Konferenz 2021/Organisationsteam

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Neuordnung Konferenzorga

Seit vielen Jahren findet die FOSSGIS-Konferenz im deutschsprachigen Raum an wechselnden Standorten statt. Katja Haferkorn ist als Koordination der Konferenzorganisation aktiv, damit jemand den Überblick behält. Beim FOSSGIS-OSM-Communitytreffen im September 2020 wurde erarbeitet, dass es eine feste Arbeitsgruppe Konferenz-Orga mit Entscheidungs- und Budgetverantwortung geben wird.

Die Erfahrung zeigt, dass sich jedes Lokal Team an einem neuen Standort neu in die FOSSGIS-Konferenz hineindenken muss, dies ist bisher immer sehr erfolgreich gelungen. Auf zukünftige Konferenzen geschaut, ist zu befürchten, dass der Benefit eine FOSSGIS veranstaltet zu haben, nicht mehr ausreicht, um sich überhaupt auf eine Austragung einzulassen, weil die Umsetzung doch recht aufwändig ist.

Bestimmte Aufgaben sollen nur noch vom Coreteam (AG Konferenzorganisation) übernommen werden, das Lokal Team übernimmt Aufgaben, die vor Ort von Relevanz sind. Ziel ist, mehr Konferenzdurchführungskompetenz im Verein zu haben, um weniger auf die Umsetzungskompetenz des Lokal Teams angewiesen zu sein. Hinzu kommt die Tatsache, dass durch die seit März 2020 anhaltende Pandemiesituation die Konferenz auch als Online-Variante mitgedacht werden muss, hier besteht die Chance und der dringende Bedarf Neues zu denken und mitzuwirken.

Um den erarbeiteten Standard einer FOSSGIS-Konferenz zu erhalten, ist das Handbuch weiterhin maßgeblich sowie Unterstützer*innen, die einzelne Aufgaben und Rollen übernehmen.

Die wesentliche Planung und Organisation soll im GitLab laufen, hier ist es möglich in Arbeitspaketprojekten zu und innerhalb der Arbeitsgruppe an einzelnen ToDo-Tickets zu arbeiten, ohne dass alle Dokumente (Angebote, Zwischenschritte...) im Wiki veröffentlicht werden oder in E-Mails hin und hergeschickt werden müssen. Das Wiki bleibt für die wesentliche Dokumentation erhalten bzw. hat Gitlab Veröffentlichungsmöglichkeiten zur Dokumentation. Die bisher genutzte Konferenzmailingliste, mit ca. 120 Abonet*innen soll durch weniger Mailtraffic an Qualität gewinnen, indem nur Fragen bzw. Meinungsbildungsprozesse sowie Festlegungen und Entscheidungen darüber kommuniziert werden (Beispiel: eine Terminfindung einer Arbeitsgruppe soll nicht im Postfach von über 100 Personen landen).

Es hat sich in den letzten Jahren gezeigt, dass ein Messengerkanal ganz hilfreich und zeitgemäß für kurzwegige Abstimmungen, Fragen oder ähnliches ist (derzeit existiert eine Telegramgruppe , Mitglieder können Mitglieder hinzufügen).

Die Kommunikation mit den Teilnehmer*innen erfolgt über die Konferenzhomepage sowie E-Mail.

Folgende Arbeits- und Unterarbeitsgruppen sind für die Organisation der FOSSGIS-Konferenz unerläßlich, um den etablierten Standard zu erhalten:

AG Konferenzorganisation (Coreteam)

Das sogenannte Coreteam, die AG Konferenzorganisation agiert als dauerhaftes Team mit Budget- und Entscheidungsverantwortung für die FOSSGIS-Konferenzen. Die Aufgaben sind Entscheidungs- und Budgetangeglegenheiten, Ergebnisse aus den anderen/ Unter-Arbeitsgruppen fließen beim Coreteam zusammen. wo: alle haben einen Gitlab-Account wer: Bestenfalls aus jeder Unterarbeitsgruppe eine Person sowie mind. 2 Personen aus Vorstand, den Hut hat Katja Haferkorn (Koordinierungsstelle FOSSGIS e.V.) auf. wer arbeitet mit?

Aufgabe Name Unterarbeitsgruppe
Koordination Organisation Katja Haferkorn
Programmkomitee Astrid Emde Programmkomitee, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Team Printmedien
Finanzen AG Konferenzorga
Sponsoren und Aussteller Team Sponsoren
Organisation vor Ort (Räume, Technik) Loc-Team, Technikteam
Technik für Gelingen der Konferenz Konferenzorga Technikteam'
Workshoporga, Workshopfeedback Team Workshoporga
Rahmenprogramm Loc, AG Konferenzorga
OSM-Event Team OSM-Event
Helfer Helferteam
Teilnehmerbetreuung Team Corona/Hygienekonzept, Team Codeofconduct, Team Bildungsurlaub, Team Printmedien
Taschen und T-Shirts Team Printmedien


