Konferenz 2022/Konferenzplanung/Planungstreffen 20211208: Unterschied zwischen den Versionen

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Notizen vom letzten Treffen: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2022/Konferenzplanung/Planungstreffen_20211110
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===Wer ist dabei?===
===Teilnehmende===
* Dominik
* Niklas
* Christopher
* Torsten Wie
* Lars
* Katja
* Katja
* ...
 
* ...
===Themen===
==== Coronalage - Online Event====
- '''Entscheidung''': Marburg oder nur online - Vorstand will dazu eine Entscheidung treffen<br>
- was spricht für Marburg - was spricht gegen Marburg - braucht nicht mehr diskutiert werden<br>
- derzeitige Bestimmung Uni Marburg: Veranstaltung im Innenraum ab 250 Personen braucht Genehmigung vom Gesundheitsamt<br>
- das Lokalteam Marburg hat am Montag eine Entscheidung für Online befürwortet und gleichzeitig den Vorschlag unterbreitet, im Jahr 2023 die Präsensveranstaltung in Marburg nachzuholen<br>
- Das Konferenzorgateam schätzt das Risiko für zu groß ein, dass wir in Verhandlung mit dem Gesundheitsamt verläßlich eine Veranstaltung planen können und unterstützt die Einschätzung des Lokalteams<br>
- Das Konferenzorgateam bittet den Vorstand die Entscheidung zu treffen, die FOSSGIS 2022 ausschließlich als Online-Event stattfinden zu lassen sowie eine Ausrichtung in Marburg für 2023 in die Wege zu leiten.<br>
 
- '''ToDo''': nochmal mit den Marburgern wegen 2023 kurzschließen, Verträge auf den Weg bringen<br>
-- Bei Bekanntgabe Online-Event die Aussicht auf 2023 in Marburg mit erwähnen<br>
-- Logo: hybrid gegen online austauschen<br>
 
- '''Online-Konferenz'''<br>
- Taschen+T-Shirts ->nein <br>
- T-Shirts maximal wieder über Spreadshirt zum selber kaufen der Teilnehmer (in 2021 wurden 49 T-Shirts gekauft)<br>
 
- welche '''Planungsschritte''' sind jetzt wichtig?<br>
-- Termin mit Sophie&Franzi, damit diese über ihre Erfahrungen aus anderen Konferenzen berichten kann, Plan machen, wie wir das Setup aufsetzen (wir machen es so, wie Sophie und Franzi es vorschlagen)<br>
-- offene Fragestellung Regie: Wo befindet sich die Regie der OBS-Bühnen?<br>
--- Berlin? Marburg? Wiesbaden?<br>
-- Zeitplan konkretisieren: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2022/Zeitplanung, was brauchen wir bis wann<br>
 
==== Stand Programmplanung====
- Einreichungsfrist ist zum 21.11.2021 beendet.<br>
- Community-Voting wurde zum 2.12.2021 beendet.<br>
- BoFs oder Anwendertreffen können nachträglich eingereicht werden. <br>
- Am Samstag (04.12.) hat das PKO bereits getagt. Nächsten Samstag ( und 11.12.) ist nächstes Treffen.<br>
- Community-Voting - 195 TN haben abgestimmt<br>
- Ideen zum Rahmenprogramm:<br>
-- Mitgliederversammlung?<br>
-- Social Event - irgendwas anbieten. ggf einfach in der Netzwerkwelt. <br>
-- Netzwerkwelt - Teilnehmerzahl wird sich wohl bei ca. 100 bewegen.<br>
-- Jeopardy ist eingereicht<br>
-- Dialogpanel z.B. von der AG Agile Ausschreibungen, Zuschauer könne Fragen stellen. Wie in einer Podiumsdiskussion.<br>
-- Warmup in der Netzwerkwelt am Vorabend<br>
 
