Rahmenprogramm

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Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.


Rahmenprogramm

Vorabend (Dienstagabend) – unofficial start

Am Dienstagabend vor Konferenzbeginn sind üblicherweise bereits einige Teilnehmer sowie Organisatoren und Aussteller am Tagungsort. In einer geeigneten Kneipe oder Restauration findet an diesem Abend der „unofficial Start-Up“ der Konferenz statt. Das Lokal-Team muss hierzu eine geeignete Lokation finden und eine größere, nicht exakt festlegbare Gruppe (ca. 20-30 Personen) ankündigen und die Teilnehmer, Organisatoren und Aussteller vorab über den Ort informieren.

Social Event

Am Mittwochabend findet der Social Event statt, der dem informellen Austausch der Konferenz-Teilnehmer untereinander dient. Der Social Event ist im Konferenzticket enthalten.

Der Social Event findet typischweise in einem Restaurant oder vergleichbarer Location statt, kann aber auch am Konferenzort stattfinden, wenn ein geeigneter Caterer gefunden wird. Im Preis inbegriffen sind Essen (Buffet) und Getränke (übliche nicht-alkoholische Getränke, Kaffee, Bier und Wein). Wenn der Caterer keine Flatrate anbietet, dann muss der Verbrauch abgeschätzt werden und dann mit dem Caterer einzeln abgerechnet werden. Das birgt ein gewisses finanzielles Risiko, wird sich aber in den meisten Fällen nicht vermeiden lassen. Um den Verbrauch zu begrenzen, kann vereinbart werden, dass nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit alles inbegriffen ist und danach selbst gezahlt werden muss.

Für den Social Event meldet sich der Teilnehmer im Rahmen der Konferenzanmeldung an. Auch während der Konferenz können noch einzelne Anmeldungen entgegengenommen werden. Zwei Helfer kontrollieren am Eingang zum Social Event die Tickets.

Das Lokal-Team kümmert sich um eine Anfahrtsbeschreibung für den Social Event. Ggf. sind Busse einzuplanen oder dergl. um dorthin und abends wieder weg zu kommen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass einige Leute mit eigenem PKW anreisen werden, andere auf ÖPNV angewiesen sind. Viele Teilnehmer wollen nach der Konferenz erst ins Hotel, um ihre Sachen loszuwerden, bevor sie zum Social Event kommen.

Mitgliederversammlung

Am Donnerstagabend findet die Mitgliedersversammlung (MV) des FOSSGIS e.V. statt. Die MV ist auch für Besucher offen, in der Regel nehmen aber nur Mitglieder daran teil.

Das Lokal-Team muss eine passende Lokalität für ca. 30 Personen finden, idealerweise den Nebenraum eines Restaurants, um vor der Besprechung noch essen zu können. Es muss ein Beamer und Leinwand zur Verfügung stehen.

Donnerstagabend

Da nicht alle Teilnehmer an der Mitgliederversammlung des FOSSGIS e.V. teilnehmen, kann für sie am Donnerstagabend ein Alternativprogramm geplant werden. Bewährt haben sich Ausgehempfehlungen des Lokal-Teams. Die empfohlenen Lokalitäten sind gegebenfalls darüber zu informieren, dass sie von mehreren Konferenzteilnehmern aufgesucht werden könnten.

Verlosung

Am Ende der Veranstaltung erfolgt eine Verlosung unter allen noch anwesenden Teilnehmern, die den Fragebogen der Teilnehmerbefragung ausgefüllt haben. Das hilft, die Teilnehmer bis zum Ende der Veranstaltung zu halten. Als Preise bieten sich Fachbücher, Tassen, Kompaß, USB-Sticks, Boullespiel, GPS-Gerät z.B. als Hauptpreis an. Es hat sich bewährt eine Mitnehmselkiste zu stellen (Kugelschreiber, Karabiner, Schoggi, Bonbons, Magneten, brauchbarer Kleinkram). Die Preise können Teil eines Sponsorpakets sein, als Gegenleistung Nennung des Sponsors am Ende der Veranstaltung (idealerweise kann der Sponsorenbeauftragte die Preise aushandeln).