Konferenz 2024/Organisationsteam

Organisation FOSSGIS-Konferenz

Seit vielen Jahren findet die FOSSGIS-Konferenz im deutschsprachigen Raum an wechselnden Standorten statt. Katja Haferkorn ist als Koordination der Konferenzorganisation aktiv, damit jemand den Überblick behält. Die einzelnen Teams sollten jedoch so weit wie möglich selbst organisiert arbeiten. Beim FOSSGIS-OSM-Communitytreffen im September 2020 wurde erarbeitet, dass es eine feste Arbeitsgruppe Konferenzorganisation mit Entscheidungs- und Budgetverantwortung geben wird. Beim FOSSGIS-OSM-Communitytreffen-19 wurde über die Strukturierung und Beziehung der Teams diskutiert.

Die Erfahrung zeigt, dass sich jedes Local-Team an einem neuen Standort neu in die FOSSGIS-Konferenz hineindenken muss, dies ist bisher immer sehr erfolgreich gelungen. Auf zukünftige Konferenzen geschaut, ist zu befürchten, dass der Benefit eine FOSSGIS veranstaltet zu haben, nicht mehr ausreicht, um sich überhaupt auf eine Austragung einzulassen, weil die Umsetzung doch recht aufwändig ist.

Bestimmte Aufgaben sollen nur noch von der Arbeitsgruppe Konferenzorganisationvom (Coreteam) übernommen werden, das Local-Team übernimmt Aufgaben, die vor Ort von Relevanz sind. Ziel ist, mehr Konferenzdurchführungskompetenz im Verein zu haben, um weniger auf die Umsetzungskompetenz des Local-Team angewiesen zu sein. Hinzu kommt die Tatsache, dass durch die seit März 2020 anhaltende Pandemiesituation die Konferenz auch als Online-Variante mitgedacht werden muss. Die erfolgreichen Online-FOSSGIS im Juni 2021 und März 2022 haben gezeigt, dass wir auch online können :-)

Fossgis Konferenz Organistaion

Die nächste Herausforderung ist eine hybride Veranstaltung verbunden mit der Chance und dem dringenden Bedarf die Konferenz weiter zu denken und mitzuwirken. Eine erste Umsetzung in Berlin ist gelungen, dennoch muss weiterhin daran gearbeitet werden, dass die Online-TN nicht vergessen werden.

Um den erarbeiteten Standard einer FOSSGIS-Konferenz zu erhalten, ist das Handbuch weiterhin maßgeblich sowie Unterstützer*innen, die einzelne Aufgaben und Rollen übernehmen.

Die wesentliche Planung und Organisation soll im GitLab laufen, hier ist es möglich in Arbeitspaketprojekten zu und innerhalb der Arbeitsgruppe an einzelnen ToDo-Tickets zu arbeiten, ohne dass alle Dokumente (Angebote, Zwischenschritte...) im Wiki veröffentlicht werden oder in E-Mails hin und hergeschickt werden müssen. Das Wiki bleibt für die wesentliche Dokumentation erhalten bzw. hat Gitlab Veröffentlichungsmöglichkeiten zur Dokumentation. Die bisher genutzte Konferenzmailingliste, mit ca. 120 Abonent*innen soll durch weniger Mailtraffic an Qualität gewinnen, indem nur Fragen bzw. Meinungsbildungsprozesse sowie Festlegungen und Entscheidungen darüber kommuniziert werden (Beispiel: eine Terminfindung eines Teams soll nicht im Postfach von über 100 Personen landen).

Es hat sich in den letzten Jahren gezeigt, dass ein Messengerkanal ganz hilfreich und zeitgemäß für kurzwegige Abstimmungen, Fragen oder ähnliches ist. Der Matrix-Kanal FOSSGIS 2024 - Organisation steht dafür zur Verfügung.

Die Kommunikation mit den Teilnehmer*innen erfolgt über die Konferenzhomepage sowie E-Mail.

Folgende Arbeits- und Unterarbeitsgruppen sind für die Organisation der FOSSGIS-Konferenz unerläßlich, um den etablierten Standard zu erhalten:

Jedes Team einen oder mehrere Koordinatoren und Koordinatorinnen. Diese sollen anderen Gruppen und Personen als Kontakt zum Team zur Verfügung stehen, den Überblick über Vorbereitung und Durchführung ihres Teilbereiches haben und bei Bedarf zur interdisziplinären Abstimmung Kontakt zu anderen Gruppen wie z.B. zur Arbeitsgruppe Konferenzorganisationvom (Coreteam) aufnehmen.

