlig ok so. Wir sind damit in keiner anderen Situation als wir es vor der Einführung von Eintrittspreisen waren. Letztlich ist der Eintrittspreis sozusagen fast freiwillig. Der Default ist aber, dass man zahlt. Man muss schon etwas Aufwand investieren, nicht zu zahlen und das werden hoffentlich genug Leute nicht tun, sodass eben doch Geld hereinkommt. /div

Für Workshops wird ein Betrag von 100 EUR pro Workshop genommen. Für die Workshops gibt es keinen Frühbucherrabatt und die Gutschein-Codes gelten nicht.

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; Die Workshops haben schon immer einen großen Teil der Konferenz finanziert, das soll auch weiterhin so sein. /div

Der Social Event kostet 35 EUR kosten und ist damit nicht kostendeckend, insb. da auch viele Teilnehmer (Orga, Speaker) ein kostenloses Social-Event-Ticket bekommen. Für den Social Event gibt es keinen Frühbucherrabatt und die Gutschein-Codes gelten nicht.

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; Der Social Event ist ein wichtiger Teil der Veranstaltung und die Besucher sollen durch hohe Preise nicht abgeschreckt werden. Eine weiterer Rabatt für Frühbucher oder mit Gutschein-Codes ist finanziell aber nicht drin. /div

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; Durch den gestuften Eintrittspreis und die Gutscheincodes haben wir damit ein Werkzeug in die Hand bekommen, je nach Zielgruppen flexibel zu sein. Statt per Default kostenlos zu sein, können wir ganz gezielt das Geld von denen nehmen, die es haben und die verschonen, die es nicht haben. /div

Folgende Bestandteile sind also separat zu buchen:

• Konferenz (ggf. mit Frühbucherrabatt oder Gutscheincode)
• Social Event
• Workshops

div style=margin-left: 20px; border-left: 6px solid #d0d0d0; padding: 4px; Weitere Vorteile dieses Konzepts:

• Wir wissen aus den Umfragen, dass viele Besucher gerne bereit wären, uns einen Eintrittspreis zu bezahlen. Ihre Firma würde ohne zu Murren einen Eintrittspreis bezahlen, aber eine Spende eben nicht.
• Weil sie Geld kostet, wird die Konferenz wird in den Augen einiger als wertiger erscheinen. Wir unterstützen damit unsere Sicht, dass Open Source ready for business ist und stellen eine gewisse Professionalität dar.
• Mit den Gutscheincodes erzielen wir einen Werbeeffekt. Z.B. erhalten Sponsoren und Aussteller in Zukunft ein Anzahl solcher Codes, die sie z.B. an Kunden weitergeben können.
• Mit mehr Geld machen wir nicht nur ggf. fehlende Einnahmen aus Workshops und Sponsoring wett, sondern können hoffentlich auch mehr erreichen. Z.B. kann man vielleicht dem einen oder anderen Sprecher die Reisekosten zahlen, der sonst nicht kommen könnte usw.

Die Nachteile sollen natürlich auch nicht verschwiegen werden:

• Es kann sein, dass Besucher sich betrogen vorkommen, wenn sie erfahren, dass sie Geld bezahlt haben und andere nichts.
• Insbesondere zahlende Besucher werden mit einer größeren Anspruchhaltung kommen. Wir müssen beim Service (z.B. Catering) mehr darauf achten, dass auch alles glatt läuft.
• Die FOSSGIS hat bisher einen sehr angenehmen, lockeren, fast familiären Charakter. Man kann da natürlich die Angst haben, dass sich das mit einem Eintrittspreis ändert. Das liegt m.E. aber mehr an uns und der Art, wie wir die Konferenz veranstalten, als am Geld.

Wir dürfen natürlich bei alledem nicht vergessen, dass das Geld ja einer guten Sache zur Verfügung gestellt wird. Die Konferenz muss sich selbst finanzieren und noch Geld für die Vereinsarbeit des FOSSGIS abwerfen, wir haben sonst keine wesentliche Einnahmequelle für den Verein. Es gibt also letztlich wenig Alternativen, andere Geldquellen sind nicht in Sicht.

