Teilnehmerbetreuung: Unterschied zwischen den Versionen

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''''Fazit'''': wenn die Motive für den Druck rechtzeitig zur Verfügung stehen, sollte bedruckten T-Shirts- und Taschen nichts im Wege stehen - es muss sich jemand drum kümmern --> T-Shirt-Koordinator.
''Fazit'': wenn die Motive für den Druck rechtzeitig zur Verfügung stehen, sollte bedruckten T-Shirts- und Taschen nichts im Wege stehen - es muss sich jemand drum kümmern --> T-Shirt-Koordinator [http://www.fossgis.de/wiki/2013/Organisationsteam#Verantwortliche].


== Lageplan, Anfahrtsbeschreibung ==
== Lageplan, Anfahrtsbeschreibung ==

Version vom 9. November 2012, 09:37 Uhr

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Diese Wiki-Seite ist Teil des FOSSGIS-Konferenz-Handbuchs.

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Teilnehmerbetreuung

Für die Betreuung der Teilnehmer ist der Teilnehmer-Koordinator zuständig.

Anmeldung

Anmeldung vor der Konferenz

Die Anmeldung vor der Konferenz findet ausschließlich Online über ein Webformular im CiviCRM statt. Es wird automatisch eine Rechnung erstellt. CiviCRM wird durch den FOSSGIS e.V. betrieben und gepflegt.

Der Teilnehmerkoordinator sorgt für die regelmäßige Überprüfung der Zahlungseingänge und Markierung der entsprechenden Anmeldungen im Vorfeld und kurz nach der Konferenz. Für nicht eingegangene Beträge sind Mahnungen zu schreiben.

Es muss klar kommuniziert werden, wann Anmeldeschluß ist und was man machen soll, wenn man sich nicht mehr rechtzeitig angemeldet hat. Neben dem Hinweis, dass die Anmeldung geschlossen ist, sollten Hinweise erscheinen, was man tun kann, wenn man sich nicht rechtzeitig angemeldet hat. Es ist in jedem Fall möglich einfach vorbeizukommen, jedoch riskiert man bei teilnehmerbeschränkten Veranstaltungen keinen Platz mehr zu bekommen. Bitte keine E-Mails an einzelne Leute im Verein, das verursacht nur Durcheinander.

Anmeldung auf der Konferenz

Muss nachträglich dokumentiert und in das CiviCRM eingetragen werden.

Registrierung der Teilnehmer auf der Konferenz

Es gibt eine Anmeldung, die ausreichend dimensioniert sein muss, um mehrere Teilnehmer gleichzeitig bedienen zu können. Zu den Hochzeiten beim Beginn der Konferenz (Mittwochfrüh für Workshop-Teilnehmer, Mittwochmittag kurz vor Konferenz-Beginn, Donnerstagmorgen für Leute, die Mittwoch noch nicht dabei waren) müssen hier mehrere Hiwis die Registrierung durchführen. Zu anderen Zeiten reicht ein einzelner Hiwi.

Ablauf:

  • Teilnehmer kommen an und nennen ihren Namen
  • Name wird in der ausgedruckten Anmeldeliste überprüft und abgehakt
  • Wenn der Teilnehmer sich nicht im Vorfeld angemeldet hat, wird er in eine zusätzliche Liste eingetragen
  • Wenn der Teilnehmer noch nicht bezahlt hat, bekommt er die Gelegenheit gleich bar zu bezahlen
  • Wenn der Teilnehmer zusätzliche Veranstaltungen (zum Beispiel Social Event) buchen will, kann er das ggf. tun.
  • Der Teilnehmer bekommt sein Namensschild, ggf. wird von Hand ein Schild beschriftet
  • Der Teilnehmer bekommt eine Konferenz-Tasche mit Inhalt
  • Der Teilnehmer bekommt, entweder wenn er/sie zahlender Konferenzteilnehmer ist oder einen Workshop gebucht hat ein T-Shirt in der gewünschten Größe
  • Ggf. wird der Teilnehmer auf wichtige Informationen hingewiesen, die es nicht mehr in die schriftlichen Unterlagen geschafft haben

Für schwierige Fragen, z.B. bei überbuchten Veranstaltungen, Leuten, die nicht auf der Liste sind usw. muss ein Ansprechpartner für die Hiwis vor Ort sein, der schnell und unbürokratisch solche Probleme lösen kann. Er muss sich mit dem Anmeldesystem auskennen und befugt sein, Entscheidungen zu treffen.

