Konferenz 2016/Dokumentation Organisation
Zeitplanung
Lokal-Team
- Ansprechpartner: Konferenz 2016/Organisationsteam:
Sponsoren
- Verantwortlichkeiten: Katja Haferkorn
PR
- Konferenzlogo: Konferenz 2016/Artwork
- FOSSGIS-Konferenz-Poster:
- Konferenzflyer: Postkarte
- Artwork für T-Shirt, Tasche und Tagungsband - Konferenz 2016/Artwork
- Presse: Konferenz 2016/Pressezentrum
Links
- Konferenzhomepage: http://www.fossgis.de/konferenz/2016/
- Konferenzwiki: https://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016
- Handbuch: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch
- Aussteller- und Sponsorenkonditionen: Sponsoren und Aussteller
- Pressearbeit: https://www.fossgis.de/wiki/2016/Pressemitteilungen
- Zeitplanung allgemein: http://www.fossgis.de/wiki/Handbuch#Zeitplanung
- Zeitraster: 2016/Zeitraster
Veranstaltungsort
- Standort Universität Salzburg: 47.798144, 13.045748
- Veranstaltungsort: Konferenz 2016/Veranstaltungsort
Programm
- CfP
- Konferenz-Programm:
- Sessionleitungsplanung: Engelsystem
Workshops
- Workshoporganisation Dokumentation im Wiki: Konferenz 2016/Workshop Orga
- Technik: OS-GeoLive auf allen PCs oder mit USB-Stick (alle Rechner, insbesondere Proxy testen)
- Workshopteilnehmerlisten vor der Konferenz an Workshopleiter zur Info, aktuelle Liste am Welcome Desk für weitere Buchungen
- 3 Räume
- Teilnehmerbetreuung (Programm- oder Raumänderungen kommunizieren)
- Workshopbewertung: ...
- Teilnehmerbescheinigung: ...
Rezeption
Welcome Desk - Ablauf - Organisation - Equipment (Ausstattung) - Helfer (Personal)
Aufgaben Welcome Desk/ Rezeption
= Infopoint für sämtliche Fragen
- Registierung der TN
- Abfrage Anwesenheit welche Tage,
- Namensschildausgabe
- Vergabe T-Shirt an zahlende TN (jeder WS-TN bekommt ein T-Shirt) - diese "diskriminierende" Vergabe prüfen --> T-Shirt für alle?
- Handkasse für Barzahlungen, und T-Shirtverkäufe
- Garderobe (Schlüssel)
- Sammlung TN-Feedbackbogen (2 Sammelboxen (Name, Bogen), Schere)
- Schnittstelle zu den Helfern bei Vorträgen und Workshops
Organisation
- Gestaltung Welcome Desk
- Namenschilder aus TN-Liste erstellen
- Teilnehmerbefragung: Bögen drucken
- Lokal Infos bereit halten
- Programm vor Ort aushängen
- Koordination freiwillige Helfer (Engelsystem)
- Wegweiser
Entscheidungen FOSSGIS-Konferenz Banner Wetterfest - ausprobieren [Email KonfML 13.11.14 'Konferenz Banner wetterfest', update nach FOSSGIS 2015: dem Wetter hat Banner gut standgehalten, geregnet hat es nicht]
Tascheninhaltsliste Tascheninhalt
Helfer
- Aufgaben Helfer Workshopräume:
- Workshopfeedbackbogen
- Technik Workshops
- Weitere Infos siehe: Konferenz 2016/Workshop Orga
- Aufgaben Helfer Vorträge:
- Getränk für Vortragenden
- Koordinierung der Platzierung der TN, damit nicht alle außen sitzen
- Vortrag als PDF einsammeln
- Kontrolle, ob Videoaufzeichnung klappt
- Kontrolle, ob Unterschrift zur Einverständniserklärung zur Aufzeichnung des Vortrages vorliegt. Wenn nicht, einholen (Verantwortlicher für Koordinierung der Videoaufzeichnung der GIS-Vorträge: bitte eintragen)
- Mikrophon für Diskussion im Plenum
- Aufgaben Rezeption/Welcome Desk
- Anmeldung der TN:
- Abfrage Anwesenheit welche Tage (Mi, Do, Fr),
- Vergabe T-Shirt an zahlende TN
- jeder WS-TN bekommt ein T-Shirt
- Namensschildausgabe
- Garderobe
- Sammlung TN-Feedbackbogen
- Handkasse für Verkäufe T-Shirts, Barzahlung TN-Gebühr, WS-Gebühr, Gebühr Abendveranstaltung, wichtig: Belege erstellen und registrieren.
