Handbuch

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Einleitung

Dieses Handbuch enthält die Erfahrungen und Beschlüsse aus mehreren Jahren FOSSGIS-Organisation. Es soll helfen, die Organisation zukünftiger FOSSGIS-Konferenzen einfacher und übersichtlicher zu machen.

Eine Kalkulationstabelle (spreadsheet) mit dem Budget ist Teil dieses Dokumentes.

In diesem Dokument wird vieles mit Begriffen wie „soll“ oder „muss“ festgelegt. Damit soll ein verlässlicher Rahmen geschaffen werden. Jeder soll wissen, was seine Aufgaben sind und welche Entscheidungen er innerhalb des Rahmens treffen darf und verantworten muss. Dies soll aber nicht als Einschränkung unserer Freiheit verstanden werden, die Dinge so zu ändern, wie wir es für richtig halten. Natürlich kann auch in Zukunft alles geändert werden. Das Dokument soll aber den „Normalzustand“ dokumentieren: Wenn es so läuft wie hier beschrieben, muss man nicht mehr diskutieren.

Erklärungen zum Hintergrund verschiedener Entscheidungen sind wie dieser Paragraph im „Notiz-Stil“ gekennzeichnet. Sie sind vor allem für Leute interessant, die frühere Versionen der FOSSGIS gekannt haben und sich wundern, warum sich Dinge geändert haben.

Thema der Konferenz

Die FOSSGIS ist eine Konferenz für Anwender und Entwickler von Open Source Software und Open Data.

Anwender haben hier die Möglichkeit, sich über bewährte Anwendungen und neue Entwicklungen zu informieren und sich untereinander und mit den Entwicklern auszutauschen. Gleichzeitig erhalten sie in der Ausstellung eine Möglichkeit mit Firmen aus diesem Bereich zusammen zu kommen.

Entwickler finden den persönlichen Kontakt zu Entwicklern ihres und anderer Projekte. Sie können über den Rand ihres eigenen Projektes blicken und neue Entwicklungen der Szene verfolgen. Der Kontakt zu den Anwendern hilft, die Software-Entwicklung an der Praxis zu orientieren.

Die FOSSGIS ist auch der Treffpunkt der Community. Hier tauschen sich die Macher der Projekte aus.

Alleinstellungsmerkmale

• Direkter Kontakt Anwender zu Entwicklern
• Direkter Kontakt Entwickler zu Entwicklern
• Kontakt Anwender zu Anwender
• Blick über den Tellerrand zu anderen Projekten
• Fokus auf Open Source / Open Data
• Deutschsprachig, Fokus auf Deutschland, Österreich und die Schweiz
• Organisiert von der Community, firmenunabhängig
• Bringt kommerzielle Welt, Behörden und Forschung und Lehre zusammen
• Die meisten Firmen im Open-Source-GIS-Bereich sind auf der Ausstellung vertreten

Vergleich mit anderen Konferenzen/Messen

Zum Vergleich einige Konferenzen und Messen mit verwandten Themen und wie die FOSSGIS sich von ihnen unterscheidet:

FOSS4G	FOSS4G ist das weltweite, englischsprachige, jährlich stattfindende Meeting of the Tribes der OSGeo. Hier treffen sich Entwickler aller Open Source GIS Projekte, Dienstleister, global tätige Unternehmen. Die FOSS4G stellt in gewisser Weise die internationale Schwester der FOSSGIS dar. Der FOSSGIS e.V. ist als deutschsprachiges OSGeo Local Chapter vertreten.
State of the Map	Die SotM ist die weltweite, englischsprachige, jährlich stattfindende Konferenz der OpenStreetMap Community. Sie richtet sich an OSM-Aktive, aber auch an Externe, die etwas über OSM lernen wollen.
Intergeo	...ist die (weltweit) größte GIS-Messe. Der Fokus liegt klar auf kommerziellem Geschäft und Handel. Der FOSSGIS e.V. ist mit dem OSGeo-Park auf der Intergeo etabliert und jedes Jahr vertreten.
AGIT	Die AGIT ist die größte GIS-Konferenz und Messe mit wissenschaftlichem Anspruch in Österreich. FOSSGIS e.V. und OSGeo sind mit einem eigenen Track und Projektständen vertreten.
LinuxTag	Der LinuxTag ist die größte europäische Messe und Konferenz für Open Source. Der FOSSGIS e.V. und OSGeo sind mit einem Stand vertreten.

Zeitraster

Die Konferenz und begleitende Ausstellung geht von Dienstag bis Donnerstag. Dabei findet die „Kern-Konferenz“ von Dienstag mittag bis Donnerstag mittag statt. Am Dienstag vormittag und Donnerstag nachmittag gibt es zusätzliche kostenpflichtige Workshops.

Vorträge sind in der Regel 30 Minuten lang (inkl. FA und Umbauzeit). Drei Vorträge bilden zusammen eine Session. Es gibt drei parallele Tracks. Zusätzlich zwei parallele Workshops, die jeweils 90 Minuten lang sind. Zwischen den Sessions sind morgens und nachmittags jeweils eine Kaffepause von 30 Minuten und mittags eine Mittagspause von 60 Minuten. Nach Ende des offiziellen Programs am späten Nachmittag und Abend bzw. ggf. auch parallel zum Programm gibt es Sonderveranstaltungen wie Anwendertreffen, BoFs, usw.

Jede Session wird von einem Session-Leiter moderiert.

Im Vergleich zur FOSSGIS2010 soll die Dauer der Konferenz wieder auf 3 Tage reduziert werden und der OSM-Teil als paralleler Track integriert werden.

Begründung:

• Eine viertägige Konferenz ist schlichtweg zu lang und bei gleicher Teilnehmer-Anzahl zu teuer.
• Die erwünschte Vermischung und Überschneidung der FOSSGIS und OSM Communities kann so hoffentlich besser erreicht werden.
• Die Zielgruppe bei OSM sind Entwickler und aktivere Community-Mitglieder, die eine höhere Überschneidung mit der klassischen FOSSGIS-Community haben.
• Auf Grund der Zielgruppe bei OSM ist mit keinem übermässigen Teilnehmeransturm zu rechnen.

Den klassischen OSM-Mappern werden wir mit einem „Sommer-Camp“ oder dergleichen am Wochenende in Form einer Unconference gerechter. Die Organisation einer solchen Veranstaltung sollten unabhängig von der FOSSGIS-Konferenz angegangen werden.

Inhaltliches Programm

Vorträge

Die Vorträge sind der inhaltliche Kern der Veranstaltung. Der Schwerpunkt liegt auf Anwender-nahen technischen und nicht-technischen Vorträgen. Ergänzende Vorträge richten sich an Entwickler und das akademische Umfeld. Die Einreichung von Vorträgen ist offen und unbeschränkt, für die Auswahl ist ein unabhängiges Programmkomitee zuständig.

Es ist auch Aufgabe des PK von sich aus daraufhin zu wirken, dass ein ausgewogenes und interessantes Programm angeboten werden kann, insbesondere dadurch, dass entsprechende Vorträge eingeworben werden.

Dabei sollte auch darauf geachtet werden, dass die Konferenz auch für Einsteiger grundlegende Vorträge anbietet, z.B.:

• OSM für FOSSGISler
• FOSSGIS für OSMler
• Grundlagen Free Software - Open Source - Open Data
• Wir funktioniert ein Open Source-Projekt
• Geschäftsmodelle zu Open Source

Call for Papers

Im Call for Papers stellt das Programmkomitee gewünschte Inhalte für diese Ausgabe der Konferenz zusammen. Der Call for Papers enthält alle Termine und Informationen rund um das Einreichen der Vorträge. Der Call for Papers ist rechtzeitig (→ Zeitplanung) zu veröffentlichen.

Einreichen der Vorträge

Vorträge werden von den Sprechern oder von einem Vertreter über das Webinterface des Konferenzverwaltungssystems Pentabarf eingereicht. Die Einreichung muss einen Titel und einen Abstract enthalten. Pentabarf wird durch den FOSSGIS e.V. betrieben und gepflegt.

Auswahl und Bewertung der Vorträge

Das Programmkomitee (PK) sichtet alle Vorträge und bewertet sie, im ersten Schritt jedes Mitglied des PK online für sich alleine. Dazu stellt das Konferenzverwaltungssystem entsprechende Funktionen bereit.

nowiki= Input von Hans einpflegen!! [wo gibts den?]/nowiki

Die Vorträge werden nach den folgenden Kriterien bewertet:

• Vorträge müssen sich mit Open Source oder Open Data beschäftigen. Vorträge, die sich rein mit prorietärer Software und Daten beschäftigen, werden abgelehnt. Vorträge, die sich teilweise mit prorietären Elementen und teilweise mit offenen Elementen beschäftigen können zugelassen werden, sind aber ggf. weniger interessant.
• Vorträge müssen thematisch zur FOSSGIS bzw. zu den gewünschten Themen passen.
• Das Programmkomitee achtet auch auf eine ausgeglichene Verteilung (einführend vs. fortgeschritten, akademisch vs. praktisch, Open Source vs. Open Data, verschiedene Projekte, ...)
• Die Qualität des eingereichten Abstracts (sprachlich und inhaltlich)
• Wo bekannt, z.B. aus Videos oder früheren Vorträgen, die Qualität des Sprechers. Dabei geht es sowohl um das fachliche Wissen als auch um die Fähigkeit dieses strukturiert und interessant zu vermitteln. Auch hier sollte auf Ausgewogenheit geachtet werden zwischen bekannt guten Sprechern und neuen Sprechern, denen auch eine Chance gegeben werden muss.

Die Entscheidung des Programmkomitee ist unabhängig von etwaigen Sponsoring. Vorträge können nicht „gekauft“ werden. Die kurze Präsentation des Gold-Sponsors in der Auftaktveranstaltung ist kein Vortrag in diesem Sinne.

Danach wird bei einem eintägigen Treffen des PK ein vollständiges Programm erstellt. Dabei werden die Vorträge vom PK thematisch in passende Tracks und Sessions verteilt. Dabei ist zu beachten:

• Nicht alle Hörsäle sind gleich groß. Voraussichtlich beliebtere Vorträge gehören in größere Räume
• Ein Wechsel zwischen den Hörsälen innerhalb einer Session sollte so weit wie möglich unnötig sein. Sinnvollerweise sind in einer Session also mehrere Vorträge, die das gleiche Publikum interessieren.

Information der Vortragenden und Veröffentlichung des Programms

Nachdem das PK das Programm zusammengestellt hat, informiert es die Vortragenden ob ihre Vorträge angenommen wurden oder nicht. Ggf. gibt es Wünsche, wie Titel und/oder Abstract des Vortrages noch verbessert werden können. Die Vortragenden müssen diese Änderungswünsche dann umsetzen.

Kurz danach stellt das PK das Programm online.

