Konferenz 2015/Dokumentation Organisation

Zeitplanung

Zeitplanung FOSSGIS 2015

Lokal-Team

• Ansprechpartner: Konferenz 2015/Organisationsteam: Institut für Geoinformatik (Uni Münster), 52°North, siehe: 2015/Lokal Orga

• Telefonkonferenz 06.05.2014

• Treffen Planung Oktober 2014

Sponsoren

• Verantwortlichkeiten: Katja Haferkorn

Konferenz 2015/Sponsoren

PR

• Konferenzlogo: Konferenz 2015/Artwork
• FOSSGIS-Konferenz-Poster:
• Konferenzflyer: Postkarte - Druck bestellt bei Wir-machen-Druck 500 Postkarten - 54,10 EUR
• Artwork für T-Shirt, Tasche und Tagungsband - Konferenz 2015/Artwork
• Presse: Konferenz 2015/Pressezentrum

Links

- Konferenzhomepage: http://www.fossgis.de/konferenz/2015/
- Konferenzwiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2015
- Handbuch: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch
- Aussteller- und Sponsorenkonditionen: Sponsoren und Aussteller
- Pressearbeit: https://www.fossgis.de/wiki/2015/Pressemitteilungen
- Zeitplanung allgemein: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch#Zeitplanung
- Zeitraster: 2015/Zeitraster

Veranstaltungsort

• Standort Universität Münster: 51.963292, 7.614009
• Veranstaltungsort: Konferenz 2015/Veranstaltungsort
• Räume

Programm

• CfP am 01.10.2014 gestartet, bis 29.11.14 verlängert
• Konferenz-Programm: comming jan 2015
  
• Sessionleitungsplanung: Organisation Sessionleitung

Workshops

• Workshoporganisation Dokumentation im Wiki: Konferenz 2015/Workshop Orga
• Workshops finden im GEO1 statt
• Wegebeschilderung für Radfahrer, Busfahrplan veröffentlichen
• Technik: OS-GeoLive auf allen PCs (Software installieren, alle Rechner testen)
• Workshopteilnehmerlisten vor der Konferenz an Workshopleiter zur Info, aktuelle Liste am Welcome Desk für weitere Buchungen
• 3 Räume
• Teilnehmerbetreuung (Programm- oder Raumänderungen kommunizieren)
• Workshopbewertung: ...
• Teilnehmerbescheinigung: ...

Rezeption

Welcome Desk - Ablauf - Organisation - Equipment (Ausstattung) - Helfer (Personal)

Welcome Desk am 04.07.2016 ab 9:30 Uhr geöffnet

Aufgaben Welcome Desk/ Rezeption

= Infopoint für sämtliche Fragen

• Registierung der TN
• Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mi, Do, Fr),
• Namensschildausgabe
• Vergabe T-Shirt an zahlende TN (jeder WS-TN bekommt ein T-Shirt)
• Handkasse für Barzahlungen, und T-Shirtverkäufe
• Garderobe (im Keller, Schlüssel)
• Sammlung TN-Feedbackbogen (2 Sammelboxen (Name, Bogen), Schere)
• Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops

Organisation

• Gestaltung Welcome Desk
• Namenschilder aus TN-Liste erstellen
• Teilnehmerbefragung: Bögen drucken
• Lokal Infos bereit halten
• Programm vor Ort aushängen
• Koordination freiwillige Helfer (TN)
• Wegweiser Bahnhof, Schlossgelände, Schloss, Räume, Schlossgarten zum GEO1

Ben:

• Schlüssel zum Balkon: am 11.03. früh und am 13.03.15 nachmittags

Entscheidungen FOSSGIS-Konferenz Banner Wetterfest - ausprobieren [Email KonfML 13.11.14 'Konferenz Banner wetterfest']

Tascheninhaltsliste Tascheninhalt

Helfer

• Aufgaben Helfer Workshopräume:
  • Workshopfeedbackbogen
  • Technik Workshops
  • Weitere Infos siehe: Konferenz 2015/Workshop Orga

• Aufgaben Helfer Vorträge:
  • Getränk für Vortragenden
  • Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
  • Vortrag als PDF einsammeln
  • Kontrolle, ob Videoaufzeichnung klappt
  • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen (Verantwortlicher für Koordinierung der Videoaufzeichnung der GIS-Vorträge: bitte eintragen)
  • Mikrophon für Diskussion im Plenum