/div

Rücktrittsregelungen

Bis zum letzten Tag vor der Konferenz kann man per E-Mail von der Anmeldung zurücktreten und bekommt den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop und Social Event erstattet. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind. noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog

Die Organisation der FOSSGIS ist eine Menge Arbeit, die komplett ehrenamtlich geleistet wird. Um so mehr Helfer es gibt, um so weniger Arbeit ist es für den Einzelnen bzw. um so mehr kann geleistet werden. Die Arbeit teilt sich ganz grob in die lokal zu leistende Arbeit, die jedes Jahr von einem anderen Team übernommen wird, und die allgemeinen Arbeiten, die von Leuten geleistet werden, die sich häufig auch über mehrere Jahre engagieren.

Koordiniert wird das Gesamtprojekt vom Projektleiter Konferenz (Marco Lechner) der Vorstandsmitglied des FOSSGIS e.V. ist und damit auch die Verbindung zur Leitung des Vereins herstellt. Der Projektleiter wird für die allgemeinen Aufgaben und Entscheidungen vom Konferenz-Team (ca. 5-9 Leute) unterstützt. Für den Inhalt der Konferenz ist das Programmkomitee (PK) verantwortlich. Für die lokale Organisation ist das Lokal-Team zuständig, es wird vom Leiter Lokal-Team geleitet. Daneben gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die von einem oder mehreren Leuten verantwortlich übernommen werden. Natürlich können einzelnen Personen mehrere Aufgaben gleichzeitig wahrnehmen.

In den folgenden Unterkapiteln werden die Aufgaben der verschiedenen Personen und Teams im einzelnen beschrieben. Natürlich kann eine Aufgabe auch delegiert werden, das ändert aber nichts an der Verantwortung des Zuständigen, dass die Aufgabe erledigt wird.

Projektleiter Konferenz

Aufgaben sind u.a.:

• Koordination des Gesamtprojektes
• Überwacht die Einhaltung des Terminplanes
• Dankesworte am Ende der Konferenz
• Zusammenstellung einer Liste mit wichtigen Telefonnummern (Alle Orgas/Hiwis, Hausmeister, Caterer, usw.) Ausdruck und Verteilung an Orgas und Hiwis. Die Liste muss zum Aufbau zur Verfügung stehen.

Konferenz-Team

Das Konferenz-Team steht hinter dem Projektleiter Konferenz und ist während der gesamten Vorlaufzeit beratend für das Lokal-Team tätig.

Aufgaben sind u.a.:

• Aufsetzen und Veröffentlichen des Call for Location
• Auswahl der Konferenz-Ortes
• Letzte Instanz für konfliktbeladene Entscheidungen, die das Lokal-Team nicht entscheiden kann
• Letzte Instanz für die Bestätigung der kostenfreien Teilnahme durch aktive Beiträge.

Lokal-Team

Aufgaben

Das Lokal-Team ist für den gesamten Ablauf vor Ort verantwortlich und kümmert sich um den effektiven und reibungslosen Ablauf der Konferenz. Alle Aufgaben können entweder selbst oder durch einen angemieteten Dienstleister erbracht werden.

• Tische, Stühle und Pinnwände in ausreichender Zahl
• Stromversorgung in den Hörsälen
• Beschilderung
• Garderobe
• Raumplan, Toilettenbeschriftung
• Behintertentoiletten-Beschriftung, Stufenfreie Eingänge-Umleitung
• Anfahrtsbeschreibung für Teilnehmer zum Tagungsort, Social Event und ggf. anderen Orten
• Anfahrtsbeschreibung für Lieferungen (z.B. für Aussteller)
• Logistik
• Fundbüro
• Vortragsrechner
• Mikrofone, Lautsprecher
• Empfangsbereich
• Sammeln und archivieren der in letzter Sekunde eingereichten Vortragsunterlagen (PDF, Foliensätze) für die spätere Veröffentlichung
• Technische Unterstützung für Vortragende am Projektor, Mikrofon
• Versorgung mit Wasser für die Vortragenden
• Erstellung und Verteilung der Namensschilder (mit Farbcodes, noch technisch klären)
• Finden von Orten für das Rahmenprogramm
• Ordner, die an den Eingängen Namensschilder kontrollieren. Hierbei geht es nicht um eine scharfe Ausweiskontrolle, sondern nur um das da-sein. Diese Aufgabe kann gleichzeitig von den Vortrags-Technik Betreuern wahrgenommen werden. Wenn man kein Türsteher da ist, ist das halt so.
• Troubleshooter, die an allen Tagen der Konferenz deutlich erkenntlich (neo-grün/rot/lila gestreift kariertes T-Shirt) vor Ort sind und fix und unproblematisch Probleme lösen können.
• Falls Poster-Session: Poster Organisation, welche Poster, wo aufgehängt, klare Aufteilung in Sponsoren-Poster und Fachbeiträge.
• Es ist Aufgabe des Lokal-Teams, Tische, Stühle und Stellwände für die Ausstellung in ausreichender Zahl zu organisieren und aufzubauen.
• Für die Sammlung der Fragebögen müssen an der Registrierung zwei Kartons oder dergl. zur Verfügung stehen (siehe Teilnehmerbefragung#Sammlung der Fragebögen).

