Teilnehmerbetreuung

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Datei:Handbuch.png Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.


Teilnehmerbetreuung

Für die Betreuung der Teilnehmer ist der Teilnehmer-Koordinator zuständig.

Anmeldung

Anmeldung vor der Konferenz

Die Anmeldung vor der Konferenz findet online über das Pretixsystem statt. Das System erstellt automatisch eine Rechnung.

Der Teilnehmerkoordinator sorgt für die regelmäßige Überprüfung der Zahlungseingänge und Markierung der entsprechenden Anmeldungen im Vorfeld und kurz nach der Konferenz. Für nicht eingegangene Beträge sind Mahnungen zu schreiben.

Es muss klar kommuniziert werden, wann Anmeldeschluß ist und was man machen soll, wenn man sich nicht mehr rechtzeitig angemeldet hat. Neben dem Hinweis, dass die Anmeldung geschlossen ist, sollten Hinweise erscheinen, was man tun kann, wenn man sich nicht rechtzeitig angemeldet hat. Es ist in jedem Fall möglich einfach vorbeizukommen, jedoch riskiert man bei teilnehmerbeschränkten Veranstaltungen keinen Platz mehr zu bekommen. Bitte E-Mails an konferenz-orga@fossgis.de, bitte nicht an einzelne Leute im Verein, das verursacht nur Durcheinander.

Anmeldung auf der Konferenz

Muss nachträglich dokumentiert und in einer Liste oder im Anmeldesystem festgehalten werden.

Registrierung der Teilnehmer auf der Konferenz

Es gibt eine Anmeldung, die ausreichend dimensioniert sein muss, um mehrere Teilnehmer gleichzeitig bedienen zu können. Zu den Hochzeiten beim Beginn der Konferenz (Mittwochfrüh (Salzburg Montag) für Workshop-Teilnehmer, Mittwochmittag (Salzburg Montag) kurz vor Konferenz-Beginn, Donnerstagmorgen (Salzburg Dienstag) für Leute, die Mittwoch noch nicht dabei waren) müssen hier mehrere Helfer die Registrierung durchführen. Zu anderen Zeiten sind ein bis zwei Personen ausreichend.

Ablauf:

  • Teilnehmername in Anmeldeliste (ausgedruckte TN-Liste) überprüfen, Anwesenheitstage (Mi, Do, Fr) erfragen und abgehaken
  • Wenn der Teilnehmer sich vor Ort anmeldet, werden der Name, die Email-Adresse sowie die Anwesenheitstage in die TN-Liste eingetragen (in digitale Version übertragen, um eine komplette Liste zu erhalten - wenn mal nicht so viel zu tun ist)
  • Bezahlung Teilnhmergebühr (Handkasse, Quittung, Dokumentation)
  • Teilnehmer kann Workshops buchen (Handkasse, Quittung, Dokumentation)
  • Registrierung: Haken in Liste, vorbereitetes (oder nachträglich handschriftlich ausgestelltes) Namensschild übereichen
  • Ausgabe Konferenz-Tasche mit Inhalt, Tagungsband, wenn bestellt
  • Konferenzteilnehmer, die bei der Anmeldung ein T-Shirt bestellt haben, bekommen dies in ihrer bestellten Größe
  • Teilnehmer bekommt Hinweise, Informationen, die er/sie braucht

Das Welcome-Desk-Team stellt den Servicebreich für die Teilnehmer möglichst unbürokratisch zur Verfügung (Fragen beantworten, Probleme lösen, Ansprechpartner finden, Ausgaben zurückerstatten, Garderobe...)

Organisation des Welcome Desk

  • Bereiche
    • angemeldete Teilnehmer (A-K, L-Z)
    • noch nicht angemeldete Teilnehmer
    • Vortragende, Workshopleiter
  • Aufgaben:
    • Registierung der TN:
      • Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mo, Di, Mi),
      • Vergabe T-Shirt an TN gehen Voucher
      • Vergabe Tagungsband gegen Voucher
      • Namensschildausgabe
    • Infopoint für sämtliche Fragen
    • Garderobe (Schlüssel)
    • Handkasse für Verkäufe (T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr)
      • wichtig: Belege erstellen und registrieren (Quittung, Liste).
    • Sammlung TN-Feedbackbogen (Zwei Sammelboxen notwendig, eine für die Feedbackbögen und eine für die Namen zur Verlosung, Schere zur Verfügung stellen)
  • Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops
    • Programmänderungen
    • Teilnehmerbetreuung
    • Catering

Ausstattung Welcome Desk

Der Welcome Desk ist der Dreh- und Angelpunkt für sämtliche Fragen und Anliegen.

