Konferenz 2010/LocalTeamInput: Unterschied zwischen den Versionen
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=== Erfahrungen aus 2010 === | |||
* Frühzeitige Ankündigung des Sponsorenprogramms, idealerweise 2 Wochen nach der Bekanntgabe des Veranstaltungsorts | |||
* Klare Definition der Sponsorenpakete ist wichtig, da sonst unnötig viele Rückfragen kommen | |||
* Klare Zeitlinie, bis wann eine Anmeldung eingegangen sein muss bzw. klare Anzahl der verfügbaren Plätze pro Kategorie transparent darstellen. | |||
* Leistungen der Sponsoren in den Paketen klar und transparent benennen | |||
* Frühzeitig mit einem Grundriss und einem Standplan kommen (Fehlte dieses Jahr aus Zeitgründen, hab ich nicht mehr geschafft). | |||
* Benachrichtigungs-Emails an die Sponsoren frühzeitig mit Informationen versehen und verschicken, dieses Jahr wurde das leider erst sehr spät (1 Woche vor der MEsse) gemacht... | |||
=== TODOs fürs nächste Mal === | |||
* Bessere Abstufung des Preismodells, der Schritt zw. Kategorie 1 und Kategorie 2 war zu klein | |||
* Noch stärkere Formalisierung der Prozesse, idealerweise auch direkt eine Anmeldung über ein System wie CiviRM, dann kann die Rechnungsstellung komplett automatisiert werden. | |||
* frühzeitiges Einfordern der folgenden Dinge bei den Sponsoren: | |||
** Kleines Logo für die Webseite | |||
** vektorisiertes (SVG/EPS-) Logo für einen Posterdruck | |||
** Frühzeites Anmelden von Sonderwünschen, die ggfs. berücksichtigt werden sollten | |||
** Werden Tische/Stühle/Posterwände benötigt? | |||
* Mehr Werbung und Aufforderungen verschicken, durchaus auch über den Harzer (ist dieses Jahr zu wenig gelaufen. | |||
== Workshops == | == Workshops == |
Version vom 9. April 2010, 18:42 Uhr
Input des Localteams nach FOSSGIS 2010
Abrechnung/Rechnung
Programm
- Bedeutung des Programms
- Das Programm mit seinen Inhalten und deren Gestaltung rundum Freie Software und Freie Geodaten bildet den Kern der Konferenz. Die gesamten Aufgaben zur Gestaltung werden vom Programm-Komitee übernommen.
- Zeitplanung und Phasen
- Abstimmung eines Gesamtzeitplans mit den einzelnen Phasen der Programmgestaltung. Wichtigste Termine sind die Veröffentlichung des Programms und die Deadline zur Aufbereitung des Tagungsbandes.
- Call for Papers (CfP)
- Aufschub der Frist (1 bis max. 2 Mal)
- Bewertung der Beiträge
- Auswahl der Beiträge mit Benachrichtigung
- Frist für Nachrücker
- Abgabetermin für die Langfassungen
- Vorbereitung der Präsentationen
- nach der Konferenz: Bedanken und Bereitstellung der Präsentationen
- Mögliche Rollenverteilung/Verantwortlichkeiten innerhalb des Programm-Komitees
- Kommunikation nach außen (Ankündigungen, Termine); Verteilung in die Kanäle über mehrere Personen durchführbar
- Rezensenten der Beiträge (in 2010 für OS waren es insgesamt: 9-10 Personen)
- Beantwortung von externen Anfragen der Autoren
- Aufgaben innerhalb der Phasen
- Call for Papers (CfP)
- Ggf. Schwerpunktthemen bestimmen/festlegen; Möglicherweise ein Thema/Motto ausgeben
- CfP formulieren; Hinweis: Auswahlkriterien genau benennen, v.a. was Freie Software und den öffentlichen Zugang zu Quellcode und Lizenz betrifft (Erfahrung aus 2010)
- Pentabarf (pb) vorbereiten/einrichten
- CfP über Presseverteiler und Mailing-Listen verteilen. Ggf. auch über bezahlte Kanäle (Harzer, etc.) versenden (Kanäle 2010 http://www.fossgis.de/konferenz/wiki/2010/Call_for_Papers_Kanaele)
- Rücklauf beobachten und weitere Erinnerungsmail über bekannte/weitere Kanäle versenden
- Empfehlung: Um Transparenz bei der Auswahl der Beiträge hinzubekommen, die Abgabefrist wahren.