Das Lokal-Team muss direkt vor der Konferenz Pakete von Ausstellern, Sponsoren usw. entgegennehmen können. Dazu muss eine Adresse bekannt gegeben werden, idealerweise direkt am Konferenzort. Ein Termin, bis wann Pakete eintreffen müssen, muss ebenfalls bekannt gegeben werden (typischweise am Freitag vor der Konferenz). Die Absender der Pakete sind gehalten, das Lokal-Team zu informieren, welche Pakete es erwarten soll. Das Lokal-Team führt eine entsprechende Liste im Wiki.

Es gibt sehr viele Arbeiten, die zwingend durch das Lokal-Team zu erledigen sind. Daher ist es sinnvoll die gleichen Leute nicht auch noch mit Aufgaben zu belasten, die auch andere tun können.

Sponsoring-Koordinator

Der Sponsoring-Koordinator kümmert sich um die Werbung und Betreuung von Sponsoren. Das ist eine recht anspruchsvolle und finanziell wichtige Aufgabe.

Aufgaben sind u.a.:

• Öffentliche Ankündigung des Sponsorenprogramms mit Preisen und Bedingungen
• Anschreiben potentieller Sponsoren/Aussteller
• Persönliches Gespräch / Email-Kontakt
• Ggf. aushandeln von Zusatzbedingungen (größerer Stellplatz, Außenstand, etc.)
• Erstellen der Rechnungsgrundlage, Absprache mit dem Projektleiter-Konferenz
• Einfordern eines kleinen Bitmap-Logos für die Webseite und eines Vektor-Logos für den Druck des Tagungsbandes, Plakaten, etc.
• Abstimmung mit dem Ausstellungs-Koordinator des Lokal-Teams

Ausstellungs-Koordinator

Der Ausstellungs-Koordinator ist der Dienstleister für die Aussteller vor Ort. Im Vorfeld muss er sich mit dem Sponsoring-Koordinator eng abstimmen. Die meisten Vorbreitungen müssen erledigt sein bevor der erste Aussteller am Ort erscheint!

• Anzeichnen der Stellplätze, die vom Sponsoring-Koordinator in einen Plan eingezeichnet wurden.
• Versorgung der Stellplätze mit Technik:
  • ein ausreichend dimensioniertes Stromkabel pro Stand, besser natürlich gleich mit Mehrfachsteckdose
  • ein Netzwerkkabel pro Stand

Der Ausstellungs-Koordinator sollte sicherheitshalber ein paar Meter Patchkabel, Klebeband, Schere, Faden, etwas Werkzeug, z.B. Schraubendreher, etc., ggf. ein oder zwei Ethernet Switches, etc. zur Hand haben. Das ist allerdings keine Dienstleistung, die der Aussteller einkauft, sondern nur eine Freundlichkeit und Entgegenkommen, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Aufgaben sind u.a.:

• Sicherstellen, dass Lieferungen von den Ausstellern im Vorfeld der Konferenz gelagert werden und zum Aufbau zur Verfügung stehen

Teilnehmer-Koordinator

Der Teilnehmer-Koordinator ist die Schnittstelle zwischen dem Konferenz-Team und den Teilnehmern. Er kümmert sich um die Information der Teilnehmer und den Ablauf der Anmeldung, sowohl im Vorfeld als auch vor Ort. Er arbeitet dabei eng mit dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

• E-Mail an die Teilnehmer kurz vor der Konferenz mit praktischen Informationen zur Anfahrt usw.
• Bekanntgabe organisatorischer Informationen in der Eröffnungsveranstaltung der Konferenz

• Erstellung und Verteilung von Aktuellen Informationen an die Moderatoren, die vor und nach den Vortragsblöcken vorgelesen werden.