Projektneuigkeiten

Diese Rubrik ist neu und wird voraussichtlich 2015 eingeführt. Dieser Block ist bekannten Software- und Community-Projekten vorbehalten, um ihnen ein Forum zu geben in dem sie über Neuigkeiten oder den aktuellen Stand berichten können. "Bekannte Projekte" sind z.B. graduierte OSGeo Projekte, bekannte OSM Werkzeuge und Community-Projekte mit besonderem Bezug zum Raum D-A-Ch. Die Beiträge müssen wie gewohnt durch den Call for Papers eingereicht werden und haben keine Bevorzugung vor anderen Projekten. Wer zuerst einreicht hat eine größere Chance auf Erfolg.

Hintergrund

Es geht hauptsächlich darum, immer wiederkehrenden Titeln wie "Neuigkeiten aus dem Projekt XY" ein Zuhause zu geben und Doppelvorträge herauszufiltern. Den Projekten wird empfohlen sich vor der Einreichung intern abzustimmen und einen guten Vortragenden zu bitten das Projekt vorzustellen. Dieser Block ist kein Freibrief für schlechte Vorträge oder kurzfristiges nicht-erscheinen. Projekte, die durch Unzuverlässigkeit auffallen oder im Vortrag schlechte Bewertungen bekommen haben erhalten bei der Bewertung in der nächsten Konferenz Abzüge.

Workshops

Workshops finden parallel zu den Sessions über die ganze Zeit ggf. auch am Mittwoch Vormittag und am Freitag Nachmittag statt.

Die Workshops bilden eine zentrale Einnahmequelle des FOSSGIS und erfordern daher besondere Beachtung und Fürsorge.

Workshops behandeln ein Thema vertieft. Meist sind sie als Hands-On konzipiert, d.h. die Teilnehmer arbeiten direkt am Rechner. Die Workshops sind kostenpflichtig. Ein 90-Minuten-Workshop kostet derzeit 120 EUR für jeden Teilnehmer. Ein Workshop mit normalerweise maximal 20 Teilnehmern pro Workshop ist 90 Minuten bzw. 2x90 Minuten lang und findet ab einer Teilnehmerzahl von 5 Personen statt. Gewöhnlich sind die Workshops immer 90 Minuten lang. Wenn sich geeignete Themen ergeben, die eine längere Workshopzeit erfordern, können diese als halbtägige Workshops, d.h. 2x90 min eingerichtet werden.

Jeder Workshop hat mindestens einen verantwortlichen Workshop-Leiter, bewährt hat sich auch, zwei Leiter oder mehrere Helfer zur Verfügung zu haben. Die Workshop-Leiter kümmern sich darum, dass jedem Teilnehmer Unterlagen, Folien, Links zum jeweiligen Workshop zur Verfügung gestellt werden. Die Workshop-Leiter erhalten vom FOSSGIS eine Anmeldeliste, die Namen und E-Mailadressen aller Workshop-Teilnehmer enthält. Ein Helfer kontrolliert anhand der Anmeldeliste die Teilnehmer am Workshop. Teilnehmer können spontan teilnehmen, wenn noch noch Plätze frei sind. Der Helfer notieren die Namen und weitere Informationen und kümmern sich darum, dass diese Informationen nachträglich in das Anmeldesystem eingepflegt werden. Die Einnahmen daraus kommen in die Handkasse und sind auf einer Liste und im Quittungsblock nachzuweisen.

Technisch können die Hands-On Workshops auf der OSGeoLive aufbauen. Das Lokal-Team muss prüfen, ob das Image auf USB-Sticks laufen soll oder auf dem Rechner installiert ist. Extrawünsche von Workshop-Leitungen werden im Vorfeld abgefragt und beachtet. Als Beispiele können die Dokumentation Workshop-Organisation 2012 oder Workshoporga 2015 dienen.

Teilnehmer können auf Anfrage beim Konferenzorgateam eine Bestätigung für die Workshopteilnahme erhalten.

Poster

In den letzten Jahren gab es immer die Möglichkeit, Poster aufzuhängen. Das ist aber nie so richtig organisiert wird und blieb Stückwerk. Poster-Sessions sollten in Zukunft nur unter diesen Bedingungen stattfinden:

• im CfP besonders bewerben
• Bewertung der Poster mit Preisvergabe
• Programmkomitee muss Poster-Session extra bewerben / aktiv werden
• extra Slot in dem keine Konkurrenz zur Poster-Session stattfindet und Autoren am Poster Rede und Antwort stehen
• Es muss sich jemand finden, der sich darum verantwortlich kümmert!
• deutliche Trennung von Sponsoren-Postern

Eröffnung der Konferenz

Dienstag Mittag ist der offizielle Beginn der Konferenz (einige Workshops finden u.U. aber schon davor statt.). Die Eröffnung besteht aus:

• Formelle Begrüßung durch den Veranstalter (FOSSGIS e.V.), zum Beispiel durch den Vorsitzenden des Vorstandes
• Bekanntgabe von organisatorischen Informationen durch den Teilnehmer-Koordinator
• Grußworte von Honoratioren (z.B. von der lokalen Universität)
• Ggf. Kurzvortrag vom Hauptsponsor (→ Sponsoren)

Dieser Teil findet im Plenum statt, d.h. im größten Hörsaal mit allen Teilnehmern zusammen.

Keynotes

Keynotes sind Vorträge von interessanten Sprechern zu besonders wichtigen Themen, die vom PK speziell ausgewählt wurden. Eingereichte Vorträge können zu einer Keynote „befördert“ werden, aber häufig werden Keynotes auch speziell angefragt bei besonders bekannten Sprechern und zu Themen, die das PK für besonders wichtig hält.

Eine oder mehrere Keynotes finden im Anschluß an die Eröffnung im Plenum statt.

Abschlußvortrag

Am Donnerstag mittag schließt die Konferenz mit den Schlußworten und dem Abschlußvortrag. Die Schlußworte enthalten:

• Dankesworte (Orga-Team, Lokal-Team, Hiwis, ausrichtende Institution, Sprecher, Teilnehmer, ...)
• ggf. Bekanntgabe von Preisen und Gewinnen
• Hinweise auf die nächste Konferenz

Der Abschlußvortrag findet nach den Abschlußworten statt, sonst kommen die häufig zu kurz, wenn alle Leute schnell nach hause wollen.

Dieser Teil findet im Plenum statt, d.h. im größten Hörsaal mit allen Teilnehmern zusammen.

Rahmenprogramm

Vorabend (Dienstagabend) – unofficial start

Am Dienstagabend vor Konferenzbeginn sind üblicherweise bereits einige Teilnehmer sowie Organisatoren und Aussteller am Tagungsort. In einer geeigneten Kneipe oder Restauration findet an diesem Abend der „unofficial Start-Up“ der Konferenz statt. Das Lokal-Team muss hierzu eine geeignete Lokation finden und eine größere, nicht exakt festlegbare Gruppe (ca. 20-30 Personen) ankündigen und die Teilnehmer, Organisatoren und Aussteller vorab über den Ort informieren.

Falls die Konferenz als Onlineevent stattfindet, wird ein geeignetes Format gefunden.

Social Event

Am Mittwochabend findet der Social Event statt, der dem informellen Austausch der Konferenz-Teilnehmer untereinander dient. Der Social Event ist im Konferenzticket enthalten.

Der Social Event findet typischweise in einem Restaurant oder vergleichbarer Location statt, kann aber auch am Konferenzort stattfinden, wenn ein geeigneter Caterer gefunden wird. Im Preis inbegriffen sind Essen (Buffet) und Getränke (übliche nicht-alkoholische Getränke, Kaffee, Bier und Wein). Wenn der Caterer keine Flatrate anbietet, dann muss der Verbrauch abgeschätzt werden und dann mit dem Caterer einzeln abgerechnet werden. Das birgt ein gewisses finanzielles Risiko, wird sich aber in den meisten Fällen nicht vermeiden lassen. Um den Verbrauch zu begrenzen, kann vereinbart werden, dass nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit alles inbegriffen ist und danach selbst gezahlt werden muss. Um den Verbrauch besser zu kalkulieren, können für jeden Teilnehmenden 3 Getränkegutscheine zur Verfügung gestellt werden, nicht verbrauchte Gutscheine können am selben Abend noch verbraucht werden.

Für den Social Event meldet sich Teilnehmer:in im Rahmen der Konferenzanmeldung an. Auch während der Konferenz können noch einzelne Anmeldungen entgegengenommen werden. Zwei Helfer kontrollieren am Eingang zum Social Event die Tickets.

Das Lokal-Team kümmert sich um eine Anfahrtsbeschreibung für den Social Event. Ggf. sind Busse einzuplanen oder dergl. um dorthin und abends wieder weg zu kommen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass einige Leute mit eigenem PKW anreisen werden, andere auf ÖPNV angewiesen sind. Viele Teilnehmer wollen nach der Konferenz erst ins Hotel, um ihre Sachen loszuwerden, bevor sie zum Social Event kommen.

Mitgliederversammlung

Traditionell am Donnerstag Abend findet die Mitgliedersversammlung (MV) des FOSSGIS e.V. statt. Die MV ist auch für Besucher bzw. Gäste offen.

Das Lokal-Team muss eine passende Lokalität für ca. 60-80 Personen finden, idealerweise den Nebenraum eines Restaurants, um vor der Besprechung noch essen zu können. Es muss ein Beamer und Leinwand zur Verfügung stehen.

Wenn die MV in einem Hörsaal oder dergl. stattfindet, dann müssen Pizza (oder dergl.) und Getränke in ausreichender Zahl bestellt werden.

Donnerstagabend

Da nicht alle Teilnehmer an der Mitgliederversammlung des FOSSGIS e.V. teilnehmen, kann für sie am Donnerstagabend ein Alternativprogramm geplant werden. Bewährt haben sich Ausgehempfehlungen des Lokal-Teams. Die empfohlenen Lokalitäten sind gegebenfalls darüber zu informieren, dass sie von mehreren Konferenzteilnehmern aufgesucht werden könnten.

Verlosung

Am Ende der KOnferenz erfolgt eine Verlosung unter allen noch anwesenden Teilnehmern, die den Fragebogen der Teilnehmerbefragung ausgefüllt haben. Das hilft, die Teilnehmer bis zum Ende der Veranstaltung zu halten. Als Preise bieten sich Fachbücher, Tassen, Kompaß, USB-Sticks, Boullespiel, GPS-Gerät z.B. als Hauptpreis an. Es hat sich bewährt eine Mitnehmselkiste zu stellen (Kugelschreiber, Karabiner, Schoggi, Bonbons, Magneten, brauchbarer Kleinkram). Die Preise können Teil eines Sponsorpakets sein, als Gegenleistung Nennung des Sponsors am Ende der Veranstaltung (idealerweise kann der Sponsorenbeauftragte die Preise aushandeln).

