Protokoll Vorstandssitzung/2016-11-08

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Protokoll der Vorstandssitzung vom 08.11.2016

Die Sitzung fand statt via Mumble (podcast.openstreetmap.de)

Anwesende:

  • Till Adams
  • Dominik Helle
  • Marco Lechner
  • Frederik Ramm

Anfang: 20:30

Begrüßung

Marco Lechner begrüßte alle Teilnehmer.

Aufträge vom letzten Mal

alles erledigt.

Vereinsinternes

  • Beschluss: Monatliche Vorstandssitzungen im Mumble werden öffentlich. ggf. mit einem abgeschlossenen Teil, wenn datenschutzrelevante Dinge besprochen werden müssen.

Diese Entscheidung wird an die Vereinsliste kommuniziert. Dominik schreibt daher eine Mail an die Vereinsliste. Mit Link zum Protokoll und dem nächstem Termin.

  • Protokolle der Vorstandssitzungen werden ab sofort ins Wiki eingetragen.
  • Stand der Dinge Vereins-IT: Migration ist soweit im Plan; die E-Mail-Migration fehlt noch. Dominik fragt noch mal bei Max nach wann damit zu rechnen ist.
  • Planung Jahreshauptversammlung am Rande der FOSSGIS 2017:
    • Neujahrsschreiben mit Einladung zur Jahreshauptversammlung
    • Marco schreibt E-Mail bzgl. der Satzungänderungen und ggf. anderer Anträge über die Vereins-Mailingliste
    • Jahresbericht, Kassenprüfung Vorbereitung. Kassenprüfung muss auch FOSS4G umfassen und könnte deswegen evtl. zeitlich knapp werden
    • Anträge zur Hauptversammlung müssen rechtzeitig vorbereitet werden: OSMF Local Chapter und andere

Finanzielles

Anfrage vom Finanzamt Freiburg-Land wurde durch den Steuerberater zurückgewiesen. Finanzamt Mainz ist weiterhin zuständig, nicht Freiburg-Land.

OSMF Local Chapter

Stimmung im Verein und in der OSM-Community ist weitgehend positiv. Vermutlich Abstimmung auf der Jahreshauptversammlung.

FOSS4G

Die Konferenz hat vermutlich rund 80.000 EUR Gewinn eingespielt. Davon gehen 90% an die OSGEO, 10% verbleiben beim FOSSGIS. Endgültige Zahlen werden noch vorgelegt. Finanzunterlagen werden vom für die FOSS4G bestellten Steuerberater aufbereitet und dann an den FOSSGIS-Steuerberater übergeben. Überlegung, den ehrenamtlichen Helfern eine Ehrenamtspauschale zu zahlen, die direkt zurückgespendet und in Form einer Spendenquittung ausgegeben wird.

Lob an Video-Team.

FOSSGIS 2016

Die Konferenz in Salzburg hat einen Verlust von ca. EUR 5.300 gemacht. Das kommt nicht überraschend und kann aus Überschüssen vorheriger Konferenzen finanziert werden.

FOSSGIS 2017

Entscheidung für Passau 22.-24.3. ist per Email gefallen und an das Lokal Team kommuniziert. Im Dezember fahren Katja und andere zu einem Planungstreffen nach Passau. Programmkomitee steht. Programm wird mit Frab geplant.

Vorläufiger Zeitplan: - 14.11 Eröffnung der Call for Papers - 23.12 Abgabefrist der Vorträge - 06.01 Ende Bewertung der Vorträge und Erstellen des Programms

Ticketsystem ist noch unklar. Till fragt bei der Firma, deren Ticketsystem für FOSS4G eingesetzt wurde. Eventuell kommt auch "pretix" aus dem CCC-Umfeld in Frage. Dominik stellt Anfrage an den Hersteller.

Kurze Diskussion zu Social Event - im Preis eingeschlossen für alle, nur für zahlende Tickets, oder als Zusatzticket für alle? Diskussion muss noch mal vertieft werden.

FOSSGIS 2018

Es gibt mehrere Interessenten, u.a. Oldenburg, wäre aber vermutlich dann im Herbst und könnte sich mit der FOSS4G in Dar-es-Salaam überschneiden. Diskussion und Entscheidung vertagt.

Nächstes Treffen

voraussichtlich 6.12. 20:30

Ende der Sitzung

22:10