FOSSGIS Konferenz/Lessons Learned

2013

• Was ist schief gelaufen?
• Was könnte verbessert werden?

Allgemein

• Social event - zu teuer, Einlasskontrolle
• T-Shirts - Fair Trade
• Taschen - etwas einfaches, praktisches
• Helferplanung dokumentieren, Helfer in Vorbereitung der Konferenz involvieren

TN-Feedback 2013

• BOFs, Anwendertreffen, Social Events und andere Evens besser bewerben
• Vorträge: zu wenig Zeit den Raum zu wechseln
• Programm
  • auf Website druckbar gestalten oder PDFs bereitstellen oder ordentliches Programmheft
  • Vorträge für Einsteiger: Themenblock zu Technologie, Anwendung, Grundlagen
  • kaum Vorträge aus Forschung
  • Anwendertreffen schlecht organisiert/nicht vorbereitet
  • Workshops für Fortgeschrittene

• Teinehmer
  • Taschen aus Baumwolle
  • Namensschild Bad kürzer oder Anstecker
  • DVD sollte USB-Stick sein
  • mehr Aussteller wären toll
  • Teilnehmerliste gewünscht (todo Hacking Event 2013)
  • Wunsch: Hackingecke

2012

• Was ist schief gelaufen?
• Was könnte verbessert werden?

Allgemein

• Vorschlag: Überarbeitung des Handbuchs, v.a. mit LocalTeam u. Katja. - versteht das nicht falsch, ich sehe keinen konkreten Punkt an dem das HB schlecht oder gar falsch wäre, aber die Erfahrungen der FOSSGIS12 sollten eingearbeitet werden, v.a. unter Berücksichtigung dieser Wiki-Seite.

Tagungsband

• Wir haben 2012 sehr viele Einreichungen von Langfassungen, da haben wir es eigentlioch nicht mehr nötig auf die Abstracts zurück zu greifen, um den Tagnugsband zu füllen. Ich würde daher gerne im nächsten Jahr nur noch die Langfassungen aufnehmen, um die Qualität noch weiter zu steigern. Wer nichts einreicht erscheint nicht Tagungsband. Was meint Ihr? --Jörg Thomsen 10:20, 5. Mär. 2012 (UTC)
• Impressumhinweis nach dem LandesPresseGesetz bzw. LandesMedienGesetz angeben.
• Deadline für Einreichung und Abgabettermin Druckerei lagen dieses sehr Dicht beieinander, zwei Beiträge kamen zu spät und wurden nicht aufgenommen. Anderseits war die Abgabemoral, auch terminlich, allgemein sehr gut und mir blieb es erspart den Leuten hinterher zu telefonieren, da eine verspätete Abgabe eh nichts genutzt hätte.
• Dokumentvorlage und Autorenhinwise überarbeitet, s. Tagungsband#eMail_an_die_Vortragenden

Programmkommittee / CFP

• Es sollte bereits im CFP ein Hinweis erfolgen, das man sich mit Einreichung eines Beitrages bereit erklärt, diesen potentiell an einem der drei FOSSGIS Tage zu halten, ggf. kann ein Verweis auf einen "Wunschtermin" erfolgen, der aber nicht verbindlich zugesagt werden kann. Der Hintergrund ist eine Absage aufgrund des Termins am Do Vormittag und unserer Absage auf den Wunsch zum Termintausch.
• Im CFP muss definiert werden wie lang die Abstracts sein müssen (z.B. max 500 Wörter)
• Deutlich im CFP darauf hinweisen, dass ohne Abstract keine Annahme erfolgen kann. Egal wie toll das Thema ist.
• Vorher im Programmkomitee definieren worauf bei den Bewertungskriterien eingegangen werden soll. Beispiel: Stil. Stil vom Abstract oder Stil des Vortragenden wenn bekannt. etc.
• Wenn möglich die Eingabemöglichkeiten im Pentabarf reduzieren.