==== Infos für Vortragende und Planung der Vortragsaufzeichnung ====
- Technik für Vorabaufzeichnung<br>
-- bitte jemand aus dem Programmkomitee.<br>
-- Seafile aufräumen<br>
-- Volker hat es aufgeschrieben: --> Link: https://vmx.cx/cgi-bin/blog/index.cgi / https://github.com/vmx/conference-tools<br>
-- Infos für Vortragende bereitstellen<br>
-- Zeitplan: Was muss bis wann zur Verfügung stehen<br>
 
- '''Workshoporga'''<br>
-- Lars macht mit<br>
-- Vorabchecktermine waren nicht so hilfreich, besser Helfer zur technischen Unterstützung bereitstellen<br>
-- Helfer vorab anbieten bzw. Bedarf abfragen<br>
-- Idee: Individuelle Pretixseite pro Workshop oder ein Dokument für alle Workshops<br>
-- Zeitplan überlegen<br>
 
=== Start Ticketverkauf===
- was ist zu tun?<br>
-- Pretix einrichten (Marc)<br>
-- Testen - Lars macht mit<br>
 
=== Helfersystem einrichten===
- Heflersystem steht bereit:  https://helfer.fossgis.de/<br>
-- welche Engeltypen soll es geben?<br>
-- Engeltypen nach Treffen mit Sophie erstellen<br>
 
=== Sonstiges===
- '''Venueless''': Angebot einholen: https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Venueless-Pretix<br>
- '''workadventure''': Angebot anfragen, circa 100 bis 200 TN<br>
- '''TN-Befragung''' + WS-TN-Feedback<br>
-- TN-Befragung kurz und schmerzlos gestalten<br>
-- im Gitlab ein survey.js aufsetzen (Niklas)<br>
- WS-TN-Feedback <br>
-- gezielt an WS-TN (nochmal besprechen WV)<br>
-- Pretalx hat eine Feedbackfunktion https://pretalx.com/fossgis2021/talk/38SRQD/feedback/
--> Feedbackfunktion Pretalx testen
-- Plugin für Umfragen in Pretix verfügbar?
- '''AGB''' werden von Katja mit Falk besprochen (https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022/teilnehmer_innenbetreuung/-/issues/10
- '''FAQ''' jetzt auf Konferenzhomepage: https://fossgis-konferenz.de/2022/faq.php
 
=== nächster Termin===
- 05.01.2022, 20 Uhr

Aktuelle Version vom 9. Dezember 2021, 10:02 Uhr

Planung FOSSGIS-Konferenz 2022 - 08.12.2021[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Uhrzeit: 20 Uhr
Raum: https://meet.fossgis.de/FOSSGIS-Konferenz-Organisation
Telefoneinwahl: +49-202-62933990, Pin:2061253#

Notizen vom letzten Treffen: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2022/Konferenzplanung/Planungstreffen_20211110

Teilnehmende[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Dominik
  • Niklas
  • Christopher
  • Torsten Wie
  • Lars
  • Katja

Themen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Coronalage - Online Event[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- Entscheidung: Marburg oder nur online - Vorstand will dazu eine Entscheidung treffen
- was spricht für Marburg - was spricht gegen Marburg - braucht nicht mehr diskutiert werden
- derzeitige Bestimmung Uni Marburg: Veranstaltung im Innenraum ab 250 Personen braucht Genehmigung vom Gesundheitsamt
- das Lokalteam Marburg hat am Montag eine Entscheidung für Online befürwortet und gleichzeitig den Vorschlag unterbreitet, im Jahr 2023 die Präsensveranstaltung in Marburg nachzuholen
- Das Konferenzorgateam schätzt das Risiko für zu groß ein, dass wir in Verhandlung mit dem Gesundheitsamt verläßlich eine Veranstaltung planen können und unterstützt die Einschätzung des Lokalteams
- Das Konferenzorgateam bittet den Vorstand die Entscheidung zu treffen, die FOSSGIS 2022 ausschließlich als Online-Event stattfinden zu lassen sowie eine Ausrichtung in Marburg für 2023 in die Wege zu leiten.