  • Tisch, Stauraum für Taschen, T-Shirts, Büromaterial, Namensschilder
  • Laptop, Internetanschluss, Drucker
  • Büromaterial

Welcome Desk sortieren

Das Lokal-Team organisiert die Vorbereitung des WelcomeDesks am Dienstag vor der Konferenz. Dabei können natürlich bereits anwesende Orga-Mitglieder helfen.

Es ist sinnvoll vor der Konferenz eine Liste aller empfangenen Materialien zu haben (Sponsorenmaterial, Blöcke, Kugenschreiber, Taschen, T-Shirts, ... Der Ausstellungs- und Sponsorenkoordinator sollte wissen, welche Sponsoren welche Dinge schicken wollen (manchmal schicken Aussteller auch Pakete mit Prospekten und dergl. die nicht für die Taschen gedacht sind, sondern für den Ausstellerstand bestimmt sind).

Ein Teil des Welcome Desks ist der Empfang, wo die Registrierung passiert und Namensschild, Tasche und Programmheft, gegebenfalls Internetzugang überreicht werden. In einem weiteren Teil gibt es die Materiealien, die sich die TN selbst nehmen (Block, Kugelschreiber, Sponsoren und Projektinformationen).

Da einige Mengen an Material kurz vor der Konferenz ankommen, braucht dieser Aufbau 2- 3 Stunden.

Programm

Die Teilnehmer brauchen Informationen über das Programm. Sowohl im Vorfeld, um sich entscheiden zu können, was für sie interessantes dabei ist, als auch auf der Konferenz selbst.

Das Programm wird in mehreren Varianten zur Verfügung gestellt:

  • Online auf der Konferenz-Webseite. Es gibt hier für jeden Tag eine Programmübersicht und zu jedem Vortrag eine Detailseite mit Abstract.
  • Jeder Teilnehmer bekommt ein Programmheft.
  • An strategischen Stellen im Konferenzbereich (Anmeldung, Catering-Bereich, vor den Hörsälen) wird jeweils ein groß ausgedrucktes Programm ausgehängt. Ggf. wird nur das Programm für den aktuellen Tag ausgehängt (und natürlich abends dann ausgetauscht), das spart Platz und macht es einfacher, schnell die nötige Information zu finden.

Da sich das Programm auch sehr kurzfristig ändern kann (z.B. wenn ein Vortragender ausfällt), sollten die Programme möglichst spät gedruckt werden. Nach dem Druck müssen sie manuell aktualisiert werden, z.B. durch Überschreiben von Hand oder auch durch Überkleben. Änderungen müssen auch bei der Begrüßung oder von den Sessionleitern bekanntgegeben werden.

Taschen

Jeder Konferenzteilnehmer erhält eine Konferenz-Tasche.

Tasche

Es wird eine bedruckte Stofftasche verwendet. Kriterien für die Auswahl der Tasche sind:

  • geeignet für Inhalte in A4-Format
  • bedruckbar

Um die Organisation der Konferenz-Tasche kümmert sich der Taschen-Beauftragte.

Inhalt

Nichts

Die Teilnehmer bekommen überreicht:

  • Namesschild
  • Tasche
  • Teilnehmerfeedbackbogen
  • Internet-Zugang
  • Programmheft

Die Teilnehmer können sich folgendes mitnehmen:

  • Kugelschreiber (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
  • Schreibblock (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
  • Programmheft
  • Prospekte, Flyer usw. der Sponsoren (siehe unter Sponsoring)
  • Social Event Infos
  • Stadtplan, Lageplan
  • Vom FOSSGIS e.V. / OSGeo:
    • Prospekt FOSSGIS e.V.
    • Anmeldeformular FOSSGIS-Mitgliedschaft
    • Flyer zu FOSSGIS/OSGeo-Projekten
    • OSGeoLive USB-Stick
    • Informationen zu kommenden Veranstaltungen und dergl.

