Zeitplanung

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Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.


Zeitplanung

Die Konferenz wird über viele Monate vorbereitet. Verschiedene Meilensteine müssen zu bestimmten Zeiten erreicht werden.

Zeit
Aktion
Zuständig
ca. April des Vorjahres Call for Location schreiben und veröffentlichen (PM) Konferenzteam Core-Team
ca. Mai des Vorjahres Deadline Call for Location Konferenzteam Core-Team
Ende Mai des Vorjahres
  • Entscheidung Veranstaltungsort und
  • Ankündigung Call for Paper & Call for Workshop (im August),
  • Eröffnung der Sponsoring und Standbuchungen
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Konferenzteam Core-Team

Pressemeldung-Team

Oktober des Vorjahres
  • Call for Papers / Call for Workshops schreiben und veröffentlichen und
  • Sponsoringaufruf
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Programm-Komitee

Pressemeldung-Team

November des Vorjahres
  • Deadline Einreichungen für Call for Papers / WS
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Speaker

Pressemeldung-Team

Dezember des Vorjahres Auswahl der Vorträge / WS Programm-Komitee
Dezember des Vorjahres Bekanntgabe der angenommenen und abgelehnten Vorträge uns Workshops Programm-Komitee
Januar
  • Veröffentlichung des Programms (Vorträge und Workshops) und Sponsoring
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
  • Lokal Infos zu Anreise, Übernachtung und Ausgehmöglichkeiten bereitstellen
Programm-Komitee

Pressemeldung-Team
Lokal Team

Januar
  • Freischaltung der Anmeldung
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Programm-Komitee

Pressemeldung-Team

T-6 Wochen
(T=Konferenzbeginn)
  • Frühbucherrabatt endet
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Konferenzteam Core-Team

Pressemeldung-Team

T-6 Wochen Abgabe Texte für Tagungsband Speaker
T-3 Wochen
  • Letzte Details zur Konferenz und Anmeldeschluss
  • Pressemeldung dazu veröffentlichen
Konferenzteam Core-Team

Pressemeldung-Team

T-2 Wochen Druck Tagungsband Tagungsband Editor
T-2 Wochen Rundmail an Aussteller mit Infos zu
    • Standskizze mit Ausstattung, Standplan,
    • Anfahrtsmöglichkeiten,
    • Materialversand,
    • Ansprechpartner vor Ort)
Konferenzteam Core-Team,

Input vom Lokal Team

T-2 Wochen Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten Konferenzteam Core-Team,

Input vom Lokal Team

T-1 Woche Anmeldeschluss Konferenz / WSbr/Vor-Ort-Anmeldungen sind aber möglich! Konferenzteam Core-Team
T-1 Woche Festlegung Session-Leiter Programm-Komitee
T-1 Woche Festlegung des Catering Lokal Team
T-5 Tage (Donnerstag vorher) Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit
    • Begrüßung,
    • lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos),
    • Hinweisen zur Konferenz
Konferenzteam Core-Team,

Input von Lokal Team

T-1 Tag (Dienstag vorher) Aufbau, Taschenpacken Lokal Team
T (Mittwoch morgen) Aufbau Aussteller Lokal Team,

Aussteller, Aussteller-Betreuer

T (Mittwoch - Freitag) Konferenz Lokal Team
T (Freitag) Abbau Lokal Team
T+1 Woche Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz Konferenzteam Core-Team,

Pressemeldung-Team

T+2 Wochen Vorläufige Finanzübersicht Schatzmeister