Konferenz 2020/Zeitplanung

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Zeit Datum Aktion Zuständig
August 2019 Call for Papers vorbereiten, Logo, Website, Werbung Programm-Komitee, Presse
August 2019 Datum Call for Papers Programm-Komitee, Presse
September 2019 Sponsoringaufruf (PM) Presse
September 2019 bis Dez 2019 Artwork für Werbung, Taschen, T-Shirts
November 2019 Datum festlegen Deadline Einreichungen für Call for Papers / WS Speaker
Programmplanungs-Hack-Event im Nov/Dez Treffen PK und Auswahl der Vorträge / WS Programm-Komitee
Dezember 2019 Bekanntgabe der angenommenen und abgelehnten Vorträge und Workshops Programm-Komitee
Dezember 2019 Engelsystem einrichten und VOC und Sessionleiterschichten (freiwillige Helfer) freischalten LOC + Konferenzorga
Dezember 2019 ab 16. Dez. 2019 Veröffentlichung des Programms (Vorträge und Workshops); Freischaltung TN-Anmeldung für Helfer Programm-Komitee, Konferenzorga
Januar 2019 Freischaltung TN-Anmeldung Konferenzorga
Januar 2019 Ausstellung planen, bezahltes Personal in Engelsystem Konferenzorga
Februar 2019 Welcome Desk planen Konferenzorga
März 2019 TN-Listen, Namensschilder Konferenzorga
T-6 Wochen (T=Konferenzbeginn) 29. Januar 2020 Frühbucherrabatt endet, falls die Ticketzahl noch nicht verkauft ist (PR) Core-Team, Presse
T-6 Wochen 05. Februar 2020 Abgabe Texte für Tagungsband Speaker, Tagungsbandverantwortlicher
12. Februar 2020 Lieferung Logos der Sponsoren Sponsorenverantw.
T-3 Wochen 19. Februar 2020 Druck Tagungsband Jörg ?
T-3 Wochen 19. Februar 2020 Ausstellung Details planen Local Team
T-3 Wochen 19. Februar 2020 Letzte Details zur Konferenz und Konferenz bewerben (PR) Presse
T-2 Wochen 26. Februar 2020 Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten Core-Team, Input von Lokal-Team
T-2 Wochen 26. Februar 2020 Rundmail an Aussteller mit Infos zu (Standskizze mit Ausstattung, Standplan, Anfahrtsmöglichkeiten, Materialversand, Ansprechpartner vor Ort) Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Woche 04. März 2020 Mengen für das Catering festlegen Lokal-Team
T-1 Woche 04. März 2020 Festlegung Session-Leiter PK
T-1 Woche 04. März 2020 Namensschilddruck, Eintüten (Namensschild, WLAN-Zugangsinfos), Namensschilder an Lanyards hängen, alphabetisch sortieren Lokal-Team
T-5 Tage 6. März 2020 Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit Begrüßung, lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos) Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Tag 10. März 2020 Aufbau, Taschenpacken Lokal-Team
T-1 Tag 10. März 2020 Aufbau Aussteller Lokal-Team, Aussteller, Aussteller-Betreuer
T (Mi.-Fr.) 11.-14. März 2020 Konferenz Lokal-Team
T (Fr.) 13. März 2020 Abbau Lokal-Team
T+1 Woche 19. März 2020 Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz Core-Team, Presse
T+2 Wochen April 2020 Vorläufige Finanzübersicht Schatzmeister