Konferenz 2009/Protokoll 2009-01-16

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Organisatorisches[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Roland Hachmann
  • Malte Weller
  • Daniela Kempa
  • Otto Dassau

vom Organsationsteam 2009 haben sich am 16. Januar 2009 in Hannover getroffen, um die Agenda basierend auf dem Protokoll_2008-12-05 weiterzuführen.

Tagesordnung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Technik
    • Ausstattung und Zugang zu CIP-Pools
    • WLAN
    • Aussteller (wie, wo und Strom)
  • Ausschilderung, Plakatierung, Anfahrtskizze
  • Anmeldung / Help Desk (wo, wer, Hiwis?)
  • Gästebetreuung
    • Hotels
    • Catering
    • Abendveranstaltung
  • Tagungsband
  • Tagungsprogramm

Technik[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • WLAN
    • Rechtlich Absicherung mit RRZN klären (Kenntnisnahme Benutzerordnung; Malte)
    • Bereitstellung der Zugänge
    • Eintrag ins WIKI mit Verlinkung zum RRZN zur Einrichtung WLAN mit WPA bzw. VPN (Malte)
  • Workshoptechnik, Workshopbetreuung
    • Treffen mit SysAdmin der Uni (Malte, Otto)
    • 2 CIP-Pools bis 30 Personen - das sollte bei der Anmeldung berücksichtigt werden, damit sich nicht mehr anmelden können (Lars)
    • OpenSuse ist installiert, Version muss noch geklärt werden, um Geo-Repository nutzen zu können (Otto)
    • Es stehen optische Laufwerke für Live-Medien zur Verfügung, klären ob CD oder DVD (Otto)
    • Server für Images steht zur Verfügung, noch testen ob das Netzwerk das leisten kann (Otto, Malte)
    • Workshopleiter wegen Bedarf (Software, Daten, ...) kontaktieren (Otto, Malte)
    • Daten und Software müssen rechtzeitig vorliegen - Deadline Freitag 27. Februar.
    • Admin bekommt HiWi gesponsort (Herrn Bunde nochmals kontaktieren, Malte)
  • Vernetzung Aussteller
    • Anzahl der Anschlüsse klären
    • Netzwerkkabel und Hub von Aussteller gestellt ?
    • Wer macht Verkabelung und Strom (RRZN ? Malte)
    • Nur ein Rechner pro Anschluss ? (RRZN Nachfrage Malte)
  • Technik/Anschlussmöglichkeiten in dern Vortragsräumen
    • WLAN oder über Festnetz mit VPN-Clienten
    • Präsentationen vorab auf den Server uploaden (Lars)
    • Information an die Referenten (Präsentationsrechner mit OpenOffice = 3.0, PDF; Programmkommitee ?)
  • 'Messebüro': Notebook + Drucker an der Anmeldung
    • Messekoffer an der Anmeldung
    • 1 Prepaid-Handy mit Karte (Messekoffer, Vereinsliste - Otto)
    • USB-Stick über 1 GB (Messekoffer, Vereinsliste - Otto)
    • Liste der wichtigsten Ansprechpartner mit Telefonnummern erstellen (Herr Bunde, E-Magazin, RZZN)
    • Notebook mit Zugriff auf Netz (Anmelde-Datenbank)
    • Entgegennahme von Vorträgen


  • Mobiliar für Aussteller (Malte)
    • 1 Tisch, 2 Stühle, 2 Stellwände
      • Anstelle von 66 Stellwänden sind nur noch 55 vorhanden und reserviert.
      • Aussteller bezüglich Mobiliar mit Deadline kontaktieren, falls ein eigener Stand mitgebracht werden soll. Ansonsten gibt es die Standard Stand Ausstattung von der Uni (Georg).
      • Tische, Stühle ausreichend vorhanden
      • Aufbau am Tag vorher durch Mitarbeiter E-Magazin ?
    • Bistro-Tische
      • 29 Bistrotische sind reserviert

Ausstellung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Plätze der Aussteller werden verlost
    • ca. 12 Plätze stehen zur Verfügung
  • Wenn Ausstellungsfläche voll, dann ist voll
  • Cateringbereich = Posterbereich wäre schön
    • Bei 6 Postern kein Problem

Ausschilderung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Man kann nicht zu viel ausschildern - Lokaltermin
    • Wegweiser (Daniela)
  • Poster mit Programm aufstellen, eher acht als zwei
    • Erstellen des Programms (Programmkommitee)
    • Ausdruck des Programms als Poster und Unterlagen (Malte, Daniela)
    • RRZN mit Rechnung ?
    • Deadline absprechen mit Stephan
  • Workshop-Programm bei den 2 CIP-Pools(A4), Anmeldung(A3), Hörsälen(A4) und lose in den Unterlagen (A4)
    • Erstellen des Programms (Programmkommitee)
    • Ausdruck des Programms (Malte, Daniela)

Marketing[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wir brauchen Poster und Flyer für die Bewerbung an Unis und auf anderen Veranstaltungen - höfliche Anfrage beim Marketing-Team

lokale Hilfskräfte[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

wieviele wofür?

