Konferenz 2024/Organisationsteam
Organisation FOSSGIS-Konferenz
Seit vielen Jahren findet die FOSSGIS-Konferenz im deutschsprachigen Raum an wechselnden Standorten statt. Katja Haferkorn ist als Koordination der Konferenzorganisation aktiv, damit jemand den Überblick behält. Die einzelnen Teams sollten jedoch so weit wie möglich selbst organisiert arbeiten. Beim FOSSGIS-OSM-Communitytreffen im September 2020 wurde erarbeitet, dass es eine feste Arbeitsgruppe Konferenz-Orga mit Entscheidungs- und Budgetverantwortung geben wird. Beim FOSSGIS-OSM-Communitytreffen-19 wurde über die Strukturierung und Beziehung der Teams diskutiert.
Die Erfahrung zeigt, dass sich jedes Local-Team an einem neuen Standort neu in die FOSSGIS-Konferenz hineindenken muss, dies ist bisher immer sehr erfolgreich gelungen. Auf zukünftige Konferenzen geschaut, ist zu befürchten, dass der Benefit eine FOSSGIS veranstaltet zu haben, nicht mehr ausreicht, um sich überhaupt auf eine Austragung einzulassen, weil die Umsetzung doch recht aufwändig ist.
Bestimmte Aufgaben sollen nur noch vom Coreteam (AG Konferenzorganisation) übernommen werden, das Local-Team übernimmt Aufgaben, die vor Ort von Relevanz sind. Ziel ist, mehr Konferenzdurchführungskompetenz im Verein zu haben, um weniger auf die Umsetzungskompetenz des Local-Team angewiesen zu sein. Hinzu kommt die Tatsache, dass durch die seit März 2020 anhaltende Pandemiesituation die Konferenz auch als Online-Variante mitgedacht werden muss. Die erfolgreichen Online-FOSSGIS im Juni 2021 und März 2022 haben gezeigt, dass wir auch online können :-)
Die nächste Herausforderung ist eine hybride Veranstaltung verbunden mit der Chance und dem dringenden Bedarf die Konferenz weiter zu denken und mitzuwirken. Eine erste Umsetzung in Berlin ist gelungen, dennoch muss weiterhin daran gearbeitet werden, dass die Online-TN nicht vergessen werden.
Um den erarbeiteten Standard einer FOSSGIS-Konferenz zu erhalten, ist das Handbuch weiterhin maßgeblich sowie Unterstützer*innen, die einzelne Aufgaben und Rollen übernehmen.
Die wesentliche Planung und Organisation soll im GitLab laufen, hier ist es möglich in Arbeitspaketprojekten zu und innerhalb der Arbeitsgruppe an einzelnen ToDo-Tickets zu arbeiten, ohne dass alle Dokumente (Angebote, Zwischenschritte...) im Wiki veröffentlicht werden oder in E-Mails hin und hergeschickt werden müssen. Das Wiki bleibt für die wesentliche Dokumentation erhalten bzw. hat Gitlab Veröffentlichungsmöglichkeiten zur Dokumentation. Die bisher genutzte Konferenzmailingliste, mit ca. 120 Abonent*innen soll durch weniger Mailtraffic an Qualität gewinnen, indem nur Fragen bzw. Meinungsbildungsprozesse sowie Festlegungen und Entscheidungen darüber kommuniziert werden (Beispiel: eine Terminfindung einer Arbeitsgruppe soll nicht im Postfach von über 100 Personen landen).
Es hat sich in den letzten Jahren gezeigt, dass ein Messengerkanal ganz hilfreich und zeitgemäß für kurzwegige Abstimmungen, Fragen oder ähnliches ist. Der Matrix-Kanal FOSSGIS 2024 - Organisation steht dafür zur Verfügung.
Die Kommunikation mit den Teilnehmer*innen erfolgt über die Konferenzhomepage sowie E-Mail.
Folgende Arbeits- und Unterarbeitsgruppen sind für die Organisation der FOSSGIS-Konferenz unerläßlich, um den etablierten Standard zu erhalten:
AG Konferenzorganisation (Coreteam)
Das sogenannte Coreteam, die AG Konferenzorganisation agiert als dauerhaftes Team mit Budget- und Entscheidungsverantwortung für die FOSSGIS-Konferenzen.
Die Aufgaben sind Entscheidungs- und Budgetangelegenheiten, Ergebnisse aus den anderen/ Unter-Arbeitsgruppen fließen beim Coreteam zusammen.
wo: alle haben einen Gitlab-Account
wer: Bestenfalls aus jeder Unterarbeitsgruppe eine Person sowie mind. 2 Personen aus Vorstand, den Hut hat Katja Haferkorn (Koordinierungsstelle FOSSGIS e.V.) auf.
wer arbeitet mit?
| Aufgabe | Koordinator | Unterarbeitsgruppe |
|---|---|---|
| Leitung Arbeitsgruppe Konferenzorganisation | ||
| Koordination Organisation | Katja Haferkorn | |
| Programmkomitee | Programmkomitee, Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit | |
| Presse- und Öffentlichkeitsarbeit | Astrid+Katja | Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Team Printmedien |
| Finanzen | David Arndt | Schatzmeister |
| Sponsoren und Aussteller | Katja Haferkorn | Team Sponsoren |
| Organisation vor Ort (Räume, Technik) | Local-Team | |
| Technik für Gelingen der Konferenz | Team Infrastruktur | |
| Workshop-Orga | Team Workshop-Orga | |
| Rahmenprogramm | Local-Team | |
| State of the Map - Germany | Christopher | Team State of the Map - Germany |
| bezahlte Helfer:innen, Engel | Team Himmel | |
| Teilnehmerbetreuung | Katja, | Team Printmedien, Team Infrastruktur |
| Team Welcome Desk / Infodesk |
Programmkomitee
Das Programm bildet den wesentlichen Kern der FOSSGIS-Konferenz.