• Bearbeiten von Rückfragen von Teilnehmern im Vorfeld
• Durchführung der Anmeldung in Absprache mit der Technik und dem Lokal-Team
• Handling von Stornierungen und schwierigen Fällen bei der Anmeldung
• Ansprechpartner für die Hiwis bei der Anmeldung vor Ort zur Behandlung von schwierigen Fällen

Programm-Komitee

Siehe woanders.

Lightning-Talk-Koordinator

Workshop-Koordinator

Der Workshop-Koordinator betreut die Workshop-Leiter. Er arbeitet dabei eng mit dem Programm-Komitee und dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

• Ansprechpartner für Workshop-Leiter
• Stellt sicher, dass die Informationen über die Workshops für die Teilnehmer vollständig und aussagekräftig sind
• Bemüht sich zusammen mit dem Programm-Komitee um ein interessantes und ausgewogenes Workshop-Programm.
• Evaluationsbögen für Workshops erstellen und einsammeln
• Koordination Technik mit Workshop-Leitern und Lokal-Team bzw. DVD-Team

Tagungsband-Koordinator

Ggf. nur für zahlende Teilnehmer. Restbestände durch Lehmanns vertreiben lassen.

Aufgaben sind u.a.:

T-Shirt-Koordinator

Der T-Shirt-Koordinator ist dafür zuständig im Rahmen des Budgets ein das Design, Farbe, die Auswahl an Größen, Lieferung und Bezahlung zu kümmern. Workshopteilnehmer und zahlende Konferenz-Teilnehmer erhalten ein T-Shirt (ggf. bei der Anmeldung Größe ankreuzen, XL bis XXXXL).

Aufgaben sind u.a.:

• Design, Farbe (begrenzte Mengen)
• Schriftzug
• Größen und Schnitte für Frauen und Männer, Mengenverteilung
• Drucken
• Rechtzeitig

Koordinator Presse/Öffentlichkeitsarbeit

Der Presse-Koordinator ist dafür zuständig den Presseverteiler zu pflegen, und alle regulären Pressemitteilungen (siehe Konferenzplanung) zu erstellen und rechtzeitig an den Verteiler zu geben. Zusätzliche Pressemeldungen können vom Lokal-Team, Sponsoring-Koordinator, etc. erstellt und dem Presse-Koordinator zur Veröffentlichung gegeben werden.

Aufgaben sind u.a.:

• Pressemitteilungen erstellen
• PM verschicken
• ...

Hiwis (Aufbau)

Am Montag nachmittag und Dienstag morgen wird aufgebaut. Das wird teilweise von den Organisatoren und teilweise von den Aufbau-Hiwis eledigt.

Aufgaben sind u.a.:

• Transport von Materialien zum Ausstellungsort
• Aufbau der Anmeldung
• Aufbau der Infrastruktur für die Ausstellung (Tische, Stellwände, Kabel)
• Aufbau Catering-Bereich (wennn das nicht der Caterer macht)
• Einrichtung Workshop-Räume (Tische, Rechner, Kabel)
• Beschilderung der Anfahrt und der Räume
• Aufhängen von diversen Plakaten und dergl. (FOSSGIS-Banner, Sponsoren, Programm, …)
• Packen der Taschen
• Namensschilder drucken, in Plastikhüllen einfügen und sortiert an der Anmeldung aufbauen

Hiwis (Anmeldung)

Während der ganzen Konferenz ist die Anmeldung mit mindestens einem Hiwi besetzt. Zu Stoßzeiten (insb. Dienstag mittag und Mittwoch morgen) auch mehrere.

Aufgaben sind u.a.:

• Informationen für Teilnehmer
• Registrierung der Teilnehmer inkl. Ausgabe der Taschen
• Verkauf von Tickets für den Social Event
• Ggf. Verkauf von T-Shirts, Tagungsbänden, usw.

Hiwis (Hörsaal)

In jedem Hörsaal gibt es einen Hiwi. Seine Aufgabe ist es, die Technik zu betreuen. Er macht sich dazu im Vorfeld mit der Technik vertraut (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner), er hilft den Vortragenden, ihre Präsentationen auf den Präsentationsrechner zu laden und versorgt sie wo nötig mit einem Mikrofon.

Aufgaben sind u.a.:

• Bei Fragen aus dem Publikum nach dem Vortrag läuft der Hiwi mit einem Mikrofon herum.

Hiwis (Springer)

Für sonstige Aufgaben, die spontan entstehen, sind Hiwis als „Springer“ vorzusehen.

