Zeitplanung

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Zeitplanung

Die Konferenz wird über viele Monate vorbereitet. Verschiedene Meilensteine müssen zu bestimmten Zeiten erreicht werden.

Zeit	Aktion	Zuständig
ca. April des Vorjahres	Call for Location schreiben und veröffentlichen (PM)	Core-Team
ca. Mai des Vorjahres	Deadline Call for Location	Lokal-Team
Ende Mai des Vorjahres	Entscheidung für den Veranstaltungsort und Ankündigung des Call for Paper und Call for Workshop im August, Eröffnung der Sponsoring und Standbuchungen Pressemeldung dazu veröffentlichen	Core-Team Pressemeldung-Team
Oktober des Vorjahres	Call for Papers / WS schreiben und veröffentlichen und Sponsoringaufruf Pressemeldung dazu veröffentlichen	Programm-Komitee Pressemeldung-Team
November des Vorjahres	Deadline Einreichungen für Call for Papers / WS Pressemeldung dazu veröffentlichen	Speaker Pressemeldung-Team
Dezember des Vorjahres	Auswahl der Vorträge / WS	Programm-Komitee
Dezember des Vorjahres	Bekanntgabe der angenommenen und abgelehnten Vorträge uns Workshops	Programm-Komitee
Januar	Veröffentlichung des Programms (Vorträge und Workshops) und Sponsoring Pressemeldung dazu veröffentlichen	Programm-Komitee Pressemeldung-Team
Januar	Freischaltung der Anmeldung Pressemeldung dazu veröffentlichen	Programm-Komitee Pressemeldung-Team
T-6 Wochen (T=Konferenzbeginn)	Frühbucherrabatt endet Pressemeldung dazu veröffentlichen	Core-Team Pressemeldung-Team
T-6 Wochen	Abgabe Texte für Tagungsband	Speaker
T-3 Wochen	Letzte Details zur Konferenz und Anmeldeschluss Pressemeldung dazu veröffentlichen	Core-Team Pressemeldung-Team
T-2 Wochen	Druck Tagungsband	Tagungsband Editor
T-2 Wochen	Rundmail an Aussteller mit Infos zu (Standskizze mit Ausstattung, Standplan, Anfahrtsmöglichkeiten, Materialversand, Ansprechpartner vor Ort)	Core-Team, Input von Lokal-Team
T-2 Wochen	Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten	Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Woche	Anmeldeschluss Konferenz / WSbr/Vor-Ort-Anmeldungen sind aber möglich!	Core-Team
T-1 Woche	Festlegung Session-Leiter	PK
T-1 Woche	Festlegung des Catering	Lokal-Team
T-5 Tage (Donnerstag vorher)	Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit Begrüßung, lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos)	Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Tag (Dienstag vorher)	Aufbau, Taschenpacken	Lokal-Team
T (Mittwoch morgen)	Aufbau Aussteller	Lokal-Team, Aussteller, Aussteller-Betreuer
T (Mittwoch - Freitag)	Konferenz	Lokal-Team
T (Freitag)	Abbau	Lokal-Team
T+1 Woche	Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz	Core-Team, Pressemeldung-Team
T+2 Wochen	Vorläufige Finanzübersicht	Finanz-Team