Räumlichkeiten

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Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.


Räumlichkeiten

Die Räumlichkeiten müssen vom Lokalteam organisiert werden. Dazu ist eine schriftliche Vereinbarung mit der Hochschule erforderlich (es ist schon vorgekommen, dass sich von der Univerwaltung plötzlich niemand erinnern wollte und gebuchte Räumlichkeiten doch nicht zur Verfügung standen).

Foyer

Der Foyerbereich stellt neben den Vorträgen und Workshops einen zentralen Bereich der FOSSGIS-Konferenz dar, denn hier findet Kommunikation, Austausch und Essensversorgung statt. Es sollte mind. 600qm Platz für Aussteller, Projektstände, Catering und Rezeption zur Verfügung stehen. Es hat sich als günstig erwiesen, dass dieser Bereich nicht räumlich getrennt wird.

Anmeldung

Am Eingang wird eine Rezeption/WelcomeDesk für die Anmeldung zur und Betreuung während der Konferenz aufgebaut (empfohlen mindestens 5 Meter Tisch). Die Anmeldung braucht Stromversorgung, Rechner, Drucker. In der Nähe der Anmeldung gibt es sinnvollerweise Pinnwände für diverse Informationen (Programm, Communitytreffen,...).

Ausstellungsbereich

Alle Stände im Ausstellerbereich der Sponsoren und der Projekte müssen über einen Ethernetanschluss mit Internetzugang sowie ausreichend dimensionierte Stromversorgung verfügen. Der Sponsoren/Aussteller Koordinator kümmert sich um die Details und die Kommunikation mit den Ausstellern.

Pausenbereich

In den Pausen werden Getränke sowie belegte Brötchen, Häppchen oder Kuchen sowie das Mittagessen gereicht (siehe Catering). Es muss ausreichend Platz an Tischen oder Stehtischen zur Verfügung stehen. Für das Mittagessen sollte es ausreichend Sitzgelegenheiten geben. Die Pausenversorgung sollte in unmittelbarer Nähe zu den Ausstellern angeboten werden.

Im Pausenbereich sollte für die Stromversorgung der Mobiltelefone oder Laptops der Teilnehmer gesorgt werden.

Hörsäle

Es werden mindestens 3 Hörsäle mit folgenden Kapazitäten benötigt:

  • HS1 mind. 400 Sitzplätze,
  • HS2 mind. 250 Sitzplätze,
  • HS3 mind. 150 Sitzplätze,
  • in allen Hörsälen sollten mit zeitgemäßer Vortragstechnik ausgestattet sein:
    • Vortragsrechner - Linux + aktuelles LibreOffice + PDF-Viewer + Netzwerkanbindung mit Browser.
    • Mikrofonanlage (idealerweise Funkmikrofon für den Vortragenden + wenigstens eins, besser zwei tragbare Mikrofone für Rückfragen aus dem Publikum und Sessionleiter.
    • Projektor/ Beamer.
    • Alle nötigen Kabel zum Anschließen an den Beamer via DVI (im Notfall auch VGA) werden als vorhanden vorausgesetzt
    • Referenten sollten auch die Möglichkeit haben, einen eigenen Vortragsrechner anzuschließen.
  • Um den Videomitschnitt der Konferenz zu gewährleisten, muss der Ton aus der Mikrofonanlage des Hörsaals für das Video-Team zur Verfügung stehen.
  • Die Hörsäle müssen mit kabelgebundenem Internet für Video-Upload und Video-Streaming ausgestattet sein
    • Für jeden Raum muss mindestens eine feste, öffentliche IP verfügbar sein
    • Über das Kabelnetz müssen auch noch weitere Rechner ins Internet kommen. Wenn's dafür kein DHCP/NAT gibt, werden je Raum noch 3 zusätzliche feste IPs benötigt (Mixer, Cutter, Management)
    • Aus dem Internet müssen wenigstens Port 22, 80, 443 und 1935, jeweils TCP und UDP zu diesen IPs möglich sein, idealerweise sollte überhaupt kein Port geblockt sein
    • Es muss ausreichend Bandbreite zum Streamen und Uploaden der Videos zur Verfügung stehen. Wenigstens 3 MBit Uplink / Raum sind erforderlich.

Workshop-Räume

Während der gesamten Konferenzzeit werden Workshops zu speziellen Themen angeboten. Dazu bedarf es 3 Workshop-Räumen mit jeweils 20 Rechnern. Für die Durchführung der Workshops wird üblicherweise ein Linuxsystem von einem Live-Medium gebootet. Jeder Workshop-Raum muss folgende Komponenten enthalten: 20 Teilnehmer-Rechner mit Bootmöglichkeit von DVD (Live-Medium) u. mind. 2GB RAM, Netzwerkanschluss und DHCP. Die aktuelle OSGeo-Live DVD (http://live.osgeo.org/de/index.html) kann als Hardwaretest verwendet werden, denn hierauf bauen die Workshops auf. Zusätzlich sollte für den Workshop-Leiter ein Rechner mit der gleichen Rechnerkonfiguration und ein Projektor zur Verfügung stehen. Einige Workshops brauchen spezielle Installationen, die der beauftragte Workshop-Organisator des Local-Teams mit dem Workshop-Koordinator des FOSSGIS-Vereins abstimmt (Spezialinstallationen sollten eine Ausnahme bilden, da sie sehr viel zusätzliche Arbeit erzeugen).

  • Das Workshop-Komitee kümmert sich um die Workshoporganisation.

Lagerraum

Während der Veranstaltung müssen diverse Dinge gelagert werden. Für „Wertsachen“ sollte ein abschließbarer und für alles andere (Kisten, Konferenztaschen, Garderobe, Catering-Lager usw.) ein adäquater Raum zur Verfügung stehen. Idealerweise sollten sich die Lagerräume in der Nähe der Rezeption befinden. Der Schlüssel für den abgeschlossenen Raum gehört an den Empfang/Rezeption in die Verantwortung des dortigen Helfers. Er wird nur an Personen abgegeben, die der Helfer als zum Organisationsteam zugehörig kennt, und muss sofort wieder an den Helfer zurückgegeben werden. Abends geht er an den Leiter des Lokal-Teams.

Zugang zu den Räumlichkeiten

Zu beachten sind die Gebäudeschließzeiten, die sollten mit Hausmeister und Wachpersonal abgestimmt werden.

Hausmeister

Hausmeister sind wichtige Personen. Sie haben Schlüssel zu allen Räumen und wissen, wo es Strom gibt. Sie wissen vorher, wenn es Bauarbeiten gibt oder wo es andere Schwierigkeiten geben kann. Er kann helfen, Dinge aufzuhängen, kann Leitern und Werkzeug beschaffen. Er weiss, wer bei Problemen anzusprechnen ist. Es lohnt sich, sich schon im Vorfeld mit dem Hausmeister bekannt zu machen und ihm in Planungen zu involvieren. Er kann alles nach Dienstvorschrift machen oder mal ein Auge zudrücken. Und natürlich lädt man ihn ein, doch vorbeizukommen, wenn es Kaffee und Kuchen oder Mittagessen gibt.