Teilnehmerbetreuung

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Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.

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Teilnehmerbetreuung

Für die Betreuung der Teilnehmer ist der Teilnehmer-Koordinator zuständig.

Anmeldung

Anmeldung vor der Konferenz

Die Anmeldung vor der Konferenz findet ausschließlich Online über ein Webformular im CiviCRM statt. Es wird automatisch eine Rechnung erstellt. CiviCRM wird durch den FOSSGIS e.V. betrieben und gepflegt.

Der Teilnehmerkoordinator sorgt für die regelmäßige Überprüfung der Zahlungseingänge und Markierung der entsprechenden Anmeldungen im Vorfeld und kurz nach der Konferenz. Für nicht eingegangene Beträge sind Mahnungen zu schreiben.

Es muss klar kommuniziert werden, wann Anmeldeschluß ist und was man machen soll, wenn man sich nicht mehr rechtzeitig angemeldet hat. Neben dem Hinweis, dass die Anmeldung geschlossen ist, sollten Hinweise erscheinen, was man tun kann, wenn man sich nicht rechtzeitig angemeldet hat. Es ist in jedem Fall möglich einfach vorbeizukommen, jedoch riskiert man bei teilnehmerbeschränkten Veranstaltungen keinen Platz mehr zu bekommen. Bitte keine E-Mails an einzelne Leute im Verein, das verursacht nur Durcheinander.

Anmeldung auf der Konferenz

Muss nachträglich dokumentiert und in das CiviCRM eingetragen werden.

Registrierung der Teilnehmer auf der Konferenz

Es gibt eine Anmeldung, die ausreichend dimensioniert sein muss, um mehrere Teilnehmer gleichzeitig bedienen zu können. Zu den Hochzeiten beim Beginn der Konferenz (Mittwochfrüh für Workshop-Teilnehmer, Mittwochmittag kurz vor Konferenz-Beginn, Donnerstagmorgen für Leute, die Mittwoch noch nicht dabei waren) müssen hier mehrere Hiwis die Registrierung durchführen. Zu anderen Zeiten reicht ein einzelner Hiwi.

Ablauf:

  • Teilnehmer kommen an und nennen ihren Namen
  • Name wird in der ausgedruckten Anmeldeliste überprüft und abgehakt
  • Wenn der Teilnehmer sich nicht im Vorfeld angemeldet hat, wird er in eine zusätzliche Liste eingetragen
  • Wenn der Teilnehmer noch nicht bezahlt hat, bekommt er die Gelegenheit gleich bar zu bezahlen
  • Wenn der Teilnehmer zusätzliche Veranstaltungen (zum Beispiel Social Event) buchen will, kann er das ggf. tun.
  • Der Teilnehmer bekommt sein Namensschild, ggf. wird von Hand ein Schild beschriftet
  • Der Teilnehmer bekommt eine Konferenz-Tasche mit Inhalt
  • Der Teilnehmer bekommt, entweder wenn er/sie zahlender Konferenzteilnehmer ist oder einen Workshop gebucht hat ein T-Shirt in der gewünschten Größe
  • Ggf. wird der Teilnehmer auf wichtige Informationen hingewiesen, die es nicht mehr in die schriftlichen Unterlagen geschafft haben

Für schwierige Fragen, z.B. bei überbuchten Veranstaltungen, Leuten, die nicht auf der Liste sind usw. muss ein Ansprechpartner für die Hiwis vor Ort sein, der schnell und unbürokratisch solche Probleme lösen kann. Er muss sich mit dem Anmeldesystem auskennen und befugt sein, Entscheidungen zu treffen.

Programm

Die Teilnehmer brauchen Informationen über das Programm. Sowohl im Vorfeld, um sich entscheiden zu können, was für sie interessantes dabei ist, als auch auf der Konferenz selbst.

Das Programm wird in mehreren Varianten zur Verfügung gestellt:

  • Online auf der Konferenz-Webseite. Es gibt hier für jeden Tag eine Programmübersicht und zu jedem Vortrag eine Detailseite mit Abstract.
  • In den Tagungstaschen bekommt jeder Teilnehmer ein ausgedrucktes Programm. Das muss übersichtlich gestaltet sein, am besten eine Seite pro Tag oder dergl.
  • An strategischen Stellen im Konferenzbereich (Anmeldung, Catering-Bereich, vor den Hörsälen) wird jeweils ein groß ausgedrucktes Programm ausgehängt. Ggf. wird nur das Programm für den aktuellen Tag ausgehängt (und natürlich abends dann ausgetauscht), das spart Platz und macht es einfacher, schnell die nötige Information zu finden.

Da sich das Programm auch sehr kurzfristig ändern kann (z.B. wenn ein Vortragender ausfällt), sollten die Programme möglichst spät gedruckt werden. Nach dem Druck müssen sie manuell aktualisiert werden, z.B. durch Überschreiben von Hand oder auch durch Überkleben. Änderungen müssen auch bei der Begrüßung oder von den Sessionleitern bekanntgegeben werden.

Taschen

Jeder Konferenzteilnehmer erhält eine Konferenz-Tasche.

Tasche

Es wird eine bedruckte Stofftasche verwendet. Kriterien für die Auswahl der Tasche sind:

  • geeignet für Inhalte in A4-Format
  • bedruckbar

Um die Organisation der Konferenz-Tasche kümmert sich der Taschen-Beauftragte.

