FOSSGIS Konferenz/Lessons Learned

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Version vom 29. März 2018, 16:17 Uhr von Falcius (Diskussion | Beiträge) (Lessons Learned: Ticketanzahl)
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Lessons Learned

2018

Konferenzorga im LOC
  • vom LOC sollten mind. 3 Leute zur Uni/FH gehören (die sich auskennen, Hausmeisterzugriff, Rechnezentrumzugriff, Schlüssel haben und Bescheid wissen)
  • der Zeitplan hat den Sinn, dass planbare Sachen durchdacht und geplant sind [sollte im Sept/Okt. vom KOnferenz-Orga-Team und vom LOC betrachtet und beachtet werden], denn kurz vor der Konferenz kommen noch genug ToDos
  • Aufgaben sollten klar verteilt werden, alle vom Konferenz-Orga-Team und vom LOC sollten wissen, wer was macht und wofür zuständig ist. Aussagen, wie "ich hab keine Ahnung", bringen im Bedarfsfall keinen weiter.
CfP
  • wir veröffentlichen unterschiedliche Kontaktadressen für Nachfragen. Im Frab - info@fossgis.de, in den Pressemeldungen - konferenz-orga@fossgis.de

Frage: --> wollen wir uns auf eine einigen?

  • Im CfP klarstellen, was von den Speakern erwartet wird (Konferenzbeitrag oder nicht), s.u.
  • Empfehlungen vom VOC: untere reche Ecke der Folie ohne wesentlichen Inhalt lassen, weil dort das Video vom Speaker eingeblendet wird.
Kommunikation
  • Alle, die in der Organisation aktiv sind, nehmen aktiv an einem Gruppenchat (Jabber oder anderer freier Dienst) teil.
  • Im Wiki ist dokumentiert, wer sich um welche Aufgabe kümmert.
OSM Samstag
  • OSM-Samstag im Konferenzhandbuch dokumentieren
  • Bei Einladung zum und Werbung für den OSM-Samstag erwähnen, dass ein Laptop nicht erforderlich ist
Wartelistenregeln
  • Wartelistenregeln von Anfang an kommunizieren
  • Von Wartelistenplatzinhabern die Telefonnummer im Buchungsformular abfragen.
Umgang mit den Speakern
  • wir müssen uns vorher einigen, ob Speaker für ihren Vortrag einschließlich Beitrag für den Tagungsband kostenfrei an der Konferenz teilnehmen dürfen, weil Sie damit einen Beitrag zur Community leisten oder die volle Konferenzgebühr zahlen müssen und statt dessen einen Gutschein bekommen.
  • Motivation einen Betrag einzureichen durch explizite Erwähnung, dass ein Beitrag zur kostenfreien Teilnahme berechtigt?
Rechnung
  • Auf der Rechnung oder in der Mail mit der Rechnung sollte stehen, dass das Einpflegen von Überweisungsdaten nur einmal pro Woche erfolgt.
  • Rechnungsadresse sollte ggf. optional sein (muss man noch mal mit dem Vorstand diskutieren)
Eintritt / Preise
  • Workshops sollten nur mit einer Eintrittskarte für die Konferenz buchbar sein
  • Nicht nur bei Rednern normaler Vorträge prüfen, ob diese ein Ticket haben, sondern auch bei Rednern von Lightning Talks. Alternativ, keine Lightning Talks im Vorfeld annehmen, sodass die Leute sich ein Ticket kaufen müssen, weil sie sonst vor Ort keinen Lightning Talk halten können.
  • siehe auch Umgang mit Speakern: Stichwort kostenfreies Ticket


Eintritt - wer soll/muss Eintritt zahlen
    • Sollte bis zur nächsten FOSSGIS diskutiert werden
    • dazu auch die mail von Lars Lingner 29.03.2018 14:24 heranziehen
    • Kurzfassung: früher wurde die FOSSGIS durch Sponsoren und Workshops finanziert. Eintritt wurde eingeführt, weil Verwaltung diesen abrechnen kann. Wer soll nun Eintritt zahlen?


