Konferenz 2009/Protokoll 2008-12-05

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Organisatorisches[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Roland Hachmann
  • Malte Weller
  • Daniela Kempa
  • Stephan Holl
  • Otto Dassau
  • Robert Nuske
  • Jörg Thomsen

vom Organsationsteam 2009 haben sich am 5. Dezember 2008 in Hannover getroffen, um die Agenda basierend auf dem Protokoll_2008-11-28 weiterzuführen.

Tagesordnung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Roland berichtet vom Treffen in Bonn und dem aktuellen Stand der Planung
  • Technik
    • Ausstattung und Zugang zu CIP-Pools
    • WLAN
    • Aussteller (wie, wo und Strom)
  • Ausschilderung, Plakatierung, Anfahrtskizze
  • Anmeldung / Help Desk (wo, wer, Hiwis?)
  • Gästebetreuung
    • Hotels
    • Catering
    • Abendveranstaltung
  • Tagungsband
  • Tagungsprogramm

Technik[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Workshoptechnik, Workshopbetreuung

Treffen mit SysAdmin der Uni (Malte, Otto)

    • Admin bekommt HiWi gesponsort
    • Vernetzung Aussteller
    • Technik/Anschlussmöglichkeiten in dern Vortragsräumen
  • 'Messebüro': Notebook + Drucker an der Anmeldung
  • Möglichkeit Streams der Vorträge zu veröffentlichen?
  • Mobiliar für Aussteller (Malte)
    • 1 Tisch, 2 Stühle, 2 Stellwände
    • Bistro-Tische
  • Kickerturnier: WhereGroup

Ausstellung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Plätze der Aussteller werden verlost
  • Wenn Ausstellungsfläche voll, dann ist voll
  • Catering in Kombination mit Cafeteria Sprengelstuben
  • Cateringbereich = Posterbereich wäre schön

Ausschilderung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Man kann nicht zu viel ausschildern - Lokaltermin
  • Poster mit Programm aufstellen, eher acht als zwei

Marketing[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wir brauchen Poster und Flyer für die Bewerbung an Unis und auf anderen Veranstaltungen - höfliche Anfrage beim Marketing-Team

lokale Hilfskräfte[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

wieviele wofür?

  • Vorabend. Taschen zusammen stellen etc., Namensschilder, Ausschilderung
  • Registrierung: 3 am 1 Tag, weitere Tage 1
  • in den Hörsäälen?
  • Tische und Stellwände schleppen (Hausmeister?)
  • Kasse Abendveranstaltung

Programm[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Änderungen Programmkommitee:[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Stephan (Leiter), Robert, Torsten, Hans, Otto, Till
  • Athina, Arnulf (im Januar nicht in D)

Verschiebung des Termins örtlich und räumlich[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- WICHTIG FÜR CFP!!

  • Termin: 16.-18.1.09
  • Deadline 15.1.09 23:59

Themenbereiche aus Protokoll_2008-11-28#CFP_f.C3.BCr_Vortr.C3.A4ge.2C_Workshops.2C_Poster in CFP übernehmen.

  • Keine Firmenwerbung in den Vorträgen, muss im CFP formuliert werden mit Hinweis auf (bezahlte) Firmenvorträge (- Briefing der Moderatoren)
  • Call For Poster

Keynotes Begrüßung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Begrüßung 15 Minuten
  • 2 Keynotes je 30 Minuten
  • 1 Abschlussvortrag

Programmveröffentlichung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Poster mit Programm aufstellen, eher acht als zwei

Sponsoring und Kosten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Kosten für Workshops sind €100,- (ermäßigt (Studenten, auf Anfrage) 50,-)
  • Ermäßigung für Vereinsmitglieder wurde auf der Jahreshauptversammlung des GAV /FOSSGIS e.V. beschlossen): 80,- €

Tagungsband[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • OO-Vorlage
  • Langfassungen bis 15. Februar 09
  • Druck in Hannover, Berlin?
    • Anfragen: 120 Seiten, farbiger Einband, Klebebindung, Lieferung, Vorlage als PDF.
  • Auflage 500


Tagungsunterlagen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Namensschilder
  • Tagungstasche:
    • Tagungsband
    • Stadtplan
    • Kugelschreiber
    • Programmkopie

Teilnehmerbetreuung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Unterkünfte[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Über Fremdenverkehrsamt, Stephan fragt an

Catering[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

(Lokalteam)

  • Anfrage bei Cafeteria
  • Getränke sollten die ganze Zeit zur Verfügung stehen
  • warmes Essen nur am 2. Tag

Abendveranstaltung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Roland recherchiert


Verschiedenes[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Postadresse ist noch zu klären (Malte)
  • Gewinn für Verlosung, Otto spricht mit Jochen.
  • Feedback-Bogen (Georg, Auswertung 2008?)
  • Workshop-Organisation vor Ort: wird mit der Uni geklärt, ob HiWis im WS sitzen müssen.
  • Geschenke für die Keynote-Speaker - Vorschläge?
  • Wir gehen davon aus, dass das T-Shirt-Motiv im Orga-Team abgestimmt wird.


  • FOSSGIS e.V. - Treffen am letzten Tag der Konferenz?
  • Konferenz-Software im Auge behalten
  • Wo findet eigentlich die FOSSGIS 2010 statt?

Und noch ein Treffen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

am 9. Januar 2009, 14:00, IP SYSCON

Teilnehmer bitte hier eintragen:

Otto

Stephan

Daniela

Malte