Seit 2020 ist die Verlosung ausgesetzt. Im Jahr 2021 gab es zwei sehr unterhaltsame Jeopardy-Veranstaltungen, ein witziges Quiz-Format mit Fachfragen, bei dem Preise gewonnen werden können.

Ausstellung

In vergangenen Konferenzen wurden Aussteller und Sponsoren häufig synonym verwendet, in Zukunft soll das getrennt betrachtet werden. Die aktuellen Konditionen sind unter Sponsoren und Aussteller bzw. in der Sponsoringbroschüre erläutert.

Die Ausstellung bildet einen wichtigen Teil der FOSSGIS-Konferenz und wird üblicherweise im Foyer platziert. Freie und Open Source-Projekte können sich kostenfrei zur Ausstellung anmelden, Firmen gegen eine Gebühr. Ein Stand wird für den FOSSGIS e.V., das OpenStreetMap-Projekt und OSGeo bereitgestellt, hier können auch Projekte unterkommen. Stände werden am Mittwochmorgen aufgebaut und am Freitag nach der letzten Pause abgebaut.

Die Koordination der Stände und den Aufbau des FOSSGIS Standes übernimmt der Ausstellungs-Koordinator. Anträge für Stände werden per E-Mail an den Koordinator gesendet bzw. im Rahmen der Sponsoringvereinbarung vereinbart.

Aussteller erhalten in der Regel einen Tisch (min. 60x120cm), 2 Stühle und zwei Meter Stellwand/Pinnwand für Plakate, sowie Strom und einen Internet-Zugang (optimal per Ethernet-Kabel). Größere Stände können ausgehandelt werden, wenn entsprechender Platz vorhanden ist. Aussteller können natürlich auch das allgemeine WLAN benutzen.

Im Fall der Online-Konferenz in Jahr 2021 wurde eine virtuelle Expo im Rahmen der Netzwerkwelt zur Verfügung gestellt. Leider waren die Besucherströme dort eher ernüchternd.

Sponsoren

Für die Betreuung der Sponsoren ist der Sponsoren-Koordinator zuständig.

In vergangenen Konferenzen wurden Aussteller und Sponsoren häufig synonym verwendet. In Zukunft soll das aber getrennt betrachtet werden.

Es gibt drei Kategorien:

• Gold (Verhandlungssache)
  • limitiert auf einen Sponsor
  • Hauptsponsor mit Nennung bei der Eröffnung und beim Schluss
  • 10-Minuten-Beitrag in der Eröffnungsveranstaltung
  • Zwei Beilagen in die FOSSGIS-Tasche
  • Logo mit Weblink prominent auf Konferenz-Webseite
  • Großes Logo auf der Rückseite des Tagungsbandes
• Silber € 500,-
  • Eine Beilage in die FOSSGIS-Tasche
  • Logo mit Weblink hervorgehoben auf Konferenz-Webseite
  • Mittelgroßes Logo auf der Rückseite des Tagungsbandes
• Bronze € 250,-
  • Logo mit Weblink auf Konferenz-Webseite
  • Kleines Logo auf der Rückseite des Tagungsbandes

Sponsoren mindestens der Kategorie Silber können zusätzlich zu ihrer Beilage in die Tagungstasche einen Kugelschreiber oder einen Block der Tagungstasche beilegen (weil das ja nützliche Gegenstände sind, die wir für die Teilnehmer haben wollen). Die Herstellung bezahlen sie selbst und können natürlich passende Werbung eindrucken. Das geht natürlich nur für einen Kugelschreiber und einen Block insgesamt, first come first served.

Ein Sponsor mindestens der Kategorie Silber kann auf der zweiten Seite der Tagungstasche sein Logo bekommen, auf der ersten Seite ist ja das FOSSGIS-Logo. Er zahlt dafür 400 EUR (Einfarbdruck) oder 500 EUR (4-Farb-Druck).

Weitere Sponsoring-Möglichkeiten sind denkbar: Lanyards, Mousepads für Workshops (die die Tln nachher mitnehmen können).

Firmen und Selbständige, die sich aktiv an der Organisation beteiligen, erhalten automatisch eine Bronze-Kategorie Sponsorship oder können sich diese auf ein Silber-Sponsorship anrechnen lassen.

Sponsoren können sich auch noch kurzfristig melden. Allerdings gibt es diverse Deadlines nach denen ihr Logo nicht mehr berücksichtigt werden kann: Tagungsband, Plakat für Ausstellungsraum, ...

Teilnehmerbetreuung

Für die Betreuung der Teilnehmer ist der Teilnehmer-Koordinator zuständig.

Anmeldung zur Konferenz

Die Anmeldung zur Konferenz findet online über das Pretixsystem statt. Das System stellt nach Abschluss der Ticketbuchung automatisch eine Rechnung über den Buchungslink zur Verfügung.

Der Finanzvorstand sorgt für die regelmäßige Überprüfung der Zahlungseingänge und Markierung der entsprechenden Anmeldungen im Vorfeld und kurz nach der Konferenz. Für nicht eingegangene Beträge sind Mahnungen zu schreiben.

Es muss klar kommuniziert werden, wann Anmeldeschluß ist und was man machen soll, wenn man sich nicht mehr rechtzeitig angemeldet hat. Neben dem Hinweis, dass die Anmeldung geschlossen ist, sollten Hinweise erscheinen, was man tun kann, wenn man sich nicht rechtzeitig angemeldet hat.

Registrierung der Teilnehmer auf der Konferenz

Es gibt eine Anmeldung, die ausreichend dimensioniert sein muss, um mehrere Teilnehmer gleichzeitig bedienen zu können. Zu den Hochzeiten beim Beginn der Konferenz (Mittwochfrüh (Salzburg Montag) für Workshop-Teilnehmer, Mittwochmittag (Salzburg Montag) kurz vor Konferenz-Beginn, Donnerstagmorgen (Salzburg Dienstag) für Leute, die Mittwoch noch nicht dabei waren) müssen hier mehrere Helfer die Registrierung durchführen. Zu anderen Zeiten sind ein bis zwei Personen ausreichend.

Ablauf und Organisation des Welcome Desk:

Aufgaben Welcome Desk

• • Registierung der TN:
    • Vergabe T-Shirt an TN wenn bestellt
    • Vergabe Tagungsband wenn bestellt
    • Namensschildausgabe
  • Infopoint für sämtliche Fragen
  • Handkasse für Verkäufe (T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr)
    • wichtig: Belege erstellen und registrieren (Quittung, Liste).
  • Sammlung TN-Feedbackbogen (Zwei Sammelboxen notwendig, eine für die Feedbackbögen und eine für die Namen zur Verlosung, Schere zur Verfügung stellen)

• Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops
  • Programmänderungen
  • Teilnehmerbetreuung
  • Catering

Ablauf Checkin Teilnehmer:innen

• Teilnehmer in Pretix über eingerichtete Checkliste registrieren. Per Pretix-App oder im Web.
• Bezahlung Teilnehmergebühr über das Pretixsystem (um Aufwand für Handkasse am Welcome Desk zu minimieren (Handkasse, Quittung, Dokumentation)
• Teilnehmer kann Workshops buchen beim Fossgisstand / Pretix-Backoffice (Handkasse, Quittung, Dokumentation), diese müssen trotzdem im Pretix eingebucht werden.
• Namensschild wird einige Tage vorher über Pretix gedruckt und beim Checkin übereicht
• Ausgabe Konferenz-Tasche mit Inhalt, Tagungsband, wenn bestellt - wird in der Pretix-App angezeigt
• Konferenzteilnehmer:innen, die bei der Anmeldung ein T-Shirt bestellt haben, bekommen dies in ihrer bestellten Größe - wird in der Pretix-App angezeigt
• Teilnehmer:in bekommt Hinweise, Informationen, die er/sie braucht

Das Welcome-Desk-Team stellt den Servicebreich für die Teilnehmer:innen möglichst unbürokratisch zur Verfügung (Fragen beantworten, Probleme lösen, Ansprechpartner:innen finden, Ausgaben zurückerstatten)

Ausstattung Welcome Desk

Der Welcome Desk ist der Dreh- und Angelpunkt für sämtliche Fragen und Anliegen und sollte gut zugänglich und ausreichend dimensioniert sein.

• Tisch, Stauraum für Taschen, T-Shirts, Büromaterial, Namensschilder
• Laptop, Internetanschluss, Drucker
• Büromaterial

Welcome Desk sortieren

Das Lokal-Team organisiert die Vorbereitung des WelcomeDesks am Dienstag vor der Konferenz. Dabei können natürlich bereits anwesende Orga-Mitglieder helfen.

Es ist sinnvoll vor der Konferenz eine Liste aller empfangenen Materialien zu haben (Sponsorenmaterial, Blöcke, Kugenschreiber, Taschen, T-Shirts, ...). Der Ausstellungs- und Sponsorenkoordinator sollte wissen, welche Sponsoren welche Dinge schicken wollen (manchmal schicken Aussteller auch Pakete mit Prospekten und dergl. die nicht für die Taschen gedacht sind, sondern für den Ausstellerstand bestimmt sind).

Ein Teil des Welcome Desks ist der Empfang, wo die Registrierung passiert und Namensschild, Tasche und Programmheft, gegebenfalls Internetzugang überreicht werden. In einem weiteren Teil gibt es die Materialien, die sich die TN selbst nehmen (Block, Kugelschreiber, Sponsoren und Projektinformationen).

Da einige Mengen an Material kurz vor der Konferenz ankommen, braucht dieser Aufbau 2- 3 Stunden.

Programm

Die Teilnehmer brauchen Informationen über das Programm. Sowohl im Vorfeld, um sich entscheiden zu können, was für sie interessantes dabei ist, als auch auf der Konferenz selbst.

Das Programm wird in mehreren Varianten zur Verfügung gestellt:

• Online auf der Konferenz-Webseite. Es gibt hier für jeden Tag eine Programmübersicht und zu jedem Vortrag eine Detailseite mit Abstract.
• Die Fahrplan-App stellt das Programm für das Android-Smartphone zur Verfügung.
• Jeder Teilnehmer bekommt ein Programmheft.
• An strategischen Stellen im Konferenzbereich (Anmeldung, Catering-Bereich, vor den Hörsälen) wird jeweils ein groß ausgedrucktes Programm ausgehängt. Ggf. wird nur das Programm für den aktuellen Tag ausgehängt (und natürlich abends dann ausgetauscht), das spart Platz und macht es einfacher, schnell die nötige Information zu finden.

Da sich das Programm auch sehr kurzfristig ändern kann (z.B. wenn ein Vortragender ausfällt), sollten die Programme möglichst spät gedruckt werden. Nach dem Druck müssen sie manuell aktualisiert werden, z.B. durch Überschreiben von Hand oder auch durch Überkleben. Änderungen müssen auch bei der Begrüßung oder von den Sessionleitern bekanntgegeben werden. Alternativ kann das Progamm an großen Bildschirmen angezeigt werden, dann ist es immer aktuell.

