Konferenz 2016/Protokolle Abstimmungen
Aus FOSSGIS Wiki
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Themen für Gespräch am 10.07. @ AGIT aus Katja Sicht
- Ziel: Konkretisierung FOSSGIS 2016
- ? reicht Doku im Wiki [1]
- ? braucht es eine andere Form der Vereinbarung?
- 1. Räume (Hörsäle, Workshopräume und Expo) anschauen, bitte Fotos + Sitzplatzzahlen + Ausstattung + Videomöglichkeiten eruieren
- 2. Programmgestaltung
- 2.1. Schnittmengen FOSSGIS und AGIT herausstellen
- 2.2. OSM - ? inwieweit ist es möglich am Sonntag oder sogar Samstag+Sonntag etwas in Richtung Unconference/ Mappingparty oder ähnliches durchzuführen?; Seitens der OSM-Community wird dies derzeit diskutiert; OSM-Themen, die Mapper interessieren am Wochenende, OSM-THemen, die normale FOSSGIS-Besucher interessant finden am Montag (Vorschlag: 2 Sessions OSM, 1 Session GIS), Dienstag 2 Session GIS , 1 Session OSM)
- 3. Aussteller
- Angebot nach außen
- Kostenverteilung nach innen (AGIT kümmert sich um finanzielle Abwicklung?, Preise transparent kommunizierbar?)
- Sponsoren (Vorschlag Schatzmeister: FOSSGIS e.V. schenkt FOSSGIS-Ausstellern das Bronzesponsoring und kümmert sich um die "Nur"Sponsoren)
- 4. Konferenzticket
- Varianten und Preise abhängig von TN-Zahl und Anzahl der Sessions - ? Ist das möglich, wenn wir die Vortragseinreichungen abwarten und dann im Februar über Preise nachdenken, wenn die TN-Anmeldung am 01.01.2016 eröffnet und da schon Preise feststehen sollten. --> gehbaren Weg überlegen
- ? kostenfreies Ticket möglich? wie kann es mit dem kostenfreien Ticket laufen? - Verknüpfung mit freiwilligen Helfern sinnvoll?
- ? PDF-Rechnung für FOSSGIS-Besucher aus AGIT-System heraus - was ist dafür alles wichtig?
- ? Ist eine Vor-Ort-Anmeldung möglich?
- 5. Social Event am Montag denken
- Location auswählen, Angebote einholen, um Preis checken zu können
- niedriger Preis -- viele TN
- hoher Preis -- weniger TN
- Optimaler Preis zw. 30 und 35 € für TN für Social Event
- 6. Zeitplan FOSSGIS und AGIT abgleichen
- 7. wird der komplette Welcome Desk FOSSGIS-Konferenz vom Tagungsbüro AGIT übernommen?
- Vor-Ort-Anmeldung, Registirerung TN, Workshopbuchungen, T-Shirt- und Taschenausgabe...
- 8. weitere Themen?
FOSSGIS 2016 - Planungsrunde beim FOSSGIS Hacking Event im Juni 2015
- Ziel: erste Konkretisierung FOSSGIS 2016
- Die FOSSGIS 2016 findet in Salzburg, Österreich in der gleichen Woche wie die AGIT statt.
- Anzahl der Besucher AGIT ca. 1.000, AGIT gibt es seit ca. 20 Jahren und bewegt sich im Bereich Wissenschaft und Lehre.
- Elemente der AGIT. EXPO, Symposium, OS-Geo-Day, Socializing
- Wer ist Veranstalter der FOSSGIS 2016? --> AGIT
- finanzielle Abwicklung der Teilnehmer, Workshops, Aussteller, Catering
- wie viel % behält AGIT ein? Schreibt FOSSGIS eine Rechnung?
- TN-Anmeldung über AGIT-System
- wie viele Sessions, wie viele Workshops, wie viele Tracks
- 2-3 Sessions parallel, das richtet sich nach Anzahl und Qualität der Vortragseinreichungen
- wichtig: wenn FOSSGIS kleiner als gewöhnlich ausfällt, ist das immer noch besser, als keine FOSSGIS
- an welchen Tagen was (WS, GIS, OSM, SE, IS, SE)
- Einsteigervorträge, Eröffnung und Workshops am Montag --> OS-Geo-Day vorne dran, statt Freitag
- Hauptprogramm am Dienstag (2 oder 3 parallele Vortragsblöcke?)
