Konferenz 2010/LocalTeamInput

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Input des Localteams nach FOSSGIS 2010

Abrechnung/Rechnung

  • Rechnungsnummer auf Rechnung mit Prefix FOSSGIS2011 unbedingtes muss.
  • Gute Erfahrung mit der automatischen Erstellung der Rechnungen durch CivCRM. Auch für nächstes Mal ein unbedingtes muss.
    • Es gibt noch einige TODOs und BUGs am Besten mit Lars Lingner in Verbindungen setzen damit das rechtzeitig vor der Konferenz 2011 angegangen werden kann.
    • Eventuell kann Lars hier noch Erfahrungen liefern.
  • Gute Erfahrung mit Überprüfen der Zahlungsmoral / Mahnwesen durch zusätzliche Unterstützung (Dank an Thomas Baschetti) auch beim nächsten Mal ein unbedingtes muss.

Finanzaufstellungen FOSSGIS-Konferenzen der letzten Jahre

Social Event

Posten 2007 B 2008 FR 2009 H 2010 OS
Beiträge 1.180,00 2.920,00 4.350,00 4.835,00
Ausgaben 2.251,48 4.296,80 7.562,10 8.947,18
Gesamt -1.071,48 -1.376,80 -3.212,10 -4.112,18

Konferenz

Posten 2007 B 2008 FR 2009 H 2010 OS
Ausgaben
Catering 4.248,50 6.682,20 4.222,73 17.123,27
Personal 0,00 0,00 1.457,19 138,80
Raummiete 874,65 3.119,70 308,80 256,00
Sonstige Ausgaben 469,38 1.284,93 869,76 914,75
Tagungsband 930,10 3.094,00 2.465,75 2.587,72
Vorbereitungstreffen 202,00 1.295,35 1.416,26 0,00
Werbe-Ausgaben 55,00 3.090,55 1.666,20 2.653,15
Ausgaben Gesamt 6.779,63 18.566,73 12.386,69 23.673,69
Einnahmen
Sponsoring 5.547,50 7.600,00 4.000,00 8.000,00
Workshop-Beiträge 11.830,00 17.331,15 25.074,00 10.818,00
Werbe-Einnahmen 0,00 0,00 20,00 0,00
Einnahmen Gesamt 17.377,50 24.931,15 29.074,00 19.318,00
Gesamt 9.526,39 4.987,62 13.475,21 -8.467,87

Gesamt berücksichtigt Social Event.

Die Hiwi wurden direkt aus Fördergelder der Uni bezahlt, dazu weiß Kai Behncke sicher mehr.