Konferenz-Tasche

Jeder Konferenzteilnehmer erhält eine Konferenz-Tasche.

Tasche

Es wird eine bedruckte Stofftasche verwendet. Kriterien für die Auswahl der Tasche sind:

• geeignet für Inhalte in A4-Format
• bedruckbar

Um die Organisation der Konferenz-Tasche kümmert sich der Taschen-Beauftragte.

Inhalt

Nichts

Die Teilnehmer bekommen überreicht:

• Namesschild
• Tasche
• Teilnehmerfeedbackbogen
• Internet-Zugang
• Programmheft

Die Teilnehmer können sich folgendes mitnehmen:

• Kugelschreiber (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
• Schreibblock (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
• Programmheft
• Prospekte, Flyer usw. der Sponsoren (siehe unter Sponsoring)
• Social Event Infos
• Stadtplan, Lageplan
• Vom FOSSGIS e.V. / OSGeo:
  • Prospekt FOSSGIS e.V.
  • Anmeldeformular FOSSGIS-Mitgliedschaft
  • Flyer zu FOSSGIS/OSGeo-Projekten
  • OSGeoLive USB-Stick
  • Informationen zu kommenden Veranstaltungen und dergl.

T-Shirts

Teilnehmer bestellen bei bedarf ein T-Shirt über die Online-Anmeldung, ist im Konferenzbeitrag enthalten. Am Welcome Desk vor Ort können T-Shirts gekauft werden.

Infos zu Erfahrungen, wieviele T-Shirts wir brauchen (welche verschiedenen Größen) und wie das mit Design und Druck so läuft.

• die Anzahl der Taschen und T-Shirts richtet sich nach der geschätzten Teilnehmerzahl

• Die Druckvorlagen werden nach Absprache mit der Druckerei geliefert (png, pdf). Es muss genau gesagt werden, welche Größe der Druck haben soll. Am besten telefonisch mit dem jeweiligen Ansprechpartner aushandeln.

• Für die Konferenzen in den letzten Jahren wurden die Taschen bei Greenpromotion: https://www.greenpromotion.de/ Ansprechpartner: Herr Klett, Taschenmodell: Cotton CityBag (Fairtrade / Bio);

• Die T-Shirts wurden bei http://www.spreeprint.de/ bestellt sowie ab 2018 auch die Taschen als Turnbeutel.

• Es sollte T-Shirts für Organisationsteam/Lokalteam/Hiwis in einer anderen Farbe geben, damit sie auf der Konferenz leicht zu erkennen sind. Damit das Lokalteam nicht 3 Tage lang dasselbe T-Shirt anziehen muss, sollte es mehrere Exemplare geben.

• T-Shirt Bestellungen der letzten Konferenzen

2010: 500 T-Shirts (hauptsächlich M und L)

2011: 350 T-Shirts (hauptsächlich M und L) + 40 fürs Orga Team

2012: 275 T-Shirts (40 x S, 95 x M, 95 x L, 45 x XL) + 25 fürs Orgateam (8 x M, 10 x L, 7 x XL) Hinweis zu 2012: es waren zu wenig T-Shirts, weil am Anfang jeder Teilnehmer eins bekommen hatte. Zur Größenauswahl: es waren wohl zu wenig große T-Shirts.

2013: 300 T-Shirts + 50 für das Lokal Team

2014: 350 T-Shirts + 50 für das Lokal Team

2015: 350 T-Shirts + 50 für das Lokal Team

2016: 230 T-Shirts + 28 für das Lokal Team + 20 VOC-Team

2017: 155 T-Shirts + 30 für das Lokal Team + 36 VOC-Team

2018: 357 T-Shirts + 60 für das Local Team + 74 VOC-Team

2019: 366 T-Shirts + 101 für das Local Team + 60 VOC-Team

2020: 575 T-Shirts + 88 für das Local Team + 66 VOC-Team

2021: Shop

Fazit: wenn die Motive für den Druck rechtzeitig zur Verfügung stehen, sollte bedruckten T-Shirts- und Taschen nichts im Wege stehen - es muss sich jemand drum kümmern --> T-Shirt-Koordinator [1].

Lageplan, Anfahrtsbeschreibung

Es ist Aufgabe des Lokal-Teams Stadtpläne, Lagepläne oder Anfahrtsbeschreibungen zu allen wichtigen Orten (Konferenz, Social Event, ggf. Hotel usw.) zusammenzustellen (bevorzugt OpenStreetMap). Sowohl für die Webseite als auch gedruckt für die Teilnehmer vor Ort.

Hotels

Das Lokalteam erkundet im Vorfeld, welche Hotels oder anderen Übernachtungsmöglichkeiten es gibt. Dabei kann es auch mit der Tourismusinformation oder dergl. zusammenarbeiten.

Eventuell können auch Kontingente in dem einen oder anderen Hotel gebucht werden. Der typische Deal dabei ist, dass Teilnehmer die Zimmer verbilligt bekommen, wenn sie angeben, dass sie zur Konferenz gehören. Dafür wird das Hotel auf den Webseiten der Veranstaltung beworben. Vorteil eines solchen Vorgehens ist auch, dass viele Teilnehmer im gleichen Hotel sind und daher mehr Gelegenheit zur Interaktion haben.

Weitere lokale Informationen

Das Lokalteam sollte Informationen zusammenstellen zu:

• ÖPNV-Anbindung mit Infos und Empfehlungen zu Zonen, Ticketkategorien und Preisen.
• Wo bekommt man was zu Essen? Wo kann man abends ausgehen, wenn man nicht am offiziellen Abendprogramm teilnimmt?
• Nett sind auch ein paar touristische Informationen zu Sehenswürdigkeiten oder Besonderheiten der Stadt, wenn Teilnehmer vielleicht noch das anschließende Wochenende bleiben wollen.

Internet-Zugang

• Alle Teilnehmer können kostenfrei und unbeschränkt über WLAN Internet nutzen (siehe Technik).
• Aus dem Konferenz-WLAN sollte Port 1935, Port 80 und Port 443 nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können

Garderobe

Es sollte eine Garderobe für Jacken und Taschen bereitgestellt werden. Insbesondere am letzten Tag haben viele Teilnehmer bereits aus dem Hotel ausgecheckt und kommen mit ihren Taschen. Eine echte bewachte Garderobe ist zu aufwändig, aber eventuell gibt es einen Raum in der Nähe der Anmeldung, der wenigstens halbwegs im Blickfeld der dortigen Hiwis ist.

Catering

Zu den wichtigen Dingen der Konferenz gehört die Versorgung der Teilnehmer mit Essen und Getränken.

• Die Versorgung findet in den Pausen statt.
• Bewährt hat sich hier, dass in den Pausen zwischen den Vorträgen belegte Brötchen oder Häppchen sowie Getränke (Wasser, Saft, Kaffee, Tee) gereicht werden.
• Zu Mittag wird außerdem ein warmes Mittagessen (Suppe oder dergleichen) angeboten.
• Dazu kann die Unimensa oder ein regionaler Cateringanbieter angefragt werden (Angebote dokumentieren]).

Tagungsband

Für die Konferenz wird ein Tagungsband zusammengestellt, der die Beiträge der Vortrags-Referenten enthält.

• Jede Teilnehmer:in erhält einen Tagungsband,, wenn dieser bei der Anmeldung bestellt wurde als gedrucktes Exemplar. Er ist außerdem
• als PDF öffentlich zum Download erhältlich.
• Der Tagungsband hat eine ISBN.

• Ziel des Tagungsbandes ist eine Konferenzdokumentation sowie auch eine Zusammenfassung für Interessenten, die nicht an der Konferenz teilnehmen konnten und für Teilnehmer, die einen Vortrag nicht hören konnten.
• Der Tagungsband liefert die Kerninfomationen zum jeweiligen Vortrag.
• Jeder Vortragende ist aufgefordert, einen Text, der die Kerninformation des Vortrages enthält zu verfassen und abzuliefern. Wenn der Vortragende mehr Informationen, weitere Details und Bilder beitragen möchte so ist das möglich.
• Der Text wird zusammen mit einem Vorwort in einem gebundenen Heft jedem Teilnehmer zur Verfügung gestellt sowie als PDF-Download veröffentlicht.
• Wenn kein Text kommt, wird die Beschreibung zur Vortragseinreichung verwendet.
• Letzter Abgabetermin des Textes sind 8 Wochen vor Konferenzbeginn.

E-Mail an die Vortragenden

die folgenden Autorenhinweise stehen in der Dokumentvorlage (s.u.), bitte auch in die Email an die Autoren bei der Vortragszusage aufnehmen:

• Dateiname bitte nach folgendem Muster: fossgis_jahr_titel_Nachname.odt/doc. Beispiel: fossgis_2013_Berühmte_klingonische_Geoinformatiker_Picard.odt. Bei langen Titeln genügen die ersten Worte, bei mehreren Autoren bitte der im Programm zuerst genannte.
• Grafiken bitte einfügen, nicht verknüpfen
• Bitte verwenden Sie nur die vorhandenen Formatvorlagen und ändern diese nicht
• Abbildungen bitte manuell nummerieren (automatische Nummerierung ist zwar praktisch, aber ergibt aber erfahrungsgemäß im zusammengefügten Tagungsband Chaos)
• Abbildungsbeschriftungen mit der Abbildung verknüpfen, wenn die durcheinander purzeln, haben wir kaum eine Chance sie wieder richtig zu zu ordnen (in OpenOffice / Libre Office rechter Mausklick auf Abbildung, 'Beschriftung' wählen, Text eingeben, OK klicken und anschließend Nummerierung von Hand ersetzen (s.o.)
• Beachten Sie dass der Tagungsband in s/w gedruckt wird, Abbildungen sollten also auch in Graustufen lesbar sein
• Bitte achten Sie auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung, denn für die Kontrolle dessen bleibt meist keine Zeit.

Die Beachtung dieser Hinweise vereinfacht uns die Erstellung des Tagungsbandes, erspart uns langwierige Formatierungsarbeiten und erleichtert die Zusammenstellung der Beiträge in der richtigen Reihenfolgen. Da wir die Zusammenstellung des Tagungsbandes nicht nach Zeit bezahlt bekommen, sondern ihn ehrenamtlich in unserer Freizeit erstellen, sind wir Ihnen mehr als dankbar!

Dokumentvorlage für Autoren

• gute Erfahrung mit OpenOffice-Vorlage (es fragt regelmäßig ca. 1 Autor warum nicht latex, aber damit könnten die meisten nichts anfangen).