- Aufschub der Frist
- Gemeinsam Abstimmen und Zeitplan justieren (Abhängigkeiten zu Programmveröffentlichung und Tagungsband beachten!)
- Bisherigen Autoren Bescheid geben
- Weitere Kanäle mit einer anders formulierten Mail bemühen
- Auswahl der Beiträge
- Kriterien der Auswahl vorher gemeinsam diskutieren und Abbildung in pb vereinbaren
- Freie Software; Zugänglichkeit zum vollständigen Quellcode; ggf. direkt bei Einreichung darauf hinweisen/Angabe einfordern
- Bildung von Themen/Kategorien (für die Vortragsblöcke)
- Aktualität des Themas (Neues Projekt, Anwendung von Software, etc.)
- Programmgestaltung am besten in einem Vororttreffen durchführen;
- zuvor alle Artikel bewertet haben (Verbesserung: Verteilung von Artikeln auf Personen - Schlüssel (Fachlich, Organisatorisch) ist zu bestimmen)
- Session-Moderatoren bedenken!
- Benachrichtigung
- Zusagen mit Hinweis auf weitere Termine und Anforderungen an Tagungsband und Präsentation; Verhalten im Fall eines Ausfalls
- Absagen (2010: Hier kam der Wunsch auf, dies auch begründet und transparenter zu tun -- dies sollte zuvor noch einmal diskutiert werden!)
- Ersatzliste: Nachfrage, ob Leute bereitstehen und einen Termin benennen, bis wann sie mit einer Zusage rechnen können; Beitrag zum Tagungsband entfällt
- Kriterien der Auswahl vorher gemeinsam diskutieren und Abbildung in pb vereinbaren
- Vorbereitung der Präsentationen
- Anforderungen sind zuvor per Mail mitgeteilt worden: OO.org-Dokumente und PDF-Präsentationen auf einem GNU/Linux System
- nach der Konferenz: Bedanken
- an Bereitstellung der Präsentationen erinnern
- Call for Papers (CfP)
Sponsoring
Erfahrungen aus 2010
- Frühzeitige Ankündigung des Sponsorenprogramms, idealerweise 2 Wochen nach der Bekanntgabe des Veranstaltungsorts
- Klare Definition der Sponsorenpakete ist wichtig, da sonst unnötig viele Rückfragen kommen
- Klare Zeitlinie, bis wann eine Anmeldung eingegangen sein muss bzw. klare Anzahl der verfügbaren Plätze pro Kategorie transparent darstellen.
- Leistungen der Sponsoren in den Paketen klar und transparent benennen
- Frühzeitig mit einem Grundriss und einem Standplan kommen (Fehlte dieses Jahr aus Zeitgründen, hab ich nicht mehr geschafft).
- Benachrichtigungs-Emails an die Sponsoren frühzeitig mit Informationen versehen und verschicken, dieses Jahr wurde das leider erst sehr spät (1 Woche vor der MEsse) gemacht...
TODOs fürs nächste Mal
- Bessere Abstufung des Preismodells, der Schritt zw. Kategorie 1 und Kategorie 2 war zu klein
- Noch stärkere Formalisierung der Prozesse, idealerweise auch direkt eine Anmeldung über ein System wie CiviRM, dann kann die Rechnungsstellung komplett automatisiert werden.
- frühzeitiges Einfordern der folgenden Dinge bei den Sponsoren:
- Kleines Logo für die Webseite
- vektorisiertes (SVG/EPS-) Logo für einen Posterdruck
- Frühzeites Anmelden von Sonderwünschen, die ggfs. berücksichtigt werden sollten
- Werden Tische/Stühle/Posterwände benötigt?
- Mehr Werbung und Aufforderungen verschicken, durchaus auch über den Harzer (ist dieses Jahr zu wenig gelaufen.