Talks
  • Lightning Talks: min. 3 * 25 Minuten für Lightning Talks reservieren und LT nicht als Fülle verwenden
  • LT-Blöcke sollten vor einer Pause stattfinden
  • 20 Minuten Sprechzeit waren für einige Themen wieder viel zu wenig! Für "neues aus" mag das reichen, für vieles andere nicht.
  • Zwischen den Talks waren im gegensatz zu den Vergangenen Jahren Pausen von 10 statt 5 Minuten. Das PKO hatte ursprünglich die Befürchtung, dass es Kritik gibt, weil hierdurch sehr "krumme" Zeiten über den Tag entstehen. Hierzu ist Kritik (soweit ersichtlich) ausgeblieben. Die Pausenzeiten wurden als entspannter von den Teilnehmern beim Wechsel zwischen den Hörsälen empfunden und könnten im Falle der Beibehaltung ggf. die Hörsalhelfer überflüssig machen, weil die Aufgaben dann der Sessionleiter mit erledigen kann.
Namensschilder
Pretix
  • Feature-Requests Pretix:
    • Status "Erstattung ausstehend" für per Überweisung bezahlte Tickets, die storniert wurden, aber noch nicht erstattet worden sind
  • es wurde gesagt, dass über Pretix die WS-Teilnehmer gebucht werden. Die Hörsaalhelfer hatten aber keine Einweisung und waren nicht informiert. So mussten spontan Listen erstellt werden, die im Nachgang abgeglichen werden mussten (sehr umständlich)
  • Abfertigung Welcome-Desk nur über eine Station ist realistisch
  • benötigen wir für jedes buchbare Event ein extra Ticket oder reicht ein Ticket und die mit dem Ticket gebuchten Events werden im Namensschild/Badge mit dargestellt?
Datenschutz
  • Namensschilder der Teilnehmer nach der Konferenz nicht im allgemeinen Müll entsorgen
  • Teilnehmerbefragung:
    • Teinehmerschnipsel nicht rumliegen lassen
    • Teinehmerschnipselnicht in den allgemeinen Papierkorb
    • Hinweis auf dem Fragebogen, dass die Teilnahme an der Verlosung auch ohne ausfüllen des Fragebogens möglich ist (sonst Verstoß gegen das datenschutzrechtliche Kopplungsverbot).
Workshops
    • Bessere Verteilung von Teilnahmebestätigung (Pretix)
    • Handling der Teilnehmerlisten (Pretix)
Helfer-System
  • Helferkoordination planen, Chaosplanung ins Engelsystem projezieren, ergibt auch dort Chaos.
    • Vorher bessere Koordination der Helfer-Schichten (ggf. Sessionleitung ersetzt auch Hörsaalhelfer)
    • Bessere Einweisung der Helfer, was genau Aufgabe ist (Sessionleiter, WS-Helfer...).
      • Bei den CLTs gibt es für Vortragende bei der Anmeldung Zettel mit wichtigen hinweisen. Vielleicht sollten wir entsprechendes für unsere Sessionleiter erstellen.
  • Anwesenheit Helfer
    • Helfer/Workshophelfer/welcome Desk rechtzeitig vor der Veranstaltung vor Ort sein. Wenn die Teilnehmer vor der Tür stehen und keine Helfer da sind, macht das keinen guten Eindruck
Abschlussveranstaltung
Aussteller
  • Ausstellerbereich sollte zentral sein. Hier sollten die Teilnehmer am besten automatisch vorbeikommen. War in Bonn etwas ungünstig aufgeteilt.
  • Aussteller wünschen sich vorher einen Raumplan, aus dem sie sehen können, wo sie platziert sind.
  • Sollten wir eventuell auch andere Freie Projekte (Free Software Foundation, Linux-Distributionen, Wikipedia etc.) auf die FOSSGIS-Konferenz einladen. FOSS-GIS wäre ohne diese Projekte nicht möglich.
OSGeoLive
  • PRO: hat sehr gut in vielen Workshops geklappt
  • CONTRA: Languageeinstellung musste bei jedem Einsatz gesetzt werden
Beschilderung
  • wichtig, könnte noch exponierter sein. Es gab viele Rückfragen.
  • Schilder größer / um mehr
Schwarzes Brett
  • für außerordentliche Termine und Änderungen
  • App-Hinweis, Fototermin, Jobs, Programmänderungeen
App
  • PRO: Sehr gutes Feedback, sehr praktisch