Inhalt

  • Kugelschreiber (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
  • Schreibblock (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
  • Programm der Konferenz
  • Telnhemerfeedbackbogen
  • Weitere Informationen zur Konferenz nach Bedarf:
    • Social Event
    • Internet-Zugang
    • Stadtplan, Lageplan
    • ...
  • Vom FOSSGIS e.V. / OSGeo:
    • Prospekt FOSSGIS e.V.
    • Anmeldeformular FOSSGIS-Mitgliedschaft
    • Flyer zu FOSSGIS/OSGeo-Projekten
    • OSGeoLive DVD
    • Informationen zu kommenden Veranstaltungen und dergl.
    • ...
  • Prospekte, Flyer usw. der Sponsoren (siehe unter Sponsoring)

Taschen packen

Das Lokal-Team organisiert das Packen der Taschen durch die Hiwis am Dienstag vor der Konferenz. Dabei können natürlich bereits anwesende Orga-Mitglieder helfen.

Es ist sinnvoll vor der Konferenz eine Packliste vorzubereiten, die auflistet, was alles in die Taschen soll. Dann ist man vor Ort sicher, dass man auch alle Dinge zusammen hat. Meist gibt es etwas Chaos, bis alle Sendungen gefunden sind usw. Zur Zusammenstellung dieser Packliste sollte Input vom Teilnehmerbetreuer und vom Ausstellungs- und Sponsorenkoordinator kommen. Der Ausstellungs- und Sponsorenkoordinator sollte wissen, welche Sponsoren welche Dinge schicken wollen (manchmal schicken Aussteller auch Pakete mit Prospekten und dergl. die nicht für die Taschen gedacht sind, sondern für den Ausstellerstand bestimmt sind).

Zum Packen wird das vorhandene Material ausgepackt und auf einer Reihe von Tischen ausgelegt. Die Taschen kommen ganz an den Anfang. Ein Helfer nimmt sich immer eine Tasche und packt dann nacheinander alles ein.

Es müssen vor dem ersten Tag nicht unbedingt alle Taschen gepackt werden, weil viele Teilnehmer erst später kommen und man ggf. nachpacken kann. Gepackte Taschen brauchen viel mehr Raum als Pakete mit Papier.

Es muss einen Ort geben, an dem die gepackten Taschen über Nacht gelagert werden können.

T-Shirts

Zahlende Teilnehmer (für Workshop oder Konferenz) erhalten ein T-Shirt, das im Beitrag enthalten ist. Nicht-Zahlende Teilnehmer können ein T-Shirt kaufen. (Wenn jemand kein T-Shirt will kann er das Geld dafür nicht erstattet bekommen.)

Hier sollten Infos zu Erfahrungen stehen, wieviele T-Shirts wir brauchen in den verschiedenen Größen und wie das mit Design und Druck so läuft.

Außerdem gibt es T-Shirts für Orga/Hiwis in anderem Design und/oder anderer Farbe, damit sie auf der Konferenz leicht zu erkennen sind.

T-Shirt Bestellungen der letzten Konferenzen

2010: 500 T-Shirts (hauptsächlich M und L)

2011: 350 T-Shirts (hauptsächlich M und L) + 40 fürs Orga Team

2012: 275 T-Shirts (40xS, 95xM, 95xL, 45XL) + 25 fürs Orgateam (8xM, 10xL, 7xXL)

Lageplan, Anfahrtsbeschreibung

Es ist Aufgabe des Lokal-Teams Stadtpläne, Lagepläne oder Anfahrtsbeschreibungen zu allen wichtigen Orten (Konferenz, Social Event, ggf. Hotel usw.) zusammenzustellen (bevorzugt OpenStreetMap). Sowohl für die Webseite als auch gedruckt für die Teilnehmer vor Ort.

Hotels

Das Lokalteams muss im Vorfeld erkunden, welche Hotels oder anderen Übernachtungsmöglichkeiten es gibt. Dabei kann es auch mit der Tourismusinformation oder dergl. zusammenarbeiten.

Eventuell können auch Kontingente in dem einen oder anderen Hotel gebucht werden. Der typische Deal dabei ist, dass Teilnehmer die Zimmer verbillligt bekommen, wenn sie angeben, dass sie zur Konferenz gehören. Dafür wird das Hotel auf den Webseiten der Veranstaltung beworben. Vorteil eines solchen Vorgehens ist auch, dass viele Teilnehmer im gleichen Hotel sind und daher mehr Gelegenheit zur Interaktion haben.

Weitere lokale Informationen

Das Lokalteam sollte Informationen zusammenstellen zu:

  • ÖPNV-Anbindung mit Infos und Empfehlungen zu Zonen, Ticketkategorien und Preisen.
  • Wo bekommt man was zu Essen? Wo kann man abends ausgehen, wenn man nicht am offiziellen Abendprogramm teilnimmt?
  • Nett sind auch ein paar touristische Informationen zu Sehenswürdigkeiten oder Besonderheiten der Stadt, wenn Teilnehmer vielleicht noch das anschließende Wochenende bleiben wollen.

Internet-Zugang

Alle Teilnehmer können kostenfrei und unbeschränkt über WLAN Internet nutzen (siehe Technik).

Garderobe

Es sollte eine Garderobe für Jacken und Taschen bereitgestellt werden. Insbesondere am letzten Tag haben vielen Teilnehmer bereits aus dem Hotel ausgecheckt und kommen mit ihren Taschen. Eine echte bewachte Garderobe ist zu aufwändig, aber eventuell gibt es einen Raum in der Nähe der Anmeldung, der wenigstens halbwegs im Blickfeld der dortigen Hiwis ist.