Konferenz 2009/Protokoll 2009-01-16: Unterschied zwischen den Versionen
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== Ausstellung == | == Ausstellung == | ||
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* Man kann nicht zu viel ausschildern - Lokaltermin | * Man kann nicht zu viel ausschildern - Lokaltermin | ||
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** Erstellen des Programms (Programmkommitee) | |||
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** Deadline absprechen mit Stephan | |||
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* Vorabend. Taschen zusammen stellen etc., Namensschilder, Ausschilderung | * Vorabend. Taschen zusammen stellen etc., Namensschilder, Ausschilderung | ||
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** Ausschilderung am 1. Tag ab 9:00 Uhr | |||
* 6 am 1. und 2. Tag, letzter Tag 3 | |||
** Im Wechsel von 9:00 (8:00) bis 18:00 Uhr am 1. und 2. Tag, am letzten Tag bis 14:00 Uhr | |||
* in den Hörsäälen? | * in den Hörsäälen? | ||
* CIP-Pools | |||
** Herrn Bunde nach Bedarf fragen (Malte) | |||
* Tische und Stellwände schleppen (Hausmeister?) | * Tische und Stellwände schleppen (Hausmeister?) | ||
* Kasse Abendveranstaltung | * Kasse Abendveranstaltung - Workshop (Roland mit Björn) | ||
** Im Vorfeld 2 Wochen vorher zu überweisen, daher keine Hilfskraft notwendig | |||
* Einrichtung WLAN-Zugang, Hörsaal-Technik, Workshop-Technik 1 Hilfskraft | |||
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== Tagungsunterlagen == | == Tagungsunterlagen == | ||
* Namensschilder | * Namensschilder | ||
* Tagungstasche: | * Tagungstasche: | ||
** Tagungsband | ** Tasche mit UNI-Logo über UNI-Transfer (Roland) | ||
** Stadtplan | ** Alternative für 80 Cent mit eigenem Logo (Roland) | ||
** Kugelschreiber | ** Tagungsband (Jörg) | ||
** Programmkopie | ** Stadtplan (Stephan) | ||
*** Über LGN oder Region (Roland) | |||
** Kugelschreiber (Marco und Georg) | |||
*** Anfrage Sponsoren | |||
** Programmkopie (IUP) | |||
== Teilnehmerbetreuung == | == Teilnehmerbetreuung == | ||
=== Unterkünfte === | === Unterkünfte === | ||
* Über Fremdenverkehrsamt | * Über Fremdenverkehrsamt (Stephan) | ||
* | ** Noch keine Rückmeldung | ||
=== Catering === | === Catering === | ||
(Lokalteam) | (Lokalteam) | ||
* Anfrage bei Cafeteria | * Anfrage bei Cafeteria | ||
** Kalkulation liegt vor | |||
* Getränke sollten die ganze Zeit zur Verfügung stehen | * Getränke sollten die ganze Zeit zur Verfügung stehen | ||
* warmes Essen nur am 2. Tag | * warmes Essen nur am 2. Tag | ||
* Am ersten Tag Mittags belegte Brötchen für ca 150 Leute ? (Daniela) | |||
=== Abendveranstaltung === | === Abendveranstaltung === | ||
* Roland recherchiert | * Roland recherchiert | ||
** Anfrage HBX 200 Personen, Angebot wird noch überarbeitet | |||
== Verschiedenes == | == Verschiedenes == | ||
* Postadresse ist noch zu klären (Malte) | * Postadresse ist noch zu klären (Malte) | ||
** Adresse IUP oder punktgenaue Lieferung durch Copyshop (Roland) | |||
* Parkplätze vor der Uni für die Aussteller blocken (Daniela) | |||
* Gewinn für Verlosung, Otto spricht mit Jochen. | * Gewinn für Verlosung, Otto spricht mit Jochen. | ||
** 1.Preis GPS mit OSM Daten, | |||
* Feedback-Bogen (Georg, Auswertung 2008?) | * Feedback-Bogen (Georg, Auswertung 2008?) | ||
** Mit Verlosungsschnipsel | |||
* Workshop-Organisation vor Ort: wird mit der Uni geklärt, ob HiWis im WS sitzen müssen. | * Workshop-Organisation vor Ort: wird mit der Uni geklärt, ob HiWis im WS sitzen müssen. | ||
* Geschenke für die Keynote-Speaker - Vorschläge? | * Geschenke für die Keynote-Speaker - Vorschläge? | ||
** Liegt noch nicht vor (Roland) | |||
* Wir gehen davon aus, dass das T-Shirt-Motiv im Orga-Team abgestimmt wird. | * Wir gehen davon aus, dass das T-Shirt-Motiv im Orga-Team abgestimmt wird. | ||
** Alternativ Kugelschreiber und Blöcke mit FOSSGIS Vereinslogo | |||
* FOSSGIS e.V. - Treffen am letzten Tag der Konferenz? (Georg) | |||
* FOSSGIS e.V. - Treffen am letzten Tag der Konferenz? | |||
* Wo findet eigentlich die FOSSGIS 2010 statt? | * Wo findet eigentlich die FOSSGIS 2010 statt? | ||
Version vom 16. Januar 2009, 17:23 Uhr
Organisatorisches
- Roland Hachmann
- Malte Weller
- Daniela Kempa
- Otto Dassau
vom Organsationsteam 2009 haben sich am 16. Januar 2009 in Hannover getroffen, um die Agenda basierend auf dem Protokoll_2008-12-05 weiterzuführen.