- Mittwoch vormittag Porgramm und gemeinsame Keynote als Ausklang der FOSSGIS und Auftakt der AGIT.
- Programmgestaltungsvorschlag
- OSM Un-conference oder Hackday am Sonntag (OSM-Community ist aufgefordert sich etwas zu überlegen)
- OSM-Vorträge Mo. und Di. ganztägig
- GIS-Vorträge Mo. ab Mittag bis Mittwoch Mittag, Übergang zur AGIT
- Programmkomitee muss sich abstimmen, Schnittstellen
- für Vortragseinreichung wird Frab genutzt (Frederik setzt auf, Dominik Layout)
- Welche Themen sind auch AGIT-Themen?
- Was ist die AGIT, was ist die FOSSGIS, sauber kommunizieren, z.B: "Wenn Sie Akademiker sind, dann auf jeden Fall auf die AGIT, bist Du Hacker geh auf die FOSSGIS."
- Sponsoringkategorien 2016
- Sponsoren, die nur FOSSGIS sponsern über FOSSGIS-Verein
- Sponsoren, die beide Konferenzen sponsern - finanzielle Anteile regeln
- Präsentation auf Website: Sponsorenkategorien wie gehabt + extraübersicht Aussteller, falls TN das interessant finden
- Ausstellerkonditionen
- unser Vorschlag: Aussteller nur FOSSGIS, Aussteller beide Konferezen, Aussteller nur AGIT
- Ausstellerabwicklung über AGIT (Preis setzt sich zusammen aus qm-Preis und Medienpaket)
- Vorschlag Frederik: wir schenken den Ausstellern das Bronzesponsoring und benötigen deshalb keine weitere Kategorie für die Logos
- Preisangebote für Website erarbeiten --> auf AGIT Tagungsbüro verweisen
- Wann ist Auf- und Abbau für die Firmen, je nach FOSSGIS oder AGIT Termin, oder nur beide?
- Ausstellungsgestaltung entsprechend der Anforderungen - falls FOSSGIS-Aussteller an Mittwoch abreisen, Lücken in der Expo?
- Ticketgestaltungsvorschlag
- Vorschlag: FOSSGIS Paket hinzu-buchbar?
- ggf. die gesamte Bestellung, Buchhaltung, etc. über die AGIT laufen lassen. Sponsoren/ oder Ticketgelder werden gesammelt überwiesen.
- Preise wie immer, Inkludierung SE hängt von Antwort des Finanzamtes ab
- Regelung "freier Eintritt nicht eindeutig"
- Social Event
- Social Event der FOSSGIS am Montag!
- Dienstag kein Social Event extra - am Di. findet die Exponight der AGIT statt (internationales Event) FOSSGIS-TN können dabei sein?
- Entscheidung Bildungsurlaub (von 125 befragten TN (Feedback), würden 42 (33%) ihren Bildungsurlaub für FOSSGIS nutzen)
- Soll das gemacht werden?
- nicht für FOSSGIS 2016, jedoch für FOSS4G (Dominik holt Angebot für Dienstleister ein, Katja sucht Infos raus)
- Konferenzhomepage (damit QR-Codelink auch richtig landet ;-) -> http://www.fossgis-konferenz.de/2016/
- Programmheft (Vorgaben für Abstracts)
- Siehe Lessons Learned 2015
- Twitteraccount anpassen
- @fossgis_konf ist der aktuelle Konferenztwitteraccount und besitzt noch alle 600 Follower
- --> Schriftlichen Vorschlag FOSSGIS 2016 erarbeiten, der Grundlage einer Vereinbarung mit AGIT wird (falls es so etwas braucht)
- --> Vorbereitung Vorortgespräch während der AGIT (Arnulf, Astrid, wer noch?)
- FOSSGIS 2017
- Call for Location light ins Wiki (Dominik und Katja)
- Stuttgart hat für 2017 Interesse bekundet
- trotzdem muss anderen Interessenten eine Chance gegeben werden
FOSSGIS 2016 - Telefonat Bernhard & Katja für Grobabstimmung Juni 2015
- Telefonat Bernhard Zagel 23.06.2015
? was ist schon klar? ? welche Aufgaben FOSSGIS e.V.? Welche Aufgaben AGIT-Team? ? TN-Zahlen, Zielgruppe... ? was muss vereinbart werden?
