Konferenz 2016/Dokumentation Organisation

Zeitplanung

Zeitplanung FOSSGIS 2016

Lokal-Team

• Ansprechpartner: Konferenz 2016/Organisationsteam:

PR

• Konferenzlogo: Konferenz 2016/Artwork
• FOSSGIS-Konferenz-Poster:
• Konferenzflyer: Postkarte siehe Konferenz 2016/Artwork
• Artwork für T-Shirt, Tasche und Tagungsband - Konferenz 2016/Artwork
• Presse: Konferenz 2016/Pressezentrum

Links

- Konferenzhomepage: http://www.fossgis.de/konferenz/2016/
- Konferenzwiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016
- Handbuch: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch
- Aussteller- und Sponsorenkonditionen: Sponsoren und Aussteller
- Pressearbeit: https://www.fossgis.de/wiki/2016/Pressemitteilungen
- Zeitplanung allgemein: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch#Zeitplanung
- Zeitraster: Konferenz_2016/Zeitraster

Veranstaltungsort

• Standort Universität Salzburg: 47.798144, 13.045748
• Veranstaltungsort: Konferenz 2016/Veranstaltungsort

Programm

• CfP: Konferenz 2016/Call for Papers
• Konferenz-Programm:
  
• Sessionleitungsplanung: Wiki

• AGIT-Programm:
  • 17-18 Uhr Englishsprachiger Keynote zur Eröffnung des GI-Forums, anschließend Icebreaker GI-Forum zuammen mit Dialogen am Amphitheater.
  • Mittwoch, 10:30 Uhr Eröffnung AGIT
  • Mittwoch, 12-13 Uhr Mittag Expoeröffnung - Catering im Ausstellerbereich
  • ab 13 Uhr AGIT-Programm
  • 13 Uhr FOSSGIS-Abschluss im Audimax (Content, Zusammenfassung, Keynote über Trends - wo geht es hin?

Workshops

• Workshoporganisation Dokumentation im Wiki: Konferenz 2016/Workshop Orga
• Technik: OS-GeoLive auf allen PCs oder mit USB-Stick (alle Rechner, insbesondere Proxy testen)
• Workshopteilnehmerlisten vor der Konferenz an Workshopleiter zur Info, aktuelle Liste am Welcome Desk für weitere Buchungen
• 3 Räume
• Teilnehmerbetreuung (Programm- oder Raumänderungen kommunizieren)
• Workshopbewertung: ...
• Teilnehmerbescheinigung: ...

Rezeption

Welcome Desk - Ablauf - Organisation - Equipment (Ausstattung) - Helfer (Personal)

Aufgaben Welcome Desk/ Rezeption

= Infopoint für sämtliche Fragen

• Registierung der TN
• Abfrage Anwesenheit welche Tage,
• Namensschildausgabe
• Vergabe T-Shirt an zahlende TN (jeder WS-TN bekommt ein T-Shirt) - diese "diskriminierende" Vergabe prüfen --> T-Shirt für alle?
• Handkasse für Barzahlungen, und T-Shirtverkäufe
• Garderobe (Schlüssel)
• Sammlung TN-Feedbackbogen (2 Sammelboxen (Name, Bogen), Schere)
• Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops

Organisation

• Gestaltung Welcome Desk
• Namenschilder aus TN-Liste erstellen
• Teilnehmerbefragung: Bögen drucken
• Lokal Infos bereit halten
• Programm vor Ort aushängen
• Koordination freiwillige Helfer (Engelsystem)
• Wegweiser

Entscheidungen FOSSGIS-Konferenz Banner Wetterfest - ausprobieren [Email KonfML 13.11.14 'Konferenz Banner wetterfest', update nach FOSSGIS 2015: dem Wetter hat Banner gut standgehalten, geregnet hat es nicht]

Tascheninhaltsliste Tascheninhalt

Helfer

• Aufgaben Helfer Workshopräume:
  • Workshopfeedbackbogen
  • Technik Workshops
  • Weitere Infos siehe: Konferenz 2016/Workshop Orga

• Aufgaben Helfer Vorträge:
  • Getränk für Vortragenden
  • Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
  • Vortrag als PDF einsammeln
  • Kontrolle, ob Videoaufzeichnung klappt
  • Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen (Verantwortlicher für Koordinierung der Videoaufzeichnung der GIS-Vorträge: bitte eintragen)
  • Mikrophon für Diskussion im Plenum

• Aufgaben Rezeption/Welcome Desk
  • Anmeldung der TN:
  • Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mi, Do, Fr),
  • Vergabe T-Shirt an zahlende TN
  • jeder WS-TN bekommt ein T-Shirt
  • Namensschildausgabe
  • Garderobe
  • Sammlung TN-Feedbackbogen
  • Handkasse für Verkäufe T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr, Gebühr Abendveranstaltung, wichtig: Belege erstellen und registrieren.
  • Infopoint für sämtliche Fragen