Aufgaben sind u.a.:

• Besorgen und Einkauf von fehlendem Material, wenn z.B. spontan Reißzwecken benötigt werden
• Transport von Material
• Ausdrucken und Aufhängen von Hinweisschildern

Session-Leiter

Aufgabe des Session-Leiters ist es, einen Block von Vorträgen zu moderieren.

Aufgaben sind u.a.:

• Sorgt für den pünktlichen Beginn und pünktliches Endes des Vortrages. Es ist besonders wichtig, dass Zeitraster einzuhalten, damit die Teilnehmer jederzeit zwischen den Tracks wechseln können. Der Session-Leiter vereinbart mit dem Vortragenden Zeichen. Z.B. offene Hand hochhalten für 5 Minuten, ggf. entsprechende Zettel vorbereiten.
• Kurze einführende Worte zum Vortragenden, der Name sollte flüssig über die Lippen kommen auch bei Herrn Prof. Dr. Dr. Geo. Wlædchrøv Zlot¢iktrl.
• Moderation der Frage- und Antwort-Session.
• Dank an den Vortragenden.
• Bekanntgabe von aktuellen organisatorischen Informationen. Diese Informationen werden an der Anmeldung gesammelt. Der Session-Leiter muss sich diesen vor seiner Session dort anfragen.

Der Session-Leiter wird vom Hörsaal-Hiwi unterstützt.

Fragebogen-Auswerter

• Der Fragebogen-Auswerter wertet die Fragebögen aus
• Pflegt Erkenntnisse hier im Wiki ein.

Anhang

noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Info an Vortragende

Diese Seite stammt von einer vergangenen Konferenz und muss aktualisiert werden.

Diese Infos muss an alle Vortragende gehen, wenn ihre Vorträge angenommen wurden.

• Bitt Tagungsband#eMail_an_die_Vortragenden beachten
• Erweitertes Abstract an Jörg (Termin Sonntag 2008-03-14, Format-Details kommen von Georg/Jörg, Keine Folien!)
  • Formatdetails: Openoffice Writer Vorlage, die mit ca 1-2 Seiten Inhalt (Druck in s/w) zu füllen sind, wenn nichts weiter kommt wird der eingereichte Abstract verwendet.
  • Ziel des Tagungsbandes ist eine Information zu den Vorträgen die auch einem Teilnehmer, der den Vortrag nicht hören kann, die Kerninfomationen liefert. Wenn der Vortragende mehr Informationen, weitere Details und Bilder beitragen möchte so ist das möglich. Der Text wird zusammen mit einem Vorwort in einem gebundenen Heft jedem Teilnehmer zur Verfügung gestellt.

letzter Abgabetermin des erweiterten Abstracts ist der 14.3.2008 an abstracts_fossgis@freegis.org

• Vorträgsfolien im OpenOffice-Format oder PDF mitbringen auf USB-Stick oder vorher per Mail an... (kein Powerpoint!), alternativ können auch eigene Rechner mitgebracht werden
• Hinweis wg. Grafiken: wird s/w gedruckt

noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Rundmail an Aussteller kurz vor Konferenzbeginn

• Kontakte (vor und während der Konferenz)
• Termine
• Lieferadresse
• Standplan
• Details zu: Möblierung, Stromversorgung, Internet

noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Rundmail an Teilnehmer kurz vor Konferenzbeginn

Sehr geehrte Teilnehmer und Teilnehmerinnen der FOSSGIS201x in xxx,

in wenigen Tagen beginnt die deutsche Konferenz für Freie und Open Source Software für GIS und wir freuen uns Sie dort begrüßen zu dürfen. Mit dieser Nachricht möchten wir noch aktuelle Informationen an Sie weitergeben.

1) Workshops

Einige wenige Workshopplätze sind noch frei. Nutzen Sie Ihre Chance diese zu buchen. Die Teilnahmegebühr für die Workshops beträgt € 100,- pro Person pro Workshop.

nowikiURL/nowiki

2) Abendveranstaltung

nowikiDie Abendveranstaltung findet am Dienstag den date ab time Uhr in Ort statt./nowiki

nowikiURL/nowiki

Hierzu sind alle Teilnehmer und Aussteller der Konferenz eingeladen. Die Kosten der Abendveranstaltung belaufen sich auf XX,- € pro Person für Buffet und Getränke. Falls Sie Sich noch kurzfristig dafür entscheiden, können Sie an der Anmeldung vor Ort noch Karten erstehen, solange noch Plätze frei sind.

