Zeitplanung

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Zeitplanung

Die Konferenz wird über viele Monate vorbereitet. Verschiedene Meilensteine müssen zu bestimmten Zeiten erreicht werden.


centerZeit/center centerAktion/center centerZuständig/center
ca. April des Vorjahres Call for Location schreiben und veröffentlichen (PM) Core-Team
ca. Mai des Vorjahres Deadline Call for Location Lokal-Team


Ende Mai des Vorjahres Entscheidung für den Veranstaltungsort und Ankündigung des Call for Paper und Call for Workshop im August, Eröffnung des Sponsoring und Standbuchungen (PM) Core-Team
Oktober des Vorjahres Call for Papers / WS schreiben und veröffentlichen und Sponsoringaufruf (PM) Programm-Komitee


November des Vorjahres Deadline Einreichungen für Call for Papers / WS Speaker
Dezember des Vorjahres Auswahl der Vorträge / WS Programm-Komitee


Dezember des Vorjahres Bekanntgabe der angenommenen und abgelehnten Vorträge uns Workshops Programm-Komitee
Januar Veröffentlichung des Programms (Vorträge und Workshops) und Sponsoring (PM) Programm-Komitee
Januar Freischaltung der Anmeldung (PR) Programm-Komitee


T-6 Wochenbr/(T=Konferenzbeginn) Frühbucherrabatt endet (PR) Core-Team
T-6 Wochen Abgabe Texte für Tagungsband Speaker
T-3 Wochen Letzte Details zur Konferenz und Anmeldeschluss(PR) Core-Team
T-2 Wochen Druck Tagungsband Tagungsband Editor
T-2 Wochen Rundmail an Aussteller mit Infos zu (Standskizze mit Ausstattung, Standplan, Anfahrtsmöglichkeiten, Materialversand, Ansprechpartner vor Ort) Core-Team, Input von Lokal-Team
T-2 Wochen Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Woche Anmeldeschluss Konferenz / WSbr/Vor-Ort-Anmeldungen sind aber möglich! Core-Team
T-1 Woche Festlegung Session-Leiter PK
T-1 Woche Festlegung des Catering Lokal-Team
T-5 Tage (Donnerstag vorher) Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit Begrüßung, lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos) Core-Team, Input von Lokal-Team
T-1 Tag (Montag vorher) Aufbau, Taschenpacken Lokal-Team
T (Dienstag morgen) Aufbau Aussteller Lokal-Team, Aussteller, Aussteller-Betreuer
T (Dienstag-Donnerstag) Konferenz Lokal-Team
T (Donnerstag) Abbau Lokal-Team
T+1 Woche Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz Core-Team
T+2 Wochen Vorläufige Finanzübersicht Finanz-Team