Konferenz 2024/Organisationsteam
Organisation FOSSGIS-Konferenz[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Seit vielen Jahren findet die FOSSGIS-Konferenz im deutschsprachigen Raum an wechselnden Standorten statt. Katja Haferkorn ist als Koordination der Konferenzorganisation aktiv, damit jemand den Überblick behält. Die einzelnen Teams sollten jedoch so weit wie möglich selbst organisiert arbeiten. Beim FOSSGIS-OSM-Communitytreffen im September 2020 wurde erarbeitet, dass es eine feste Arbeitsgruppe Konferenzorganisation mit Entscheidungs- und Budgetverantwortung geben wird. Beim FOSSGIS-OSM-Communitytreffen-19 wurde über die Strukturierung und Beziehung der Teams diskutiert.
Die Erfahrung zeigt, dass sich jedes Lokal-Team an einem neuen Standort neu in die FOSSGIS-Konferenz hineindenken muss, dies ist bisher immer sehr erfolgreich gelungen. Auf zukünftige Konferenzen geschaut, ist zu befürchten, dass der Benefit eine FOSSGIS veranstaltet zu haben, nicht mehr ausreicht, um sich überhaupt auf eine Austragung einzulassen, weil die Umsetzung doch recht aufwändig ist.
Bestimmte Aufgaben sollen nur noch von der Arbeitsgruppe Konferenzorganisationvom (Coreteam) übernommen werden, das Lokal-Team übernimmt Aufgaben, die vor Ort von Relevanz sind. Ziel ist, mehr Konferenzdurchführungskompetenz im Verein zu haben, um weniger auf die Umsetzungskompetenz des Lokal-Team angewiesen zu sein. Hinzu kommt die Tatsache, dass durch die seit März 2020 anhaltende Pandemiesituation die Konferenz auch als Online-Variante mitgedacht werden muss. Die erfolgreichen Online-FOSSGIS im Juni 2021 und März 2022 haben gezeigt, dass wir auch online können :-)
Die nächste Herausforderung ist eine hybride Veranstaltung verbunden mit der Chance und dem dringenden Bedarf die Konferenz weiter zu denken und mitzuwirken. Eine erste Umsetzung in Berlin ist gelungen, dennoch muss weiterhin daran gearbeitet werden, dass die Online-TN nicht vergessen werden.
Um den erarbeiteten Standard einer FOSSGIS-Konferenz zu erhalten, ist das Handbuch weiterhin maßgeblich sowie Unterstützer*innen, die einzelne Aufgaben und Rollen übernehmen.
Die wesentliche Planung und Organisation soll im GitLab laufen, hier ist es möglich in Arbeitspaketprojekten zu und innerhalb der Arbeitsgruppe an einzelnen ToDo-Tickets zu arbeiten, ohne dass alle Dokumente (Angebote, Zwischenschritte...) im Wiki veröffentlicht werden oder in E-Mails hin und hergeschickt werden müssen. Das Wiki bleibt für die wesentliche Dokumentation erhalten bzw. hat Gitlab Veröffentlichungsmöglichkeiten zur Dokumentation. Die bisher genutzte Konferenzmailingliste, mit ca. 120 Abonent*innen soll durch weniger Mailtraffic an Qualität gewinnen, indem nur Fragen bzw. Meinungsbildungsprozesse sowie Festlegungen und Entscheidungen darüber kommuniziert werden (Beispiel: eine Terminfindung eines Teams soll nicht im Postfach von über 100 Personen landen).
Es hat sich in den letzten Jahren gezeigt, dass ein Messengerkanal ganz hilfreich und zeitgemäß für kurzwegige Abstimmungen, Fragen oder ähnliches ist. Der Matrix-Kanal FOSSGIS 2024 - Organisation steht dafür zur Verfügung.
Die Kommunikation mit den Teilnehmer*innen erfolgt über die Konferenzhomepage sowie E-Mail.