• Aufgaben Rezeption/Welcome Desk
  • Anmeldung der TN:
  • Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mi, Do, Fr),
  • Vergabe T-Shirt an zahlende TN
  • jeder WS-TN bekommt ein T-Shirt
  • Namensschildausgabe
  • Garderobe
  • Sammlung TN-Feedbackbogen
  • Handkasse für Verkäufe T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr, Gebühr Abendveranstaltung, wichtig: Belege erstellen und registrieren.
  • Infopoint für sämtliche Fragen

• Aufgaben Catering
  • mit Caterer vereinbaren

Aussteller

• Ausstellerplanung: Übersicht Aussteller
• FOSSGIS-Verein-Standbetreuung Planung

ToDos:

• Sammlung von Ideen, wer Sponsor sein könnte
• Ausstellungsplanung (Standort, Aussatttung)
• Ausstellerstände (Sponsoren, Projekte)
• Ausstellermaterial
• Tascheninhaltsliste
• Pressearbeit
• Postadresse ins Wiki

Sponsoring

Sponsoringvereinbarung

Tascheninhaltsliste: Tascheninhalt]

Catering

Zeitraster und Cateringberechnung im Online Dokument

Adresse für Zusendung von Materialien

Institut für Geoinformatik
Stichwort FOSSGIS
Heisenbergstr. 2
48149 Münster

Teilnehmer

• Informationen für Teilnehmer im Wiki
• [Link Teilnehmeranmeldung (Konferenzteilnahme + Workshopbuchung * Social Eventbuchung)]
  
• Konferenz 2015/Social Events listet alle Social Events der Konferenz
  
• Teilnehmer-Feedbackbogen: kommt noch

T-Shirts und Taschen

• T-Shirts
  • Angebot T-Shirts von SPREEPRINT Textildruck e.K. erhalten am 24.11.14.
  • T-Shirtfarbe Lokal Team: Royal Blue oder Azur
  • ausverkauft! T-Shirtfarbe Teilnehmer: Orange [#CD7335], Brown [#583C3A], Denim Blue [#386FB2], Black [#000000], Ecru [Ökoweiß;-) #EFEBE0], Dark Red [#AD1030], Moss Green [#336039]
  • Abstimmung im DOODLE: http://doodle.com/ux96q77rmnv5fyxm bis 29.11.14 --> The winner is: moos green
  • Weil die T-shirts nun doch nicht so verfügbar sind, wie wir das brauchen, ist für 2015 eine andere Varinate ausgewählt und als Pendant zur abgestimmten Farbe ist bottle green gewählt.

• Bestellung T-Shirts:
  • Größenverteilung Teilnehmer-T-Shirts (2015: 350 Stück):
  • Herrenshirt: STTM Stanley Leads in bottle green // S 10, M 50, L 125, XL 70, XXL 27, XXXL 3
  • Damenshirt: STTW Stella Wants in bottle green // S 3, M 25, L 32, XL 5
  • Größenverteilung Lokal Team T-Shirts (215: 50 Stück):
  • Herrenshirt: STTM Stanley Leads in azur // S 2, M 16, L 10, XL 2
  • Damenshirt: STTW Stella Wants in azur // XS 4, S 4, M 6, XL 2, XXL 4
  • Shop: http://spreeprint.de/default.htm#url

• Bestellung Taschen:
  • Anzahl: 2015: 500 Stück
  • Shop: http://www.greenpromotion.de/

• Bestellung Lanyards Bambus: sind vorhanden (Frederik)
  • Anzahl: 1.000 Stück minus Verbrauch SOTM
  • Shop: http://www.greenpromotion.de/

http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2015/Artwork

Tascheninhalt

Social Events

• Konferenz 2015/Social Events - alle Social Events der Konferenz
• inofficial Start in der Gaststättte Pinkus 40 Plätze reserviert.
• Social Event Schlossgartencafé ist gebucht.
• Preis Social Event: 35€ (siehe Email KonfML am 19.11.14 'Konferenzdinner - maximale Personenzahl')
• Sektempfang am FOSSGIS-Stand voraussichtlich nach der Abschlussveranstaltung
  • Alle Mitglieder des FOSSGIS-Vereins, Freunde und Interessierte sind herzlich eingeladen.
  • Rahmenbedingungen-Caterer übernimmt Sektempfang.

Verlosung

Die Verlosung findet während der Abschlussveranstaltung statt. Preise für Verlosung: Konferenz 2015/Verlosung

FOSSGIS@Video

Organisation Videoaufzeichung

Ein Formular für die Einverständniserklärung für den Videomittschnitt ist in Arbeit (comming soon).