3) Teilnehmerbefragung und Verlosung

Die Teilnehmerbefragung dient dazu, Sie besser kennen zu lernen. Wir bitten Sie, sich kurz die Zeit auf der Konferenz zu nehmen, ein paar Fragen zu beantworten. Den Fragebogen erhalten Sie bei der Anmeldung (liegt den Tagungsunterlagen bei).

nowikiAls Dankeschön für Ihre Teilnahme können Sie an einer Auslosung Gewinne teilnehmen!/nowiki

Bitte trennen Sie dafür den Abschnitt am unte­ren Ende des Blattes ab und geben ihn zusammen mit den Fragebogen an der Anmeldung ab. Die Auslosung findet im Rahmen der Abschlussveranstaltung am Donnerstag statt. Gewinne werden nur an teilnehmende Personen ausgehändigt!

4) WLAN während der Konferenz

nowikiSie können mit Ihrem Laptop das WLAN der Universität Ort nutzen./nowiki

Hierfür sollten Sie folgende Einstellungen verwenden.

nowikio SSID: ssid/nowiki

o ...

5) Anreise mit dem Auto

Bei einer Anreise mit dem Auto können Sie dort parken:

nowikiURLParkkonditionen/nowiki

Park Ride

nowikiURL/nowiki

6) Teilnehmerinfos (Anreise, ÖPNV, Hotels)

Weitere nützliche Informationen finden Sie im FOSSGIS Wiki

nowikiURL oder ausformuliert/nowiki

7) Montag Abend

nowikiAm Montag Abend treffen sich Vertreter des Orga-Teams ab 20 Uhr im Ort, Bezeichnung treffen. Wir würden uns freuen, alle schon in Ort angekommene Teilnehmer dort zu treffen. Kommen Sie vorbei:/nowiki

nowikiURL/nowiki

8) Letzte Fragen

nowikiFalls Sie noch letzte Fragen haben sollten, können Sie sich gerne telefonisch bei Leiter Lokal-Team (Tel.: tel) oder bei mir melden (Tel.: tel)./nowiki

nowikiWir freuen uns auf eine spannende FOSSGIS jahr mit Ihnen!/nowiki

Grußformel noincludenoincludeDieses Template sollte am Anfang aller Handbuch-Seiten eingebunden werden./noinclude div style=background-color: #d0d0ff; border: 1px solid #6060a0; text-align: center; Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs. /div includeonly /includeonly/noinclude

Aufgaben des Session-Leiters

Für jeden Vortragsblock gibt es einen Moderator (Session-Leiter, oder Sitzungsleiter). Die Aufgabe des Session-Leiters ist es, für die Einhaltung des Zeitplans zu sorgen und den Vortragenden in allen Belangen zu unterstützen.

Ein Sitzungsleiter ist in der Regel für einen Block von Vorträgen zwischen zwei Pausen zuständig. Gerne können Moderatoren auch mehrere Blöcke übernehmen.

Wenn möglich sollte sich der Sitzungsleiter frühzeitig, z.B. am Vortag, kurz mit seinen Referenten bekannt machen und mit ihnen abmachen, wann die Technik getestet werden soll. Realistisch betrachtet kommen Vortragende aber auch gerne mal 5 Minuten vor Beginn des Blocks.

Vor dem Vortrag

Der Sitzungsleiter kümmert sich darum, daß der Referent da ist und alles hat, was er für den Vortrag braucht: Wasser, Beamer, Strom für das Notebook, leere Tafel, Overheadprojektor, Mikrofon, usw.

Der Sitzungsleiter hilft dem Vortragenden die Technik zum Laufen zu bringen oder holt einen Techniker hinzu. Wenn mehrere Vorträge direkt nacheinander geplant sind, dann testet der Sitzungsleiter vor dem ersten Vortrag mit allen Referenten die Technik, um die Umbaupause kurz zu halten.

Der Sitzungsleiter sollte sich mit der Funktion des Beamers, der Mikrofonanlage und der Beleuchtung vertraut machen, sodaß er auch während des Vortrages bei Problemen eingreifen kann.

