Konferenz 2019/Zeitplanung

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Zeit Datum Aktion Zuständig
August 2018 Call for Papers vorbereiten, Logo, Website, Werbung Programm-Komitee, Presse
August 2018 13.08.18 Call for Papers Programm-Komitee, Presse
August 2018 Sponsoringaufruf (PM) Presse
September 2018 bis Dez 2018 Artwork für Werbung, Taschen, T-Shirts
09. November 2018 Deadline Einreichungen für Call for Papers / WS Speaker
23. - 25. November 2018 Programmplanung im Linuxhotel in Essen Treffen PK und Auswahl der Vorträge / WS Programm-Komitee
25. November 2018 Bekanntgabe der angenommenen und abgelehnten Vorträge und Workshops Programm-Komitee
Dezember 2018 Engelsystem einrichten und VOC und Sessionleiterschichten (freiwillige Helfer) freischalten LOC + Konferenzorga
Dezember 2018 ab 03. Dez. 2018 Veröffentlichung des Programms (Vorträge und Workshops); Freischaltung TN-Anmeldung Programm-Komitee, Konferenzorga
Januar 2018 Ausstellung planen, bezahltes Personal in Engelsystem Konferenzorga
Februar 2018 Welcome Desk planen Konferenzorga
März 2018 TN-Listen, Namensschilder Konferenzorga
T-6 Wochen (T=Konferenzbeginn) 31. Januar 2019 Frühbucherrabatt endet (PR) Core-Team, Presse
T-6 Wochen 08. Februar 2018 Abgabe Texte für Tagungsband Speaker, Tagungsbandverantwortlicher
15. Februar 2018 Lieferung Logos der Sponsoren Sponsorenverantw.
T-3 Wochen 01. März 2018 Druck Tagungsband Jörg ?
T-3 Wochen 31. Januar 2019 Ausstellung Details planen Local Team
T-3 Wochen 26. Februar 2019 Letzte Details zur Konferenz und Konferenz bewerben (PR) Presse
T-2 Wochen 11. Februar 2019 Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten Core-Team, Input von Lokal-Team
T-2 Wochen 08. März 2018 Rundmail an Aussteller mit Infos zu (Standskizze mit Ausstattung, Standplan, Anfahrtsmöglichkeiten, Materialversand, Ansprechpartner vor Ort) Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Woche 05. März 2019 Mengen für das Catering festlegen Lokal-Team
T-1 Woche 15. Februar 2019 Festlegung Session-Leiter PK
T-1 Woche 11. März 2019 Namensschilddruck, Eintüten (Namensschild, WLAN-Zugangsinfos), Namensschilder an Lanyards hängen, alphabetisch sortieren Lokal-Team
T-5 Tage 6. März 2019 Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit Begrüßung, lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos) Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Tag 12. März 2019 Aufbau, Taschenpacken Lokal-Team
T-1 Tag 12. März 2019 Aufbau Aussteller Lokal-Team, Aussteller, Aussteller-Betreuer
T (Mi.-Fr.) 13.-16. März 2019 Konferenz Lokal-Team
T (Fr.) 15. März 2019 Abbau Lokal-Team
T+1 Woche 30. März 2019 Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz Core-Team, Presse
T+2 Wochen April 2019 Vorläufige Finanzübersicht Schatzmeister