• Aufgaben Catering
  • mit Caterer vereinbaren

Aussteller

• Ausstellerplanung übernimmt AGIT-Tagungsbüro
• Messebauer am 02. Juli 8-18 Uhr Aufbau Austeller
• FOSSGIS-Verein-Standbetreuung Planung
• ToDos:
  • Sponsorensuche
  • Ausstellungsplanung FOSSGIS-Aussteller zusammen (Standort, Ausstattung)
  • Projekte für beide Konferenzen gewinnen
  • Ausstellermaterial AGIT-Tagungsbüro
  • Tascheninhaltsliste (hafi)
  • Pressearbeit

Sponsoren

• Verantwortlich: Katja Haferkorn
• Konferenz 2016/Sponsoren
• Messebauer am 02. Juli 8-18 Uhr Aufbau Austellerstände

Catering

Zeitraster für Cateringplanung

Adresse für Zusendung von Materialien

Universität Salzburg
Interfakultärer Fachbereich Geoinformatik - Z_GIS
Standort Naturwissenschaftliche Fakultät
Herr Bernhard Zagel
Hellbrunnerstraße 34
5020 Salzburg, Austria
E-Mail: zgis@sbg.ac.at
Tel.: +43 (0)662 8044 - 7502
Fax: +43 (0)662 8044 - 182

Teilnehmer

• Informationen für Teilnehmer im Wiki
• [Link Teilnehmeranmeldung (Konferenzteilnahme + Workshopbuchung * Social Eventbuchung)]
  
• Konferenz 2016/Programm/Social Events - alle Social Events der Konferenz
  
• Teilnehmer-Feedbackbogen: kommt noch
• Das AGIT-Tagungsbüro wird aus dem Anmeldesystem heraus Voucher erstellen, die für FOSSGIS-Teilnehmer orange aussehen sollen (Namensschild Duplex, Eintritt Dialoge am Amphitheater, T-Shirtgröße, Tagungsband...)
  • Preisangebote (inkl. Versand): Ettikettenstar: Stückpreis Bogen 0,65€, Gergel: Stückpreis Bogen 0,59€

T-Shirts und Taschen

T-Shirts

• mögl. österr. Lieferant für Textilien (Druck und Stickerei): stickerei-drexel.com
  Von dort stammen unsere Shirts und Kappen /al - [Anmerkung Katja: Stückpreis leider zu teuer für unseren Zweck]
• T-Shirt und Taschen zur SotM-EU 2011 in Wien stammen von aj-t.de (die brauchen mind. 3 Wochen zeitlichen Vorlauf) - [Anmerkung Katja: kein Fairtrade]

seit 2014 verlässlicher Partner für T-Shirts (Öko und Fairtrade): http://spreeprint.de/default.htm#url
* Bestellung T-Shirts 2015: 
** Größenverteilung Teilnehmer-T-Shirts (2015: 350 Stück): 
** Herrenshirt: STTM Stanley Leads in bottle green // S 10, M 50, L 125, XL 70, XXL 27, XXXL 3
** Damenshirt: STTW Stella Wants in bottle green // S 3, M 25, L 32, XL 5
** Größenverteilung Lokal Team T-Shirts (215: 50 Stück): 
** Herrenshirt: STTM Stanley Leads in azur // S 2, M 16, L 10, XL 2
** Damenshirt: STTW Stella Wants in azur // XS 4, S 4, M 6, XL 2, XXL 4

Taschen

• 2015:
• Bestellung Taschen:
  • Anzahl: 2015: 500 Stück
  • Shop: http://www.greenpromotion.de/

Lanyards

• 2015:
• Bestellung Lanyards Bambus: sind vorhanden (Frederik)
  • Anzahl: 1.000 Stück minus Verbrauch SOTM - Verbrauch FOSSGIS2015
  • Shop: http://www.greenpromotion.de/

http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Artwork

Tascheninhalt

Social Events

• Konferenz 2016/Programm/Social Events - alle Social Events der Konferenz
• inofficial Start
• Social Event, Dialoge am Amphitheater, Preis im Ticket enthalten
• Sektempfang am FOSSGIS-Stand?
  • Alle Mitglieder des FOSSGIS-Vereins, Freunde und Interessierte sind herzlich eingeladen.
  • Rahmenbedingungen: Caterer übernimmt Sektempfang oder Selbstorganisation (Gläser Mensa?), Kühlschrank vorhanden.

Verlosung

Die Verlosung findet während der Abschlussveranstaltung statt. Preise für Verlosung: Konferenz 2016/Verlosung

FOSSGIS@Video

Organisation Videoaufzeichung

Ein Formular für die Einverständniserklärung für den Videomittschnitt ist in Arbeit (comming soon).