Tagesordnung
- Roland berichtet vom Treffen in Bonn und dem aktuellen Stand der Planung
- Technik
- Ausstattung und Zugang zu CIP-Pools
- WLAN
- Aussteller (wie, wo und Strom)
- Ausschilderung, Plakatierung, Anfahrtskizze
- Anmeldung / Help Desk (wo, wer, Hiwis?)
- Gästebetreuung
- Hotels
- Catering
- Abendveranstaltung
- Tagungsband
- Tagungsprogramm
Technik
- WLAN
- Rechtlich Absicherung mit RRZN klären (Kenntnisnahme Benutzerordnung; Malte)
- Bereitstellung der Zugänge
- Eintrag ins WIKI mit Verlinkung zum RRZN zur Einrichtung WLAN mit WPA bzw. VPN (Malte)
- Workshoptechnik, Workshopbetreuung
Treffen mit SysAdmin der Uni (Malte, Otto)
- 2 CIP-Pools bis 30 Personen (Lars bei der Anmeldung berücksichtigen)
- OpenSuse und Suse 10 Pro sind installiert (Otto)
- Für OpenSuse 10.2 (Update) existiert Geo-Repository
- Server für Images steht zur Verfügung
- Workshopleiter wegen Bedarf kontaktieren (Otto, Malte)
- Daten müssen rechtzeitig vorliegen.
- Testlauf mit einem Image
- Admin bekommt HiWi gesponsort (Herrn Bunde nochmals kontaktieren, Malte)
- Vernetzung Aussteller
- Anzahl der Anschlüsse klären
- Netzwerkkabel und Hub von Aussteller gestellt ?
- Wer macht Verkabelung und Strom (RRZN ? Malte)
- Nur ein Rechner pro Anschluss ? (RRZN Nachfrage Malte)
- Technik/Anschlussmöglichkeiten in dern Vortragsräumen
- WLAN oder über Festnetz mit VPN-Clienten
- Präsentationen vorab auf den Server uploaden (Lars)
- Information an die Referenten (Präsentationsrechner mit OpenOffice = 3.0, PDF; Programmkommitee ?)
- 'Messebüro': Notebook + Drucker an der Anmeldung
- Messekoffer an der Anmeldung
- 1 Prepaid-Handy für den Messekoffer (Vereinsliste - Otto)
- Liste der wichtigsten Ansprechpartner erstellen (Herr Bunde, E-Magazin, RZZN)
- Notebook mit Zugriff auf Netz (Anmelde-Datenbank)
- Entgegennahme von Vorträgen
- USB-Stick über 1 GB (Messekoffer, Vereinsliste - Otto)
- Mobiliar für Aussteller (Malte)
- 1 Tisch, 2 Stühle, 2 Stellwände
- Anstelle von 66 Stellwänden sind nur noch 55 vorhanden und reserviert.
- Aussteller bezüglich Mobiliar mit Deadline kontaktieren (Georg).
- Tische, Stühle ausreichend vorhanden
- Aufbau am Tag vorher durch Mitarbeiter E-Magazin ?
- Bistro-Tische
- 29 Bistrotische sind reserviert
- 1 Tisch, 2 Stühle, 2 Stellwände
Ausstellung
- Plätze der Aussteller werden verlost
- ca. 12 Plätze stehen zur Verfügung
- Wenn Ausstellungsfläche voll, dann ist voll
- Cateringbereich = Posterbereich wäre schön
- Bei 6 Postern kein Problem
Ausschilderung
- Man kann nicht zu viel ausschildern - Lokaltermin
- Wegweiser (Daniela)
- Poster mit Programm aufstellen, eher acht als zwei
- Erstellen des Programms (Programmkommitee)
- Ausdruck des Programms als Poster und Unterlagen (Malte, Daniela)
- RRZN mit Rechnung ?
- Deadline absprechen mit Stephan
- Workshop-Programm bei den 2 CIP-Pools(A4), Anmeldung(A3), Hörsälen(A4) und lose in den Unterlagen (A4)
- Erstellen des Programms (Programmkommitee)
- Ausdruck des Programms (Malte, Daniela)
Marketing
Wir brauchen Poster und Flyer für die Bewerbung an Unis und auf anderen Veranstaltungen - höfliche Anfrage beim Marketing-Team
lokale Hilfskräfte
wieviele wofür?
