Konferenz 2010/LocalTeamInput: Unterschied zwischen den Versionen
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== Abrechnung/Rechnung == | == Abrechnung/Rechnung == | ||
* Rechnungsnummer auf Rechnung mit Prefix FOSSGIS2011 unbedingtes muss. | |||
* Gute Erfahrung mit der automatischen Erstellung der Rechnungen durch CivCRM. Auch für nächstes Mal ein unbedingtes muss. | |||
** Es gibt noch einige TODOs und BUGs am Besten mit Lars Lingner in Verbindungen setzen damit das rechtzeitig vor der Konferenz 2011 angegangen werden kann. | |||
** Eventuell kann Lars hier noch Erfahrungen liefern. | |||
* Gute Erfahrung mit Überprüfen der Zahlungsmoral / Mahnwesen durch zusätzliche Unterstützung (Dank an Thomas Baschetti) auch beim nächsten Mal ein unbedingtes muss. | |||
== Finanzaufstellungen FOSSGIS-Konferenzen der letzten Jahre == | |||
=== Social Event === | |||
{| class="wikitable" | |||
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! Posten !! 2007 B !! 2008 FR !! 2009 H !! 2010 OS | |||
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|Beiträge||1.180,00 ||2.920,00 ||4.350,00 ||4.835,00 | |||
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|Ausgaben||2.251,48 ||4.296,80 ||7.562,10 ||8.947,18 | |||
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|Gesamt||-1.071,48 ||-1.376,80 ||-3.212,10 ||-4.112,18 | |||
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=== Konferenz === | |||
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! Posten !! 2007 B !! 2008 FR !! 2009 H !! 2010 OS | |||
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|| Ausgaben || || || || | |||
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|Catering||4.248,50 ||6.682,20 ||4.222,73 ||17.123,27 | |||
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|Personal||0,00 ||0,00 ||1.457,19 ||138,80 | |||
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|Raummiete||874,65 ||3.119,70 ||308,80 ||256,00 | |||
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|Sonstige Ausgaben ||469,38 ||1.284,93 ||869,76 ||914,75 | |||
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|Tagungsband||930,10 ||3.094,00 ||2.465,75 ||2.587,72 | |||
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|Vorbereitungstreffen||202,00 ||1.295,35 ||1.416,26 ||0,00 | |||
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|Werbe-Ausgaben||55,00 ||3.090,55 ||1.666,20 ||2.653,15 | |||
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|Ausgaben Gesamt||6.779,63 ||18.566,73||12.386,69 ||23.673,69 | |||
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|| Einnahmen || || || || | |||
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|Sponsoring||5.547,50 ||7.600,00 ||4.000,00 ||8.000,00 | |||
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|Workshop-Beiträge||11.830,00||17.331,15||25.074,00 ||10.818,00 | |||
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|Werbe-Einnahmen||0,00 ||0,00 ||20,00 ||0,00 | |||
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|Einnahmen Gesamt||17.377,50||24.931,15||29.074,00 ||19.318,00 | |||
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|Gesamt||9.526,39||4.987,62||13.475,21||-8.467,87 | |||
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Gesamt berücksichtigt Social Event. | |||
Die Hiwi wurden direkt aus Fördergelder der Uni bezahlt, dazu weiß Kai Behncke sicher mehr. | |||
== Programm == | == Programm == | ||
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** Call for Papers (CfP) | ** Call for Papers (CfP) | ||
*** Ggf. Schwerpunktthemen bestimmen/festlegen; Möglicherweise ein Thema/Motto ausgeben | *** Ggf. Schwerpunktthemen bestimmen/festlegen; Möglicherweise ein Thema/Motto ausgeben | ||
*** CfP formulieren | *** CfP formulieren; Hinweis: Auswahlkriterien genau benennen, v.a. was Freie Software und den öffentlichen Zugang zu Quellcode und Lizenz betrifft (Erfahrung aus 2010) | ||
*** Pentabarf (pb) vorbereiten/einrichten | *** Pentabarf (pb) vorbereiten/einrichten | ||
*** CfP über Presseverteiler und Mailing-Listen verteilen. Ggf. auch über bezahlte Kanäle (Harzer, etc.) versenden (Kanäle 2010 http://www.fossgis.de/konferenz/wiki/2010/Call_for_Papers_Kanaele) | *** CfP über Presseverteiler und Mailing-Listen verteilen. Ggf. auch über bezahlte Kanäle (Harzer, etc.) versenden (Kanäle 2010 http://www.fossgis.de/konferenz/wiki/2010/Call_for_Papers_Kanaele) | ||
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*** Bisherigen Autoren Bescheid geben | *** Bisherigen Autoren Bescheid geben | ||