T-Shirts

Teilnehmer bestellen bei bedarf ein T-Shirt über die Online-Anmeldung, ist im Konferenzbeitrag enthalten. Am Welcome Desk vor Ort können T-Shirts gekauft werden.

Infos zu Erfahrungen, wieviele T-Shirts wir brauchen (welche verschiedenen Größen) und wie das mit Design und Druck so läuft.

  • die Anzahl der Taschen und T-Shirts richtet sich nach der geschätzten Teilnehmerzahl
  • In den letzten Jahren war Anton (HS Anhalt Dessau) so lieb und hat Designs für Taschen und T-Shirts entworfen. Die Druckvorlagen werden nach Absprache geliefert (png, pdf). Es muss genau gesagt werden, welche Größe der Druck haben soll. Am besten telefonisch mit dem jeweiligen Ansprechpartner aushandeln.
  • Für die Konferenzen in den letzten Jahren wurden die Taschen bei Greenpromotion: https://www.greenpromotion.de/ Ansprechpartner: Herr Klatt, Taschenmodell: Cotton CityBag (Fairtrade / Bio);
  • Es sollte T-Shirts für Organisationsteam/Lokalteam/Hiwis in einer anderen Farbe geben, damit sie auf der Konferenz leicht zu erkennen sind. Damit das Lokalteam nicht 3 Tage lang dasselbe T-Shirt anziehen muss, sollte es mehrere Exemplare geben.
  • T-Shirt Bestellungen der letzten Konferenzen

2010: 500 T-Shirts (hauptsächlich M und L)

2011: 350 T-Shirts (hauptsächlich M und L) + 40 fürs Orga Team

2012: 275 T-Shirts (40 x S, 95 x M, 95 x L, 45 x XL) + 25 fürs Orgateam (8 x M, 10 x L, 7 x XL)

Hinweis zu 2012: es waren zu wenig T-Shirts, weil am Anfang jeder Teilnehmer eins bekommen hatte. Zur Größenauswahl: es waren wohl zu wenig große T-Shirts. 2013: 300 T-Shirts + 50 für das Lokal Team

2014: 350 T-Shirts + 50 für das Lokal Team

2015: 350 T-Shirts + 50 für das Lokal Team

2016: 230 T-Shirts + 28 für das Lokal Team + 20 VOC-Team

2017: 155 T-Shirts + 30 für das Lokal Team + 36 VOC-Team

Fazit: wenn die Motive für den Druck rechtzeitig zur Verfügung stehen, sollte bedruckten T-Shirts- und Taschen nichts im Wege stehen - es muss sich jemand drum kümmern --> T-Shirt-Koordinator [1].

Lageplan, Anfahrtsbeschreibung

Es ist Aufgabe des Lokal-Teams Stadtpläne, Lagepläne oder Anfahrtsbeschreibungen zu allen wichtigen Orten (Konferenz, Social Event, ggf. Hotel usw.) zusammenzustellen (bevorzugt OpenStreetMap). Sowohl für die Webseite als auch gedruckt für die Teilnehmer vor Ort.

Hotels

Das Lokalteams muss im Vorfeld erkunden, welche Hotels oder anderen Übernachtungsmöglichkeiten es gibt. Dabei kann es auch mit der Tourismusinformation oder dergl. zusammenarbeiten.

Eventuell können auch Kontingente in dem einen oder anderen Hotel gebucht werden. Der typische Deal dabei ist, dass Teilnehmer die Zimmer verbillligt bekommen, wenn sie angeben, dass sie zur Konferenz gehören. Dafür wird das Hotel auf den Webseiten der Veranstaltung beworben. Vorteil eines solchen Vorgehens ist auch, dass viele Teilnehmer im gleichen Hotel sind und daher mehr Gelegenheit zur Interaktion haben.

Weitere lokale Informationen

Das Lokalteam sollte Informationen zusammenstellen zu:

  • ÖPNV-Anbindung mit Infos und Empfehlungen zu Zonen, Ticketkategorien und Preisen.
  • Wo bekommt man was zu Essen? Wo kann man abends ausgehen, wenn man nicht am offiziellen Abendprogramm teilnimmt?
  • Nett sind auch ein paar touristische Informationen zu Sehenswürdigkeiten oder Besonderheiten der Stadt, wenn Teilnehmer vielleicht noch das anschließende Wochenende bleiben wollen.