Aufgabe des Programmkomitee ist es, daraufhin zu wirken, dass ein ausgewogenes und interessantes Programm angeboten wird. Demzufolge ist die Aufgabe die Programmgestaltung, dazu gehören Call for Papers, Review der Einreichungen, Zusammenstellung des Programms sowie die Speakerbetreuung, Koordinierung Lightning-Talks und Sessionleitungen, Betreuung der Programmverwaltung Pretalx und Umsetzung des Programms.
wo: Gitlab, Pretalx, Wiki, Konferenz-Homepage
wer arbeitet mit?
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Programmkoordinator | |
| Katja Haferkorn | Verknüpfung zur Gesamtkonferenzplanung |
| noch eintragen, wer sich gemeldet hat | |
Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Die Presse und Öffentlichkeitsarbeit ist wesentlich für die Wahrnehmung der FOSSGIS-Konferenz. Aufgabe ist die Kommunikation nach außen (Webseiten, Wiki, Artwork, Social Media, Mailing an die TN...)
wo: Gitlab + Wiki
wer arbeitet mit?
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| ... | |
| ... | |
| ... | |
| ... |
Local-Team
Das Local-Team sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Konferenz vor Ort und bekommt Unterstützung von den einzelnen Arbeitsgruppen zur Konferenzorganisation.
Aufgaben: Verträge, Räume, Technik, Personal, Social Event, Catering, Anreise und Unterkunft, Lieferung von Materialien
Wo: GitLab, Vor Ort
wer arbeitet mit?
| Name | Funktion | Institution | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|---|---|
Team Welcome Desk / Info Desk
Das Team Welcome Desk / Info Desk ....
Wo: GitLab, Vor Ort
wer arbeitet mit?
| Name | Funktion | Institution | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|---|---|
| Maik | |||
Team Workshoporga
Die TN der FOSSGIS können zusätzlich Workshops buchen. Hier sind Aufgaben die Abstimmung mit WS-Leiter und Local-Team, hinsichtlich der Technik vor Ort. Organisation des Workshop-Feedbacks
Wo: GitLab, Wiki
wer arbeitet mit?
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Katja Haferkorn | Verbindung zur Gesamtorga |
| ... | |
| ... |
Team Sponsoren
Die Einnahmen durch Sponsoren sowie Aussteller tragen einen wesentlichen Teil zur Finanzierung der Konferenz bei. Jeder ist aufgerufen Sponsoren zu gewinnen.
Wo: GitLab, Konferenzhomepage
wer arbeitet mit?
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Katja | Kommunikation mit Sponsoren |
| Schatzmeister | schreibt Rechnungen |
| Local Team | lokale Sponsoren und Ausstellungsorga |
| ... |
Team Infrastruktur
Das Team Infrastruktur kümmert sich um die technischen Systeme: Pretix, Pretalx, Engelsystem, Online-Event-System, Seafile für Vortragsuploas und bildet auch die Schnittstelle zum VOC-Team, welches uns bei der technischen Umsetzung des Livestreams und Remotevorträgen unterstützt.
Wo: Gitlab, Matrix mit VOC-Team, Wiki - zur Doku (?), Technik, die wir im FOSSGIS benutzen
wer arbeitet mit?
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Marc | Pretix (Ticket) |
| Christopher | Pretalx (Programm) |
| Engelsystem (Helfer:innen) | |
| Niklas | LimeSurvey (Teilnehmer*innenbefragung) |
| Venueless (Online-Plattform) |
Statistik und Teilnehmer*innenbefragung (LimeSurvey) Die regelmäßige Anmeldestatistik gibt einen guten Überblick über die Anmeldezahlen. Die TN-Befragung gibt uns wichtige Rückmeldungen zur Veranstaltung und wird als Online-Befragung bereit gestellt? Wie kann die Verlosung integriert werden? Die WorkshopTNBefragung ist zu überdenken, wie diese als Online-Befragung umgesetzt werden kann.
Team Himmel
Um die Konferenz reibungslos durchzuführen, braucht es viele Helfer. Um die Helfeenden zu organisieren, ist das Team Helfende aktiv.
wo: Engelsystem, GitLab, Messenger, Konferenzhomepage
wer arbeitet mit?
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| ... n. a. | Engelsystem |
| ... |
Team State of the Map Germany
Das Team organisiert den bisherigen OSM-Samstag und alle OSM Themen auf der FOSSGIS Konferenz
Wo: OSM-Wiki, GitLab
wer arbeitet mit?
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Christopher | |
| Marc | |
| Maik | |
| ... |
Team Printmedien
Programmheft, Tagungsband, Taschen, T-Shirts
wo: GitLab
wer arbeitet mit?
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
| Artwork | |
| Programmheft | |
| Tagungsband | |
| Taschen | |
| T-Shirts |
Katja liefert Logos und sammelt die Texte von den Sponsoren
Team Bildungsurlaub
Immer wieder kommt die Frage, ob die FOSSGIS als Bildungsurlaub anerkannt sein könnte. Dies muss in jedem Bundesland einzeln beantragt werden. Diese Initiative braucht es jedes Jahr neu. Die FOSSGIS als Bildungsurlaub wäre sehr wünschenswert.
Wo: Gitlab, Konferenzhomepage
wer arbeitet mit?
| Name | Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ... |
|---|---|
