Konferenz 2017/Konferenz 2017/Vorbereitungstreffen

Vorbereitungstreffen FOSSGIS-Konferenz 2017 in Passau

Am Samstag, den 03. und 04.12.2016 treffen wir uns für Planungen zur FOSSGIS-Konferenz 2017 an der Universität Passau.

Folgende Themen stehen an:

• Zeitraster
• Räume für Vorträge und Workshops (Fotos, Zuordnung GISI, GISII, OSM)
• Technikdoku (Mikrofonanlage, Videoteamfragen wie Kamerastandort, Anschlüsse)
• Foyer (Catering, Aussteller)
• OSM-Samstag (Räume, Versorgung, Technik)
• Social Event (denken, Lokation oder Foyer, Finanzplanung)
• Catering (Standort KaffeeDesk, Mittagsversorgung, Finanzplanung)
• Anreise und Unterkunft (Karte, Text Wiki für Website)
• Helferplanung (Aufgaben verteilen, Personalplanung Konferenzzeit...)
• ... weitere ...

Teilnehmer

• Katja
• Peda
• Tobias
• Anton
• Basti (teilweise)
• Gomoran (teilweise)

Ergebnisse Vorbereitungstreffen Passau

• Zeitraster
  • aufgrund der späten Mittagspause beginnt der Konferenzdonnerstag um 9.30 Uhr.
  • --> https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2017/Zeitraster

• Räume für Vorträge und Workshops (Fotos, Zuordnung GISI, GISII, OSM)
  • AM Foyer: Welcome Desk, Aussteller, Catering
  • Eröffnungsvortrag: AM HS 10 (Audimax)
  • GIS 1 Track: AM HS 9
  • GIS 2 Track: IM HS 11
  • OSM Track: IM HS 13
  • --> https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2017/Veranstaltungsort
  • Lageplan - Peda erstellt Plan mit verschiedenen Szenarien

• Standort
  • Beschilderung (Aufsteller, Selber Drucken)
  • Eingang Innstraße Fahnenmasten (?--> FOSSGIS Fahne?)

• Technikdoku (Mikrofonanlage, Videoteamfragen wie Kamerastandort, Anschlüsse)
  • --> Ansprechpartner Tobias

• Lokal Team
  • Aufgabenverteilung (Head Peda, Workshops Tobias, Technik (Internet, Kommunikation, VOC) wer??, Aussteller Doris (anfragen), Räume, Hörsäle Peda, Teilnehmerbetreuung Basti, Social Event Peda, Frau Holzapfel,)
  • Helferplanung (welche Helfer wofür, Personalplanungstabelle, Bezahlung über Aufwandsentschädigung FOSSGIS e.V.)
  • Helfer akquirieren (nicht alle Aufgaben auf freiwilliger Basis, weil sie laufen müssen)
  • Infokanäle für Lokale Zielgruppe

• Welcome Desk
  • Standort AM Foyer
  • Abläufe (Pretix App, Namensschilder, Materialien Sponsoren, Taschen, T-Shirts, Tagungsbände)

 --> Standards Namensschild: A7, quer, Konferenzlogo 35mm mittig oben, Vorname Nachname Schriftgröße Pt22, Nickname Pt 16, Schriftart Droid Sans

• • https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2017/Helfer
  • Helfer (Bettina?, Lisa anfragen)

• Programm
  • OSM-Event
  • CfP bewerben
  • Verlosung wird stattfinden, Sponsoren sollen Beiträge beisteuern, O'Reilly wird angefragt.

• Social Events:
  • Social Event-Abendveranstaltung (2 Varianten: Mensa oder Löwe, Frau Holzapfel organisiert Angebote)
  • inofficial Start: Padu Pizzaria an der Uni; Innsteg ist durchgefallen, wegen zu frühem Küchenschluss und schlechten Erfahrungen
  • Sektampfang (Catering oder selbst)
  • Schätzung Teilnehmerzahl - schwer zu schätzen, ~300

• OSM-Event
  • Freitag 16-20, Qualitätsoffensive OSM Mapping Passau
  • Samstag 10-18 , Räume IM SR 007 (44 Plätze), IM SR 008 (78 Plätze), IM SR 010 (32 Plätze)
  • Themen vorher im OSM-Wiki und auf Pinnwand sammeln, kein Zeitraster vorher
  • Versorgung: Kaffee, Tee, Saft, Wasser, Obst, Gebäck, Pizza zu Mittag:-), Technik)
  • --> https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2017/Programm/OSM-Samstag
  • ToDo: Formulierung Konzept OSM-Event sowie Kommunikation des Konzepts an die TN (Website, OSMBlog)
  • OSM-Event ins FOSSGIS-Programm (Frab) für Programm und Programmheft

• Catering
  • Standort KaffeeDesk
  • Mittagsversorgung in der Mensa (Do, 13-14 Uhr)
  • Finanzplanung
  • Mehrweg
  • Frau Holzapfel organisiert Angebote (Zahlen der früheren Jahre liefert Katja)

• Öffentlichkeitsarbeit
  • Uni macht etwas (es gibt spezielle Abteilung ind er Uni)
  • Presse wird eingeladen
  • Bürgermeister Passau angefragt
  • Präsidentin Uni angefragt
  • Listen mit Infos versorgen
  • Twittern

• T-Shirt
  • Katja kümmert sich um Bestellung
  • Anton erstellt Artwork
  • LOC Team T-Shirt: Liste mit Anzahl und Größe bit Anfang Februar, Farbe Royal Blue
  • VOC Team T-Shirt: Spectra Yellow
  • TN-T-Shirt: black

• ArtWork
  • Anton hat sich Ideen mitgenommen und erstellt die Artworks für T-Shirt, Tasche, Tagungsband, Programmheft...

• Teilnehmerbetreuung
  • Teilnehmerbefragung (Matthias mit LimeSurvey, schließt sich mit Robert kurz)
  • Anreise und Unterkunft (Karte, Text Wiki für Website)
  • Kontingente Unterkünfte verhandeln
  • Homepage: Anreise und UnterkunftInfos sind drin. --> https://www.fossgis-konferenz.de/2017/anreise/
  • vor Ort Anmeldung Quittung oder Pretix)

• Finanzielles
  • Ausgaben Institut (mit Schatzmeister besprechen)
  • Ausgaben Helfer (Budget 3000€)