Konferenz 2023/Organisationsteam

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Organisation FOSSGIS-Konferenz[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Seit vielen Jahren findet die FOSSGIS-Konferenz im deutschsprachigen Raum an wechselnden Standorten statt. Katja Haferkorn ist als Koordination der Konferenzorganisation aktiv, damit jemand den Überblick behält. Beim FOSSGIS-OSM-Communitytreffen im September 2020 wurde erarbeitet, dass es eine feste Arbeitsgruppe Konferenz-Orga mit Entscheidungs- und Budgetverantwortung geben wird.

Die Erfahrung zeigt, dass sich jedes Lokal Team an einem neuen Standort neu in die FOSSGIS-Konferenz hineindenken muss, dies ist bisher immer sehr erfolgreich gelungen. Auf zukünftige Konferenzen geschaut, ist zu befürchten, dass der Benefit eine FOSSGIS veranstaltet zu haben, nicht mehr ausreicht, um sich überhaupt auf eine Austragung einzulassen, weil die Umsetzung doch recht aufwändig ist.

Bestimmte Aufgaben sollen nur noch vom Coreteam (AG Konferenzorganisation) übernommen werden, das Lokal Team übernimmt Aufgaben, die vor Ort von Relevanz sind. Ziel ist, mehr Konferenzdurchführungskompetenz im Verein zu haben, um weniger auf die Umsetzungskompetenz des Lokal Teams angewiesen zu sein. Hinzu kommt die Tatsache, dass durch die seit März 2020 anhaltende Pandemiesituation die Konferenz auch als Online-Variante mitgedacht werden muss. Die erfolgreichen Online-FOSSGIS im Juni 2021 und März 2022 haben gezeigt, dass wir auch online können :-)

Die nächste Herausforderung ist eine hybride Veranstaltung verbunden mit der Chance und dem dringenden Bedarf die Konferenz weiter zu denken und mitzuwirken.

Um den erarbeiteten Standard einer FOSSGIS-Konferenz zu erhalten, ist das Handbuch weiterhin maßgeblich sowie Unterstützer*innen, die einzelne Aufgaben und Rollen übernehmen.

Die wesentliche Planung und Organisation soll im GitLab laufen, hier ist es möglich in Arbeitspaketprojekten zu und innerhalb der Arbeitsgruppe an einzelnen ToDo-Tickets zu arbeiten, ohne dass alle Dokumente (Angebote, Zwischenschritte...) im Wiki veröffentlicht werden oder in E-Mails hin und hergeschickt werden müssen. Das Wiki bleibt für die wesentliche Dokumentation erhalten bzw. hat Gitlab Veröffentlichungsmöglichkeiten zur Dokumentation. Die bisher genutzte Konferenzmailingliste, mit ca. 120 Abonent*innen soll durch weniger Mailtraffic an Qualität gewinnen, indem nur Fragen bzw. Meinungsbildungsprozesse sowie Festlegungen und Entscheidungen darüber kommuniziert werden (Beispiel: eine Terminfindung einer Arbeitsgruppe soll nicht im Postfach von über 100 Personen landen).

Es hat sich in den letzten Jahren gezeigt, dass ein Messengerkanal ganz hilfreich und zeitgemäß für kurzwegige Abstimmungen, Fragen oder ähnliches ist. Der Matrix-Kanal FOSSGIS 2023 - Organisation steht dafür zur Verfügung.

Die Kommunikation mit den Teilnehmer*innen erfolgt über die Konferenzhomepage sowie E-Mail.

Folgende Arbeits- und Unterarbeitsgruppen sind für die Organisation der FOSSGIS-Konferenz unerläßlich, um den etablierten Standard zu erhalten:

AG Konferenzorganisation (Coreteam)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Das sogenannte Coreteam, die AG Konferenzorganisation agiert als dauerhaftes Team mit Budget- und Entscheidungsverantwortung für die FOSSGIS-Konferenzen.
Die Aufgaben sind Entscheidungs- und Budgetangeglegenheiten, Ergebnisse aus den anderen/ Unter-Arbeitsgruppen fließen beim Coreteam zusammen.
wo: alle haben einen Gitlab-Account
wer: Bestenfalls aus jeder Unterarbeitsgruppe eine Person sowie mind. 2 Personen aus Vorstand, den Hut hat Katja Haferkorn (Koordinierungsstelle FOSSGIS e.V.) auf.
wer arbeitet mit?

Aufgabe Name Unterarbeitsgruppe
Leitung Arbeitsgruppe Konferenzorganisation
Koordination Organisation Katja Haferkorn
Programmkomitee Programmkomitee, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Astrid+Katja Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Team Printmedien
Finanzen AG Konferenzorga
Sponsoren und Aussteller Katja Haferkorn Team Sponsoren
Organisation vor Ort (Räume, Technik) Loc-Team, Technikteam
Technik für Gelingen der Konferenz Konferenzorga Technikteam
Workshoporga, Workshopfeedback Lars Team Workshoporga
Rahmenprogramm Loc, AG Konferenzorga
OSM-Event Christopher Team OSM-Event
Helfer:innen Helferteam
Teilnehmerbetreuung Katja Team Corona/Hygienekonzept, Team Codeofconduct, Team Bildungsurlaub, Team Printmedien


Programmkomitee[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Das Programm bildet den wesentlichen Kern der FOSSGIS-Konferenz. Aufgabe des Programmkomitee ist es, daraufhin zu wirken, dass ein ausgewogenes und interessantes Programm angeboten wird. Demzufolge ist die Aufgabe die Programmgestaltung, dazu gehören Call for Papers, Review der Einreichungen, Zusammenstellung des Programms sowie die Speakerbetreuung, Koordinierung Lightning-Talks und Sessionleitungen, Betreuung der Programmverwaltung Pretalx und Umsetzung des Programms.
wo: Gitlab, Pretalx, Wiki, Konferenz-Homepage

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Leitung PK
Katja Haferkorn Verknüpfung zur Gesamtkonferenzplanung

Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die Presse und Öffentlichkeitsarbeit ist wesentlich für den Erfolg der FOSSGIS-Konferenz. Aufgabe ist die Kommunikation nach außen (Webseiten, Wiki, Artwork, Social Media, Mailing an die TN...)
wo: Gitlab + Wiki

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
...
...
...
...


