Konferenz 2018/Dokumentation Organisation

Zeitplanung

Zeitplanung FOSSGIS 2018

Lokal-Team

• Ansprechpartner: Konferenz 2018/Organisationsteam:

PR

• Konferenzlogo: Konferenz 2018/Artwork
• FOSSGIS-Konferenz-Poster:
• Konferenzflyer: Postkarte siehe Konferenz 2018/Artwork
• Artwork für T-Shirt, Tasche und Tagungsband - Konferenz 2018/Artwork
• Presse: Konferenz_2018/Pressemitteilungen

Links

- Konferenzhomepage: https://www.fossgis-konferenz.de/2018/
- Konferenzwiki: https://www.fossgis.de/wiki/Kategorie:FOSSGIS_Konferenz_2018
- Handbuch: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch
- Aussteller- und Sponsorenkonditionen: Sponsoren und Aussteller
- Pressearbeit: https://www.fossgis.de/wiki/2018/Pressemitteilungen
- Zeitplanung allgemein: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch#Zeitplanung
- Zeitraster: Konferenz_2018/Zeitraster

Veranstaltungsort

• Standort Universität Bonn (GIUB)
• Veranstaltungsort: Konferenz 2018/Veranstaltungsort

Adresse für Zusendung von Materialien

Geographisches Institut der Universität Bonn
z.H. Stephan Herritsch
Meckenheimer Allee 166
53115 Bonn

Programm

• CfP bis 28.11.17, Programm ist beim Hack Event erstellt und wird in Kürze veröffentlicht
• Konferenz-Programm:
  
• Sessionleitungsplanung: Wiki

Social Events

• Konferenz 2018/Programm/Social Event - alle Social Events der Konferenz (Martin kümmert sich)
• inofficial Start
• Social Event, Campus-Dialoge (Preis im Ticket enthalten)
• Sektempfang am FOSSGIS-Stand am Nachmittag.
  • Alle Mitglieder des FOSSGIS-Vereins, Freunde und Interessierte sind herzlich eingeladen.
  • Rahmenbedingungen: Caterer übernimmt Sektempfang oder Selbstorganisation (Gläser Mensa?), Kühlschrank vorhanden (zu klären).

Verlosung

Die Verlosung findet während der Abschlussveranstaltung statt. Preise für Verlosung: Konferenz 2018/Verlosung

Workshops

• Workshoporganisation Dokumentation im Wiki: Konferenz 2018/Workshop Orga
• Technik: OS-GeoLive auf allen PCs oder mit USB-Stick (alle Rechner, insbesondere Proxy testen)
• Workshopteilnehmerlisten vor der Konferenz an Workshopleiter zur Info, aktuelle Liste am Welcome Desk für weitere Buchungen
• 3 Räume:
• Teilnehmerbetreuung (Programm- oder Raumänderungen kommunizieren)
• Workshopbewertung: ToDo
• Teilnehmerbescheinigung: ToDo

Rezeption

Welcome Desk

• Ablauf (Arne kümmert sich)
• Organisation
• PretixApp
• Equipment (Ausstattung)
• Helfer (https://www.fossgis.de/w/images/c/cf/Personaleinsatzplan_Fossgis-Konferenz.ods Personalplanungstab)

Aufgaben Welcome Desk/ Rezeption

= Infopoint für sämtliche Fragen

• Registierung der TN
• Abfrage Anwesenheit welche Tage/ PretixApp,
• Namensschildausgabe
• Vergabe T-Shirt bei Bestellung
• Handkasse für Barzahlungen, und T-Shirtverkäufe
• Garderobe (Schlüssel)
• Sammlung TN-Feedbackbogen (2 Sammelboxen (Name, Bogen), Schere)
• Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops

Organisation

• Gestaltung Welcome Desk
• Namenschilder aus TN-Liste erstellen (LOC druckt, Katja besorgt Druckvorlagen und Hüllen)
• Teilnehmerbefragung: Bögen drucken (ToDo LOC)
• Lokal Infos bereit halten
• Programm vor Ort aushängen
• Koordination freiwillige Helfer (Engelsystem?)
• Wegweiser

Tascheninhaltsliste Tascheninhalt

Helfer

• Aufgaben Helfer Workshopräume:
  • Workshopfeedbackbogen
  • Technik Workshops
  • Weitere Infos siehe: Konferenz 2018/Workshop Orga

• Aufgaben Helfer Vorträge:
  • Getränk für Vortragenden
  • Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
  • Vortrag als PDF einsammeln
  • Kontrolle, ob Videoaufzeichnung klappt
  • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen (Verantwortlicher für Koordinierung der Videoaufzeichnung der GIS-Vorträge: bitte eintragen)
  • Mikrophon für Diskussion im Plenum

• Aufgaben Rezeption/Welcome Desk
  • Anmeldung der TN:
  • Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mi, Do, Fr),
  • Vergabe T-Shirt, wenn bestellt
  • Namensschildausgabe
  • Garderobe
  • Sammlung TN-Feedbackbogen
  • Handkasse für Verkäufe T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr, Gebühr Abendveranstaltung, wichtig: Belege erstellen und registrieren.
  • Infopoint für sämtliche Fragen

• Aufgaben Catering
  • mit Caterer vereinbaren

Aussteller

• Ausstellerplanung (Katja und Till)
• Aufbau Dienstag?
• FOSSGIS-Verein-Standbetreuung Planung

Sponsoren

• Verantwortlich: Katja Haferkorn und Till Adams
• Konferenz 2018/Sponsoren

Catering

Zeitraster für Cateringplanung
Catering aufgrund der Platzkapazitäten an zwei Standorten.

Teilnehmer

• Informationen für Teilnehmer im Wiki
• Konferenz 2018/Programm/Social Event - alle Social Events der Konferenz
  
• Teilnehmer-Feedbackbogen: kommt noch soll die Online-Anmeldung verfügbar sein.
• Entscheidung FOSSGIS Hack: die schon seit Jahren im Handbuch angekündigten Gutscheincodes werden mit dem Pretixsystem möglich - die Referenten erhalten einen Gutscheincode im Wert von 50€, die im Pretix eingelöst werden können (Auszahlung nicht möglich).

Bestellungen

• A6 Block, 50 Seiten, eigenes Deckblatt bei "mein Druckservice" für 398 EUR am 09.02.18 bestellt
• Programmheft
• Taschen und T-Shirts, Angebot liegt vor, Bestellung am 12.02.

T-Shirts und Taschen

T-Shirts

Entscheidung beim FOSSGIS-Hack Event: T-Shirt-Farbe TN: Stargazer, LOC: orange, VOC: red. Bestellung am 18.02.2018, Größenlieferung am 21.02.2018

seit 2014 verlässlicher Partner für T-Shirts (Öko und Fairtrade): http://spreeprint.de/default.htm#url

Taschen

• 2014-2017 Bestellung Taschen -(400 - 500 Stück) bei http://www.greenpromotion.de/

2018 Bestellung bei Spreeprint Modell Westford Mill Cotton Gymsac MM110 : orange und schwarz jeweils zur Hälfte (Modell-Entscheidung beim Hack Event Dez 2017) am 18.02.2018

Lanyards

• 2018: Bestellung 500 Stück Lanyards Bambus: http://www.greenpromotion.de/ am 12.02.2018

http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2018/Artwork

Tascheninhalt

FOSSGIS eV MerchandiseIdeen

• a6 Ringblock mit FOSSGIS e.V. Logo

FOSSGIS@Video

Organisation Videoaufzeichung

Ein Formular für die Einverständniserklärung für den Videomittschnitt ist in Arbeit (comming soon).

Tagungsband

Einreichungstermin 11. Februar (max Fristverlängerung bis 18. Februar)