Arbeitsgruppe Konferenzorganisation (Coreteam)

Die AG Konferenzorganisation, das sogenannte Coreteam, agiert als dauerhaftes Team mit Budget- und Entscheidungsverantwortung für die FOSSGIS-Konferenzen.
Die Aufgaben sind Entscheidungs- und Budgetangelegenheiten, Ergebnisse aus den anderen Teams fließen bei der AG Konferenzorganisation zusammen.
wo: alle haben einen Gitlab-Account
wer: Bestenfalls aus jedem Team eine Person sowie mind. 2 Personen aus Vorstand, den Hut hat Katja Haferkorn als Projektleitung (Koordinierungsstelle FOSSGIS e.V.) auf.
wer arbeitet mit?

Funktion / Verantwortlichkeit	Name	Team
Leitung Arbeitsgruppe Konferenzorganisation
Projektleitung (PL)	Katja Haferkorn	Projektleitung
Lokal Team Koordinator	Katja Haferkorn
Konferenzprogramm		Programmkomitee
Lightning-Talk-Orga		Lightning-Talk-Koordinator im Programmkomitee
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit	Astrid+Katja	Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Finanzen	David Arndt	Schatzmeister
Sponsoren und Aussteller	Katja Haferkorn	Team Sponsoren/Aussteller
Organisation vor Ort (Räume, Technik für Gelingen der Konferenz, Rahmenprogramm)	Katja Haferkorn	Lokal Team Koordinator
Workshop-Orga		Team Workshoporga
Printmedien (Programmheft, Tagungsband, Taschen, T-Shirts)		Team Printmedien
Tagungsband		Tagungsband-Koordinator im Team Printmedien
T-Shirts	Katja	T-Shirt-Koordinator im Team Printmedien
OpenStreetMap Samstag	Christopher	Team OpenStreetMap Samstag
Engel, bezahlte Helfer:innen		Team Helfer:innen
Sessionleiter		Sessionleiterkoordinator im Team Helfer:innen
Teilnehmerbetreuung	Katja	als Teilnehmer-Koordinator
Welcome Desk / Infodesk		Team Welcome Desk / Info Desk
technischen Systeme: Pretix, Pretalx, Engelsystem, LimeSurvey, Venueless		Team Infrastruktur
Nachbereitung Konfrenz	Katja	als Koordinator Nachbereitung Konfrenz

Projektleitung

Koordiniert wird das Gesamtprojekt vom Projektleiter Konferenz. Der Projektleiter wird für die allgemeinen Aufgaben und Entscheidungen vom Konferenz-Team (ca. 5-9 Leute) unterstützt.
Wo:

• GitLab, Vor Ort

• Koordination des Gesamtprojektes, Überwacht die Einhaltung des Terminplanes

• Katja Haferkorn

Lokal-Team

Das Lokal-Team sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Konferenz vor Ort und bekommt Unterstützung von den einzelnen Teams zur Konferenzorganisation.
Wo:

• GitLab, Vor Ort

• Verträge, Räume, Technik, Personal, Social Event, Catering, Anreise und Unterkunft, Lieferung von Materialien

wer arbeitet mit?

Name	Funktion	Institution	Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...

Local-Team Koordinator

Der Local-Team Koordinator ist erster Ansprechpartner für das Lokal Team.
Wo:

• GitLab, Vor Ort

• wie Lokal Team

• Katja

Programmkomitee

Das Programm bildet den wesentlichen Kern der FOSSGIS-Konferenz. Aufgabe des Programmkomitee ist es, daraufhin zu wirken, dass ein ausgewogenes und interessantes Programm angeboten wird. Demzufolge ist die Aufgabe die Programmgestaltung, dazu gehören Call for Papers, Review der Einreichungen, Zusammenstellung des Programms sowie die Speakerbetreuung, Koordinierung Lightning-Talks und Sessionleitungen, Betreuung der Programmverwaltung Pretalx und Umsetzung des Programms.
wo:

• Gitlab, Pretalx, Wiki, Konferenz-Homepage, vor Ort

wer arbeitet mit?

Name	Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
	Programmkoordinator
Katja Haferkorn	Verknüpfung zur Gesamtkonferenzplanung
	Lightning-Talk-Koordinator
noch eintragen, wer sich gemeldet hat	Vortragsprogramm

Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Die Presse und Öffentlichkeitsarbeit ist wesentlich für die Wahrnehmung der FOSSGIS-Konferenz. Aufgabe ist die Kommunikation nach außen (Webseiten, Wiki, Artwork, Social Media, Mailing an die TN...)
wo: Gitlab + Wiki

wer arbeitet mit?