Folgende Arbeits- und Unterarbeitsgruppen sind für die Organisation der FOSSGIS-Konferenz unerläßlich, um den etablierten Standard zu erhalten:
Jedes Team einen oder mehrere Koordinatoren und Koordinatorinnen. Diese sollen anderen Gruppen und Personen als Kontakt zum Team zur Verfügung stehen, den Überblick über Vorbereitung und Durchführung ihres Teilbereiches haben und bei Bedarf zur interdisziplinären Abstimmung Kontakt zu anderen Gruppen wie z.B. zur Arbeitsgruppe Konferenzorganisationvom (Coreteam) aufnehmen.
Arbeitsgruppe Konferenzorganisation (Coreteam)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die Arbeitsgruppe_Konferenzorganisation, das sogenannte Coreteam, agiert als dauerhaftes Team mit Budget- und Entscheidungsverantwortung für die FOSSGIS-Konferenzen.
Die Aufgaben sind Entscheidungs- und Budgetangelegenheiten, Ergebnisse aus den anderen Teams fließen bei der AG Konferenzorganisation zusammen.
wo:
- Gitlab, alle haben einen Gitlab-Account
- Bestenfalls aus jedem Team eine Person sowie mind. 2 Personen aus Vorstand, den Hut hat Katja Haferkorn als Projektleitung (Koordinierungsstelle FOSSGIS e.V.) auf.
| Funktion / Verantwortlichkeit | Name | Team |
|---|---|---|
| Projektleitung (PL) | Katja Haferkorn | Projektleitung |
| Lokal Team Koordinator | Katja Haferkorn | Lokal-Team Koordinator |
| Hybridkoordinator | Hybridkoordinator | |
| Konferenzprogramm | Programmkomitee | |
| Lightning-Talk-Orga | Lightning-Talk-Koordinator im Programmkomitee | |
| Presse- und Öffentlichkeitsarbeit | Astrid, Dirk, Laura | Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit |
| Finanzen | David Arndt | Schatzmeister |
| Sponsoren und Aussteller | Katja Haferkorn | Team Sponsoren/Aussteller |
| Organisation vor Ort (Räume, Technik für Gelingen der Konferenz, Rahmenprogramm) | Katja Haferkorn | Lokal Team Koordinator |
| Workshop-Orga | Team Workshoporga | |
| Printmedien (Programmheft, Tagungsband, Taschen, T-Shirts) | Team Printmedien | |
| Tagungsband | Tagungsband-Koordinator im Team Printmedien | |
| T-Shirts | Dirk | T-Shirt-Koordinator im Team Printmedien |
| OpenStreetMap Samstag | Christopher | Team OpenStreetMap Samstag |
| Engel, bezahlte Helfer:innen | Team Helfer:innen | |
| Sessionleiter | Sessionleiterkoordinator im Team Helfer:innen | |
| Teilnehmerbetreuung | Katja | als Teilnehmer-Koordinator |
| Welcome Desk / Infodesk | Team Welcome Desk / Info Desk | |
| technischen Systeme: Pretix, Pretalx, Engelsystem, LimeSurvey, Venueless | Team Infrastruktur | |
| Nachbereitung Konferenz | Katja | Koordinator Nachbereitung Konferenz |
Projektleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Koordiniert wird das Gesamtprojekt vom Projektleiter Konferenz. Der Projektleiter wird für die allgemeinen Aufgaben und Entscheidungen vom Konferenz-Team (ca. 5-9 Leute) unterstützt.
Was:
- Koordination des Gesamtprojektes, Überwacht die Einhaltung des Terminplanes
- GitLab, Vor Ort
Lokal-Team[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Das Lokal-Team sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Konferenz vor Ort und bekommt Unterstützung von den einzelnen Teams zur Konferenzorganisation.
