Konferenz 2021/Konferenzplanung/Planungstreffen 20201217

Planungstreffen FOSSGIS-Konferenz 2021 - 17.12.2020

Uhrzeit: 19.30 Uhr (Technikcheck ab 19.20 Uhr)
Link: https://osmvideo.cloud68.co/user/kat-f4t-obx-anp

Themen:

• vom letzen Treffen:
- Sponsorenbroschüre
- online-Vorträge
- Networking
- Programm online schöner darstellen
- Online-Event-Plattform
• Gegenüberstellung Preise
• Workshops - wichtige Einnahmequelle
• Arbeitsgruppen zur Konferenzvorbereitung
• Pausengestaltung
• Sonstiges
• Termin nächstes Treffen

Mitschrift: https://fossgiskonferenz.pads.ccc.de/Konferenz-Organisation-2021-Protokoll

Protokoll

Wer ist dabei? - Marc, Lars, Christopher, Michael, Rüdiger, Katja

Themen vom letzten Treffen

Sponsoring

-- Sponsorenbroschüre ist überarbeitet
-- Ausgestaltung Platinsponsoring und Darstellung auf Website, siehe da.
-- Diskussion zur Frage: Ausstellerstand für Platinsponsoren inkludieren?
--> Vorschlag: 50 % Rabatt auf Stand für ein Platinsponsoring bzw. Sonderpreis 350 €

FOSSGIS-Programmgestaltung

- Vorträge
-- Varianten: remote online, voraufgezeichnet, vor Ort)
-- Speaker entscheidet, ob Aufzeichnung vorab oder Vortrag live (mit PK besprochen, wird im CfP stehen)
-- CfP kann noch vor Weihnachten veröffentlicht werden

- Programm auf der Website schöner darstellen
-- Beispiel 2020: https://fossgis-konferenz.de/2020/programm/mittwoch.php
-- Beispiel 2019: https://pretalx.com/fossgis2019/schedule/#2019-03-13
-- Feststellung: Pretalx sieht besser aus, als erwartet, kann man das einbetten? (Marc probiert es aus)

- Online-Event-Plattform
-- venueless derzeit im Fokus, kommt aus dem Pretix/Pretalxumfeld, ist OpenSource
-- venueless wird im Rahmen des Online-Events FOSSGIS-UPDATE am 28.01.2021 ausprobiert
-- Aufbau: Bühnenfunktion (Livestream), Videokanäle (BBB), Chatkanäle, Online-Expo, Schnittstellen zu Pretalx und Pretix

- Interaktion Online-TN:
-- Fragen zu Vorträgen über Chat, Livezuschaltung sehr aufwändig
-- Networkingmöglichkeiten schaffen
--> Tool wonder.me ausprobiert (im Netz steht, dass es von drei Gründern als dt. Zoom-Konkurrenz entsteht, Artikel: https://www.businessinsider.de/wirtschaft/startups/wonder-diese-drei-gruender-bauen-deutschen-zoom-konkurrenten/), probieren kann man hier: https://www.wonder.me/r?id=42)

?Wer verfolgt die Weiterentwicklung der Tools und dokumentiert dies?
--> wir alle

Gegenüberstellung Preise

- grafische Übersicht zu den Teilnahmevarianten und Preisen für die Website erstellen
- Link zum Dokument: hier

Workshops

- sind eine wichtige Einnahmequelle für die Konferenz
- Umsetzung Online-Workshop
-- mit Workshopleitern besprechen
-- ist ein hybrides Format möglich?
-- Ideen: aufgezeichnete Workshops (Inhalt für 60 min) + WS-Leiter ist live im Chat
-- halbhalb: 10 minütige Inputs + Interaktivität usw.
-- Charme eines WS ist Interaktion mit WS-Leiter
- Thema nochmal besprechen
-- wie viele Einreichungen gibt es für Online-WS?
-- im Februar tiefer eintauchen und potentielle WS-Leiter dazu einladen

Arbeitsgruppen zur Konferenzvorbereitung

- Arbeitsgruppen zur Konferenzorga - Liste darf sich vervollständigen

- Programmkomitee
-- 11 Personen
-- CfP wird asap veröffentlicht

- Team Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Die Presse und Öffentlichkeitsarbeit ist wesentlich für den Erfolg der FOSSGIS-Konferenz. Aufgabe ist die Kommunikation nach außen (Webseiten, Wiki, Artwork, Social Media, Mailing an die TN...)
- welche Unterstützung ist hilfreich?
-- knackige Texte formulieren (Rüdiger unterstützt)
-- raus aus der Blase (data scientists und Jounalisten, die Karten machen und brauchen erreichen)
-- welche Kanäle bedienen?
-- die derzeitige bedienten Kanäle und jeweiligen Aktivitäten sind hier in einer Übersicht dokumentiert: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qE_ecaGdykaN5CGZtEPa6NpqzHYI2IYptV6NsmDiF70/edit#gid=1147468404