Programm

  • Bedeutung des Programms
    • Das Programm mit seinen Inhalten und deren Gestaltung rundum Freie Software und Freie Geodaten bildet den Kern der Konferenz. Die gesamten Aufgaben zur Gestaltung werden vom Programm-Komitee übernommen.
  • Zeitplanung und Phasen
    • Abstimmung eines Gesamtzeitplans mit den einzelnen Phasen der Programmgestaltung. Wichtigste Termine sind die Veröffentlichung des Programms und die Deadline zur Aufbereitung des Tagungsbandes.
  1. Call for Papers (CfP)
  2. Aufschub der Frist (1 bis max. 2 Mal)
  3. Bewertung der Beiträge
  4. Auswahl der Beiträge mit Benachrichtigung
  5. Frist für Nachrücker
  6. Abgabetermin für die Langfassungen
  7. Vorbereitung der Präsentationen
  8. nach der Konferenz: Bedanken und Bereitstellung der Präsentationen
  • Mögliche Rollenverteilung/Verantwortlichkeiten innerhalb des Programm-Komitees
    • Kommunikation nach außen (Ankündigungen, Termine); Verteilung in die Kanäle über mehrere Personen durchführbar
    • Rezensenten der Beiträge (in 2010 für OS waren es insgesamt: 9-10 Personen)
    • Beantwortung von externen Anfragen der Autoren
  • Aufgaben innerhalb der Phasen
    • Call for Papers (CfP)
      • Ggf. Schwerpunktthemen bestimmen/festlegen; Möglicherweise ein Thema/Motto ausgeben
      • CfP formulieren; Hinweis: Auswahlkriterien genau benennen, v.a. was Freie Software und den öffentlichen Zugang zu Quellcode und Lizenz betrifft (Erfahrung aus 2010)
      • Pentabarf (pb) vorbereiten/einrichten
      • CfP über Presseverteiler und Mailing-Listen verteilen. Ggf. auch über bezahlte Kanäle (Harzer, etc.) versenden (Kanäle 2010 http://www.fossgis.de/konferenz/wiki/2010/Call_for_Papers_Kanaele)
      • Rücklauf beobachten und weitere Erinnerungsmail über bekannte/weitere Kanäle versenden
      • Empfehlung: Um Transparenz bei der Auswahl der Beiträge hinzubekommen, die Abgabefrist wahren.
    • Aufschub der Frist
      • Gemeinsam Abstimmen und Zeitplan justieren (Abhängigkeiten zu Programmveröffentlichung und Tagungsband beachten!)
      • Bisherigen Autoren Bescheid geben
      • Weitere Kanäle mit einer anders formulierten Mail bemühen
    • Auswahl der Beiträge
      • Kriterien der Auswahl vorher gemeinsam diskutieren und Abbildung in pb vereinbaren
        • Freie Software; Zugänglichkeit zum vollständigen Quellcode; ggf. direkt bei Einreichung darauf hinweisen/Angabe einfordern
        • Bildung von Themen/Kategorien (für die Vortragsblöcke)
        • Aktualität des Themas (Neues Projekt, Anwendung von Software, etc.)
      • Programmgestaltung am besten in einem Vororttreffen durchführen;
        • zuvor alle Artikel bewertet haben (Verbesserung: Verteilung von Artikeln auf Personen - Schlüssel (Fachlich, Organisatorisch) ist zu bestimmen)
        • Session-Moderatoren bedenken!
      • Benachrichtigung
        • Zusagen mit Hinweis auf weitere Termine und Anforderungen an Tagungsband und Präsentation; Verhalten im Fall eines Ausfalls
        • Absagen (2010: Hier kam der Wunsch auf, dies auch begründet und transparenter zu tun -- dies sollte zuvor noch einmal diskutiert werden!)
        • Ersatzliste: Nachfrage, ob Leute bereitstehen und einen Termin benennen, bis wann sie mit einer Zusage rechnen können; Beitrag zum Tagungsband entfällt
    • Vorbereitung der Präsentationen
      • Anforderungen sind zuvor per Mail mitgeteilt worden: OO.org-Dokumente und PDF-Präsentationen auf einem GNU/Linux System
    • nach der Konferenz: Bedanken
      • an Bereitstellung der Präsentationen erinnern

Sponsoring

Erfahrungen aus 2010

  • Frühzeitige Ankündigung des Sponsorenprogramms, idealerweise 2 Wochen nach der Bekanntgabe des Veranstaltungsorts
  • Klare Definition der Sponsorenpakete ist wichtig, da sonst unnötig viele Rückfragen kommen
  • Klare Zeitlinie, bis wann eine Anmeldung eingegangen sein muss bzw. klare Anzahl der verfügbaren Plätze pro Kategorie transparent darstellen.
  • Leistungen der Sponsoren in den Paketen klar und transparent benennen
  • Frühzeitig mit einem Grundriss und einem Standplan kommen (Fehlte dieses Jahr aus Zeitgründen, hab ich nicht mehr geschafft).
  • Benachrichtigungs-Emails an die Sponsoren frühzeitig mit Informationen versehen und verschicken, dieses Jahr wurde das leider erst sehr spät (1 Woche vor der MEsse) gemacht...

TODOs fürs nächste Mal

  • Bessere Abstufung des Preismodells, der Schritt zw. Kategorie 1 und Kategorie 2 war zu klein
  • Noch stärkere Formalisierung der Prozesse, idealerweise auch direkt eine Anmeldung über ein System wie CiviRM, dann kann die Rechnungsstellung komplett automatisiert werden.
  • frühzeitiges Einfordern der folgenden Dinge bei den Sponsoren:
    • Kleines Logo für die Webseite
    • vektorisiertes (SVG/EPS-) Logo für einen Posterdruck
    • Frühzeites Anmelden von Sonderwünschen, die ggfs. berücksichtigt werden sollten
    • Werden Tische/Stühle/Posterwände benötigt?
  • Mehr Werbung und Aufforderungen verschicken, durchaus auch über den Harzer (ist dieses Jahr zu wenig gelaufen.

Workshops

TODOs fürs nächste Mal

  • Evaluationsbogen für die WS erstellen (Vorlage der FOSS4G nutzen?) und Teilnehmer bitten, diese zu verteilen
  • Live-DVD sollte frühzeitger angefangen werden zu erstellen
  • Workshop-Themen müssen generell spannender werden, dieses Jahr waren recht wenige WS gebucht
  • ABstracts der WS sollten aussagekräftiger als in 2010 sein, damit die Personen auch genau wissen, auf was sie sich einlassen.
  • WS-Leiter sollten von vornherein wissen, dass sie die ABendveranstaltung bezahlt bekommen (oder sonst eine Vergütung bekommen)
  • ...