Name	Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
...
...
...
...

Team Welcome Desk / Info Desk

Das Team Welcome Desk / Info Desk ....
Wo: GitLab, Vor Ort

wer arbeitet mit?

Name	Funktion	Institution	Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Maik

Team Workshoporga

Die TN der FOSSGIS können zusätzlich Workshops buchen. Hier sind Aufgaben die Abstimmung mit WS-Leiter und Local-Team, hinsichtlich der Technik vor Ort. Organisation des Workshop-Feedbacks
Wo: GitLab, Wiki

wer arbeitet mit?

Name	Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Katja Haferkorn	Verbindung zur Gesamtorga
...
...

Team Sponsoren/Aussteller

Die Einnahmen durch Sponsoren sowie Aussteller tragen einen wesentlichen Teil zur Finanzierung der Konferenz bei. Jeder ist aufgerufen Sponsoren zu gewinnen.
Wo: GitLab, Konferenzhomepage

wer arbeitet mit?

Name	Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Katja	Kommunikation mit Sponsoren
Schatzmeister	schreibt Rechnungen
Local Team	lokale Sponsoren und Ausstellungsorga
...

Team Infrastruktur

Das Team Infrastruktur kümmert sich um die technischen Systeme: Pretix, Pretalx, Engelsystem, Online-Event-System, Seafile für Vortragsuploas und bildet auch die Schnittstelle zum VOC-Team, welches uns bei der technischen Umsetzung des Livestreams und Remotevorträgen unterstützt.
Wo: Gitlab, Matrix mit VOC-Team, Wiki - zur Doku (?), Technik, die wir im FOSSGIS benutzen

Koordinatorinnen:

Name	Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
	Konferenzwebsite
Marc	Pretix (Ticket)
Christopher	Pretalx (Programm)
	Engelsystem (Helfer:innen)
Niklas	LimeSurvey (Teilnehmer*innenbefragung)
	Venueless (Online-Plattform)

Statistik und Teilnehmer*innenbefragung (LimeSurvey) Die regelmäßige Anmeldestatistik gibt einen guten Überblick über die Anmeldezahlen. Die TN-Befragung gibt uns wichtige Rückmeldungen zur Veranstaltung und wird als Online-Befragung bereit gestellt? Wie kann die Verlosung integriert werden? Die WorkshopTNBefragung ist zu überdenken, wie diese als Online-Befragung umgesetzt werden kann.

Team Helfer:innen

Um die Konferenz reibungslos durchzuführen, braucht es viele Helfer. Um die Helfeenden zu organisieren, ist das Team Helfer:innen aktiv. Das Team findet man auf der Konferenz im Himmel, der Ort für Helfer:innen.
wo:

• Engelsystem helfen.fossgis.de
• GitLab gitlab.fossgis.de
• Messenger Matrix
• Konferenzhomepage fossgis-konferenz.de/2024/helfen/

• Organisiert den Himmel ( Raum, Ausstattung )
• Konfiguriert das Engelsystem ( Typen, Schichten)
• Koordiniert Engel und bezahlte Helfer
• Schichtkoordinatoren ausbilden

• ...

Koordinatorinnen

Name	Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
	Engelsystem konfigurieren
	Koordinator Sessionleiter
	Schichtkoordinator

Team OpenStreetMap Samstag

Das Team organisiert den OSM-Samstag und alle OSM Themen auf der FOSSGIS Konferenz
Wo: OSM-Wiki, GitLab

wer arbeitet mit?

Name	Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
Christopher
Marc
Maik
...

Team Printmedien

Programmheft, Tagungsband, Taschen, T-Shirts
wo: GitLab

wer arbeitet mit?

Name	Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...
	Artwork
	Programmheft
	Tagungsband
	Taschen
	T-Shirts

Katja liefert Logos und sammelt die Texte von den Sponsoren

Teilnehmer-Koordinator

Der Teilnehmer-Koordinator
Wo:

• GitLab, Vor Ort

• tbd

• Katja

Team Bildungsurlaub

Immer wieder kommt die Frage, ob die FOSSGIS als Bildungsurlaub anerkannt sein könnte. Dies muss in jedem Bundesland einzeln beantragt werden. Diese Initiative braucht es jedes Jahr neu. Die FOSSGIS als Bildungsurlaub wäre sehr wünschenswert.

Wo: Gitlab, Konferenzhomepage

wer arbeitet mit?

Name	Aufgabe(n) / fühlt sich verantwortlich für ...