- Loc-Team
-- läuft

- Team Workshoporga
Die TN der FOSSGIS können zusätzlich Workshops buchen, wichtige Einnahme. Hier sind Aufgaben die Abstimmung mit WS-Leiter:innen und Loc, hinsichtlich der Technik vor Ort. Neu ist, es auch online-WS geben soll, auch da sollte Support für WS-Leiter:innen und Teilnehmer:innen erfolgen.
-- Aufgabe: sich kümmern um technische Umsetzung für vor Ort und Online

- Team Sponsoren
-- läuft soweit
-- erste Sponsoren haben Sponsoring vereinbart

- Konferenzorga Technikteam
Das Technikteam kümmert sich um die technischen Systeme: Pretix, Pretalx, Engelsystem, Online-Event-System und bildet auch die Schnittstelle zum VOC-Team, welches uns bei der technischen Umsetzung des Livestreams und Remotevorträgen unterstützt.
Bisher waren Marc, Nakaner und Dominik aktiv - weitere Unterstützung nötig, insbesondere für die Online-Umsetzung
-- ?für Neueinsteiger geeignet? ja - einarbeiten ist erforderlich

- Helferteam
Um die Konferenz reibungslos durchzuführen, braucht es viele Helfer. Um diese Helfer zu organisieren, ist das Helferteam aktiv. Es geht um Akqise, Orga und Kommunikation für Helfer vor Ort und Helfer für Online.

- Team OSM-Event
Das OSM-Event findet am Sonntag vor der Konferenz statt, Aufgaben: Organisation und Bekanntmachen OSM-Event

- Team Statistik und Teilnehmer*innenbefragung
Die regelmäßige Anmeldestatistik gibt einen guten Überblick über die Anmeldezahlen. Die TN-Befragung gibt uns wichtige Rückmeldungen zur Veranstaltung. In 2020 hatte Hanna die Teilnehmerbefragung in die Hand genommen. Für 2021 sollte die Befragung als Online-Befragung gestaltet werden. Wie kann die Verlosung in die Veranstaltung integriert werden?

- Team Corona/Hygienekonzept
Die gesetzlich vorgeschriebenen Hygienevorschriften müssen eingehalten werden. Das Team kümmert sich um das Konferenz-Hygiene- und das Umsetzungskonzept.

- Team Code of Conduct
Immer wieder gibt es die Idee, für die Konferenz einen Code of Conduct, zu deutsch Verhaltensregeln, zu erarbeiten. -- weiteres Beispiel: https://berlincodeofconduct.org/de/

- Team Bildungsurlaub
Immer mal wieder kommt die Frage, ob die FOSSGIS als Bildungsurlaub anerkannt sein könnte. Dies muss in jedem Bundesland einzeln beantragt werden. Diese Initiative braucht es jedes Jahr neu. Die FOSSGIS als Bildungsurlaub wäre sehr wünschenswert.

Sonstiges

- Thema Unterkunft auf Website
-- Hotelpreise erkunden (Marc), Katja sendet Hotelliste an Marc

- Goodieversand nur bei Buchung bis 3 Wo vorher

? Wie schaffen wir es, dass sich mehr Leute bei der Konferenzorga engagieren?
- hieraus entsteht die Frage: Wie können wir kommunizieren, um zu erreichen, dass mehr Leute mitmachen?
- Idee: Chat für Arbeitsgruppenarbeit einrichten?
-- Mattermost, Slack, ... (Marc hat Ideen)

- Wir veranstalten mal wieder ein Aktiventreffen / Communitytreffen
-- 06.01.2021, 20 Uhr
-- Katja lädt ein

- RC3 - Congressplanung
-- remotestudios verteilt über Deutschland, tw. schwierig wegen Hygienregeln vor Ort
-- OBS auf Server oder obs.ninja
-- workadventure für Networking
-- Veranstaltung aus einem "Maschinenraum" heraus gesteuert

Termin und Themen für nächstes Treffen

- Termin: 13.01.2021, 20 Uhr
- Themen:
-- Arbeitsgruppen
-- Channel für Arbeitsgruppenarbeit
-- Pausengestaltung

- Themenparkplatz: -- Workshops online im Februar
-- Ausstellerstandplanung im März