Softwareunterstützung für Orga

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Softwareunterstützung für Orga

Anforderungen

  • Erstellung von Events (Konferenz inkl. Workshops, Abendessen, Vorträgen etc...)
  • verteilte Planung, Multiuser, Arbeitsgruppen
  • Unterstützung für Abrechnung, Erstellung von Einladung/Rechnung/CFP
  • Verwaltung von Papers u. eingereichten Unterlagen
  • Teilnehmermanagement (Gesamtzahl, pro Event)
  • über Browser bedienbar
  • Konflikthandling (parallele Veranstaltungen etc)
  • Auswertungen (wieviel angemeldet, pro Event, Stammgäste)


pentabarf

Installation ist unter https://pb.fossgis.de/ zu erreichen.

Verschicken von Massenmails

Unter https://pb.fossgis.de/pentabarf/mail bekommt man das Mail-Interface.

Um Massenmails an einen bestimmten Teilnehmerkreis zu versenden, muss man sich eines Workarrounds bedienen, da die in der Vorauswahl gesetzten Einträge nicht funktionieren bzw. nur der Eintrag 'Result-Set from advanced person search'.

Nötige Schritte:

  1. ) Definieren der Suchmenge über die 'Advanved Person'-Suche
  2. ) Auswählen des 'Mail'-Buttons oder über die obige [URL]
  3. ) Auswahl des Empfängers 'Result-Set from advanced person search'
  4. ) Haken bei 'Ignoriere Rundmail-Einstellung' _nicht_ setzen
  5. ) Betreff schreiben
  6. ) Body schreiben
  7. ) Abschicken

civicrm

Die Anmeldung zur Konferenz wird mittels civicrm umgesetzt. Die potentiellen Teilnehmer füllen ein Anmeldeformular aus. Die übermittelten Daten werden gespeichert und können mittels Civicrm verwaltet werden.

Dazu benötigt man einen Account auf www.fossgis.de und man muss Mitglied der Rolle Konferenzorga sein.

  • Für die Verwaltung der Teilnehmer gibt es verschiedene Eingabemasken, je nach Aufgabe.
    • Eine Teilnehmerübersich erhäkt man über die Suchfunktion: Menu Veranstaltungen - Teilnehmer finden (optional Suchparameter eingeben= - Suche
  • Es verstehen verschiedene Aktionen zur Verfügung. Wichtig sind Teilnehmer exportieren und Email an Kontakte senden.
    • Mit Teilnehmer exportieren kann eine csv Datei erzeugt werden. Dazu wurde ein Profil Konferenzkontakt1 (es gibt noch 2 Testprofile, die ich im Moment nicht löschen kann, deswegen der komische Name). Die csv Datei kann dann mit Anderen Programmen weiterverarbeitet werden.
    • Mit der Aktion Email an Kontakte senden können an die ausgewählten Kontakte eine Email gesendet werden. Dazu muss der Betreff und der Emailtext in das Formular eingetragen werden. Zum Schluß Email senden anklicken.
    • Teilnehmer Bearbeiten erlaubt u.a. den Teilnehmerstatus zu ändern. Dies muss geschehen nachdem ein Zahlungseingang erfolgt ist. Jeder Teilnehmer erhält nach der Anmeldung per Email eine Rechnung mit einer eindeutigen Rechnungsnummer. Diese besteht aus nachnameStundeMinuteSekundeMonatJahr und wird auch an die Konferenzorga in Kopie geschickt. Bei erfolgtem Zahlungseingang wird der Teilnehmerstatus von Pending from later auf Registriert gesetzt. Außerdem muss Sende Anmeldebestätigun (Checkbox) aktiviert werden, damit der Teilnehmer über die erfolgreiche Registrierung informiert wird. Die Registrierungen sollten regelmäßig überprüft werden, um eine Überbelegung der Workshopräume zu vermeiden. Ist ein Workshop ausgebucht werde ich (Lars Lingner) den Workshop aus dem Anmeldeformular nehmen.
  • Über das Menü Berichte sind zwei Listen abrufbar:
    • Teilnehmerliste Konferenz gibt eine Adressliste aller registrierten Teilnehmer. Die Liste kann als PDF oder CSV exportiert werden.
    • Buchungsliste Konferenz gibt eine Liste der Teilnehmer mit den gebuchten Veranstaltungen.


Weitere Projekte

  • Open Conference System - ?
    • für die FOSS4G wurde eine Software für die Abstract-Verwaltung geschrieben, für die Konferenz selber wird auf einen Dienstleister zurückgegriffen Tourhosts
  • continue - Nur Reviewsystem für papers
  • Indico - Featureliste gut, letzte Version Juni 2008