Marketing

• s. Lessons_Learned#Marketing
• Anmedleschluss deutlich vor der Konferenz? Macht die Planung einfacher und motiviert die TN sich anzumelden (anstatt zu denke, 'egal, ich kann mich ja bis zum Konferenzbeginn entscheiden')

2010

Diese Seite enthält Notizen von der FOSSGIS 2010.

ttp://www.fossgis.de/wiki/

Programm

• Der Programmflyer war verkehrtherum und zweiseitg bedruckt, das führte zu vielen Drehern und Verwirrung. Entweder vorne und hinten auf einer Seite sehr komprimiert, oder zusammentackern oder pro Tag eine Seite, deutlich gekennzeichnet.
• Die Zeiteinteilung mit 30 Minuten pro Vortrag und 3 Vorträgen pro Block hat sich optimal bewährt.
• Es sollte eine verbindliche Liste mit Moderatoren geben, die vorher informiert werden. DIN A4 Zettel mit 5 Minuten in jeden Vortragsraum legen.
• Moderatoren bekommen einen Zettel mit kurzfristigen Meldungen der Veranstalter, den sie kurz vor dem Vortrag und nach Ende vorlesen.

Teilnahme Personen

• Gut wäre eine Liste am Empfang gewesen, welche in mehreren Spalten Name, Teilnahme Social Events, Teilnahme Workshops gehabt hätte, so musste man ständig die Seiten umdrehen, was teilw. recht zeitaufwändig war

• Nicht ganz einfach war die Komme ich heute nicht, komme ich morgen (vielleicht)-Mentalität vieler Teilnehmer; das hat die Kalkulation sehr erschwert; es kamen nahezu 50 Teilnehmer, welche nicht angemeldet waren
• Um die Planung zu vereinfachen sollte ein Unkostenbeitrag erhoben werden, nicht viel mehr als eine Verbindlichkeit. Das ist ausserdem eine sinnvolle Einnahmequelle. Gegen Vorlage eines Studentenausweises oder auf Anfrage kann der Unkostenbeitrag erstattet werden. Auch das ist mit mehr Verbindlichkeit verbunden.

Generelle Planung/Ausschreibung der Konferenz

• Das Anforderungsprofil wurde erst mitgeteilt, als die Entscheidung für den Standort schon gefallen war, lieber etwas früher im Vorfeld :-)
• Keine klaren, transparenten Grundsätze: Was darf das Local Team/Was nicht (Budgetverfügbarkeit etc.)? Wenn es da im Vorfeld klare Richtlinien gibt macht das einiges einfacher

FOSSGIS/OSM

Der Diskussionspunkt schlechthin: OSM nach FOSSGIS-part, oder lieber parallel? Stärkere Durchmischung wäre vielleicht besser gewesen, so war es irgendwie eine gefühlte 2-Gruppen-Veranstaltung

Marketing

• Es wäre gut gewesen, wenn wir 1-2 kommerzielle Messages im Harzer Rundbrief gehabt hätten, sicherlich deutlich effektiver als nur eine Nachricht unter vielen.

Edit by Kai: Unbedingt sogar, die Erfahrungen der2 Wochen später stattgefundenen Geoinformatik2010 in Kiel haben deutlich gezeigt, dass ein hervorgehobener Rundbrief (Einzelnachricht) immer wieder jede Menge Anmeldungen gebracht hat (geschaltet wurden insg. 3 Premium-Newsletter), so kamen dann bei Eintrittspreise ab 70 Euro und sehr,sehr speziellem (wiss.) Programm insges. 350 Teilnehmer.

• Für die Öffentlichkeitsarbeit / Werbung einen Verteiler Anlegen und einen festen Terminplan nach dem Muster 'X Monante vor der Konferenz: CfP - ... - 4 Wochen vor der Konfernz: 2. Anzeige bei Harzer (oder wo auch immer).
• Die ausstellenden Firmen sollten frühzeitig freundlich daran erinnert werden ihre eigenen Verteiler mit Vorankündigungen zu versorgen. Das sind optimale Multiplikatoren.