*** Weitere Kanäle mit einer anders formulierten Mail bemühen | *** Weitere Kanäle mit einer anders formulierten Mail bemühen | ||
** Auswahl der Beiträge | |||
*** Kriterien der Auswahl vorher gemeinsam diskutieren und Abbildung in pb vereinbaren | |||
**** Freie Software; Zugänglichkeit zum vollständigen Quellcode; ggf. direkt bei Einreichung darauf hinweisen/Angabe einfordern | |||
**** Bildung von Themen/Kategorien (für die Vortragsblöcke) | |||
**** Aktualität des Themas (Neues Projekt, Anwendung von Software, etc.) | |||
*** Programmgestaltung am besten in einem Vororttreffen durchführen; | |||
**** zuvor alle Artikel bewertet haben (Verbesserung: Verteilung von Artikeln auf Personen - Schlüssel (Fachlich, Organisatorisch) ist zu bestimmen) | |||
**** Session-Moderatoren bedenken! | |||
*** Benachrichtigung | |||
**** Zusagen mit Hinweis auf weitere Termine und Anforderungen an Tagungsband und Präsentation; Verhalten im Fall eines Ausfalls | |||
**** Absagen (2010: Hier kam der Wunsch auf, dies auch begründet und transparenter zu tun -- dies sollte zuvor noch einmal diskutiert werden!) | |||
**** Ersatzliste: Nachfrage, ob Leute bereitstehen und einen Termin benennen, bis wann sie mit einer Zusage rechnen können; Beitrag zum Tagungsband entfällt | |||
** Vorbereitung der Präsentationen | |||
*** Anforderungen sind zuvor per Mail mitgeteilt worden: OO.org-Dokumente und PDF-Präsentationen auf einem GNU/Linux System | |||
** nach der Konferenz: Bedanken | |||
*** an Bereitstellung der Präsentationen erinnern | |||
== Sponsoring == | == Sponsoring == | ||
=== Erfahrungen aus 2010 === | |||
* Frühzeitige Ankündigung des Sponsorenprogramms, idealerweise 2 Wochen nach der Bekanntgabe des Veranstaltungsorts | |||
* Klare Definition der Sponsorenpakete ist wichtig, da sonst unnötig viele Rückfragen kommen | |||
* Klare Zeitlinie, bis wann eine Anmeldung eingegangen sein muss bzw. klare Anzahl der verfügbaren Plätze pro Kategorie transparent darstellen. | |||
* Leistungen der Sponsoren in den Paketen klar und transparent benennen | |||
* Frühzeitig mit einem Grundriss und einem Standplan kommen (Fehlte dieses Jahr aus Zeitgründen, hab ich nicht mehr geschafft). | |||
* Benachrichtigungs-Emails an die Sponsoren frühzeitig mit Informationen versehen und verschicken, dieses Jahr wurde das leider erst sehr spät (1 Woche vor der MEsse) gemacht... | |||
=== TODOs fürs nächste Mal === | |||
* Bessere Abstufung des Preismodells, der Schritt zw. Kategorie 1 und Kategorie 2 war zu klein | |||
* Noch stärkere Formalisierung der Prozesse, idealerweise auch direkt eine Anmeldung über ein System wie CiviRM, dann kann die Rechnungsstellung komplett automatisiert werden. | |||
* frühzeitiges Einfordern der folgenden Dinge bei den Sponsoren: | |||
** Kleines Logo für die Webseite | |||
** vektorisiertes (SVG/EPS-) Logo für einen Posterdruck | |||
** Frühzeites Anmelden von Sonderwünschen, die ggfs. berücksichtigt werden sollten | |||
** Werden Tische/Stühle/Posterwände benötigt? | |||
* Mehr Werbung und Aufforderungen verschicken, durchaus auch über den Harzer (ist dieses Jahr zu wenig gelaufen. | |||
== Workshops == | == Workshops == | ||
=== TODOs fürs nächste Mal === | |||
* Evaluationsbogen für die WS erstellen (Vorlage der FOSS4G nutzen?) und Teilnehmer bitten, diese zu verteilen | |||
* Live-DVD sollte frühzeitger angefangen werden zu erstellen | |||
* Workshop-Themen müssen generell spannender werden, dieses Jahr waren recht wenige WS gebucht | |||
* ABstracts der WS sollten aussagekräftiger als in 2010 sein, damit die Personen auch genau wissen, auf was sie sich einlassen. | |||
* WS-Leiter sollten von vornherein wissen, dass sie die ABendveranstaltung bezahlt bekommen (oder sonst eine Vergütung bekommen) | |||
* ... | |||
[[Kategorie:FOSSGIS Konferenz 2010]] |
Aktuelle Version vom 21. November 2013, 09:41 Uhr
Input des Localteams nach FOSSGIS 2010[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Abrechnung/Rechnung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Rechnungsnummer auf Rechnung mit Prefix FOSSGIS2011 unbedingtes muss.