Programm

Die Teilnehmer brauchen Informationen über das Programm. Sowohl im Vorfeld, um sich entscheiden zu können, was für sie interessantes dabei ist, als auch auf der Konferenz selbst.

Das Programm wird in mehreren Varianten zur Verfügung gestellt:

  • Online auf der Konferenz-Webseite. Es gibt hier für jeden Tag eine Programmübersicht und zu jedem Vortrag eine Detailseite mit Abstract.
  • In den Tagungstaschen bekommt jeder Teilnehmer ein ausgedrucktes Programm. Das muss übersichtlich gestaltet sein, am besten eine Seite pro Tag oder dergl.
  • An strategischen Stellen im Konferenzbereich (Anmeldung, Catering-Bereich, vor den Hörsälen) wird jeweils ein groß ausgedrucktes Programm ausgehängt. Ggf. wird nur das Programm für den aktuellen Tag ausgehängt (und natürlich abends dann ausgetauscht), das spart Platz und macht es einfacher, schnell die nötige Information zu finden.

Da sich das Programm auch sehr kurzfristig ändern kann (z.B. wenn ein Vortragender ausfällt), sollten die Programme möglichst spät gedruckt werden. Nach dem Druck müssen sie manuell aktualisiert werden, z.B. durch Überschreiben von Hand oder auch durch Überkleben. Änderungen müssen auch bei der Begrüßung oder von den Sessionleitern bekanntgegeben werden.

Taschen

Jeder Konferenzteilnehmer erhält eine Konferenz-Tasche.

Tasche

Es wird eine bedruckte Stofftasche verwendet. Kriterien für die Auswahl der Tasche sind:

  • geeignet für Inhalte in A4-Format
  • bedruckbar

Um die Organisation der Konferenz-Tasche kümmert sich der Taschen-Beauftragte.

Inhalt

  • Kugelschreiber (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
  • Schreibblock (eventuell gesponsort, siehe unter Sponsoring)
  • Programm der Konferenz
  • Telnhemerfeedbackbogen
  • Weitere Informationen zur Konferenz nach Bedarf:
    • Social Event
    • Internet-Zugang
    • Stadtplan, Lageplan
    • ...
  • Vom FOSSGIS e.V. / OSGeo:
    • Prospekt FOSSGIS e.V.
    • Anmeldeformular FOSSGIS-Mitgliedschaft
    • Flyer zu FOSSGIS/OSGeo-Projekten
    • OSGeoLive DVD
    • Informationen zu kommenden Veranstaltungen und dergl.
    • ...
  • Prospekte, Flyer usw. der Sponsoren (siehe unter Sponsoring)

Taschen packen

Das Lokal-Team organisiert das Packen der Taschen durch die Hiwis am Dienstag vor der Konferenz. Dabei können natürlich bereits anwesende Orga-Mitglieder helfen.

Es ist sinnvoll vor der Konferenz eine Packliste vorzubereiten, die auflistet, was alles in die Taschen soll. Dann ist man vor Ort sicher, dass man auch alle Dinge zusammen hat. Meist gibt es etwas Chaos, bis alle Sendungen gefunden sind usw. Zur Zusammenstellung dieser Packliste sollte Input vom Teilnehmerbetreuer und vom Ausstellungs- und Sponsorenkoordinator kommen. Der Ausstellungs- und Sponsorenkoordinator sollte wissen, welche Sponsoren welche Dinge schicken wollen (manchmal schicken Aussteller auch Pakete mit Prospekten und dergl. die nicht für die Taschen gedacht sind, sondern für den Ausstellerstand bestimmt sind).

Zum Packen wird das vorhandene Material ausgepackt und auf einer Reihe von Tischen ausgelegt. Die Taschen kommen ganz an den Anfang. Ein Helfer nimmt sich immer eine Tasche und packt dann nacheinander alles ein.

Es müssen vor dem ersten Tag nicht unbedingt alle Taschen gepackt werden, weil viele Teilnehmer erst später kommen und man ggf. nachpacken kann. Gepackte Taschen brauchen viel mehr Raum als Pakete mit Papier.

Es muss einen Ort geben, an dem die gepackten Taschen über Nacht gelagert werden können.

T-Shirts

Zahlende Teilnehmer (für Workshop oder Konferenz) erhalten ein T-Shirt, das im Beitrag enthalten ist. Nicht-Zahlende Teilnehmer können ein T-Shirt kaufen. (Wenn jemand kein T-Shirt will kann er das Geld dafür nicht erstattet bekommen.)

