Konferenz 2015/Zeitplanung

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Zeit Datum Aktion Zuständig
Juli/August 2014 Konferenzsystem Entscheidung + konfigurieren + testen, ob alles funktioniert
September 2014 15-Sep.-2014 Call for Papers Programm-Komitee, Presse
Oktober 2014 Sponsoringaufruf (PM) Presse
Oktober 2014 Artwork für Taschen, T-Shirts
November 2014 15-Nov.-2014 Deadline Einreichungen für Call for Papers / WS Speaker
Dezember 2014 Auswahl der Vorträge / WS Programm-Komitee
Dezember 2014 Bekanntgabe der angenommenen und abgelehnten Vorträge und Workshops Programm-Komitee
Januar 2015 Veröffentlichung des Programms (Vorträge und Workshops) und Sponsoring (PM) Programm-Komitee
Januar 2015 05-Jan.-2015 Freischaltung der Anmeldung (PR) Core-Team, Presse
Januar 2015 Welcome Desk planen Lisa (Lokal Team Berlin) als Ressource?
Januar 2015 Ausstellung planen Katja + Lokal Team
Februar 2015 TN-Listen, Namensschilder (Lokal Team)
T-6 Wochen (T=Konferenzbeginn) 5-Feb.-2015 Frühbucherrabatt endet (PR) Core-Team, Presse
T-6 Wochen 4-Feb.-2015 Abgabe Texte für Tagungsband Speaker
4-Feb.-2015 Lieferung Logos der Sponsoren Katja Haferkorn
T-3 Wochen 18-Feb.-2015 Letzte Details zur Konferenz und Anmeldeschluss(PR) Presse
T-2 Wochen 25-Feb-15 Druck Tagungsband Jörg
T-2 Wochen 25-Feb-15 Ausstellung Details planen Katja
T-2 Wochen 25-Feb-15 Rundmail an Aussteller mit Infos zu (Standskizze mit Ausstattung, Standplan, Anfahrtsmöglichkeiten, Materialversand, Ansprechpartner vor Ort) Core-Team, Input von Lokal-Team
T-2 Wochen 25-Feb-15 Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Woche 04-Mar-15 Festlegung des Catering Lokal-Team, Katja
T-1 Woche 04-Mar-15 Festlegung Session-Leiter PK
T-1 Woche 04-Mar-15 Anmeldeschluss Konferenz / WS/Vor-Ort-Anmeldungen sind aber möglich! Core-Team
T-1 Woche 04-Mar-15 Namensschilddruck, Eintüten (Namensschild, WLAN-Zugangsinfos, SE-Ticket), Namensschilder an Lanyards hängen, alphabetisch sortieren Lokal-Team
T-5 Tage (Do. vorher) 05-Mar-15 Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit Begrüßung, lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos) Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Tag (Di.vorher) 10-Mar-15 Aufbau, Taschenpacken Lokal-Team
T (Mi. morgen) 11-Mar-15 Aufbau Aussteller Lokal-Team, Aussteller, Aussteller-Betreuer
T (Mi.-Fr.) 11-13-Mar-15 Konferenz Lokal-Team
T (Fr.) 13-Mar-15 Abbau Lokal-Team
T+1 Woche 18-Mar-15 Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz Core-Team, Presse
T+2 Wochen 18-Mar-15 Vorläufige Finanzübersicht Finanz-Team