Internet-Zugang

  • Alle Teilnehmer können kostenfrei und unbeschränkt über WLAN Internet nutzen (siehe Technik).
  • Aus dem Konferenz-WLan sollte Port 1935, Port 80 und Port 443 nicht geblockt werden, um die Streams empfangen zu können

Garderobe

Es sollte eine Garderobe für Jacken und Taschen bereitgestellt werden. Insbesondere am letzten Tag haben viele Teilnehmer bereits aus dem Hotel ausgecheckt und kommen mit ihren Taschen. Eine echte bewachte Garderobe ist zu aufwändig, aber eventuell gibt es einen Raum in der Nähe der Anmeldung, der wenigstens halbwegs im Blickfeld der dortigen Hiwis ist.


Catering

Zu den wichtigen Dingen der Konferenz gehört die Versorgung der Teilnehmer mit Essen und Getränken.

  • Die Versorgung findet in den Pausen statt.
  • Bewährt hat sich hier, dass in den Pausen zwischen den Vorträgen belegte Brötchen oder Häppchen sowie Getränke (Wasser, Saft, Kaffee, Tee) gereicht werden.
  • Am Donnertstag wird außerdem ein warmes Mittagessen (Suppe oder dergleichen) angeboten.
  • Dazu kann die Unimensa oder ein regionaler Cateringanbieter angefragt werden (Angebote dokumentieren]).
  • Laut Budget stehen für die Versorgung des leiblichen Wohls der Teilnehmer ca. 11.000 € zur Verfügung (siehe Catering-Budget).


Tagungsband

Für die Konferenz wird ein Tagungsband zusammengestellt, der die Beiträge der Vortrags-Referenten enthält.

  • Jeder Teilnehmer erhält einen Tagungsband, der gedruckt wird und in die Konferenz-Tasche gepackt wird. Er ist außerdem
  • als PDF öffentlich zum Download erhältlich.
  • Der Tagungsband hat eine ISBN.
  • Ziel des Tagungsbandes ist eine Konferenzdokumentation sowie auch eine Zusammenfassung für Interessenten, die nicht an der Konferenz teilnehmen konnten und für Teilnehmer, die einen Vortrag nicht hören konnten.
  • Der Tagungsband liefert die Kerninfomationen zum jeweiligen Vortrag.
  • Jeder Vortragende ist aufgefordert, einen Texte, der die Kerninformation des Vortrages enthält zu verfassen und abzuliefern. Wenn der Vortragende mehr Informationen, weitere Details und Bilder beitragen möchte so ist das möglich.
  • Der Text wird zusammen mit einem Vorwort in einem gebundenen Heft jedem Teilnehmer zur Verfügung gestellt sowie als PDF-Download veröffentlicht.
  • Wenn kein Text kommt, wird nur der Abstract der Vortragseinreichung verwendet.
  • Letzter Abgabetermin des Textes sind 8 Wochen vor Konferenzbeginn.

eMail an die Vortragenden

die folgenden Autorenhinweise stehen in der Dokumentvorlage (s.u.), bitte auch in die Email an die Autoren bei der Vortragszusage aufnehmen:

  • Dateiname bitte nach folgendem Muster: fossgis_jahr_titel_Nachname.odt/doc. Beiepiel: fossgis_2013_Berühmte_klingonische_Geoinformatiker_Picard.odt. Bei langen Titeln genügen die ersten Worte, bei mehreren Autoren bitte der im Programm zuerst genannte.
  • Grafiken bitte einfügen, nicht verknüpfen
  • Bitte verwenden Sie nur die vorhandenen Formatvorlagen und ändern diese nicht
  • Abbildungen bitte manuell nummerieren (automatische Nummerierung ist zwar praktisch, aber ergibt aber erfahrungsgemäß im zusammengefügten Tagungsband Chaos)
  • Abbildungsbeschriftungen mit der Abbildung verknüpfen, wenn die durcheinander purzeln, haben wir kaum eine Chance sie wieder richtig zu zu ordnen (in OpenOffice / Libre Office rechter Mausklick auf Abbildung, 'Beschriftung' wählen, Text eingeben, OK klicken und anschließend Nummerierung von Hand ersetzen (s.o.)
  • Beachten Sie dass der Tagungsband in s/w gedruckt wird, Abbildungen sollten also auch in Graustufen lesbar sein
  • Bitte achten Sie auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung, denn für die Kontrolle dessen bleibt meist keine Zeit.

