Konferenz 2015/Dokumentation Organisation

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Zeitplanung[Bearbeiten]

Zeitplanung FOSSGIS 2015

Lokal-Team[Bearbeiten]

  • Treffen Planung Oktober 2014

Sponsoren[Bearbeiten]

  • Verantwortlichkeiten: Katja Haferkorn

Konferenz 2015/Sponsoren

PR[Bearbeiten]

Links[Bearbeiten]

- Konferenzhomepage: http://www.fossgis.de/konferenz/2015/
- Konferenzwiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2015
- Handbuch: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch
- Aussteller- und Sponsorenkonditionen: Sponsoren und Aussteller
- Pressearbeit: https://www.fossgis.de/wiki/2015/Pressemitteilungen
- Zeitplanung allgemein: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch#Zeitplanung
- Zeitraster: 2015/Zeitraster

Veranstaltungsort[Bearbeiten]

Programm[Bearbeiten]

Workshops[Bearbeiten]

  • Workshoporganisation Dokumentation im Wiki: Konferenz 2015/Workshop Orga
  • Workshops finden im GEO1 statt
  • Wegebeschilderung für Radfahrer, Busfahrplan veröffentlichen
  • Technik: OS-GeoLive auf allen PCs (Software installieren, alle Rechner testen)
  • Workshopteilnehmerlisten vor der Konferenz an Workshopleiter zur Info, aktuelle Liste am Welcome Desk für weitere Buchungen
  • 3 Räume
  • Teilnehmerbetreuung (Programm- oder Raumänderungen kommunizieren)
  • Workshopbewertung: ...
  • Teilnehmerbescheinigung: ...

Rezeption[Bearbeiten]

Welcome Desk - Ablauf - Organisation - Equipment (Ausstattung) - Helfer (Personal)

Welcome Desk am 04.07.2016 ab 9:30 Uhr geöffnet

Aufgaben Welcome Desk/ Rezeption

= Infopoint für sämtliche Fragen
  • Registierung der TN
  • Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mi, Do, Fr),
  • Namensschildausgabe
  • Vergabe T-Shirt an zahlende TN (jeder WS-TN bekommt ein T-Shirt)
  • Handkasse für Barzahlungen, und T-Shirtverkäufe
  • Garderobe (im Keller, Schlüssel)
  • Sammlung TN-Feedbackbogen (2 Sammelboxen (Name, Bogen), Schere)
  • Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops

Organisation

  • Gestaltung Welcome Desk
  • Namenschilder aus TN-Liste erstellen
  • Teilnehmerbefragung: Bögen drucken
  • Lokal Infos bereit halten
  • Programm vor Ort aushängen
  • Koordination freiwillige Helfer (TN)
  • Wegweiser Bahnhof, Schlossgelände, Schloss, Räume, Schlossgarten zum GEO1

Ben:

  • Schlüssel zum Balkon: am 11.03. früh und am 13.03.15 nachmittags

Entscheidungen FOSSGIS-Konferenz Banner Wetterfest - ausprobieren [Email KonfML 13.11.14 'Konferenz Banner wetterfest']

Tascheninhaltsliste Tascheninhalt

Helfer[Bearbeiten]

  • Aufgaben Helfer Vorträge:
    • Getränk für Vortragenden
    • Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
    • Vortrag als PDF einsammeln
    • Kontrolle, ob Videoaufzeichnung klappt
    • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen (Verantwortlicher für Koordinierung der Videoaufzeichnung der GIS-Vorträge: bitte eintragen)
    • Mikrophon für Diskussion im Plenum
  • Aufgaben Rezeption/Welcome Desk
    • Anmeldung der TN:
    • Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mi, Do, Fr),
    • Vergabe T-Shirt an zahlende TN
    • jeder WS-TN bekommt ein T-Shirt
    • Namensschildausgabe
    • Garderobe
    • Sammlung TN-Feedbackbogen
    • Handkasse für Verkäufe T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr, Gebühr Abendveranstaltung, wichtig: Belege erstellen und registrieren.
    • Infopoint für sämtliche Fragen
  • Aufgaben Catering
    • mit Caterer vereinbaren

Aussteller[Bearbeiten]

ToDos:

  • Sammlung von Ideen, wer Sponsor sein könnte
  • Ausstellungsplanung (Standort, Aussatttung)
  • Ausstellerstände (Sponsoren, Projekte)
  • Ausstellermaterial
  • Tascheninhaltsliste
  • Pressearbeit
  • Postadresse ins Wiki

Sponsoring[Bearbeiten]

Sponsoringvereinbarung

Tascheninhaltsliste: Tascheninhalt]

Catering[Bearbeiten]

Zeitraster und Cateringberechnung im Online Dokument

Adresse für Zusendung von Materialien[Bearbeiten]

Institut für Geoinformatik
Stichwort FOSSGIS
Heisenbergstr. 2
48149 Münster

Teilnehmer[Bearbeiten]

T-Shirts und Taschen[Bearbeiten]

  • T-Shirts
    • Angebot T-Shirts von SPREEPRINT Textildruck e.K. erhalten am 24.11.14.
    • T-Shirtfarbe Lokal Team: Royal Blue oder Azur
    • ausverkauft! T-Shirtfarbe Teilnehmer: Orange [#CD7335], Brown [#583C3A], Denim Blue [#386FB2], Black [#000000], Ecru [Ökoweiß;-) #EFEBE0], Dark Red [#AD1030], Moss Green [#336039]
    • Abstimmung im DOODLE: http://doodle.com/ux96q77rmnv5fyxm bis 29.11.14 --> The winner is: moos green
    • Weil die T-shirts nun doch nicht so verfügbar sind, wie wir das brauchen, ist für 2015 eine andere Varinate ausgewählt und als Pendant zur abgestimmten Farbe ist bottle green gewählt.
  • Bestellung T-Shirts:
    • Größenverteilung Teilnehmer-T-Shirts (2015: 350 Stück):
    • Herrenshirt: STTM Stanley Leads in bottle green // S 10, M 50, L 125, XL 70, XXL 27, XXXL 3
    • Damenshirt: STTW Stella Wants in bottle green // S 3, M 25, L 32, XL 5
    • Größenverteilung Lokal Team T-Shirts (215: 50 Stück):
    • Herrenshirt: STTM Stanley Leads in azur // S 2, M 16, L 10, XL 2
    • Damenshirt: STTW Stella Wants in azur // XS 4, S 4, M 6, XL 2, XXL 4
    • Shop: http://spreeprint.de/default.htm#url

http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2015/Artwork

Tascheninhalt

Social Events[Bearbeiten]

  • Konferenz 2015/Social Events - alle Social Events der Konferenz
  • inofficial Start in der Gaststättte Pinkus 40 Plätze reserviert.
  • Social Event Schlossgartencafé ist gebucht.
  • Preis Social Event: 35€ (siehe Email KonfML am 19.11.14 'Konferenzdinner - maximale Personenzahl')
  • Sektempfang am FOSSGIS-Stand voraussichtlich nach der Abschlussveranstaltung
    • Alle Mitglieder des FOSSGIS-Vereins, Freunde und Interessierte sind herzlich eingeladen.
    • Rahmenbedingungen-Caterer übernimmt Sektempfang.

Verlosung[Bearbeiten]

Die Verlosung findet während der Abschlussveranstaltung statt. Preise für Verlosung: Konferenz 2015/Verlosung

FOSSGIS@Video[Bearbeiten]

Organisation Videoaufzeichung

Ein Formular für die Einverständniserklärung für den Videomittschnitt ist in Arbeit (comming soon).