- Gute Erfahrung mit der automatischen Erstellung der Rechnungen durch CivCRM. Auch für nächstes Mal ein unbedingtes muss.
- Es gibt noch einige TODOs und BUGs am Besten mit Lars Lingner in Verbindungen setzen damit das rechtzeitig vor der Konferenz 2011 angegangen werden kann.
- Eventuell kann Lars hier noch Erfahrungen liefern.
- Gute Erfahrung mit Überprüfen der Zahlungsmoral / Mahnwesen durch zusätzliche Unterstützung (Dank an Thomas Baschetti) auch beim nächsten Mal ein unbedingtes muss.
Finanzaufstellungen FOSSGIS-Konferenzen der letzten Jahre[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Social Event[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Posten | 2007 B | 2008 FR | 2009 H | 2010 OS |
---|---|---|---|---|
Beiträge | 1.180,00 | 2.920,00 | 4.350,00 | 4.835,00 |
Ausgaben | 2.251,48 | 4.296,80 | 7.562,10 | 8.947,18 |
Gesamt | -1.071,48 | -1.376,80 | -3.212,10 | -4.112,18 |
Konferenz[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Posten | 2007 B | 2008 FR | 2009 H | 2010 OS |
---|---|---|---|---|
Ausgaben | ||||
Catering | 4.248,50 | 6.682,20 | 4.222,73 | 17.123,27 |
Personal | 0,00 | 0,00 | 1.457,19 | 138,80 |
Raummiete | 874,65 | 3.119,70 | 308,80 | 256,00 |
Sonstige Ausgaben | 469,38 | 1.284,93 | 869,76 | 914,75 |
Tagungsband | 930,10 | 3.094,00 | 2.465,75 | 2.587,72 |
Vorbereitungstreffen | 202,00 | 1.295,35 | 1.416,26 | 0,00 |
Werbe-Ausgaben | 55,00 | 3.090,55 | 1.666,20 | 2.653,15 |
Ausgaben Gesamt | 6.779,63 | 18.566,73 | 12.386,69 | 23.673,69 |
Einnahmen | ||||
Sponsoring | 5.547,50 | 7.600,00 | 4.000,00 | 8.000,00 |
Workshop-Beiträge | 11.830,00 | 17.331,15 | 25.074,00 | 10.818,00 |
Werbe-Einnahmen | 0,00 | 0,00 | 20,00 | 0,00 |
Einnahmen Gesamt | 17.377,50 | 24.931,15 | 29.074,00 | 19.318,00 |
Gesamt | 9.526,39 | 4.987,62 | 13.475,21 | -8.467,87 |
Gesamt berücksichtigt Social Event.
Die Hiwi wurden direkt aus Fördergelder der Uni bezahlt, dazu weiß Kai Behncke sicher mehr.
Programm[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Bedeutung des Programms
- Das Programm mit seinen Inhalten und deren Gestaltung rundum Freie Software und Freie Geodaten bildet den Kern der Konferenz. Die gesamten Aufgaben zur Gestaltung werden vom Programm-Komitee übernommen.
- Zeitplanung und Phasen
- Abstimmung eines Gesamtzeitplans mit den einzelnen Phasen der Programmgestaltung. Wichtigste Termine sind die Veröffentlichung des Programms und die Deadline zur Aufbereitung des Tagungsbandes.
- Call for Papers (CfP)
- Aufschub der Frist (1 bis max. 2 Mal)
- Bewertung der Beiträge
- Auswahl der Beiträge mit Benachrichtigung
- Frist für Nachrücker
- Abgabetermin für die Langfassungen
- Vorbereitung der Präsentationen
- nach der Konferenz: Bedanken und Bereitstellung der Präsentationen
- Mögliche Rollenverteilung/Verantwortlichkeiten innerhalb des Programm-Komitees
- Kommunikation nach außen (Ankündigungen, Termine); Verteilung in die Kanäle über mehrere Personen durchführbar
- Rezensenten der Beiträge (in 2010 für OS waren es insgesamt: 9-10 Personen)
- Beantwortung von externen Anfragen der Autoren
- Aufgaben innerhalb der Phasen
- Call for Papers (CfP)
- Ggf. Schwerpunktthemen bestimmen/festlegen; Möglicherweise ein Thema/Motto ausgeben
- CfP formulieren; Hinweis: Auswahlkriterien genau benennen, v.a. was Freie Software und den öffentlichen Zugang zu Quellcode und Lizenz betrifft (Erfahrung aus 2010)
- Pentabarf (pb) vorbereiten/einrichten
- CfP über Presseverteiler und Mailing-Listen verteilen. Ggf. auch über bezahlte Kanäle (Harzer, etc.) versenden (Kanäle 2010 http://www.fossgis.de/konferenz/wiki/2010/Call_for_Papers_Kanaele)
- Rücklauf beobachten und weitere Erinnerungsmail über bekannte/weitere Kanäle versenden
- Empfehlung: Um Transparenz bei der Auswahl der Beiträge hinzubekommen, die Abgabefrist wahren.