Was:
- Verträge, Räume, Technik, Personal, Social Event, Catering, Anreise und Unterkunft, Lieferung von Materialien
- GitLab, Vor Ort
| Name | Funktion | Institution | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|---|---|
| Wolfgang | Fossgis | Exkursionen | |
Lokal-Team Koordinator[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Der Lokal-Team Koordinator ist erster Ansprechpartner für das Lokal Team.
Wer:
Hybridkoordinator[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Der Hybridkoordinator organisiert die hybride Umsetzung.
Wer:
Programmkomitee[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Das Programm bildet den wesentlichen Kern der FOSSGIS-Konferenz.
Aufgabe des Handbuch#Programmkomitee ist es, daraufhin zu wirken, dass ein ausgewogenes und interessantes Programm angeboten wird. Demzufolge ist die Aufgabe die Programmgestaltung, dazu gehören Call for Papers, Review der Einreichungen, Zusammenstellung des Programms sowie die Speakerbetreuung, Koordinierung Lightning-Talks und Sessionleitungen, Betreuung der Programmverwaltung Pretalx und Umsetzung des Programms.
wo:
- Mailingliste, Zammand, Gitlab, Pretalx, Wiki, Konferenz-Homepage, vor Ort
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Programmkoordinator | |
| Handbuch#Lightning-Talk-Koordinator | |
| Vortragsprogramm | |
| Beitragende Betreuung | |
Team Workshoporga[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die TN der FOSSGIS können zusätzlich Workshops buchen. Hier sind Aufgaben die Abstimmung mit WS-Leiter und Lokal-Team, hinsichtlich der Technik vor Ort. Organisation des Workshop-Feedbacks
Was:
Wo: GitLab, Wiki
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Katja Haferkorn | Verbindung zur Gesamtorga |
| Daniela | |
| ... |
Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die Presse und Öffentlichkeitsarbeit ist wesentlich für die Wahrnehmung der FOSSGIS-Konferenz. Aufgabe ist die Kommunikation nach außen (Webseiten, Wiki, Artwork, Social Media, Mailing an die TN...)
was:
- Gitlab + Wiki
- Katja Haferkorn, Astrid
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Laura | |
| Dirk | |
| Astrid | |
| Wolfgang | |
| ... |
Team Sponsoren/Aussteller[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die Einnahmen durch Sponsoren sowie Aussteller tragen einen wesentlichen Teil zur Finanzierung der Konferenz bei. Jeder ist aufgerufen Sponsoren zu gewinnen.
Wo: GitLab, Konferenzhomepage
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Katja | Handbuch#Sponsoring-Koordinator Kommunikation mit Sponsoren |
| Katja | Handbuch#Ausstellungs-Koordinator Kommunikation mit Ausstellern |
| Schatzmeister | schreibt Rechnungen |
| Lokal Team | lokale Sponsoren und Ausstellungsorga |
| ... |
Teilnehmer-Koordinator[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Der Handbuch#Teilnehmer-Koordinator
Wo:
- GitLab, Vor Ort, Zammad
- tbd
Team Welcome Desk / Info Desk[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Das Team Welcome Desk / Info Desk ....
Wo: GitLab, Vor Ort
| Name | Funktion | Institution | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|---|---|
| Maik | |||
| Johannes | |||
Team Printmedien[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Programmheft, Tagungsband, Taschen, T-Shirts
wo: GitLab
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Dirk | Artwork |
| Oliver Rudzick | Programmheft |
| Jörg Thomsen | Handbuch#Tagungsband-Koordinator |
| Dirk | Handbuch#T-Shirt-Koordinator T-Shirts, Taschen |
| Namensschilder |
Katja liefert Logos und sammelt die Texte von den Sponsoren
Team Infrastruktur[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Das Team Infrastruktur kümmert sich um die technischen Systeme: Pretix, Pretalx, Engelsystem, Online-Event-System, Seafile für Vortragsuploas und bildet auch die Schnittstelle zum VOC-Team, welches uns bei der technischen Umsetzung des Livestreams und Remotevorträgen unterstützt.