2017

  • Call for Papers
    • Können neben den Abstracts nach Annahme des Vortrags auch die Einreichung der Artikel über das Konferenzsystem abgewickelt werden? Das erleichtert den Überblick welche Artikel noch fehlen.
    • Hinweis, dass der Vortrag einen Bezug zu Open Source haben muss. Evtl. gleich bei der Einreichung des Vortrags die Lizenz eines Softwareprojektes abfragen?
    • Im Call for Papers bereits auf die Veröffentlichung und offene Lizenzierung der Beiträge hinweisen.
    • Bereits bei der Einreichung des Aufsatzes zum Tagungsband die Lizenz vom Autor bestätigen lassen. Das macht es einfacher den Tagungsband insgesamt unter eine offene Lizenz zu stellen.
  • Konfernzanmeldung:
    • Benötigen wir bei der Buchung der Konferenz evtl. Allgemeine Geschäftsbedingungen, in denen beispielsweise die Teilnehmer in die Veröffentlichung von ihnen (zufällig) gefertigter Bilder einwilligen (Datenschutz, Recht am eigenen Bild)?
    • Die klassische FOSSGIS-Konferenz in der Darstellung und Visualisierung auf der Konferenzhomepage stärker mit dem OSM-Samstag verknüpfen. Beispielsweise den OSM-Samstag als Unkonferenz (Barcamp) von Anfang an darstellen. Zur Klarstellung: Die Verknüpfung im Rahmen der Konferenz mit Ankündigung und Darstellung empfand ich als Gelungen. Es geht nur um Feinschliff :-)
  • Konferenzvorträge
    • Manche 30 Minuten Slots waren für manche Themen oder Präsentationsformen (Livevorführung) zu knapp. Auch die 5-Minütige Fragerunde war oft nicht ausreichend. Überlegen, ob man neben den 30 Minuten Slots auch mit 60-minütigen Slots experimentieren sollte: 40 Minuten Vortrag und 10 Minuten Fragerunde, 10 Minuten Wechselzeit.
    • Gezielt neues Vortragsformat einführen: Livepräsentation von "irgendwas"?
  • Teilnehmerbefragung
    • Fragen, ob 60 Minütige Vortragsslots gewünscht sind bzw. falls damit beireits auf der Konferenz experimentiert wurde, wie das neue Zeitformat bei den Teilnehmern angekommen ist.
    • Fragen, Wie groß das Interesse der FOSSGIS-Konferenzteilnhemer an spezifischen Themen ist (Software, OSM, Gesellschaft, Open Data etc.).
    • Feedback aus Workshopteilnehmerbefragung: Themenwünsche: GeoPackage, QGIS für Fortgeschrittene, QGIS 3 Plugins, GeoNetwork, GeoServer Einführung, GeoTools + Java Topology Suite (JTS), pgRouting, INSPIRE Dienste ggf mit ATOM-Feeds, Big-Data Geo-Frameworks (bspw. GeoMesa), Big-Data Analyse in R (hexbin-Anzeige etc.), Ergebnistabellen in SpatiaLite speichern und visualisieren, Docker, Angular2, 1. Schritte in Python
  • Workshops
    • Internetzugang nur personalisiert je TN am Rechner, dies erschwert die ggf. langwierige Vorarbeit (z.B. Installation, Downloads…)
    • Räume (mit z.T. noch anderen Menschen im Raum) teilweise nicht perfekt geeignet
    • Wunsch nach Nachinstallation ist teilweise unbeachtet geblieben
    • Vorbereitung/Ausdruck der TN-Bescheinigungen hat toll funktioniert
    • Technische Betreuung vor Ort (Anwesender aus dem LOC) war super nett, sehr kompetent!
    • Internetanbindung: Wow, das war schnell
    • Möglichkeit am Vorabend (noch spät) im WS-Raum Dinge zu probieren vorhanden - vielen Dank!

