Konferenz 2018/Helfer

Helfer auf der Fossgis 2018

Auf dem FOSSGIS Hacking Event haben wir entschieden, Teilnehmer der Konferenz im Vorfeld darauf hinzuweisen, dass wir gerne Hilfe und Unterstützung annehmen.

Die Helfer werden in 2018 vom Lokal Team der Universität Bonn organissiert.

Aufgaben

• Video - Du bedienst eine Videokamera oder den Videomixer. Es wird kurze Einführungen geben.
• Welcome Desk - am Welcome Desk gibt es immer was zu tun ;-)
• Catering - Kaffee ausschenken, Essen reichen während der Konferenzpausen, Geschirr einsammeln
• Helfer - beim Auf- und Abbau
• Sessionleiter - Vorstellung Sprecher, Moderation bei Vorträge und Diskussionen, Programmänderungen und wichtige Infos durchsagen

Lokalteam

Hier befindet sich ein Teil der Personen des Lokalteams denen bereits fest Aufgaben zugedacht wurden.

• Lokalteamleitung:
• Notrufzentrale:
• Mitgliederbetreuung/Welcome Desk:
• Ausstellerbetreuung:
• Cateringunterstützung (+Mitglieder/Welcome Desk):
• Verantwortlicher für Workshop+Technik:
• Workshophelfer: xxx
• Vortragshelfer: xxx
• VOC: https://c3voc.de/wiki/events:fossgis2018#wer
• Videohelfer: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2018/Videoaufzeichnung_Sessionleitung#Einweisung_Videohelfer

offiziellen Helfer für die FOSSGIS Konferenz

Helferübersicht: Datei:Helferplanung fossgis.ods Die offiziellen Helfer während der Konferenz erledigen folgende Arbeitspakete:

Wo (GIUB = Geographisches Institut, GZ = Geozentrum)	Was	Di - Vorbereitung	Mi - Konferenztag	Do - Konferenztag	Fr - Konferenztag	Sa - OSM / Abbau	Bemerkung
Vortragshörsäle (1xGIUB, 2xGZ)	s.u. (vorne)	-	3	3	3	?
	Sessionleiter (1xGIUB, 2xGZ)	-	3	3	3	-	Engel
	VOC - Filmen (1xGIUB, 2xGZ)	-	6	6	6	?	Engel
VOC-Raum	Unterstützung beim Video-Team	3	2	2	2	?	Engel
in den Workshopräumen	s.u.	?	3	3	3	-
Catering im GZ	Aufgaben mit Caterer vereinbaren	-	?	?	?	-
Welcome Desk - GZ	s.u.	alle LOC + ?	3-4	3-4	3-4	-
kleine Info GIUB	s.u.	-	2	2	2	-
Garderobe ? GZ / GIUB?		-	?	?	?	-
BaseCamp Bonn	Betreuung Codesprint	keine Helfer über Uni (Engelsystem evtl 2?)					wenn dann Engel, da anders abgerechnet
Social Event	inkl. Garderobe	-	ca. 4 (Details a.a.O.)	-	-	-
Summe

• im Vortragshörsaal:
  • Unterstützung beim Vorbereiten der Vorträge
  • Videoaufzeichnungen im Blick, ggf. Unterstützung
  • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, Einverständniserklärung einholen.
  • Teilnehmer platzieren, damit nicht alle außen sitzen
  • Getränk besorgen
  • Mikrophon für Diskussion im Plenum
  • Vortrag als PDF auf USB-Stick sichern
• in den Workshopräumen
  • Teilnehmer muss auf Teilnehmerliste unterschreiben
  • Workshopfeedbackbogen (bitte darauf achten, dass Workshopbezeichnung oder WS-Nummer auf dem Feedback stehen)
  • Technik Workshops
  • Unterstützung Teilnehmer bei Problemen
• Catering - Aufgaben Cateringhelfer:
  • Lieferungen entgegennehmen
  • Getränke vom Lager holen und ausreichend bereit halten
  • Tische vorbereiten und Angebot anrichten
  • Obst und Gemüse waschen und schnippeln
  • Geschirr wegräumen
  • So sieht der Ablauf aus:
    • Die Tische werden vorbereitet mit Tischtuch (Stehtische).
    • Geschirr, Besteck, Gläser, Servietten, Geschirrwagen/Ablage für schmutziges Geschirr werden an den Ausgabetischen vorbereitet.
    • Die Mensa liefert ca. 30 min vor jeder Pause Kaffee, Tee, Mittags dann ca. 60 Minuten vorher Suppe und Wraps zu jedem Standort. Dazu liefern die auch zu jede Pause Geschirr.
    • Die Getränke stehen an jedem Standort bereit. A/O-Saft/Wasser samt Gläser liefert ein Getränkeservice vorab, muß aus dem jeweiligen Lager auf Vorrat herangetragen werden (ca. 40m).
    • Obst kaufen wir, muss vorbereitet (waschen, schneiden) werden.
    • Die Kuchenfrau, Lea liefert Kuchen ins GIUB am Donnerstag und Freitag für die Nachmittagspause, einer bringt dann den Geozentrum-Teil rüber. Lea ruft Till an kurz bevor sie kommt ;-)

• Welcome Desk
  • Registrierung und Anmeldung der TN mit APP oder über Buchungscode (dafür muss in der App die Checkinn-liste "Welcome Desk" ausgewählt werden)
    • wenn Teilnehmer Workshop bucht, gleich im System buchen
    • bei Barzahlung Quittung ausstellen (Original an Zahler) und Buchung im Pretix auf "bezahlt" stellen
  • Ausgabe Tasche, Programmheft, Namensschild
    • T-Shirt (Voucher)
    • Tagungsband (Voucher)
    • (Ticket Abendveranstaltung)
  • Bezahlvorgänge, Handkasse (Handkasse für Verkäufe T-Shirts, USB-Sticks) Achtung MwSt. 7% und 19% beachten (Konferenz-Eintritt: 7%, Social Event: 19%, Workshop: 19%, Konferenz-Sponsoring: 19%) Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr, Gebühr Abendveranstaltung, wichtig: Belege erstellen (Quittung wer Geld gibt, bekommt das Original), Betrag auf Liste registrieren.
  • Sammlung TN-Feedbackbogen
  • Infopoint für sämtliche Fragen

Helfer

Wer sich jetzt schon freiwillig zum helfen melden möchte, darf sich hier eintragen:

• Name (Aufgabe)

 Übersicht Hörsaalhelfer, Sessionleiter, Videoaufzeichner

Hinweis für Pressemitteilung

Diesen Punkt beachten und in Werbung und in Teilnehmermail berücksichtigen.