Wo: Gitlab, Matrix mit VOC-Team, Wiki - zur Doku (?), Technik, die wir im FOSSGIS benutzen
Koordinatorinnen:
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... | Link |
|---|---|---|
| Konferenzwebsite | https://fossgis-konferenz.de/2024/ | |
| Marc | Pretix (Ticket) | https://pretix.eu/control/event/fossgis/2024/ |
| Christopher | Pretalx (Programm) | https://pretalx.com/orga/event/fossgis2024/ |
| Engelsystem (Helfer:innen) | https://helfen.fossgis.de/ | |
| Voc | VOC-System (Video-Streaming) | |
| Niklas | LimeSurvey (Teilnehmer*innenbefragung) | |
| Niklas | Venueless (Online-Plattform) | |
| Gitlab (Git-Repository-Management-Software) | https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2024 | |
| Marc | zammad (Ticket) | https://fossgis.zammad.com |
| Matrix (chat) | https://matrix.to/ | |
| MediaWiki (Dokumentation) | https://www.fossgis.de/wiki/Kategorie:FOSSGIS_Konferenz_2024 | |
| pirmin | Kalender (Kalender) | https://calendar.fossgis.de/ |
| Daniela |
Statistik und Teilnehmer*innenbefragung (LimeSurvey) Die regelmäßige Anmeldestatistik gibt einen guten Überblick über die Anmeldezahlen. Die TN-Befragung gibt uns wichtige Rückmeldungen zur Veranstaltung und wird als Online-Befragung bereit gestellt? Wie kann die Verlosung integriert werden? Die WorkshopTNBefragung ist zu überdenken, wie diese als Online-Befragung umgesetzt werden kann.
Team Helfer:innen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Um die Konferenz reibungslos durchzuführen, braucht es viele Helfer. Um die Helfeenden zu organisieren, ist das Team Helfer:innen aktiv.
Das Team findet man auf der Konferenz im Himmel, der Ort für Helfer:innen.
wo:
- Engelsystem helfen.fossgis.de
- GitLab gitlab.fossgis.de
- Messenger Matrix
- Konferenzhomepage fossgis-konferenz.de/2024/helfen/
- Organisiert den Himmel ( Raum, Ausstattung )
- Konfiguriert das Engelsystem ( Typen, Schichten)
- Koordiniert Engel und bezahlte Helfer
- Schichtkoordinatoren ausbilden
Koordinatorinnen
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Volker, Marc | Engelsystem konfigurieren |
| Volker | Koordinator Sessionleiter |
| Marc | Schichtkoordinator |
Team OpenStreetMap Samstag[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Das Team organisiert den OSM-Samstag und alle OSM Themen auf der FOSSGIS Konferenz
Wo: OSM-Wiki, GitLab
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Christopher | |
| Marc | |
| Maik | |
| ... |
Koordinator Nachbereitung Konferenz[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Der Koordinator Nachbereitung Konferenz ....
Was:
- Der Koordinator Nachbereitung Konferenz organisiert ein Treffen mit dem Konferenz-Team (um Presse, Finanzen und Teilnehmerbetreuung abzuarbeiten) und dem Lokal Team.
- Fragebogen-Auswerter wertet die Handbuch#Teilnehmer:innenbefragung aus pflegt Erkenntnisse im Wiki ein Handbuch#Auswertung_Teilnehmerbefragung.
Team Bildungsurlaub[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Immer wieder kommt die Frage, ob die FOSSGIS als Bildungsurlaub anerkannt sein könnte. Dies muss in jedem Bundesland einzeln beantragt werden. Diese Initiative braucht es jedes Jahr neu. Die FOSSGIS als Bildungsurlaub wäre sehr wünschenswert.
Wo: Gitlab, Konferenzhomepage
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Marc | Antrag Berlin und Brandenburg versuchen |