Die Beachtung dieser Hinweise vereinfacht uns die Erstellung des Tagungsbandes, erspart uns langwierige Formatierungsarbeiten und erleichtert die Zusammenstellung der Beiträge in der richtigen Reihenfolgen. Da wir die Zusammenstellung des Tagungsbandes nicht nach Zeit bezahlt bekommen, sondern ihn ehrenamtlich in unserer Freizeit erstellen, sind wir Ihnen mehr als dankbar!

Dokumentvorlage für Autoren

  • gute Erfahrung mit OpenOffice-Vorlage (es fragt regelmäßig ca. 1 Autor warum nicht latex, aber damit könnten die meisten nichts anfangen).
  • auch Word-Vorlage verteilen, einige wenige nutzen das, weil Sie (im Dienst) keine OO haben
  • Autoren deutlich darauf hinweisen, die Formatvorlagen zu benutzen und nichts manuell zu formatieren
  • Autoren sollten außerdem eine Empfangsbestätigung für den eingesandten Beitrag erhalten und im Vorfeld darauf hingewiesen werden, dass sie nachfragen sollten, wenn Sie keine erhalten (2010 und auch 2012 gab es einen Beitrag, der nicht gedruckt wurde, weil er aus technischen Gründen nicht angekommen ist, ärgerlich)

Vorlage:

Die Tagungsband-Templates (.doc/ .ott) sind hier zu finden: Tagungsband-Template

Einband

  • bekommt die Druckerei als gesondertes PDF
  • ist als 1 Seite zu liefern: Rückseite, Rücken, Vorderseite nebeneinander auf DIN A3 + Rückenstärke
  • rechtzeitiges Einfordern der Sponsorenlogos im druckfähigen Format, es hat sich bewährt, das über den 'Sponsoren-Beauftragten' zu machen, da der die Kontaktdaten hat
  • bei den Logos beachten, wer Sponsor und wer Veranstalter ist
  • Titelbild: Es bietet sich an das Taschen- oder T-Shirtlogo zu verwenden. Gerne kann innerhalb des Orgateams auch ein Tagungsbandlogo entstehen.

Druckerei

  • bisher gute Erfahrung mit http://www.schaltungsdienst.de/, Ansprechpartner: Herr Bischof
  • Rechnung geht direkt an den Verein
  • zukünftig bei der Beauftragung darauf hinweisen, dass die Bücher nicht einzeln eingeschweißt werden sollen.

ISBN

  • muss vom Verein beantragt und bezahlt werden (Konferenzorga)
  • Wichtig: ISBN muss auf den Einband / von außen sichtbar sein

Impressum

Der Tagungsband muss ein Impressum nach dem Landespressegesetz bzw. Landesmediengesetz haben: Druckwerk müssen Name oder Firma und Postanschrift des Druckers und des Verlegers, beim Selbstverlag des Verfassers oder des Herausgebers, genannt sein.

Zeitplan

  • Autoren sollten 6-8 Wochen Zeit haben ihren Beitrag zu verfassen, aber auch länger
  • Einreichungsschluss mind. 2 Wochen vor Drucktermin, 4 Wochen vor Konferenz, je eher desto besser
  • Drucktermin ca. 2 Wochen vor Konferenz (Andruck), genaueres mit Druckerei besprechen
  • ISBN spätestens 4 Wochen vor Drucktermin beantragen
  • Kontaktaufnahme mit Druckerei (Angebot, Drucktermin, Versand) mind. 4 Wochen vor Druck
  • Bis zu Druckfreigabe Klärung mit Lokalteam, wohin die Tagungsbände geliefert werden sollen

Tagungsbände der FOSSGIS-Konferenz

Tagungsband 2008

Tagungsband 2009

Tagungsband 2010

Tagungsband 2011

Tagungsband 2012

Tagungsband 2013

Tagungsband 2014

Tagungsband 2015

Tagungsband 2016

Tagungsband 2017

Tagungsband 2018