• auch Word-Vorlage verteilen, einige wenige nutzen das, weil Sie (im Dienst) keine OO haben
• Autoren deutlich darauf hinweisen, die Formatvorlagen zu benutzen und nichts manuell zu formatieren
• Autoren sollten außerdem eine Empfangsbestätigung für den eingesandten Beitrag erhalten und im Vorfeld darauf hingewiesen werden, dass sie nachfragen sollten, wenn Sie keine erhalten (es gab schon Beiträge, die nicht gedruckt wurden, weil diese aus technischen Gründen nicht angekommen sind, das ist ärgerlich und muss nicht passieren).

Vorlage:

Die Tagungsband-Templates 
* für MS Word (dotx): Tagungsband-Template_2023.dotx 
* LibreOffice (ott): Tagungsband-Template_2023.ott

Einband

• bekommt die Druckerei als gesondertes PDF
• ist als 1 Seite zu liefern: Rückseite, Rücken, Vorderseite nebeneinander auf DIN A3 + Rückenstärke
• rechtzeitiges Einfordern der Sponsorenlogos im druckfähigen Format, es hat sich bewährt, das über den 'Sponsoren-Beauftragten' zu machen, da der die Kontaktdaten hat
• bei den Logos beachten, wer Sponsor und wer Veranstalter ist
• Titelbild: Es bietet sich an das Taschen- oder T-Shirtlogo zu verwenden. Gerne kann innerhalb des Orgateams auch ein Tagungsbandlogo entstehen.

Druckerei

• bisher gute Erfahrung mit http://www.schaltungsdienst.de/, Ansprechpartner: Herr Bischof
• Rechnung geht direkt an den Verein
• zukünftig bei der Beauftragung darauf hinweisen, dass die Bücher nicht einzeln eingeschweißt werden sollen.

ISBN

• muss vom Verein beantragt und bezahlt werden (Konferenzorga)
• Wichtig: ISBN muss auf den Einband / von außen sichtbar sein

Impressum

Der Tagungsband muss ein Impressum nach dem Landespressegesetz bzw. Landesmediengesetz haben: Druckwerk müssen Name oder Firma und Postanschrift des Druckers und des Verlegers, beim Selbstverlag des Verfassers oder des Herausgebers, genannt sein.

Zeitplan

• Autoren sollten 6-8 Wochen Zeit haben ihren Beitrag zu verfassen, aber auch länger
• Einreichungsschluss mind. 2 Wochen vor Drucktermin, 4 Wochen vor Konferenz, je eher desto besser
• Drucktermin ca. 2 Wochen vor Konferenz (Andruck), genaueres mit Druckerei besprechen
• ISBN spätestens 4 Wochen vor Drucktermin beantragen
• Kontaktaufnahme mit Druckerei (Angebot, Drucktermin, Versand) mind. 4 Wochen vor Druck
• Bis zu Druckfreigabe Klärung mit Lokalteam, wohin die Tagungsbände geliefert werden sollen

Tagungsbände der FOSSGIS-Konferenz

Tagungsband 2008

Tagungsband 2009

Tagungsband 2010

Tagungsband 2011

Tagungsband 2012

Tagungsband 2013

Tagungsband 2014

Tagungsband 2015

Tagungsband 2016

Tagungsband 2017

Tagungsband 2018

Tagungsband 2019

Tagungsband 2020

Tagungsband 2021

Tagungsband 2022

Tagungsband 2023

Tagungsband 2024

Tagungsband

Für die Konferenz wird ein Tagungsband zusammengestellt, der die Beiträge der Vortrags-Referenten enthält. Die Referenten sind aufgefordert entsprechende Texte zu schreiben. Kommt kein Text, so wird der Abstract von der Vortragseinreichung verwendet.

Der Tagsungsband wird gedruckt an die Teilnehmer verteilt. Er ist außerdem als PDF öffentlich zum Download erhältlich.

Weitere Details siehe http://www.fossgis.de/wiki/Tagungsband

Räumlichkeiten

Die Räumlichkeiten müssen vom Lokalteam organisiert werden. Dazu ist eine schriftliche Vereinbarung mit der Hochschule erforderlich (es ist schon vorgekommen, dass sich von der Univerwaltung plötzlich niemand erinnern wollte und gebuchte Räumlichkeiten doch nicht zur Verfügung standen).

Foyer

Der Foyerbereich stellt neben den Vorträgen und Workshops einen zentralen Bereich der FOSSGIS-Konferenz dar, denn hier findet Kommunikation, Austausch und Essensversorgung statt. Es sollte mind. 600qm Platz für Aussteller, Projektstände, Catering und Rezeption zur Verfügung stehen. Es hat sich als günstig erwiesen, dass dieser Bereich nicht räumlich getrennt wird.

Anmeldung

Am Eingang wird eine Rezeption/WelcomeDesk für die Anmeldung zur und Betreuung während der Konferenz aufgebaut (empfohlen mindestens 5 Meter Tisch). Die Anmeldung braucht Stromversorgung, Rechner, Drucker. In der Nähe der Anmeldung gibt es sinnvollerweise Pinnwände für diverse Informationen (Programm, Communitytreffen,...).

Ausstellungsbereich

Alle Stände im Ausstellerbereich der Sponsoren und der Projekte müssen über einen Ethernetanschluss mit Internetzugang sowie ausreichend dimensionierte Stromversorgung verfügen. Der Sponsoren/Aussteller Koordinator kümmert sich um die Details und die Kommunikation mit den Ausstellern.

Pausenbereich

In den Pausen werden Getränke sowie belegte Brötchen, Häppchen oder Kuchen sowie das Mittagessen gereicht (siehe Catering). Es muss ausreichend Platz an Tischen oder Stehtischen zur Verfügung stehen. Für das Mittagessen sollte es ausreichend Sitzgelegenheiten geben. Die Pausenversorgung sollte in unmittelbarer Nähe zu den Ausstellern angeboten werden.

Im Pausenbereich sollte für die Stromversorgung der Mobiltelefone oder Laptops der Teilnehmer gesorgt werden.

Hörsäle

Es werden mindestens 3 Hörsäle mit folgenden Kapazitäten benötigt:

• HS1 mind. 400 Sitzplätze,
• HS2 mind. 250 Sitzplätze,
• HS3 mind. 150 Sitzplätze,
• in allen Hörsälen sollten mit zeitgemäßer Vortragstechnik ausgestattet sein:
  • Vortragsrechner - Linux + aktuelles LibreOffice + PDF-Viewer + Netzwerkanbindung mit Browser.
  • Mikrofonanlage (idealerweise Funkmikrofon für den Vortragenden + wenigstens eins, besser zwei tragbare Mikrofone für Rückfragen aus dem Publikum und Sessionleiter.
  • Projektor/ Beamer.
  • Alle nötigen Kabel zum Anschließen an den Beamer via DVI (im Notfall auch VGA) werden als vorhanden vorausgesetzt
  • Referenten sollten auch die Möglichkeit haben, einen eigenen Vortragsrechner anzuschließen.
• Um den Videomitschnitt der Konferenz zu gewährleisten, muss der Ton aus der Mikrofonanlage des Hörsaals für das Video-Team zur Verfügung stehen.
• Die Hörsäle müssen mit kabelgebundenem Internet für Video-Upload und Video-Streaming ausgestattet sein
  • Für jeden Raum muss mindestens eine feste, öffentliche IP verfügbar sein
  • Über das Kabelnetz müssen auch noch weitere Rechner ins Internet kommen. Wenn's dafür kein DHCP/NAT gibt, werden je Raum noch 3 zusätzliche feste IPs benötigt (Mixer, Cutter, Management)
  • Aus dem Internet müssen wenigstens Port 22, 80, 443 und 1935, jeweils TCP und UDP zu diesen IPs möglich sein, idealerweise sollte überhaupt kein Port geblockt sein
  • Es muss ausreichend Bandbreite zum Streamen und Uploaden der Videos zur Verfügung stehen. Wenigstens 3 MBit Uplink / Raum sind erforderlich.

Workshop-Räume

Während der gesamten Konferenzzeit werden Workshops zu speziellen Themen angeboten. Dazu bedarf es 3 Workshop-Räumen mit jeweils 20 Rechnern. Für die Durchführung der Workshops wird üblicherweise ein Linuxsystem von einem Live-Medium gebootet. Jeder Workshop-Raum muss folgende Komponenten enthalten: 20 Teilnehmer-Rechner mit Bootmöglichkeit von DVD (Live-Medium) u. mind. 2GB RAM, Netzwerkanschluss und DHCP. Die aktuelle OSGeo-Live DVD (http://live.osgeo.org/de/index.html) kann als Hardwaretest verwendet werden, denn hierauf bauen die Workshops auf. Zusätzlich sollte für den Workshop-Leiter ein Rechner mit der gleichen Rechnerkonfiguration und ein Projektor zur Verfügung stehen. Einige Workshops brauchen spezielle Installationen, die der beauftragte Workshop-Organisator des Local-Teams mit dem Workshop-Koordinator des FOSSGIS-Vereins abstimmt (Spezialinstallationen sollten eine Ausnahme bilden, da sie sehr viel zusätzliche Arbeit erzeugen).

• Das Workshop-Komitee kümmert sich um die Workshoporganisation.

Lagerraum

Während der Veranstaltung müssen diverse Dinge gelagert werden. Für „Wertsachen“ sollte ein abschließbarer und für alles andere (Kisten, Konferenztaschen, Garderobe, Catering-Lager usw.) ein adäquater Raum zur Verfügung stehen. Idealerweise sollten sich die Lagerräume in der Nähe der Rezeption befinden. Der Schlüssel für den abgeschlossenen Raum gehört an den Empfang/Rezeption in die Verantwortung des dortigen Helfers. Er wird nur an Personen abgegeben, die der Helfer als zum Organisationsteam zugehörig kennt, und muss sofort wieder an den Helfer zurückgegeben werden. Abends geht er an den Leiter des Lokal-Teams.

Zugang zu den Räumlichkeiten

Zu beachten sind die Gebäudeschließzeiten, die sollten mit Hausmeister und Wachpersonal abgestimmt werden.

Hausmeister

Hausmeister sind wichtige Personen. Sie haben Schlüssel zu allen Räumen und wissen, wo es Strom gibt. Sie wissen vorher, wenn es Bauarbeiten gibt oder wo es andere Schwierigkeiten geben kann. Er kann helfen, Dinge aufzuhängen, kann Leitern und Werkzeug beschaffen. Er weiss, wer bei Problemen anzusprechnen ist. Es lohnt sich, sich schon im Vorfeld mit dem Hausmeister bekannt zu machen und ihm in Planungen zu involvieren. Er kann alles nach Dienstvorschrift machen oder mal ein Auge zudrücken. Und natürlich lädt man ihn ein, doch vorbeizukommen, wenn es Kaffee und Kuchen oder Mittagessen gibt.

