Konferenz 2021/Konferenzplanung/Planungstreffen 20210311

Planungstreffen FOSSGIS-Konferenz 2021 - 11.03.2021

Uhrzeit: 19 Uhr
Link: Achtung neuer Videokonf-Raum: https://meet.fossgis.de/FOSSGIS-Konferenz-Organisation

Infos
Am 16.02.2021 wurde in der FOSSGIS-Vereins-Vorstandssitzung beschlossen, dass die FOSSGIS-Konferenz 2021 ausschließlich online stattfinden wird. Protokoll
Onboarding-Präsentation aus FOSSGIS-OSM-Communitytreffen

Hauptthemen:

• technische Umsetzung des Programms
• Arbeitspakete anschauen
• Entscheidungen treffen und
• Aufgaben verteilen
• ... weitere Themen in diese Liste eintragen

Wer nimmt teil? - bitte eintragen

• Katja Haferkorn
• Astrid Emde
• ...

Die anstehenden Themen sind im Protokoll-Pad ausformuliert, sollen der Vorbereitung und Ergänzung während der Sitzung dienen: https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Konferenz-Organisation-2021-Protokoll

Protokoll

Programm + Rahmenprogramm

- PKO
-- Programm ist fertig, Veröffentlichung Ende März
-- Zusagen sind verschickt, Absagen werden am 12.03. verschickt
-- Ziel mehr Voraufzeichnungen, weil es technisch einfacher abzuwickeln ist
-- Kommunikation mit Vortragenden läuft

OSM-Sonntag

- Entscheidung, ob es beim Datum bleiben soll (Alternative: verschieben, um Online-Event-Länge zu entzerren) ->ja findet statt
- zur Info: SotM 2021 ist einen Monat später July 9 - 11, 2021,
- Stefan Keller zettelt Online Mapathon in Rapperswil an [OSM Schweiz kümmert sich]
- für Unkonferenz Team zur Ogra suchen (Frederik, Jochen, Marc, Nakaner, Andi, Hartmut, Thomas ansprechen) [Katja]
-- Beispiel letztes Jahr https://wiki.openstreetmap.org/wiki/FOSSGIS_2020/OSM-Samstag
-- ggf. durch Onlineformat viele Teilnehmende
-- Struktur/Themen im Wiki sammeln -> noch ist es leer: https://wiki.openstreetmap.org/wiki/FOSSGIS_2021/OSM-Sonntag

Wichtig: was genau soll stattfinden (Veröffentlichung auf Konferenzwebsite zum Anmeldestart notwendig)

Workshop-Orga

-- WS-Leiter werden gefragt, wie viele TN sie im WS betreuen können + ob bezahlter Helfer notwendig ja/nein [Katja+Lars+Astrid extra Treffen]
- wir gehen erstmal davon aus, dass WS-Leiter auch ggf. noch eigene Helfer zur Unterstützung mitbringen könnten
-- Wunsch: Nutzung OS-GeoLive
- Lars würde Testworkshop machen mit Interessierten [Termin festlegen]
- Abstimmung ob OSGeoLive verpflichtend ist,
- https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2021/fossgis-2021/-/issues/32

Social Events

- inoffizieller Start am Vorabend (Sonntag Abend)? - wer nimmt es in die Hand?
-- Entscheidung: eher nicht wie den gewohnten inoffiziellen Start --> höchstens als Kennenlernen der Infrastruktur, HelpDesk besetzen, für Fragen da sein

- Social Event Montag Abend – macht es Online Sinn? [Entscheidung WV]
-- Möglichkeiten in der Netzwerkwelt: DJ/Disco Raum, irgendwas dort anstiften

- Diskussionspanel [Niklas kümmert sich im Rahmen der Programmgstaltung]

- Socialicing - Frühsport -- TN laden ihren GPS-Track in eine UMap hoch [Lars?, Emmanuel B.?]

technische Umsetzung Online-Event

- was empfielt das VOC [Ticket: https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2021/technik/-/issues/4]
- Veranstaltung aus einem "Maschinenraum" heraus steuern?
-- Berlin in Koordinierungsstelle im Beratungsraum aufbauen (Linuxhotel ist nicht möglich)
-- Studio in Rapperswil --> 1 Bühne

- Videomanagement (Vorab, Live --> PKO kommuniziert und gewinnt mehr Vorab aufgezeichnete Videos)
- welche Aufgaben liegen bei uns (Webserver stellen, kompetente Engel bereitstellen, Rechner, OBS)
- Pretix einrichten [Marc+Katja]
- Venueless einrichten (Schnittstellen zu Pretalx und Pretix) [Lars, Astrid, Katja]
- Helfer:innensystem einrichten (https://helfer.fossgis.de) - was wird genau gebraucht, Marc? Ticket an Arne
- Erklärvideos - wer kann solche Videos machen? [Astrid, Horst, Niklas]
-- mehrere kleine Videos
-- bis 01.06. fertig
- Erklärvideos zu den Themen
-- FOSSGIS Intro - Willkommen zur FOSSGIS 2021 Schaltung aus Rapperswil, Stefan stellt virtuellen Campus, trifft Horst in der Expo
-- Netzwerkwelt - wie geht das?
-- Venueless wie geht das was gibt es zu entdecken
-- Für Intern: Wie geht Moderation/OBSninja/
-- Wie trete ich in den FOSSGIS e.V. [Astrid]
-- was bietet der FOSSGIS Verein [Astrid]

- Technikprobe
-- Torsten F. ist bei Probe dabei
-- Termine festsetzten, zu denen dann ein Techniktest erfolgt (Einladung über Liste, Einreichungen)
-- wann?

