Aufgaben des Session-Leiters

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Aufgaben des Session-Leiters

Für jeden Vortragsblock gibt es einen Moderator (Session-Leiter, oder Sitzungsleiter). Die Aufgabe des Session-Leiters ist es, für die Einhaltung des Zeitplans zu sorgen und den Vortragenden in allen Belangen zu unterstützen.

Ein Sitzungsleiter ist in der Regel für einen Block von Vorträgen zwischen zwei Pausen zuständig. Gerne können Moderatoren auch mehrere Blöcke übernehmen.

Wenn möglich sollte sich der Sitzungsleiter frühzeitig, z.B. am Vortag, kurz mit seinen Referenten bekannt machen und mit ihnen abmachen, wann die Technik getestet werden soll. Realistisch betrachtet kommen Vortragende aber auch gerne mal 5 Minuten vor Beginn des Blocks.

Vor dem Vortrag

Der Sitzungsleiter kümmert sich darum, daß der Referent da ist und alles hat, was er für den Vortrag braucht: Wasser, Beamer, Strom für das Notebook, leere Tafel, Overheadprojektor, Mikrofon, usw.

Der Sitzungsleiter hilft dem Vortragenden die Technik zum Laufen zu bringen oder holt einen Techniker hinzu. Wenn mehrere Vorträge direkt nacheinander geplant sind, dann testet der Sitzungsleiter vor dem ersten Vortrag mit allen Referenten die Technik, um die Umbaupause kurz zu halten.

Der Sitzungsleiter sollte sich mit der Funktion des Beamers, der Mikrofonanlage und der Beleuchtung vertraut machen, sodaß er auch während des Vortrages bei Problemen eingreifen kann.

Begrüßung und Vorstellung des Vortragenden

Der Sitzungsleiter begrüßt kurz die Zuhörer und stellt dann in kurzen Worten den Vortragenden und sein Thema vor. Der Sitzungsleiter sollte sich vorher beim Redner kurz die dazu nötigen Hintergrundinfos geben lassen. Danach setzt sich der Sitzungsleiter vorne hin, wo ihn der Vortragende gut sehen kann und bleibt dort während des gesamten Vortrages.

Während des Vortrages

Der Sitzungsleiter achtet auf die Zeit. Er gibt dem Vortragenden ein Zeichen, wenn

  • die halbe Zeit für den Vortrag um ist
  • 5 Minuten vor Ende (z.B. durch hochhalten einer Hand mit 5 gespreizten Fingern)
  • und wenn die Zeit um ist (z.B. durch Timeout-Zeichen mit beiden Händen)

Das Lokalteam kann DIN-A4 Blätter bereitstellen, auf der einen Seite in großen Buchtaben 10 Minuten auf der anderen 5 Minuten.

Dazu sollte der Sitzungsleiter vor dem Vortrag mit dem Vortragenden absprechen, wie lange der Vortrag laufen soll. In der Regel sollte man am Ende ca. 5 Minuten für Fragen offen lassen. Auch für die Umbaupause zum nächsten Redner sollte ausreichend Zeit eingeplant werden.

Es ist nicht nur ein Gebot der Höflichkeit, einen Vortrag rechtzeitig anzufangen und zu beenden, es ist auch unbedingt notwendig, um einen geregelten Konferenzablauf sicherzustellen, weil es mehrere parallel laufende Tracks gibt. Vorträge dürfen auf keinen Fall überziehen, weil sonst die Tracks durcheinander kommen und Leute, die von einem Hörsaal zum anderen wechseln, ziemliche Unruhe hereinbringen bzw. Anfang oder Ende eines Vortrages verpassen. Auch wenn sich an den Vortrag eine Pause anschließt, ist es wichtig, rechtzeitig aufzuhören, damit die Leute nicht vor leergegessenen Tischen stehen oder nur noch kalten Kaffee bekommen. Der Sitzungsleiter ist für die Einhaltung des Zeitplanes verantwortlich. Er muß diesen mit dem Referenten vorher besprechen und mit ihm die Zeichen absprechen. Er muß - notfalls mit sanftem Druck - den Referenten zum Ende bringen. Wenn der Redner überzieht hilft es, aufzustehen, zum Podium zu gehen und sich demonstrativ neben den Redner zu stellen.

Wenn der Referent irgendwelche Hilfe braucht, kann er sich jederzeit an den Sitzungsleiter wenden. Sei es, um das Licht ein und aus zu schalten, die nächste Folie aufzulegen, Unterlagen zu verteilen oder um mehr Wasser zu besorgen. Bei Problemen mit der Technik, die der Sitzungsleiter nicht selber beheben kann, holt er einen Techniker.

Der Sitzungsleiter sollte außerdem die Anzahl der Zuhörer bei einem Vortrag zählen und den Organisatoren mitteilen. So können wir sehen, welche Themen besonders beliebt sind und das bei zukünftigen Konferenzen berücksichtigen.

Fragerunde

Wenn der Referent das nicht selber gemacht hat und noch Zeit ist, dann bittet der Sitzungsleiter um Fragen. Wenn ein Mikrofon für das Publikum zur Verfügung steht, dann kann der Sitzungsleiter es herumreichen. Wenn nicht, dann bittet er den Referenten die gestellten Fragen zu wiederholen.

Auch wenn es nach einem Vortrag viele Fragen gibt, muß die Fragerunde abgebrochen werden, wenn keine Zeit mehr ist. Die Fragen können dann eventuell in der Pause persönlich an den Referenten gestellt werden oder man setzt eine BoF an.

Ende

Nach dem Ende des Vortrages dankt der Sitzungsleiter dem Referenten und sorgt dafür, daß er seinen Beifall bekommt. Er gibt dann noch organisatorische Hinweise (z.B. Kaffee und belegt Brötchen gibt es jetzt im Foyer und wir sehen uns wieder hier in 30 Minuten zum Vortrag X oder z.B. bei kurzfristigen Programmänderungen). Der Sitzungsleiter sollte sich vor einer Sitzung bei den Organisatoren melden und klären, ob irgendetwas bekanntzugeben ist. Das Lokalteam kann bei Bedarf Zettel mit wichtigen Meldungen und Änderungen auslegen, die der Moderator am Ende des Blocks vorlesen kann.