Loc-Team[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Das Lokal Team sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Konferenz vor Ort und bekommt Unterstützung von den einzelnen Arbeitsgruppen zur Konferenzorganisation. Aufgaben: Verträge, Räume, Technik, Personal, Social Event, Catering, Anreise und Unterkunft, Lieferung von Materialien
Wo: GitLab, Vor Ort

wer arbeitet mit?

Name Funktion Institution Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Tobia Lakes Kontakt zur Univerwaltung HU-Berlin
Christoph Lambio Wissenschaftlicher Mitarbeiter HU-Berlin
Dagmer Wörister Management Assistant-Raumreservierung HU-Berlin
Josephine Auerbach Dekanat der Math.-Nat. Fakultät der Humboldt-Universität zu Berlin HU-Berlin
Frank Olzog ZE Computer- und Medienservice, Benutzerberatung HU-Berlin
Harald Kasper / Georg Wedel Medientechnik Adlershof HU-Berlin
Benjamin Jakimow Doctoral Researcher HU-Berlin


Team Workshoporga[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die TN der FOSSGIS können zusätzlich Workshops buchen. Hier sind Aufgaben die Abstimmung mit WS-Leiter und Loc, hinsichtlich der Technik vor Ort. Es soll reine Online-WS geben.
Wo: GitLab, Wiki

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Lars
Katja Haferkorn Verbindung zur Gesamtorga
...
...

Team Sponsoren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die Einnahmen durch Sponsoren sowie Aussteller tragen einen wesentlichen Teil zur Finanzierung der Konferenz bei. Jeder ist aufgerufen Sponsoren zu gewinnen.
Wo: GitLab, Konferenzhomepage

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Katja Kommunikation mit Sponsoren
Schatzmeister schreibt Rechnungen
Loc lokale Sponsoren und Ausstellungsorga
...

Konferenzorga Technikteam[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Das Technikteam kümmert sich um die technischen Systeme: Pretix, Pretalx, Engelsystem, Online-Event-System, Seafile für Vortragsuploas und bildet auch die Schnittstelle zum VOC-Team, welches uns bei der technischen Umsetzung des Livestreams und Remotevorträgen unterstützt.
Wo: Gitlab, Matrix mit VOC-Team, Wiki - zur Doku (?), Technik, die wir im FOSSGIS benutzen

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
... n. a.
Marc Pretix
Christopher Pretalx
Volker Engelsystem
Christopher Seafile

VOC Livestream, Remotevorträge und Videoaufzeichnungen bekommt Unterstützung vom Technikteam: https://c3voc.de/wiki/events:fossgis2022

Helferteam[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Um die Konferenz reibungslos durchzuführen, braucht es viele Helfer. Um diese Helfer zu organisieren, ist das Helferteam aktiv.
wo: Engelsystem, GitLab, Messenger, Konferenzhomepage

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
... n. a. Engelsystem
Volker
...

Team OSM-Event[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Am Sonntag vor der Konferenz (Aufgaben: Organisation und Bekanntmachen OSM-Event)
Wo: OSM-Wiki, GitLab

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Christopher
...
...
...


Team Printmedien[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Programmheft, Tagungsband, Taschen, T-Shirts
wo: GitLab

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Katja liefert Logos und sammelt die Texte von den Sponsoren, kümmert sich darum, dass es Artwork gibt, bestellt Taschen und T-Shirts
Oliver Programmheft?
Jörg Tagungsband
...

Team Statistik und Teilnehmer*innenbefragung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die regelmäßige Anmeldestatistik gibt einen guten Überblick über die Anmeldezahlen. Die TN-Befragung gibt uns wichtige Rückmeldungen zur Veranstaltung und wird als Online-Befragung bereit gestellt? Wie kann die Verlosung integriert werden?
Die WorkshopTNBefragung ist zu überdenken, wie diese als Online-Befragung umgesetzt werden kann. Wo: GitLab

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Niklas
Katja
...
...

Team Corona/Hygienekonzept[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die gesetzlich vorgeschriebenen Hygienevorschriften müssen eingehalten werden. Das Team kümmert sich um das Konferenz-Hygiene- und das Umsetzungskonzept.
Wo: GitLab, Konferenzhomepage

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
... n. a.
...
...
...

Team Code of Conduct[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Immer wieder gibt es die Idee, für die Konferenz einen Code of Conduct, zu deutsch Verhaltensregeln, zu erarbeiten. (etwas zum spicken: CCC: https://events.ccc.de/congress/2017/wiki/index.php/Code_Of_Conduct, OSGeo: https://www.osgeo.org/code_of_conduct/)
Wo: GitLab

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
... n. a.
...
...
...


Team Bildungsurlaub[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Immer wieder kommt die Frage, ob die FOSSGIS als Bildungsurlaub anerkannt sein könnte. Dies muss in jedem Bundesland einzeln beantragt werden. Diese Initiative braucht es jedes Jahr neu. Die FOSSGIS als Bildungsurlaub wäre sehr wünschenswert.
Wo: Gitlab, Konferenzhomepage

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Lars Roskoden
Katja Haferkorn Verbindung zur Gesamtorga
...