Teilnehmerbetreuung

Teilnehmerbetreuung

Für die Betreuung der Teilnehmer ist der Teilnehmer-Koordinator zuständig.

Anmeldung

Anmeldung vor der Konferenz

Die Anmeldung vor der Konferenz findet ausschließlich Online über ein Webformular im CiviCRM statt. Es wird automatisch eine Rechnung erstellt. CiviCRM wird durch den FOSSGIS e.V. betrieben und gepflegt.

Job: Regelmäßige Überprüfung der Zahlungseingänge und Markierung der entsprechenden Anmeldungen im Vorfeld und kurz nach der Konferenz.

Job: Mahnungen schreiben für nicht eingegangene Beträge.

Anmeldung auf der Konferenz

Muss nachträglich dokumentiert und in das CiviCRM eingetragen werden.

Registrierung der Teilnehmer auf der Konferenz

Es gibt eine Anmeldung, die ausreichend dimensioniert sein muss, um mehrere Teilnehmer gleichzeitig bedienen zu können. Hier werden Teilnehmerdaten abgeglichen, Namensschilder ausgegeben und ggf. nachgedruckt (bei Fehler im Namen / Beschriftung), Konferenz-Taschen und T-Shirts für die Workshop-Teilnehmer ausgegeben. Viele kleine Details! Bitte ergänzen!

Programm

Die Teilnehmer brauchen Informationen über das Programm. Sowohl im Vorfeld, um sich entscheiden zu können, ob etwas für sie interessantes dabei ist, als auch auf der Konferenz selbst.

Das Programm wird in mehreren Varianten zur Verfügung gestellt:

• Online auf der Konferenz-Webseite. Es gibt hier für jeden Tag eine Programmübersicht und zu jedem Vortrag eine Detailseite mit Abstract
• In den Tagungstaschen bekommt jeder Teilnehmer ein ausgedrucktes Programm. Das muss übersichtlich gestaltet sein, am besten eine Seite pro Tag oder dergl.
• An strategischen Stellen im Konferenzbereich (Anmeldung, Catering-Bereich, vor den Hörsälen) wird jeweils ein groß ausgedrucktes Programm ausgehängt. Ggf. wird nur das Programm für den aktuellen Tag ausgehängt (und natürlich abends dann ausgetauscht), das spart Platz und macht es einfacher schnell die nötige Information zu finden.

Taschen

Jeder Konferenzteilnehmer erhält eine Tasche.

Tasche

Es wird eine bedruckte Stofftasche verwendet.

Um die Produktion der Tasche kümmert sich der Taschen-Beauftragte.

Inhalt

• Kugelschreiber (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
• Schreibblock (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
• Programm der Konferenz
• Umfragebogen
• Weitere Informationen zur Konferenz nach Bedarf:
  • Social Event
  • Internet-Zugang
  • Stadtplan, Lageplan
  • ...
• Vom FOSSGIS e.V. / OSGeo:
  • Prospekt FOSSGIS e.V.
  • Anmeldeformular FOSSGIS-Mitgliedschaft
  • Flyer zu FOSSGIS/OSGeo-Projekten
  • GISlive DVD
  • Informationen zu kommenden Veranstaltungen und dergl.
  • ...
• Prospekte, Flyer usw. der Sponsoren (siehe unter Sponsoring)

Taschen packen

Das Lokal-Team organisiert das Packen der Taschen durch die Hiwis am Montag vor der Konferenz. Dabei können natürlich bereits anwesende Orga-Mitglieder helfen.

Zum Packen wird das vorhandene Material ausgepackt und auf einer Reihe von Tischen ausgelegt. Die Taschen kommen ganz an den Anfang. Ein Helfer nimmt sich immer eine Tasche und packt dann nacheinander alles ein.

Es muss einen Ort geben, an dem die Taschen über Nacht gelagert werden können.

Lageplan, Anfahrtsbeschreibung

Es ist Aufgabe des Lokal-Teams Stadtpläne, Lagepläne oder Anfahrtsbeschreibungen zu allen wichtigen Orten (Konferenz, Social Event, ggf. Hotel usw.) zusammenzustellen (bevorzugt OpenStreetMap). Sowohl für die Webseite als auch gedruckt für die Teilnehmer vor Ort.

Hotels

Das Lokalteams muss im Vorfeld erkunden, welche Hotels oder anderen Übernachtungsmöglichkeiten es gibt. Dabei kann es auch mit der Tourismusinformation oder dergl. zusammenarbeiten.

Eventuell können auch Kontingente in dem einen oder anderen Hotel gebucht werden. Der typische Deal dabei ist, dass Teilnehmer die Zimmer verbillligt bekommen, wenn sie angeben, dass sie zur Konferenz gehören. Dafür wird das Hotel auf den Webseiten der Veranstaltung beworben. Vorteil eines solchen Vorgehens ist auch, dass viele Teilnehmer im gleichen Hotel sind und daher mehr Gelegenheit zur Interaktion haben.

Weitere lokale Informationen

Das Lokalteam sollte Informationen zusammenstellen zu:

• ÖPNV-Anbindung mit Infos und Empfehlungen zu Zonen, Ticketkategorien und Preisen.
• Wo bekommt man was zu Essen? Wo kann man abends ausgehen, wenn man nicht am offiziellen Abendprogramm teilnimmt?
• Nett sind auch ein paar touristische Informationen zu Sehenswürdigkeiten oder Besonderheiten der Stadt, wenn Teilnehmer vielleicht noch das anschließende Wochenende bleiben wollen.

Internet-Zugang

Alle Teilnehmer können kostenfrei und unbeschränkt über WLAN Internet nutzen. Es müssen mindestens 500 Geräte parallel genutzt werden können (IP-Adress-Vergabe). Die Bandbreite muss ausreichend dimensioniert werden. Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen, vor allem in Anbetracht der Zunahme von mobilen Geräten mit Internet-Zugang.

Garderobe

Es sollte eine Garderobe für Jacken und Taschen bereitgestellt werden. Insbesondere am letzten Tag haben vielen Teilnehmer bereits aus dem Hotel ausgecheckt und kommen mit ihren Taschen. Eine echte bewachte Garderobe ist zu aufwändig, aber eventuell gibt es einen Raum in der Nähe der Anmeldung, der wenigstens halbwegs im Blickfeld der dortigen Hiwis ist.