2016

  • aus TN-Befragung
    • WLAN über SSID nicht Browseranmeldung
    • Hinweis auf Bildungsurlaub zu kurz, mind. 6 Wochen Vorlauf nötig!
    • Website auf Mobiltelefon unpraktisch
  • Cateringplanung genau hinterfragen

2015

  • Engelsystem
    • Für nächstes Jahr - Helfer(Orga) sind nicht im Helfer Team, solange nicht alle Helfer(Orga) Schichten vergeben sind.
    • Video-Schichten sollten 10 Minuten vorher beginnen zwecks Einführung
    • Video-Team braucht eine Helferrolle zum Video-Schneiden & -Checken
  • Videoteam
    • Mehr Fotos und Abmessungen der Hörsäle für die Planung des Video-Aufbaus erforderlich
  • Namensschild
    • Duplexdruck wichtig, Schriftgröße: Name Droid Sans 22pt, Zusatz 18pt
    • mit Lokal Team schauen, wann die letzte Möglichkeit des Namensschilddrucks ist. Teilnehmeranmeldung entsprechend anpassen.
  • Call for Papers
    • 500 Zeichen Kurztext für das Programmheft
  • Sponsoren
    • Sponsoringvereinbarung gleiche Bedingungen, wie im Wiki, vorher mit Lokal Team die Platzkapazitäten abklären.
  • Workshops
    • USB-Sticks testen!
    • technische Besonderheiten vorher mit WS-Leitern abklären (Proxykonfiguration)
  • TN-Betreuung
    • T-Shirtverteilung "diskriminierend"? wie soll es laufen?
  • Nachbereitung klären
    • Presse
    • Rechnungen, TN-Bestätigungen
    • Materialien, die übrig bleiben

2014

  • Was ist schief gelaufen?
  • Was könnte verbessert werden?
  • was ist gut gelaufen?

Allgemein

  • Social Event Versuch mit einem geringeren Preis als die anderen Jahre -> Konsequenz: das Essen reicht nicht.
  • Catering insgesamt: alles Bio und ökologisch korrekt
  • es sollte immer Kaffee geben
  • Taschen und T-Shirts aus Biobaumwolle gefertigt und fair gehandelt
  • Idee: Lokal-Team-T-shirts, freiwillige Helfer T-shirts (damit diese zu erkennen sind), Teilnehmer-T-shirts

Aufgaben und Todos

Aufgaben und Todos müssen klar definiert werden (Beschreibung siehe Handbuch - Personen sollten sich verantwortlich fühlen)

  • Sessionleiter vorher im Wiki eintragen, damit Einsatz verlässlich ist und keiner kurz vorher rumrennen muss, um einen Sessionleiter zu finden.
  • Videoteam war super abgestimmt und hat gleichzeitig die Qualität in den Hörsälen gesichert.
  • Programmkomitee
    • klare Kommunikation mit den Vortragenden
    • Klare Kommunikation, was die Vortragenden brauchen
    • Poster kommunizieren
  • Rollen klären
    • wer macht was bis wann
    • wer weiß was (Wegweiser) - ToDos kennen und koordinieren
    • Macher (Helfer + freiwillige Helfer)
  • klare vertragliche Regelungen für Helfer der Uni/FH
  • wer kümmert sich um Nachlese und das Thema nach der Konferenz ist vor der Konferenz?
  • Wo werden die Konferenzfotos gesammelt?

Lokal Team

  • Lokal Team Projektleitung sollte das Projekt FOSSGIS-Konferenz kontinuierlich begleiten, es ist kein Selbstläufer
  • Lokal Team sollte unbedingt das Handbuch lesen und sich in Vorbereitung der Konferenz mit dem dauerhaften Konferenz-Organisationsteam abstimmen.

Welcome Desk

  • Lokal Team braucht ein Welcone Desk Konzept (durchdacht und anwendbar)
  • Servicestelle für den Teilnehmer
  • die Wege vor Ort und die Ausschilderung sollte unkompliziert möglich sein (vorher mit Management absprechen)

2013

  • Was ist schief gelaufen?
  • Was könnte verbessert werden?