- ToDo: nochmal mit den Marburgern wegen 2023 kurzschließen, Verträge auf den Weg bringen
-- Bei Bekanntgabe Online-Event die Aussicht auf 2023 in Marburg mit erwähnen
-- Logo: hybrid gegen online austauschen

- Online-Konferenz
- Taschen+T-Shirts ->nein
- T-Shirts maximal wieder über Spreadshirt zum selber kaufen der Teilnehmer (in 2021 wurden 49 T-Shirts gekauft)

- welche Planungsschritte sind jetzt wichtig?
-- Termin mit Sophie&Franzi, damit diese über ihre Erfahrungen aus anderen Konferenzen berichten kann, Plan machen, wie wir das Setup aufsetzen (wir machen es so, wie Sophie und Franzi es vorschlagen)
-- offene Fragestellung Regie: Wo befindet sich die Regie der OBS-Bühnen?
--- Berlin? Marburg? Wiesbaden?
-- Zeitplan konkretisieren: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2022/Zeitplanung, was brauchen wir bis wann

Stand Programmplanung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- Einreichungsfrist ist zum 21.11.2021 beendet.
- Community-Voting wurde zum 2.12.2021 beendet.
- BoFs oder Anwendertreffen können nachträglich eingereicht werden.
- Am Samstag (04.12.) hat das PKO bereits getagt. Nächsten Samstag ( und 11.12.) ist nächstes Treffen.
- Community-Voting - 195 TN haben abgestimmt
- Ideen zum Rahmenprogramm:
-- Mitgliederversammlung?
-- Social Event - irgendwas anbieten. ggf einfach in der Netzwerkwelt.
-- Netzwerkwelt - Teilnehmerzahl wird sich wohl bei ca. 100 bewegen.
-- Jeopardy ist eingereicht
-- Dialogpanel z.B. von der AG Agile Ausschreibungen, Zuschauer könne Fragen stellen. Wie in einer Podiumsdiskussion.
-- Warmup in der Netzwerkwelt am Vorabend

Infos für Vortragende und Planung der Vortragsaufzeichnung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- Technik für Vorabaufzeichnung
-- bitte jemand aus dem Programmkomitee.
-- Seafile aufräumen
-- Volker hat es aufgeschrieben: --> Link: https://vmx.cx/cgi-bin/blog/index.cgi / https://github.com/vmx/conference-tools
-- Infos für Vortragende bereitstellen
-- Zeitplan: Was muss bis wann zur Verfügung stehen

- Workshoporga
-- Lars macht mit
-- Vorabchecktermine waren nicht so hilfreich, besser Helfer zur technischen Unterstützung bereitstellen
-- Helfer vorab anbieten bzw. Bedarf abfragen
-- Idee: Individuelle Pretixseite pro Workshop oder ein Dokument für alle Workshops
-- Zeitplan überlegen

Start Ticketverkauf[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- was ist zu tun?
-- Pretix einrichten (Marc)
-- Testen - Lars macht mit

Helfersystem einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- Heflersystem steht bereit: https://helfer.fossgis.de/
-- welche Engeltypen soll es geben?
-- Engeltypen nach Treffen mit Sophie erstellen

Sonstiges[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- Venueless: Angebot einholen: https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Venueless-Pretix
- workadventure: Angebot anfragen, circa 100 bis 200 TN
- TN-Befragung + WS-TN-Feedback
-- TN-Befragung kurz und schmerzlos gestalten
-- im Gitlab ein survey.js aufsetzen (Niklas)
- WS-TN-Feedback
-- gezielt an WS-TN (nochmal besprechen WV)
-- Pretalx hat eine Feedbackfunktion https://pretalx.com/fossgis2021/talk/38SRQD/feedback/ --> Feedbackfunktion Pretalx testen -- Plugin für Umfragen in Pretix verfügbar? - AGB werden von Katja mit Falk besprochen (https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2022/teilnehmer_innenbetreuung/-/issues/10 - FAQ jetzt auf Konferenzhomepage: https://fossgis-konferenz.de/2022/faq.php

nächster Termin[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

- 05.01.2022, 20 Uhr

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