- Infopoint für sämtliche Fragen
- Aufgaben Catering
- mit Caterer vereinbaren
Aussteller
- Ausstellerplanung: Übersicht Aussteller
- FOSSGIS-Verein-Standbetreuung Planung
ToDos:
- Sammlung von Ideen, wer Sponsor sein könnte
- Ausstellungsplanung (Standort, Aussatttung)
- Ausstellerstände (Sponsoren, Projekte)
- Ausstellermaterial
- Tascheninhaltsliste
- Pressearbeit
- Postadresse ins Wiki
Sponsoring
Catering
Adresse für Zusendung von Materialien
Teilnehmer
- Informationen für Teilnehmer im Wiki
- [Link Teilnehmeranmeldung (Konferenzteilnahme + Workshopbuchung * Social Eventbuchung)]
- Konferenz 2016/Social Events listet alle Social Events der Konferenz
- Teilnehmer-Feedbackbogen: kommt noch
T-Shirts und Taschen
T-Shirts
- mögl. österr. Lieferant für Textilien (Druck und Stickerei): stickerei-drexel.com
Von dort stammen unsere Shirts und Kappen /al - T-Shirt und Taschen zur SotM-EU 2011 in Wien stammen von aj-t.de
(die brauchen mind. 3 Wochen zeitlichen Vorlauf)
- 2015:
The winner is: moos green
- Weil die T-shirts nun doch nicht so verfügbar sind, wie wir das brauchen, ist für 2015 eine andere Varinate ausgewählt und als Pendant zur abgestimmten Farbe ist bottle green gewählt.-->
- Bestellung T-Shirts 2015:
- Größenverteilung Teilnehmer-T-Shirts (2015: 350 Stück):
- Herrenshirt: STTM Stanley Leads in bottle green // S 10, M 50, L 125, XL 70, XXL 27, XXXL 3
- Damenshirt: STTW Stella Wants in bottle green // S 3, M 25, L 32, XL 5
- Größenverteilung Lokal Team T-Shirts (215: 50 Stück):
- Herrenshirt: STTM Stanley Leads in azur // S 2, M 16, L 10, XL 2
- Damenshirt: STTW Stella Wants in azur // XS 4, S 4, M 6, XL 2, XXL 4
- Shop: http://spreeprint.de/default.htm#url
Taschen
- 2015:
- Bestellung Taschen:
- Anzahl: 2015: 500 Stück
- Shop: http://www.greenpromotion.de/
Lanyards
- 2015:
- Bestellung Lanyards Bambus: sind vorhanden (Frederik)
- Anzahl: 1.000 Stück minus Verbrauch SOTM - Verbrauch FOSSGIS2015
- Shop: http://www.greenpromotion.de/
http://www.fossgis.de/wiki/Konferenz_2016/Artwork
Social Events
- Konferenz 2016/Social Events - alle Social Events der Konferenz
- inofficial Start
- Social Event, Preis Social Event:
- Sektempfang am FOSSGIS-Stand?
- Alle Mitglieder des FOSSGIS-Vereins, Freunde und Interessierte sind herzlich eingeladen.
- Rahmenbedingungen-Caterer übernimmt Sektempfang.
Verlosung
Die Verlosung findet während der Abschlussveranstaltung statt. Preise für Verlosung: Konferenz 2016/Verlosung
FOSSGIS@Video
Ein Formular für die Einverständniserklärung für den Videomittschnitt ist in Arbeit (comming soon).