Allgemein

  • Social event - zu teuer, Einlasskontrolle
  • T-Shirts - Fair Trade
  • Taschen - etwas einfaches, praktisches
  • Helferplanung dokumentieren, Helfer in Vorbereitung der Konferenz involvieren
  • Apero (Sektempfang FOSSGIS-Verein, Catering)

TN-Feedback 2013

  • BOFs, Anwendertreffen, Social Events und andere Evens besser bewerben
  • Vorträge: zu wenig Zeit den Raum zu wechseln
  • Programm
    • auf Website druckbar gestalten oder PDFs bereitstellen oder ordentliches Programmheft
    • Vorträge für Einsteiger: Themenblock zu Technologie, Anwendung, Grundlagen
    • kaum Vorträge aus Forschung
    • Anwendertreffen schlecht organisiert/nicht vorbereitet
    • Workshops für Fortgeschrittene
  • Teilnehmer
    • Taschen aus Baumwolle
    • Namensschild Bad kürzer oder Anstecker
    • DVD sollte USB-Stick sein
    • mehr Aussteller wären toll
    • Teilnehmerliste gewünscht (todo Hacking Event 2013)
    • Wunsch: Hackingecke
    • Verlosung - für jeden ein Mitnehmsel kam gut an

Welcome Desk

sollte gut vorbereitet sein.

  • Registrierung TN
  • Anlaufstelle für Auskunft & Aktuelles (Pinnwand)
  • Lagerraum
  • Lost & Found
  • Öffnungszeiten Garderobe (Schlüssel verfügbar)
  • Namensschilder zurücknehmen

2012

  • Was ist schief gelaufen?
  • Was könnte verbessert werden?

Allgemein

  • Vorschlag: Überarbeitung des Handbuchs, v.a. mit LocalTeam u. Katja. - versteht das nicht falsch, ich sehe keinen konkreten Punkt an dem das HB schlecht oder gar falsch wäre, aber die Erfahrungen der FOSSGIS12 sollten eingearbeitet werden, v.a. unter Berücksichtigung dieser Wiki-Seite.

Tagungsband

  • Wir haben 2012 sehr viele Einreichungen von Langfassungen, da haben wir es eigentlioch nicht mehr nötig auf die Abstracts zurück zu greifen, um den Tagnugsband zu füllen. Ich würde daher gerne im nächsten Jahr nur noch die Langfassungen aufnehmen, um die Qualität noch weiter zu steigern. Wer nichts einreicht erscheint nicht Tagungsband. Was meint Ihr? --Jörg Thomsen 10:20, 5. Mär. 2012 (UTC)
  • Impressumhinweis nach dem LandesPresseGesetz bzw. LandesMedienGesetz angeben.
  • Deadline für Einreichung und Abgabettermin Druckerei lagen dieses sehr Dicht beieinander, zwei Beiträge kamen zu spät und wurden nicht aufgenommen. Anderseits war die Abgabemoral, auch terminlich, allgemein sehr gut und mir blieb es erspart den Leuten hinterher zu telefonieren, da eine verspätete Abgabe eh nichts genutzt hätte.
  • Dokumentvorlage und Autorenhinwise überarbeitet, s. Tagungsband#eMail_an_die_Vortragenden

Programmkommittee / CFP

  • Es sollte bereits im CFP ein Hinweis erfolgen, das man sich mit Einreichung eines Beitrages bereit erklärt, diesen potentiell an einem der drei FOSSGIS Tage zu halten, ggf. kann ein Verweis auf einen "Wunschtermin" erfolgen, der aber nicht verbindlich zugesagt werden kann. Der Hintergrund ist eine Absage aufgrund des Termins am Do Vormittag und unserer Absage auf den Wunsch zum Termintausch.
  • Im CFP muss definiert werden wie lang die Abstracts sein müssen (z.B. max 500 Wörter)
  • Deutlich im CFP darauf hinweisen, dass ohne Abstract keine Annahme erfolgen kann. Egal wie toll das Thema ist.
  • Vorher im Programmkomitee definieren worauf bei den Bewertungskriterien eingegangen werden soll. Beispiel: Stil. Stil vom Abstract oder Stil des Vortragenden wenn bekannt. etc.
  • Wenn möglich die Eingabemöglichkeiten im Pentabarf reduzieren.