- zentraler Ansprechpartner: Bernhard Zagel, wenn es ins operative geht, Team AGIT
- jede Konferenz behält ihre Individualität (Homepage, Name, Zielgruppe) - Schnittmengen werden gemeinsam genutzt und kommuniziert
- Planungsstand: 04.-06.07.2016
- Mo&Di Hörsäle und Workshopräume vorhanden
- Mi Mischprogramm (AGIT-FOSSGIS - gemeinsamer Keynote zum Abschluss FOSSGIS und Eröffnung AGIT)
- traditionell AGIT: OS Geo am Freitag, Mi OSM Spezialforum
- zu überlgen: fossgisaffine Sachen im AGIT-Programm diskutieren, ob diese in FOSSGIS-Zeitraum gezogen werden (--> Gespräch 10.07.@AGIT)
- Aussteller-EXPO
- nach außen alle gleich
- Firmen zahlen qm-Preis und Medienpaket (2 Kongresstickets, Strompauschale, Ausstellerverzeichnis)
- Projekte kostengünstige Variante (1 Vertreter bekommt Autorentarif, 1 Record im Ausstellerverzeichnis)
- --> toDo Angebot für Aussteller überlegen, die nur für FOSSGIS ausstellen oder FOSSGIS+AGIT wollen
- Konferenzticket
- Varianten: nur FOSSGIS, nur FOSSGIS+Workshops, FOSSGIS+AGIT, FOSSGIS+Workshops+AGIT, nur AGIT
- --> Preis abhängig von Anzahl der TN und Anzahl der Sessions
- AGIT-Preise: 320+40€ normal, 260+40 Frühbucher, 200€ (ab 3 Leute Gruppentarif), 100€ Studierendentarif, 180€ Autorentarif (Leute, die etwas beitragen)
- ? Können wir kostenfreies Ticket anbieten? --> Kontingent 'Karte for free', Teilnahme nur 30€ --> Klären Gespräch 10.07.@AGIT)
- Mischpreis im Gespräch 10.07.@AGIT besprechen
- Mietkosten @ AGIT (komplexer Preis=Foyermiete, Hörsäle, Seminarräume, Betriebskosten)
- FOSSGIS-Kosten in AGIT integriert ca. 2.000€
- Was macht das Tagungsbüro
- TN-Betreuung (ca. 1000 AGIT-TN), Zielgruppe: Wissenschaft und Lehre
- Catering
- Vernetzung in die Communities, Firmennetzwerke und Presseverteiler
- Social Event
- Mittwoch Abend: EXPO-night - traditionell viel Bier und Catering im Ausstellerbereich, im Ticket enthalten - hat sich sehr bewährt
- Dienstag Abend GI-Forum - internationaler Teil der Konferenz mit Keynote und Icebreaker, Fingerfood und Freibier
- Montag ist etwas möglich, das ist abhängig davon was FOSSGIS möchte (--> Entscheidung beim FOSSGIS e.V.).
- Zeitplan - AGIT 2016
- 01.02.16 Deadline Call for Papers (Eröffnung im Dezember 2015)
- 20.02.16 Workshops und Produktpräsentationen (ohne Publikation)
- Anfang/Mitte März steht Programm
- TN-Anmeldung an 01.01.2016 geöffnet (Login, Buchungen änderbar, Workshopbuchungen später möglich, T-Shirtgröße und T-Shirtauswahl)
- --> ToDo seitens Tagungsbüro: PDF-Rechnung erzeugen --> erster entwurf im Gespräch 10.07.@AGIT
- Helfer
- Rückgriff auf Studierende (guter Pool, Personalplanung Tagungsbüro hat viele Jahre Erfahrungen, Schulungen, 9€ pro h)
- Volontiers weniger --> eventuell kein Bedarf am Engelsystem
- Volontiers nur für Video
~~ insgesamt sind sowohl AGIT als auch FOSSGIS flexibel in alle Richtungen ~~ Vorstellungen sollten konkretisiert werden