- Aufschub der Frist
- Gemeinsam Abstimmen und Zeitplan justieren (Abhängigkeiten zu Programmveröffentlichung und Tagungsband beachten!)
- Bisherigen Autoren Bescheid geben
- Weitere Kanäle mit einer anders formulierten Mail bemühen
- Auswahl der Beiträge
- Kriterien der Auswahl vorher gemeinsam diskutieren und Abbildung in pb vereinbaren
- Freie Software; Zugänglichkeit zum vollständigen Quellcode; ggf. direkt bei Einreichung darauf hinweisen/Angabe einfordern
- Bildung von Themen/Kategorien (für die Vortragsblöcke)
- Aktualität des Themas (Neues Projekt, Anwendung von Software, etc.)
- Programmgestaltung am besten in einem Vororttreffen durchführen;
- zuvor alle Artikel bewertet haben (Verbesserung: Verteilung von Artikeln auf Personen - Schlüssel (Fachlich, Organisatorisch) ist zu bestimmen)
- Session-Moderatoren bedenken!
- Benachrichtigung
- Zusagen mit Hinweis auf weitere Termine und Anforderungen an Tagungsband und Präsentation; Verhalten im Fall eines Ausfalls
- Absagen (2010: Hier kam der Wunsch auf, dies auch begründet und transparenter zu tun -- dies sollte zuvor noch einmal diskutiert werden!)
- Ersatzliste: Nachfrage, ob Leute bereitstehen und einen Termin benennen, bis wann sie mit einer Zusage rechnen können; Beitrag zum Tagungsband entfällt
- Kriterien der Auswahl vorher gemeinsam diskutieren und Abbildung in pb vereinbaren
- Vorbereitung der Präsentationen
- Anforderungen sind zuvor per Mail mitgeteilt worden: OO.org-Dokumente und PDF-Präsentationen auf einem GNU/Linux System
- nach der Konferenz: Bedanken
- an Bereitstellung der Präsentationen erinnern
- Call for Papers (CfP)
Sponsoring[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Erfahrungen aus 2010[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Frühzeitige Ankündigung des Sponsorenprogramms, idealerweise 2 Wochen nach der Bekanntgabe des Veranstaltungsorts
- Klare Definition der Sponsorenpakete ist wichtig, da sonst unnötig viele Rückfragen kommen
- Klare Zeitlinie, bis wann eine Anmeldung eingegangen sein muss bzw. klare Anzahl der verfügbaren Plätze pro Kategorie transparent darstellen.
- Leistungen der Sponsoren in den Paketen klar und transparent benennen
- Frühzeitig mit einem Grundriss und einem Standplan kommen (Fehlte dieses Jahr aus Zeitgründen, hab ich nicht mehr geschafft).
- Benachrichtigungs-Emails an die Sponsoren frühzeitig mit Informationen versehen und verschicken, dieses Jahr wurde das leider erst sehr spät (1 Woche vor der MEsse) gemacht...
TODOs fürs nächste Mal[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Bessere Abstufung des Preismodells, der Schritt zw. Kategorie 1 und Kategorie 2 war zu klein
- Noch stärkere Formalisierung der Prozesse, idealerweise auch direkt eine Anmeldung über ein System wie CiviRM, dann kann die Rechnungsstellung komplett automatisiert werden.
- frühzeitiges Einfordern der folgenden Dinge bei den Sponsoren:
- Kleines Logo für die Webseite
- vektorisiertes (SVG/EPS-) Logo für einen Posterdruck
- Frühzeites Anmelden von Sonderwünschen, die ggfs. berücksichtigt werden sollten
- Werden Tische/Stühle/Posterwände benötigt?
- Mehr Werbung und Aufforderungen verschicken, durchaus auch über den Harzer (ist dieses Jahr zu wenig gelaufen.
Workshops[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
TODOs fürs nächste Mal[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Evaluationsbogen für die WS erstellen (Vorlage der FOSS4G nutzen?) und Teilnehmer bitten, diese zu verteilen
- Live-DVD sollte frühzeitger angefangen werden zu erstellen
- Workshop-Themen müssen generell spannender werden, dieses Jahr waren recht wenige WS gebucht
- ABstracts der WS sollten aussagekräftiger als in 2010 sein, damit die Personen auch genau wissen, auf was sie sich einlassen.
- WS-Leiter sollten von vornherein wissen, dass sie die ABendveranstaltung bezahlt bekommen (oder sonst eine Vergütung bekommen)
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