Marketing

  • s. Lessons_Learned#Marketing
  • Anmedleschluss deutlich vor der Konferenz? Macht die Planung einfacher und motiviert die TN sich anzumelden (anstatt zu denke, 'egal, ich kann mich ja bis zum Konferenzbeginn entscheiden')

2010

Diese Seite enthält Notizen von der FOSSGIS 2010.

ttp://www.fossgis.de/wiki/

Programm

  • Der Programmflyer war verkehrtherum und zweiseitg bedruckt, das führte zu vielen Drehern und Verwirrung. Entweder vorne und hinten auf einer Seite sehr komprimiert, oder zusammentackern oder pro Tag eine Seite, deutlich gekennzeichnet.
  • Die Zeiteinteilung mit 30 Minuten pro Vortrag und 3 Vorträgen pro Block hat sich optimal bewährt.
  • Es sollte eine verbindliche Liste mit Moderatoren geben, die vorher informiert werden. DIN A4 Zettel mit 5 Minuten in jeden Vortragsraum legen.
  • Moderatoren bekommen einen Zettel mit kurzfristigen Meldungen der Veranstalter, den sie kurz vor dem Vortrag und nach Ende vorlesen.

Teilnahme Personen

  • Gut wäre eine Liste am Empfang gewesen, welche in mehreren Spalten Name, Teilnahme Social Events, Teilnahme Workshops gehabt hätte, so musste man ständig die Seiten umdrehen, was teilw. recht zeitaufwändig war
  • Nicht ganz einfach war die Komme ich heute nicht, komme ich morgen (vielleicht)-Mentalität vieler Teilnehmer; das hat die Kalkulation sehr erschwert; es kamen nahezu 50 Teilnehmer, welche nicht angemeldet waren
  • Um die Planung zu vereinfachen sollte ein Unkostenbeitrag erhoben werden, nicht viel mehr als eine Verbindlichkeit. Das ist ausserdem eine sinnvolle Einnahmequelle. Gegen Vorlage eines Studentenausweises oder auf Anfrage kann der Unkostenbeitrag erstattet werden. Auch das ist mit mehr Verbindlichkeit verbunden.

Generelle Planung/Ausschreibung der Konferenz

  • Das Anforderungsprofil ist im Call for Location umrissen. Während der Vorbereitung der Konferenz werden Entscheidungen getroffen.
  • Die Aufgabenaufteilung geht aus dem Kapitel Aufgabenkatalog hervor. Es braucht in allen Bereichen, die Vorbereitungen betreffend, Kommunikation im Organisationsteam und mit dem Lokal Team.

FOSSGIS/OSM

Es gibt zwei GIS-Tracks und einen OSM-Track.

Marketing

  • Es wäre gut gewesen, wenn wir 1-2 kommerzielle Messages im Harzer Rundbrief gehabt hätten, sicherlich deutlich effektiver als nur eine Nachricht unter vielen.

Edit by Kai: Unbedingt sogar, die Erfahrungen der2 Wochen später stattgefundenen Geoinformatik2010 in Kiel haben deutlich gezeigt, dass ein hervorgehobener Rundbrief (Einzelnachricht) immer wieder jede Menge Anmeldungen gebracht hat (geschaltet wurden insg. 3 Premium-Newsletter), so kamen dann bei Eintrittspreise ab 70 Euro und sehr,sehr speziellem (wiss.) Programm insges. 350 Teilnehmer.

  • Für die Öffentlichkeitsarbeit / Werbung einen Verteiler Anlegen und einen festen Terminplan nach dem Muster 'X Monante vor der Konferenz: CfP - ... - 4 Wochen vor der Konfernz: 2. Anzeige bei Harzer (oder wo auch immer).
  • Die ausstellenden Firmen sollten frühzeitig freundlich daran erinnert werden ihre eigenen Verteiler mit Vorankündigungen zu versorgen. Das sind optimale Multiplikatoren.