Technik

• Zuständigkeit: Lokal Team

• Technik für Hörsäle: Vortragsrechner, Mikrofonanlage (idealerweise Funkmikrofon für den Vortragenden und tragbares Mikrofon für Rückfragen aus dem Publikum), Möglichkeit, dass Redner eigenen Rechner anschließen können.
• Beamer/ Projektor
• Video-Mitschnitt oder Streaming (optional) - der Ton aus der Mikrofonanlage des Hörsaals sollte für das Videoteam zur Verfügung stehen.

Videoteam

Das C3VOC hat seine Anforderungen im eigenen Wiki hinterlegt. Siehe dazu https://c3voc.de/wiki/eventhowto und Unterseiten

Präsentationsrechner

In jedem Vortragsraum (Hörsaal/Workshopraum) muss ein Präsentationsrechner zur Verfügung stehen.

Ausstattung:

• Idealerweise Linux, notfalls auch was anderes
• OpenOffice/LibreOffice
• PDF-Viewer
• USB-Anschluß, damit Vorträge drauf kopiert werden können
• Internet-Zugang + Browser
• für Ausstattung siehe Workshop siehe Workshop-Räume

Wenn der Präsentationsrechner durch ein Passwort gesichert ist, muss das den Hiwis und Sessionleitern bekannt gemacht werden.

Manche Vortragende bringen einen eigenen Rechner mit, z.B. weil sie bestimmte Software brauchen. Es muss möglich sein, solche Rechner statt oder parallel zum Präsentationsrechner anzuschließen.

Strom

Die Anmeldung, alle Ausstellungsstände, Projektstände und das Catering sind mit Strom zu versorgen. Mit dem Hausmeister oder jeweils Zuständigen rechtzeitig die Stromversorgung absprechen.

• Aussteller haben hauptsächlich Notebooks, LCD-Displays, ggf. ein paar Lampen zu versorgen.

• Für die Teilnehmer sollten in den Hörsälen und anderen Räumen zumindest einige der Plätze mit Stromversorgung verfügbar sein. Dies gilt auch für Arbeitsbereiche im Foyer oder dergl. wo vielleicht mal jemand seine E-Mail checken kann.

• Der Caterer braucht eventuell auch Strom zum Warmhalten von Speisen und Getränken oder für Kaffeeautomaten.

WLAN/Ethernet/Internet-Zugang

Allen Teilnehmern muss ein kostenfrei und unbeschränkt nutzbares WLAN mit Internet zur Verfügung stehen. Idealerweise ohne Passwort, alternativ mit WPA2 und einem gemeinsamen Konferenz-Passwort, was den Teilnehmern bei der Anmeldung mitgeteilt wird.

Auf keinen Fall kommt ein WLAN in Frage, das nur per VPN genutzt werden kann, wie das häufig bei Unis der Fall ist. In der Praxis gibt es einfach zu viele Probleme damit. Port 1935 sollte nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können

Die IP-Adress-Vergabe muss per DHCP erfolgen. Es müssen mindestens 500 Geräte parallel genutzt werden können, es müssen also ausreichend IP-Adressen zur Verfügung stehen und der DHCP-Server mit passendem Timeout konfiguriert werden, damit nicht mehr benutzte Geräte nicht alle IP-Adressen blockieren. Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen, vor allem in Anbetracht der Zunahme von mobilen Geräten mit Internet-Zugang. Die Bandbreite muss ausreichend dimensioniert werden.

Das WLAN sollte in allen Bereichen der Konferenz zur Verfügung stehen, u.a. im Foyer- und Ausstellungsbereich, Vortrags-, Workshop- und BoF-Räume.

An der Anmeldung und allen Ständen der Ausstellung sollte auch Ethernet zur Verfügung stehen.

Aufgaben

• Hiwis für Technik einteilen
• Mit Hausmeister reden wegen Strom, Kabellage, Lagerraum
• Stellwände organisieren und aufbauen (für Postersession, Pinnwand, Ausssteller & Projekte)
• Tische, Stehtische
• ...
• Siehe auch Workshops

Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

Firmen-Werbung

Aussteller darauf hinweisen, dass sie mit der FOSSGIS werden dürfen und mit dem Logo direkt auf die Sponsorenseite oder Programmseiten verlinken können.

Community-Werbung

Mailing-Listen, Social Networks, Twitter, Facebook, LinkedIn, Xing, etc. Alles mitnehmen was geht. Hier sollten sich unbedingt versierte Social-Networker angeprochen fühlen. Das trifft zwar nicht die traditionelle Haupt-Klientel der FOSSGIS, erreicht dafür aber potentiell viele Multiplikatoren aus anderen Bereichen.

Presse

Presseerklärungen schreiben, siehe

Explizit Presse einladen!

Zeitplanung

Die Konferenz wird über viele Monate vorbereitet. Verschiedene Meilensteine müssen zu bestimmten Zeiten erreicht werden.

centerZeit/center	centerAktion/center	centerZuständig/center
04/19/10	Call for Location schreiben und veröffentlichen (PM)	Core-Team
05/12/10	Deadline Call for Location	Lokal-Team
05/31/10	Entscheidung für den Veranstaltungsort und Ankündigung des Call for Paper und Call for Workshop im August, Eröffnung des Sponsoring und Standbuchungen (PM)	Core-Team
10/18/10	Call for Papers / WS schreiben und veröffentlichen und Sponsoringaufruf (PM)	Programm-Komitee
11/13/10	Deadline Einreichungen für Call for Papers / WS	Speaker
12/10/10	Auswahl der Vorträge / WS	Programm-Komitee
12/15/10	Bekanntgabe der angenommenen und abgelehnten Vorträge uns Workshops	Programm-Komitee
01/10/11	Veröffentlichung des Programms (Vorträge und Workshops) und Sponsoring (PM)	Programm-Komitee
01/10/11	Freischaltung der Anmeldung (PR)	Programm-Komitee
- 6 Wochen	Frühbucherrabatt endet (PR)	Core-Team
- 6 Wochen	Abgabe Texte für Tagungsband	Speaker
- 3 Wochen	Letzte Details zur Konferenz und Anmeldeschluss(PR)	Core-Team
- 2 Wochen	Druck Tagungsband	Tagungsband Editor
-2 Wochen	Rundmail an Aussteller mit Infos zu (Standskizze mit Ausstattung, Standplan, Anfahrtsmöglichkeiten, Materialversand, Ansprechpartner vor Ort)	Core-Team, Input von Lokal-Team
- 2 Wochen	Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten	Core-Team, Input von Lokal-Team
- 1 Woche	Anmeldeschluss Konferenz / WS	Core-Team
- 1 Woche	Festlegung Session-Leiter	PK
- 1 Woche	Festlegung des Catering	Lokal-Team
- 5 (Do)	Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit Begrüßung, lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos)	Core-Team, Input von Lokal-Team
-1 (Mo)	Aufbau, Taschenpacken	Lokal-Team
0 (Di morgen)	Aufbau Aussteller	Lokal-Team, Aussteller, Aussteller-Betreuer
0 (Di-Do)	Konferenz	Lokal-Team
Do	Abbau	Lokal-Team
+1 Woche	Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz	Core-Team
+2 Wochen	Vorläufige Finanzübersicht	Finanz-Team

Finanzen

Budget

Der Projektleiter Konferenz stellt zusammen mit dem Schatzmeister des Vereins und dem Konferenz-Team ein Budget auf und führt in der Vorbereitungsphase und während der Konferenz die Buchhaltung der Konferenz. Er muss zu jedem Zeitpunkt einen Überblick darüber haben, welche Gelder bereits ausgegeben sind bzw. noch ausgegeben werden und welche Einnahmen bereits erreicht wurden bzw. noch zu erwarten sind. Nur so kann bei Problemen rechtzeitig gegengesteuert werden.

Teil dieses Dokuments ist eine Kalkulationstabelle (Spreadsheet) für das Budget.

Handkasse vor Ort

Das Lokal-Teams organisiert eine Kasse für die Anmeldung. Es ist Aufgabe der Anmelde-Hiwis diese Kasse zu führen. Über Nacht nimmt der Leiter des Lokal-Teams die Kasse mit.

In die Kasse gehören die Einnahmen für

• Teilnahmegebühren für die Konferenz, Workshops und den Social Event (soweit sie bar bezahlt werden)
• Einnahmen aus dem Verkauf von T-Shirts und dergl.

Aus der Kasse können spontan nötige kleinere Ausgabe getätigt werden, zum Beispiel wenn jemand Kopien machen muss oder dergl. Belege dazu gehören in die Kasse.

Alle Einlagen oder Entnahmen müssen auf einem Zettel in der Kasse notiert werden:

Datum/Uhrzeit

Betrag (+/-)

Anlass

Name

Unterschrift

Ausnahme sind Einnahmen aus Teilnahmegebühren und Verkauf, für die entsprechende eigene Listen geführt werden.

Sollten sich im Laufe der Konferenz größere Beträge in der Kasse ansammeln, sollten sie zwischendurch an den Schatzmeister übergeben werden, der sie auf eine Bank bringen kann.

Nach Ende der Konferenz wird die Kasse an den Schatzmeister übergeben.

Hiwis

Personal:

- die Hiwi-Stunden sind bei 250h zu deckeln.

Teilnahmebeitrag

AG schlägt vor ab 2011 einen Konferenzbeitrag zu erheben.

Begründung:

- Möglichkeit, einen Frühbucherrabatt zu realisieren

- mehr Planungssicherheit

- Gutschein-Codes für freien Eintritt an Multiplikatoren

- Sponsoren

- FOSSGIS Vereinsmitglieder

- OSM-Mitglieder

- universal-code oder begrenzte Anzahl Einmahl-codes (Anzahl?)

Erfordert jedoch auch einen frühzeitige Programmerstellung (CfP, Programm, Einladung)

Folgende Bestandteile sind separat zu buchen:

- Konferenz

- Social Event

- Workshops

- Frühbucherrabatt

Rücktrittsregelungen: Bis zum letzten Tag vor der Konferenz kann man per E-Mail von der Anmeldung zurücktreten und bekommt den vollen Konferenzbeitrag inkl. Workshop und Social Event erstattet. Nach diesem Termin ist kein Rücktritt und Erstattung mehr möglich, weil die Kosten dann bereits entstanden sind.

Arbeitsteilung und Aufgabenkatalog

Die Organisation der FOSSGIS ist eine Menge Arbeit, die komplett ehrenamtlich geleistet wird. Um so mehr Helfer es gibt, um so weniger Arbeit ist es für den Einzelnen bzw. um so mehr kann geleistet werden. Die Arbeit teilt sich ganz grob in die lokal zu leistende Arbeit, die jedes Jahr von einem anderen Team übernommen wird, und die allgemeinen Arbeiten, die von Leuten geleistet werden, die sich häufig auch über mehrere Jahre engagieren.