- Aufzeichnungs-Sprechstunde
-- vorab Infomail an Vortragende zu Videoaufzeichnungen: https://gitlab.fossgis.de/fossgis-2021/fossgis-2021/-/issues/12
-- Termin anbieten, zu dem dann Frage zu den Videoaufzeichnungen geklärt werden können
-- Basiskonfiguration für Vortragende zur Verfügung stellen, damit die Vorabaufzeichnung gut läuft --> https://github.com/FOSDEM/video/wiki/FOSDEM-2021-video-email-to-speakers

Sponsoren/ Aussteller

- mit einzelnen Sponsoren zum Thema Ausstellung im Gespräch --> Ergebnis Netzwerkwelt für Socializing
- Expobereich in der Netzwerkwelt
-- Ausstellerstand: Sponsorenlogo verknüft mit Webseite (iframe) + Videokonferenzraum für Direktkontakt
-- kostenfrei anbieten? halber Ausstellerpreis - Entscheidung: wir wissen nicht, ob es erfolgreich ist - kostenfrei anbieten

Helfer:innenorga

- es braucht noch jemanden, der/die sich um Helfer:innenmanagement kümmert - Jobs - freiwillige, bezahlte - festlegen, welche Jobs freiwillig und welche bezahlt sind
-- muss ich da sein? --> bezahlt
-- freiwillig z.B. Sessionleitung
-- Videounterstützung durch studentische Helfer
-- Bezahlung über Aufwandsentschädigung
- welche Ressourcen wissen wir schon?
-- 4 Helfer (Praktikanten) aus Rapperswil wäre verfügbar / sonst keine Student:innen
-- Rapperswil: auch noch 4/4 Helfer aus der OSM-Stammtisch/GIS Szene
-- Anfrage an Teams der letzte Jahre -> [Katja]

- Schichten im Helfersystem einrichten (wer?)
- Helfer gewinnen
- wo braucht es Helfer:innen
-- Vortragsraum 1, 2, 3 und 4 Chat mitlesen, inhaltliche Fragen an Sessionleiter:in, technische Fragen beantworten [Hörsaalhelfer]
-- Workshopräume; Ansprechpartner:in für technische Fragen
-- Help Desk : Technikcheck (dafür einen Videokanal im Venueless anlegen)
-- Videokanäle
-- Sessionleiter:in

Öffentlichkeitsarbeit

- Astrid + Katja
- Konferenzhomepage
-- Inhalte strukturieren (Startseite Sponsoren, Programm, Social Events, Aussteller, TN-Betreuung, Orgateamseite)
-- Feststellung: Pretalx-programm sieht besser aus, als erwartet, kann man das einbetten? (Marc wollte es auspobieren - gibt es schon eine Erkenntnis?)
-- Ausstellerseite konzipieren (Idee: jeder Aussteller bekommt eine Unterseite, die wir als iframe in der Netzwerkwelt einbauen)
- Pressearbeit
-- Mailinglisten
---> raus aus der Blase

Teilnehmer:innenbetreuung

- Erklärvideos
-- Ticketkauf, Venueless, Netzwerkwelt, Fragen zu Vorträgen (Q&A)
-- Tasche, T-Shirt, Programmheft --> Entscheidung: gibt es in diesem Jahr nicht (zu viel Aufwand)
-- Idee: SVG-Grafik für TN zur Verfügung stellen, dann kann sich jeder sein eigenes T-Shirt bedrucken
-- FOSSGIS-Maske für Twitterprofil auf anpassen
- Tagungsband (an die TN über Verlag schicken, die einen bestellen) [Jörg]
- Befragung TN (später WV)
- - survey.js
-- wie erreichen wir eine hohe Beteiligung an der Befragung? kurz 5-8 Minuten
-- Excelllisten der letzten Jahre an Niklas [Katja]

- Budgetierte Preise --> auf Website bringen
-- OnlineTN: 80 EUR
-- Frühbucher-Online: 70 EUR
-- OnlineTN-Rentner/Stud: 15 EUR
-- Workshop: 120 EUR
-- Communityticket/Helferticket: 0 EUR

Arbeitsgruppenarbeit

-- Kommunikationskanal Orgateam ?(Matrix : https://matrix.to/#/!kTyJaxsoWDIJBdDUIz:matrix.org?)
-- Team Bildungsurlaub ist aktiv (GitLab)
-- Team Workshoporga läuft
-- Team Sponsoren läuft
-- Team Technik - Hut?
-- Thema Code of Conduct Online-Konferenz - wer kümmert sich?
--- gehört dazu
--- einen Troll wird es nicht abhalten
--- Beispiele: https://fosdem.org/2021/practical/conduct/, https://berlincodeofconduct.org/de/
--> Entwurf machen, Ansprechpartner:in benennen [wer?]
-- Team OSM-Event - wer kümmert sich darum? [Stefan OSm Schweiz, Katja für unconference]
-- Team Helfer - Hut? (Um die Konferenz reibungslos durchzuführen, braucht es viele Helfer. Um diese Helfer zu organisieren, ist das Helferteam aktiv. Es geht um Akqise, Orga und Kommunikation für Helfer)
-- Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit freut sich über Unterstützung. [Astrid, Katja bleiben dran]

Sonstiges

- Virtuelles Gruppenfoto möglich?
--Möglichkeit, dass TN online ein Bild einwirft --> Sammlung ergibt ein Raster an TN-Bildern
--Per Twitter fragen, ob jemand eine Möglichkeit kennt

- Anwendertreffen: Raum wird zur Verfügung gestellt, fester Terminplan, steht dann im Programm

Nächster Termin Konferenzorganisation

- 08.04. 19 Uhr