Programmkomitee

Das Programm bildet den wesentlichen Kern der FOSSGIS-Konferenz. Aufgabe des Programmkomitee ist es, daraufhin zu wirken, dass ein ausgewogenes und interessantes Programm angeboten wird. Demzufolge ist die wesentliche Aufgabe die Programmgestaltung, dazu gehören Call for Papers, Review der Einreichungen, Zusammenstellung des Programms sowie die Speakerbetreuung, Koordinierung Lightning-Talks und Sessionleitungen und auch die Betreuung der Programmverwaltung Pretalx.
wo: Gitlab, Pretalx, Wiki, Konferenz-Homepage

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Astrid Emde Leitung PK
Jakob Miksch
Ulrike Assmann
Christopher Lorenz
Torsten Brassat
Christian Strobl
Johannes Kröger
Falk Zscheile
Stefan Keller

Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Die Presse und Öffentlichkeitsarbeit ist wesentlich für den Erfolg der FOSSGIS-Konferenz. Aufgabe ist die Kommunikation nach außen (Webseiten, Wiki, Artwork, Social Media, Mailing an die TN...)
wo: Gitlab + Wiki

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
...
...
...
...


Loc-Team

Das Lokal Team sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Konferenz vor Ort und bekommt Unterstützung von den einzelnen Arbeitsgruppen zur Konferenzorganisation. Aufgaben: Verträge, Räume, Technik, Personal, Social Event, Catering, Anreise und Unterkunft, Lieferung von Materialien
Wo: GitLab, Vor Ort

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Stefan Keller (Hut) die Fäden vor Ort zusammenzuhalten
Silvia Mazzoli im Team mit Stefan die Fäden vor Ort zusammenzuhalten
... Welcome Desk
...

Team Workshoporga

Die TN der FOSSGIS können zusätzlich Workshops buchen. Hier sind Aufgaben die Abstimmung mit WS-Leiter und Loc, hinsichtlich der technik vor Ort. Neu ist, das die WS für eine Online-Teilnahme geeignet sein sollen.
Wo: GitLab, Wiki

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
... (Hut)
...
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Team Sponsoren

Die Einnahmen durch Sponsoren sowie Aussteller tragen einen wesentlichen Teil zur Finanzierung der Konferenz bei. Jeder ist aufgerufen Sponsoren zu gewinnen.
Wo: GitLab, Konferenzhomepage

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Katja (Hut) Kommunikation mit Sponsoren
Schatzmeister schreibt Rechnungen
Loc lokale Sponsoren und Ausstellungsorga
...

Konferenzorga Technikteam

Das Technikteam kümmert sich um die technischen Systeme: Pretix, Pretalx, Engelsystem, Online-Event-System und bildet auch die Schnittstelle zum VOC-Team, welches uns bei der technischen Umsetzung des Livestreams und Remotevorträgen unterstützt.
Wo: Gitlab, Threema mit VOC-Team, Wiki - zur Doku (?), Technik, die wir im FOSSGIS benutzen

wer arbeitet mit?

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...(Hut)
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VOC Livestream, Remotevorträge und Videoaufzeichnungen bekommt Unterstützung vom Technikteam: https://c3voc.de/wiki/

Helferteam

Um die Konferenz reibungslos durchzuführen, braucht es viele Helfer. Um diese Helfer zu organisieren, ist das Helferteam aktiv.
wo: Engelsystem, GitLab, Messenger, Konferenzhomepage

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
... (Hut)
...
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Team OSM-Event

Am Sonntag vor der Konferenz (Aufgaben: Organisation und Bekanntmachen OSM-Event)
Wo: OSM-Wiki, GitLab

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
... (Hut)
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Team Printmedien

Programmheft, Tagungsband, Taschen, T-Shirts
wo: GitLab

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Katja liefert Logos und sammelt die Texte von den Sponsoren, kümmert sich darum, dass es Artwork gibt, bestellt Taschen und T-Shirts
Nakaner Programmheft
Jörg Tagungsband
...

Team Statistik und Teilnehmer*innenbefragung

Wo: GitLab

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
... (Hut)
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Team Corona/Hygienekonzept

Die gesetzlich vorgeschriebenen Hygienevorschriften müssen eingehalten werden. Das Team kümmert sich um das Konferenz-Hygiene- und das Umsetzungskonzept.
Wo: GitLab, Konferenzhomepage

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
... (Hut)
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Team Code of Conduct

Immer wieder gibt es die Idee, für die Konferenz einen Code of Conduct, zu deutsch Verhaltensregeln, zu erarbeiten. (etwas zum spicken: CCC: https://events.ccc.de/congress/2017/wiki/index.php/Code_Of_Conduct, OSGeo: https://www.osgeo.org/code_of_conduct/)
Wo: GitLab

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
... (Hut)
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Team Bildungsurlaub

Immer wieder kommt die Frage, ob die FOSSGIS als Bildungsurlaub anerkannt sein könnte. Dies muss in jedem Bundesland einzeln beantragt werden. Diese Initiative braucht es jedes Jahr neu. Die FOSSGIS als Bildungsurlaub wäre sehr wünschenswert.
Wo: Gitlab, Konferenzhomepage

wer arbeitet mit?

Name Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
... (Hut)
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