Koordiniert wird das Gesamtprojekt vom Projektleiter Konferenz (Marco Lechner) der Vorstandsmitglied des FOSSGIS e.V. ist und damit auch die Verbindung zur Leitung des Vereins herstellt. Der Projektleiter wird für die allgemeinen Aufgaben und Entscheidungen vom Core-Team (ca. 5-9 Leute) unterstützt. Für den Inhalt der Konferenz ist das Programmkomitee (PK) verantwortlich. Für die lokale Organisation ist das Lokal-Team zuständig, es wird vom Leiter Lokal-Team geleitet. Daneben gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die von einem oder mehreren Leuten verantwortlich übernommen werden. Natürlich können einzelnen Personen mehrere Aufgaben gleichzeitig wahrnehmen.

Projektleiter Konferenz	Marco Lechner
Core-Team
Leiter des Programmkomitees
Mitglieder Programmkomitee
Leiter Lokal-Team
Mitglieder Lokal-Team
Tagungsband	Jörg Thomsen
...

In den folgenden Unterkapiteln werden die Aufgaben der verschiedenen Personen und Teams im einzelnen beschrieben. Natürlich kann eine Aufgabe auch delegiert werden, das ändert aber nichts an der Verantwortung des Zuständigen, dass die Aufgabe erledigt wird.

Projektleiter Konferenz

Aufgaben sind u.a.:

• Koordination des Gesamtprojektes
• Überwacht die Einhaltung des Terminplanes
• Dankesworte am Ende der Konferenz
• Zusammenstellung Liste mit wichtigen Telefonnummern und Verteilung an Orgas und Hiwis

Konferenz-Team

Das Konferenz-Team steht hinter dem Projektleiter Konferenz und ist während der gesamten Vorlaufzeit beratend für das Lokal-Team tätig.

Aufgaben sind u.a.:

• Aufsetzen und Veröffentlichen des Call for Location
• Auswahl der Konferenz-Ortes
• Letzte Instanz für konfliktbeladene Entscheidungen, die das Lokal-Team nicht entscheiden kann
• Letzte Instanz für die Bestätigung der kostenfreien Teilnahme durch aktive Beiträge.

Lokal-Team

Aufgaben

Das Lokal-Team ist für den gesamten Ablauf vor Ort verantwortlich und kümmert sich um den effektiven und reibungslosen Ablauf der Konferenz. Alle Aufgaben können entweder selbst oder durch einen angemieteten Dienstleisters erbracht werden. Es gibt für alle Bereiche einen

• Tische, Stühle und Pinnwände in ausreichender Zahl
• Stromversorgung in den Hörsälen
• Beschilderung
• Garderobe
• Raumplan, Toilettenbeschriftung
• Anfahrtsbeschreibung
• Logistik
• Fundbüro
• Vortragsrechner
• Mikrofone, Lautsprecher
• Empfangsbereich
• Sammeln und archivieren der in letzter Sekunde eingereichten Vortragsunterlagen (PDF, Foliensätze) für die spätere Veröffentlichung
• Technische Unterstützung für Vortragende am Projektor, Mikrofon
• Versorgung mit Wasser für die Vortragenden
• Erstellung und Verteilung der Namensschilder (mit Farbcodes, noch technisch klären)
• Finden von Orten für das Rahmenprogramm
• Ordner, die an den Eingängen Namensschilder kontrollieren. Hierbei geht es nicht um eine scharfe Ausweiskontrolle, sondern nur um das da-sein. Diese Aufgabe kann gleichzeitig von den Vortrags-Technik Betreuern wahrgenommen werden. Wenn man kein Türsteher da ist, ist das halt so.
• Troubleshooter, die an allen Tagen der Konferenz deutlich erkenntlich (neo-grün/rot/lila gestreift kariertes T-Shirt) vor Ort sind und fix und unproblematisch Probleme lösen können.
• Falls Poster-Session: Poster Organisation, welche Poster, wo aufgehängt, klare Aufteilung in Sponsoren-Poster und Fachbeiträge.
• Es ist Aufgabe des Lokal-Teams, Tische, Stühle und Stellwände für die Ausstellung in ausreichender Zahl zu organisieren und aufzubauen.

Das Lokal-Team muss direkt vor der Konferenz Pakete von Ausstellern, Sponsoren usw. entgegennehmen können. Dazu muss eine Adresse bekannt gegeben werden, idealerweise direkt am Konferenzort. Ein Termin, bis wann Pakete eintreffen müssen, muss ebenfalls bekannt gegeben werden (typischweise am Freitag vor der Konferenz). Die Absender der Pakete sind gehalten, das Lokal-Team zu informieren, welche Pakete es erwarten soll. Das Lokal-Team führt eine entsprechende Liste im Wiki.

Sponsoring-Koordinator

Der Sponsoring-Koordinator kümmert sich um die Werbung und Betreuung von Sponsoren. Das ist eine recht anspruchsvolle und finanziell wichtige Aufgabe.

Aufgaben sind u.a.:

• Öffentliche Ankündigung des Sponsorenprogramms mit Preisen und Bedingungen
• Anschreiben potentieller Sponsoren/Aussteller
• Persönliches Gespräch / Email-Kontakt
• Ggf. aushandeln von Zusatzbedingungen (größerer Stellplatz, Außenstand, etc.)
• Erstellen der Rechnungsgrundlage, Absprache mit dem Projektleiter-Konferenz
• Einfordern eines kleinen Bitmap-Logos für die Webseite und eines Vektor-Logos für den Druck des Tagungsbandes, Plakaten, etc.
• Abstimmung mit dem Ausstellungs-Koordinator des Lokal-Teams

Ausstellungs-Koordinator

Der Ausstellungs-Koordinator ist der Dienstleister für die Aussteller vor Ort. Im Vorfeld muss er sich mit dem Sponsoring-Koordinator eng abstimmen. Die meisten Vorbreitungen müssen erledigt sein bevor der erste Aussteller am Ort erscheint!

• Anzeichnen der Stellplätze, die vom Sponsoring-Koordinator in einen Plan eingezeichnet wurden.
• Versorgung der Stellplätze mit Technik:
  • ein ausreichend dimensionierte Stromkabel pro Stand
  • ein Netzwerkkabel pro Stand

Der Ausstellungs-Koordinator sollte sicherheitshalber ein paar Meter Patchkabel, Klebeband, Schere, Faden, etwas Werkzeug, z.B. Schraubendreher, etc., ggf. ein oder zwei Ethernet Switches, etc. zur Hand haben. Das ist allerdings keine Dienstleistung, die der Aussteller einkauft, sondern nur eine Freundlichkeit und Entgegenkommen, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Aufgaben sind u.a.:

Teilnehmer-Koordinator

Der Teilnehmer-Koordinator ist die Schnittstelle zwischen dem Konferenz-Team und den Teilnehmern. Er kümmert sich um die Information der Teilnehmer und den Ablauf der Anmeldung, sowohl im Vorfeld als auch vor Ort. Er arbeitet dabei eng mit dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

• E-Mail an die Teilnehmer kurz vor der Konferenz mit praktischen Informationen zur Anfahrt usw.
• Bekanntgabe organisatorischer Informationen in der Eröffnungsveranstaltung der Konferenz

• Erstellung und Verteilung von Aktuellen Informationen an die Moderatoren, die vor und nach den Vortragsblöcken vorgelesen werden.

• Bearbeiten von Rückfragen von Teilnehmern im Vorfeld
• Durchführung der Anmeldung in Absprache mit der Technik und dem Lokal-Team
• Handling von Stornierungen und schwierigen Fällen bei der Anmeldung
• Ansprechpartner für die Hiwis bei der Anmeldung vor Ort zur Behandlung von schwierigen Fällen

Programm-Komitee

Siehe woanders.

Workshop-Koordinator

Der Workshop-Koordinator betreut die Workshop-Leiter. Er arbeitet dabei eng mit dem Programm-Komitee und dem Lokal-Team zusammen.

Aufgaben sind u.a.:

• Ansprechpartner für Workshop-Leiter
• Stellt sicher, dass die Informationen über die Workshops für die Teilnehmer vollständig und aussagekräftig sind
• Bemüht sich zusammen mit dem Programm-Komitee um ein interessantes und ausgewogenes Workshop-Programm.
• Evaluationsbögen für Workshops erstellen und einsammeln
• Koordination Technik mit Workshop-Leitern und Lokal-Team bzw. DVD-Team

Hiwis (Aufbau)

Am Montag nachmittag und Dienstag morgen wird aufgebaut. Das wird teilweise von den Organisatoren und teilweise von den Aufbau-Hiwis eledigt.

Aufgaben sind u.a.:

• Transport von Materialien zum Ausstellungsort
• Aufbau der Anmeldung
• Aufbau der Infrastruktur für die Ausstellung (Tische, Stellwände, Kabel)
• Aufbau Catering-Bereich (wennn das nicht der Caterer macht)
• Einrichtung Workshop-Räume (Tische, Rechner, Kabel)
• Beschilderung der Anfahrt und der Räume
• Aufhängen von diversen Plakaten und dergl. (FOSSGIS-Banner, Sponsoren, Programm, …)
• Packen der Taschen
• Namensschilder drucken, in Plastikhüllen einfügen und sortiert an der Anmeldung aufbauen

Hiwis (Anmeldung)

Während der ganzen Konferenz ist die Anmeldung mit mindestens einem Hiwi besetzt. Zu Stoßzeiten (insb. Dienstag mittag und Mittwoch morgen) auch mehrere.

Aufgaben sind u.a.:

• Informationen für Teilnehmer
• Registrierung der Teilnehmer inkl. Ausgabe der Taschen
• Verkauf von Tickets für den Social Event
• Ggf. Verkauf von T-Shirts, Tagungsbänden, usw.

Hiwis (Hörsaal)

In jedem Hörsaal gibt es einen Hiwi. Seine Aufgabe ist es, die Technik zu betreuen. Er macht sich dazu im Vorfeld mit der Technik vertraut (Licht, Jalousien, Audio- und Videoanlage, Rechner), er hilft den Vortragenden, ihre Präsentationen auf den Präsentationsrechner zu laden und versorgt sie wo nötig mit einem Mikrofon.

Aufgaben sind u.a.:

• Bei Fragen aus dem Publikum nach dem Vortrag läuft der Hiwi mit einem Mikrofon herum.

Hiwis (Springer)

Für sonstige Aufgaben, die spontan entstehen, sind Hiwis als „Springer“ vorzusehen.

Aufgaben sind u.a.:

• Besorgen und Einkauf von fehlendem Material, wenn z.B. spontan Reißzwecken benötigt werden
• Transport von Material
• Ausdrucken und Aufhängen von Hinweisschildern

Session-Leiter

Aufgabe des Session-Leiters ist es, einen Block von Vorträgen zu moderieren.

