Zeitplanung

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Zeitplanung

Die Konferenz wird über viele Monate vorbereitet. Verschiedene Meilensteine müssen zu bestimmten Zeiten erreicht werden.

Zeit	Aktion	Zuständig
ca. April des Vorjahres	Call for Location schreiben und veröffentlichen (PM)	Konferenzteam Core-Team
ca. Mai des Vorjahres	Deadline Call for Location	Konferenzteam Core-Team
Ende Mai des Vorjahres	Entscheidung Veranstaltungsort und Ankündigung Call for Paper & Call for Workshop (im August), Eröffnung der Sponsoring und Standbuchungen Pressemeldung dazu veröffentlichen	Konferenzteam Core-Team Pressemeldung-Team
Oktober des Vorjahres	Call for Papers / Call for Workshops schreiben und veröffentlichen und Sponsoringaufruf Pressemeldung dazu veröffentlichen	Programm-Komitee Pressemeldung-Team
November des Vorjahres	Deadline Einreichungen für Call for Papers / WS Pressemeldung dazu veröffentlichen	Speaker Pressemeldung-Team
Dezember des Vorjahres	Auswahl der Vorträge / WS	Programm-Komitee
Dezember des Vorjahres	Bekanntgabe der angenommenen und abgelehnten Vorträge uns Workshops	Programm-Komitee
Januar	Veröffentlichung des Programms (Vorträge und Workshops) und Sponsoring Pressemeldung dazu veröffentlichen Lokal Infos zu Anreise, Übernachtung und Ausgehmöglichkeiten bereitstellen	Programm-Komitee Pressemeldung-Team Lokal Team
Januar	Freischaltung der Anmeldung Pressemeldung dazu veröffentlichen	Programm-Komitee Pressemeldung-Team
T-6 Wochen (T=Konferenzbeginn)	Frühbucherrabatt endet Pressemeldung dazu veröffentlichen	Konferenzteam Core-Team Pressemeldung-Team
T-6 Wochen	Abgabe Texte für Tagungsband	Speaker
T-3 Wochen	Letzte Details zur Konferenz und Anmeldeschluss Pressemeldung dazu veröffentlichen	Konferenzteam Core-Team Pressemeldung-Team
T-2 Wochen	Druck Tagungsband	Tagungsband Editor
T-2 Wochen	Rundmail an Aussteller mit Infos zu Standskizze mit Ausstattung, Standplan, Anfahrtsmöglichkeiten, Materialversand, Ansprechpartner vor Ort)	Konferenzteam Core-Team, Input vom Lokal Team
T-2 Wochen	Rundmail an Referenten mit Infos zu Vortragsformalitäten	Konferenzteam Core-Team, Input vom Lokal Team
T-1 Woche	Anmeldeschluss Konferenz / WSbr/Vor-Ort-Anmeldungen sind aber möglich!	Konferenzteam Core-Team
T-1 Woche	Festlegung Session-Leiter	Programm-Komitee
T-1 Woche	Festlegung des Catering	Lokal Team
T-5 Tage (Donnerstag vorher)	Rundmail Orga-Team an Teilnehmer mit Begrüßung, lokalen Hinweisen (ÖPNV, unofficial start, Anfahrtsskizze, WLAN-Infos), Hinweisen zur Konferenz	Konferenzteam Core-Team, Input von Lokal Team
T-1 Tag (Dienstag vorher)	Aufbau, Taschenpacken	Lokal Team
T (Mittwoch morgen)	Aufbau Aussteller	Lokal Team, Aussteller, Aussteller-Betreuer
T (Mittwoch - Freitag)	Konferenz	Lokal Team
T (Freitag)	Abbau	Lokal Team
T+1 Woche	Presseerklärung zum Abschluss der Konferenz	Konferenzteam Core-Team, Pressemeldung-Team
T+2 Wochen	Vorläufige Finanzübersicht	Schatzmeister