Begrüßung und Vorstellung des Vortragenden

Der Sitzungsleiter begrüßt kurz die Zuhörer und stellt dann in kurzen Worten den Vortragenden und sein Thema vor. Der Sitzungsleiter sollte sich vorher beim Redner kurz die dazu nötigen Hintergrundinfos geben lassen. Danach setzt sich der Sitzungsleiter vorne hin, wo ihn der Vortragende gut sehen kann und bleibt dort während des gesamten Vortrages.

Während des Vortrages

Der Sitzungsleiter achtet auf die Zeit. Er gibt dem Vortragenden ein Zeichen, wenn

• die halbe Zeit für den Vortrag um ist
• 5 Minuten vor Ende (z.B. durch hochhalten einer Hand mit 5 gespreizten Fingern)
• und wenn die Zeit um ist (z.B. durch Timeout-Zeichen mit beiden Händen)

Das Lokalteam kann DIN-A4 Blätter bereitstellen, auf der einen Seite in großen Buchtaben 10 Minuten auf der anderen 5 Minuten.

Dazu sollte der Sitzungsleiter vor dem Vortrag mit dem Vortragenden absprechen, wie lange der Vortrag laufen soll. In der Regel sollte man am Ende ca. 5 Minuten für Fragen offen lassen. Auch für die Umbaupause zum nächsten Redner sollte ausreichend Zeit eingeplant werden.

Es ist nicht nur ein Gebot der Höflichkeit, einen Vortrag rechtzeitig anzufangen und zu beenden, es ist auch unbedingt notwendig, um einen geregelten Konferenzablauf sicherzustellen, weil es mehrere parallel laufende Tracks gibt. Vorträge dürfen auf keinen Fall überziehen, weil sonst die Tracks durcheinander kommen und Leute, die von einem Hörsaal zum anderen wechseln, ziemliche Unruhe hereinbringen bzw. Anfang oder Ende eines Vortrages verpassen. Auch wenn sich an den Vortrag eine Pause anschließt, ist es wichtig, rechtzeitig aufzuhören, damit die Leute nicht vor leergegessenen Tischen stehen oder nur noch kalten Kaffee bekommen. Der Sitzungsleiter ist für die Einhaltung des Zeitplanes verantwortlich. Er muß diesen mit dem Referenten vorher besprechen und mit ihm die Zeichen absprechen. Er muß - notfalls mit sanftem Druck - den Referenten zum Ende bringen. Wenn der Redner überzieht hilft es, aufzustehen, zum Podium zu gehen und sich demonstrativ neben den Redner zu stellen.

Wenn der Referent irgendwelche Hilfe braucht, kann er sich jederzeit an den Sitzungsleiter wenden. Sei es, um das Licht ein und aus zu schalten, die nächste Folie aufzulegen, Unterlagen zu verteilen oder um mehr Wasser zu besorgen. Bei Problemen mit der Technik, die der Sitzungsleiter nicht selber beheben kann, holt er einen Techniker.

Der Sitzungsleiter sollte außerdem die Anzahl der Zuhörer bei einem Vortrag zählen und den Organisatoren mitteilen. So können wir sehen, welche Themen besonders beliebt sind und das bei zukünftigen Konferenzen berücksichtigen.

Fragerunde

Wenn der Referent das nicht selber gemacht hat und noch Zeit ist, dann bittet der Sitzungsleiter um Fragen. Wenn ein Mikrofon für das Publikum zur Verfügung steht, dann kann der Sitzungsleiter es herumreichen. Wenn nicht, dann bittet er den Referenten die gestellten Fragen zu wiederholen.

Auch wenn es nach einem Vortrag viele Fragen gibt, muß die Fragerunde abgebrochen werden, wenn keine Zeit mehr ist. Die Fragen können dann eventuell in der Pause persönlich an den Referenten gestellt werden oder man setzt eine BoF an.

Ende

Nach dem Ende des Vortrages dankt der Sitzungsleiter dem Referenten und sorgt dafür, daß er seinen Beifall bekommt. Er gibt dann noch organisatorische Hinweise (z.B. Kaffee und belegt Brötchen gibt es jetzt im Foyer und wir sehen uns wieder hier in 30 Minuten zum Vortrag X oder z.B. bei kurzfristigen Programmänderungen). Der Sitzungsleiter sollte sich vor einer Sitzung bei den Organisatoren melden und klären, ob irgendetwas bekanntzugeben ist. Das Lokalteam kann bei Bedarf Zettel mit wichtigen Meldungen und Änderungen auslegen, die der Moderator am Ende des Blocks vorlesen kann.