Aufgaben sind u.a.:

• Sorgt für den pünktlichen Beginn und pünktliches Endes des Vortrages. Es ist besonders wichtig, dass Zeitraster einzuhalten, damit die Teilnehmer jederzeit zwischen den Tracks wechseln können. Der Session-Leiter vereinbart mit dem Vortragenden Zeichen. Z.B. offene Hand hochhalten für 5 Minuten, ggf. entsprechende Zettel vorbereiten.
• Kurze einführende Worte zum Vortragenden, der Name sollte flüssig über die Lippen kommen auch bei Herrn Prof. Dr. Dr. Geo. Wlædchrøv Zlot¢iktrl.
• Moderation der Frage- und Antwort-Session.
• Dank an den Vortragenden.
• Bekanntgabe von aktuellen organisatorischen Informationen. Diese Informationen werden an der Anmeldung gesammelt. Der Session-Leiter muss sich diesen vor seiner Session dort anfragen.

Der Session-Leiter wird vom Hörsaal-Hiwi unterstützt.

Tagungsband-Koordinator

Jörg...

Ggf. nur für zahlende Teilnehmer. Restbestände durch Lehmanns vertreiben lassen.

Aufgaben sind u.a.:

T-Shirt-Koordinator

Der T-Shirt-Koordinator ist dafür zuständig im Rahmen des Budgets ein das Design, Farbe, die Auswahl an Größen, Lieferung und Bezahlung zu kümmern. Workshopteilnehmer und zahlende Konferenz-Teilnehmer erhalten ein T-Shirt (ggf. bei der Anmeldung Größe ankreuzen).

Aufgaben sind u.a.:

• Design, Farbe (begrenzte Mengen)
• Schriftzug
• Größen und Schnitte für Frauen und Männer, Mengenverteilung
• Drucken
• Rechtzeitig

Koordinator Presse/Öffentlichkeitsarbeit

Der Presse-Koordinator ist dafür zuständig den Presseverteiler zu pflegen, und alle regulären Pressemitteilungen (siehe Konferenzplanung) zu erstellen und rechtzeitig an den Verteiler zu geben. Zusätzliche Pressemeldungen können vom Lokal-Team, Sponsoring-Koordinator, etc. erstellt und dem Presse-Koordinator zur Veröffentlichung gegeben werden.

Aufgaben sind u.a.:

• Pressemitteilungen erstellen
• PM verschicken
• ...

Anhang

Rundmail an Teilnehmer kurz vor Konferenzbeginn

Sehr geehrte Teilnehmer und Teilnehmerinnen der FOSSGIS201x in xxx,

in wenigen Tagen beginnt die deutsche Konferenz für Freie und Open Source Software für GIS und wir freuen uns Sie dort begrüßen zu dürfen. Mit dieser Nachricht möchten wir noch aktuelle Informationen an Sie weitergeben.

1) Workshops

Einige wenige Workshopplätze sind noch frei. Nutzen Sie Ihre Chance diese zu buchen. Die Teilnahmegebühr für die Workshops beträgt € 100,- pro Person pro Workshop.

nowikiURL/nowiki

2) Abendveranstaltung

nowikiDie Abendveranstaltung findet am Dienstag den date ab time Uhr in Ort statt./nowiki

nowikiURL/nowiki

Hierzu sind alle Teilnehmer und Aussteller der Konferenz eingeladen. Die Kosten der Abendveranstaltung belaufen sich auf XX,- € pro Person für Buffet und Getränke. Falls Sie Sich noch kurzfristig dafür entscheiden, können Sie an der Anmeldung vor Ort noch Karten erstehen, solange noch Plätze frei sind.

3) Teilnehmerbefragung und Verlosung

Die Teilnehmerbefragung dient dazu, Sie besser kennen zu lernen. Wir bitten Sie, sich kurz die Zeit auf der Konferenz zu nehmen, ein paar Fragen zu beantworten. Den Fragebogen erhalten Sie bei der Anmeldung (liegt den Tagungsunterlagen bei).

nowikiAls Dankeschön für Ihre Teilnahme können Sie an einer Auslosung Gewinne teilnehmen!/nowiki

Bitte trennen Sie dafür den Abschnitt am unte­ren Ende des Blattes ab und geben ihn zusammen mit den Fragebogen an der Anmeldung ab. Die Auslosung findet im Rahmen der Abschlussveranstaltung am Donnerstag statt. Gewinne werden nur an teilnehmende Personen ausgehändigt!

4) WLAN während der Konferenz

nowikiSie können mit Ihrem Laptop das WLAN der Universität Ort nutzen./nowiki

Hierfür sollten Sie folgende Einstellungen verwenden.

nowikio SSID: ssid/nowiki

o ...

5) Anreise mit dem Auto

Bei einer Anreise mit dem Auto können Sie dort parken:

nowikiURLParkkonditionen/nowiki

Park Ride

nowikiURL/nowiki

6) Teilnehmerinfos (Anreise, ÖPNV, Hotels)

Weitere nützliche Informationen finden Sie im FOSSGIS Wiki

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7) Montag Abend

nowikiAm Montag Abend treffen sich Vertreter des Orga-Teams ab 20 Uhr im Ort, Bezeichnung treffen. Wir würden uns freuen, alle schon in Ort angekommene Teilnehmer dort zu treffen. Kommen Sie vorbei:/nowiki

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8) Letzte Fragen

nowikiFalls Sie noch letzte Fragen haben sollten, können Sie sich gerne telefonisch bei Leiter Lokal-Team (Tel.: tel) oder bei mir melden (Tel.: tel)./nowiki

nowikiWir freuen uns auf eine spannende FOSSGIS jahr mit Ihnen!/nowiki

Grußformel

Aufgaben des Session-Leiters

Infozettel für den Session-Leiter von Jochen aus anderem Kontext übernommen. Muss angepasst werden:

Die Aufgabe des Session-Leiters ist es, für die Einhaltung des Zeitplans zu sorgen und den Vortragenden in allen Belangen zu unterstützen.

Ein Sitzungsleiter ist in der Regel für einen Block von Vorträgen zwischen zwei Pausen zuständig. Das soll natürlich nicht heißen, daß eine Person nicht in mehreren Blöcken Sitzungsleiter sein kann.

Wenn möglich sollte sich der Sitzungsleiter frühzeitig, z.B. am Vortag, kurz mit seinen Referenten bekannt machen und mit ihnen abmachen, wann die Technik getestet werden soll.

1. Vor dem Vortrag

Der Sitzungsleiter kümmert sich darum, daß der Referent da ist und alles hat, was er für den Vortrag braucht: Wasser, Beamer, Strom für den Notebook, leere Tafel, Overheadprojektor, Mikrofon, usw.

Der Sitzungsleiter hilft dem Vortragenden die Technik zum Laufen zu bringen oder holt einen Techniker hinzu. Wenn mehrere Vorträge direkt nacheinander geplant sind, dann testet der Sitzungsleiter vor dem ersten Vortrag mit allen Referenten die Technik, um die Umbaupause kurz zu halten.

Der Sitzungsleiter sollte sich mit der Funktion des Beamers, der Mikrofonanlage und der Beleuchtung vertraut machen, sodaß er auch während des Vortrages bei Problemen eingreifen kann.

2. Begrüßung und Vorstellung des Vortragenden

Der Sitzungsleiter begrüßt kurz die Zuhörer und stellt dann in kurzen Worten den Vortragenden und sein Thema vor. Der Sitzungsleiter sollte sich vorher beim Redner kurz die dazu nötigen Hintergrundinfos geben lassen. Danach setzt sich der Sitzungsleiter vorne hin, wo ihn der Vortragende gut sehen kann und bleibt dort während des gesamten Vortrages.

3. Während des Vortrages

Der Sitzungsleiter achtet auf die Zeit. Er gibt dem Vortragenden ein Zeichen, wenn

· die halbe Zeit für den Vortrag um ist

· 5 Minuten vor Ende (z.B. durch hochhalten einer Hand mit 5 gespreizten Fingern)

· und wenn die Zeit um ist (z.B. durch Timeout-Zeichen mit beiden Händen)

Dazu sollte der Sitzungsleiter vor dem Vortrag mit dem Vortragenden absprechen, wie lange der Vortrag laufen soll. In der Regel sollte man am Ende ca. 5 Minuten für Fragen offen lassen. Auch für die Umbaupause zum nächsten Redner sollte ausreichend Zeit eingeplant werden.

Es ist nicht nur ein Gebot der Höflichkeit, einen Vortrag rechtzeitig anzufangen und zu beenden, es ist auch unbedingt notwendig, um einen geregelten Konferenzablauf sicherzustellen, wenn es mehrere parallel laufende Tracks gibt. Vorträge dürfen auf keinen Fall überziehen, weil sonst die Tracks durcheinander kommen und Leute, die von einem Hörsaal zum anderen wechseln, ziemliche Unruhe hereinbringen bzw. Anfang oder Ende eines Vortrages verpassen. Auch wenn sich an den Vortrag eine Pause anschließt, ist es wichtig, rechtzeitig aufzuhören, damit die Leute nicht vor leergegessenen Tischen stehen oder nur noch kalten Kaffee bekommen. Der Sitzungsleiter ist für die Einhaltung des Zeitplanes verantwortlich. Er muß diesen mit dem Referenten vorher besprechen und mit ihm die Zeichen absprechen. Er muß - notfalls mit sanftem Druck - den Referenten zum Ende bringen.

Wenn der Referent irgendwelche Hilfe braucht, kann er sich jederzeit an den Sitzungsleiter wenden. Sei es, um das Licht ein und aus zu schalten, die nächste Folie aufzulegen, Unterlagen zu verteilen oder um mehr Wasser zu besorgen. Bei Problemen mit der Technik, die der Sitzungsleiter nicht selber beheben kann, holt er einen Techniker.

Der Sitzungsleiter sollte außerdem die Anzahl der Zuhörer bei einem Vortrag zählen und den Organisatoren mitteilen.

4. Fragestunde

Wenn der Referent das nicht selber gemacht hat und noch Zeit ist, dann bittet der Sitzungsleiter um Fragen. Wenn ein Mikrofon für das Publikum zur Verfügung steht, dann kann der Sitzungsleiter es herum-reichen. Wenn nicht, dann bittet er den Referenten die gestellten Fragen zu wiederholen.

Auch wenn es nach einem Vortrag viele Fragen gibt, muß die Fragestunde abgebrochen werden, wenn keine Zeit mehr ist. Die Fragen können dann eventuell in der Pause persönlich an den Referenten gestellt werden oder man setzt eine BoF an.

5. Ende

Nach dem Ende des Vortrages dankt der Sitzungsleiter dem Referenten und sorgt dafür, daß er seinen Beifall bekommt. Er gibt dann noch organisatorische Hinweise (z.B. Kaffee und belegt Brötchen gibt es jetzt im Foyer und wir sehen uns wieder hier in 30 Minuten zum Workshop X oder z.B. bei kurzfristigen Programmänderungen). Der Sitzungsleiter sollte sich vor einer Sitzung bei den Organisatoren melden und klären, ob Irgendetwas bekanntzugeben ist.