- Vorabend. Taschen zusammen stellen etc., Namensschilder, Ausschilderung
- keine Hilfskräfte
- Ausschilderung am 1. Tag ab 9:00 Uhr
- 6 am 1. und 2. Tag, letzter Tag 3
- Im Wechsel von 9:00 (8:00) bis 18:00 Uhr am 1. und 2. Tag, am letzten Tag bis 14:00 Uhr
- in den Hörsäälen?
- CIP-Pools
- Herrn Bunde nach Bedarf fragen (Malte)
- Tische und Stellwände schleppen (Hausmeister?)
- Kasse Abendveranstaltung - Workshop (Roland mit Björn)
- Im Vorfeld 2 Wochen vorher zu überweisen, daher keine Hilfskraft notwendig
- Einrichtung WLAN-Zugang, Hörsaal-Technik, Workshop-Technik 1 Hilfskraft
Programm
Änderungen Programmkommitee:
- Stephan (Leiter), Robert, Torsten, Hans, Otto, Till
- Athina, Arnulf (im Januar nicht in D)
Verschiebung des Termins örtlich und räumlich
- WICHTIG FÜR CFP!!
- Termin: 16.-18.1.09
- Deadline 15.1.09 23:59
Themenbereiche aus Protokoll_2008-11-28#CFP_f.C3.BCr_Vortr.C3.A4ge.2C_Workshops.2C_Poster in CFP übernehmen.
- Keine Firmenwerbung in den Vorträgen, muss im CFP formuliert werden mit Hinweis auf (bezahlte) Firmenvorträge (- Briefing der Moderatoren)
- Call For Poster
Keynotes Begrüßung
- Begrüßung 15 Minuten
- 2 Keynotes je 30 Minuten
- 1 Abschlussvortrag
Programmveröffentlichung
- Poster mit Programm aufstellen, eher acht als zwei
Sponsoring und Kosten
- Kosten für Workshops sind €100,- (ermäßigt (Studenten, auf Anfrage) 50,-)
- Ermäßigung für Vereinsmitglieder wurde auf der Jahreshauptversammlung des GAV /FOSSGIS e.V. beschlossen): 80,- €
Tagungsband
- OO-Vorlage
- Langfassungen bis 15. Februar 09
- Druck in Hannover, Berlin?
- Anfragen: 120 Seiten, farbiger Einband, Klebebindung, Lieferung, Vorlage als PDF.
- Auflage 500
Tagungsunterlagen
- Namensschilder
- Tagungstasche:
- Tasche mit UNI-Logo über UNI-Transfer (Roland)
- Alternative für 80 Cent mit eigenem Logo (Roland)
- Tagungsband (Jörg)
- Stadtplan (Stephan)
- Über LGN oder Region (Roland)
- Kugelschreiber (Marco und Georg)
- Anfrage Sponsoren
- Programmkopie (IUP)
Teilnehmerbetreuung
Unterkünfte
- Über Fremdenverkehrsamt (Stephan)
- Noch keine Rückmeldung
Catering
(Lokalteam)
- Anfrage bei Cafeteria
- Kalkulation liegt vor
- Getränke sollten die ganze Zeit zur Verfügung stehen
- warmes Essen nur am 2. Tag
- Am ersten Tag Mittags belegte Brötchen für ca 150 Leute ? (Daniela)
Abendveranstaltung
- Roland recherchiert
- Anfrage HBX 200 Personen, Angebot wird noch überarbeitet
Verschiedenes
- Postadresse ist noch zu klären (Malte)
- Adresse IUP oder punktgenaue Lieferung durch Copyshop (Roland)
- Parkplätze vor der Uni für die Aussteller blocken (Daniela)
- Gewinn für Verlosung, Otto spricht mit Jochen.
- 1.Preis GPS mit OSM Daten,
- Feedback-Bogen (Georg, Auswertung 2008?)
- Mit Verlosungsschnipsel
- Workshop-Organisation vor Ort: wird mit der Uni geklärt, ob HiWis im WS sitzen müssen.
- Geschenke für die Keynote-Speaker - Vorschläge?
- Liegt noch nicht vor (Roland)
- Wir gehen davon aus, dass das T-Shirt-Motiv im Orga-Team abgestimmt wird.
- Alternativ Kugelschreiber und Blöcke mit FOSSGIS Vereinslogo
- FOSSGIS e.V. - Treffen am letzten Tag der Konferenz? (Georg)
- Wo findet eigentlich die FOSSGIS 2010 statt?
Und noch ein Treffen
am 9. Januar 2009, 14:00, IP SYSCON
Teilnehmer bitte hier eintragen:
Otto
Stephan
Daniela
Malte