  • Vorabend. Taschen zusammen stellen etc., Namensschilder, Ausschilderung
    • keine Hilfskräfte
    • Ausschilderung am 1. Tag ab 9:00 Uhr
  • 6 am 1. und 2. Tag, letzter Tag 3
    • Im Wechsel von 9:00 (8:00) bis 18:00 Uhr am 1. und 2. Tag, am letzten Tag bis 14:00 Uhr
  • in den Hörsäälen?
  • CIP-Pools
    • Herrn Bunde nach Bedarf fragen (Malte)
  • Tische und Stellwände schleppen (Hausmeister?)
  • Kasse Abendveranstaltung - Workshop (Roland mit Björn)
    • Im Vorfeld 2 Wochen vorher zu überweisen, daher keine Hilfskraft notwendig
  • Einrichtung WLAN-Zugang, Hörsaal-Technik, Workshop-Technik 1 Hilfskraft

Programm[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Änderungen Programmkommitee:[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Stephan (Leiter), Robert, Torsten, Hans, Otto, Till
  • Athina, Arnulf (im Januar nicht in D)

Verschiebung des Termins örtlich und räumlich[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Themenbereiche aus Protokoll_2008-11-28#CFP_f.C3.BCr_Vortr.C3.A4ge.2C_Workshops.2C_Poster in CFP übernehmen.

  • Keine Firmenwerbung in den Vorträgen, muss im CFP formuliert werden mit Hinweis auf (bezahlte) Firmenvorträge (- Briefing der Moderatoren)
  • Call For Poster

Keynotes Begrüßung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Begrüßung 15 Minuten
  • 2 Keynotes je 30 Minuten
  • 1 Abschlussvortrag

Programmveröffentlichung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Poster mit Programm aufstellen, eher acht als zwei

Sponsoring und Kosten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Kosten für Workshops sind €100,- (ermäßigt (Studenten, auf Anfrage) 50,-)
  • Ermäßigung für Vereinsmitglieder wurde auf der Jahreshauptversammlung des GAV /FOSSGIS e.V. beschlossen): 80,- €

Tagungsband[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • OO-Vorlage
  • Langfassungen bis 15. Februar 09
  • Druck in Hannover, Berlin?
    • Anfragen: 120 Seiten, farbiger Einband, Klebebindung, Lieferung, Vorlage als PDF.
  • Auflage 500


Tagungsunterlagen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Namensschilder
  • Tagungstasche:
    • Tasche mit UNI-Logo über UNI-Transfer (Roland)
    • Alternative für 80 Cent mit eigenem Logo (Roland)
    • Tagungsband (Jörg)
    • Stadtplan (Stephan)
      • Über LGN oder Region (Roland)
    • Kugelschreiber, wie war das beim letzten Mal? Marco: einer der Sponsoren (in medias res) hat Schreibblöcke inkl. Kugelschreiber gestiftet
      • Anfrage Sponsoren durch Sponsoring Abteilung
    • Programmkopie (IUP)

Teilnehmerbetreuung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Unterkünfte[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Über Fremdenverkehrsamt (Stephan)
    • Noch keine Rückmeldung

Catering[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

(Lokalteam)

  • Anfrage bei Cafeteria
    • Kalkulation liegt vor
  • Getränke sollten die ganze Zeit zur Verfügung stehen
  • warmes Essen nur am 2. Tag
  • Am ersten Tag Mittags belegte Brötchen für ca 150 Leute ? (Daniela)

Abendveranstaltung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Roland recherchiert
    • Anfrage HBX 200 Personen, Angebot wird noch überarbeitet

Verschiedenes[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Postadresse ist noch zu klären (Malte)
    • Adresse IUP oder punktgenaue Lieferung durch Copyshop (Roland)
  • Parkplätze vor der Uni für die Aussteller blocken (Daniela)
  • Gewinn für Verlosung, Otto spricht mit Jochen.
    • 1.Preis GPS mit OSM Daten (Jochen hilft Otto dabei)
  • Feedback-Bogen (Georg, Auswertung 2008?)
    • Mit Verlosungsschnipsel
  • Workshop-Organisation vor Ort: wird mit der Uni geklärt, ob HiWis im WS sitzen müssen (Malte).
  • Geschenke für die Keynote-Speaker - Vorschläge?
    • Liegt noch nicht vor (Roland)
  • Wir gehen davon aus, dass das T-Shirt-Motiv im Orga-Team abgestimmt wird.
    • Alternativ Kugelschreiber und Schreibblöcke mit FOSSGIS Vereinslogo
  • FOSSGIS e.V. - Treffen am letzten Tag der Konferenz? (Georg)
  • Wo findet eigentlich die FOSSGIS 2010 statt?
    • Idee: Bekanntgabe FOSSGIS 2010 und Ausschreibung FOSSGIS 2011 am Ende der FOSSGIS 2009 in Hannover.

Und noch ein Treffen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]