Infos zu Erfahrungen, wieviele T-Shirts wir brauchen (welche verschiedenen Größen) und wie das mit Design und Druck so läuft.

  • Im Jahr 2012 war Anton (HS Anhalt Dessau) so lieb und hat Designs für Taschen und T-Shirts entworfen. Die Druckvorlagen werden nach Absprache geliefert (png, pdf). Es muss genau gesagt werden, welche Größe der Druck haben soll. Am besten telefonisch mit dem jeweiligen Ansprechpartner aushandeln.
  • Die T-Shirts wurden bestellt bei einem lokalen Anbieter in Dessau: http://copyxxl.de/ Ansprechpartnerin war Frau Lange (es war etwas komplziert, hat aber alles geklappt, der Preis war vergleichsweise gut).
  • Es sollte T-Shirts für Organisationsteam/Localteam/Hiwis in einer anderen Farbe geben, damit sie auf der Konferenz leicht zu erkennen sind. Damit das Localteam nicht 3 Tage lang dasselbe T-Shirt anziehen muss, sollte es mehrere Exemplare geben.
  • T-Shirt Bestellungen der letzten Konferenzen

2010: 500 T-Shirts (hauptsächlich M und L)

2011: 350 T-Shirts (hauptsächlich M und L) + 40 fürs Orga Team

2012: 275 T-Shirts (40 x S, 95 x M, 95 x L, 45 x XL) + 25 fürs Orgateam (8 x M, 10 x L, 7 x XL) Hinweis zu 2012: es waren zu wenig, weil am Anfang jeder Teilnehmer ein T-Shirt bekommen hatte.


Fazit: wenn die Motive für den Druck rechtzeitig zur Verfügung stehen, sollte bedruckten T-Shirts- und Taschen nichts im Wege stehen - es muss sich jemand drum kümmern --> T-Shirt-Koordinator [1].

Lageplan, Anfahrtsbeschreibung

Es ist Aufgabe des Lokal-Teams Stadtpläne, Lagepläne oder Anfahrtsbeschreibungen zu allen wichtigen Orten (Konferenz, Social Event, ggf. Hotel usw.) zusammenzustellen (bevorzugt OpenStreetMap). Sowohl für die Webseite als auch gedruckt für die Teilnehmer vor Ort.

Hotels

Das Lokalteams muss im Vorfeld erkunden, welche Hotels oder anderen Übernachtungsmöglichkeiten es gibt. Dabei kann es auch mit der Tourismusinformation oder dergl. zusammenarbeiten.

Eventuell können auch Kontingente in dem einen oder anderen Hotel gebucht werden. Der typische Deal dabei ist, dass Teilnehmer die Zimmer verbillligt bekommen, wenn sie angeben, dass sie zur Konferenz gehören. Dafür wird das Hotel auf den Webseiten der Veranstaltung beworben. Vorteil eines solchen Vorgehens ist auch, dass viele Teilnehmer im gleichen Hotel sind und daher mehr Gelegenheit zur Interaktion haben.

Weitere lokale Informationen

Das Lokalteam sollte Informationen zusammenstellen zu:

  • ÖPNV-Anbindung mit Infos und Empfehlungen zu Zonen, Ticketkategorien und Preisen.
  • Wo bekommt man was zu Essen? Wo kann man abends ausgehen, wenn man nicht am offiziellen Abendprogramm teilnimmt?
  • Nett sind auch ein paar touristische Informationen zu Sehenswürdigkeiten oder Besonderheiten der Stadt, wenn Teilnehmer vielleicht noch das anschließende Wochenende bleiben wollen.

Internet-Zugang

Alle Teilnehmer können kostenfrei und unbeschränkt über WLAN Internet nutzen (siehe Technik).

Garderobe

Es sollte eine Garderobe für Jacken und Taschen bereitgestellt werden. Insbesondere am letzten Tag haben viele Teilnehmer bereits aus dem Hotel ausgecheckt und kommen mit ihren Taschen. Eine echte bewachte Garderobe ist zu aufwändig, aber eventuell gibt es einen Raum in der Nähe der Anmeldung, der wenigstens halbwegs im Blickfeld der dortigen Hiwis ist.


Catering

Zu den wichtigen Dingen der Konferenz gehört die Versorgung der Teilnehmer mit Essen und Getränken.

  • Die Versorgung findet in den Pausen statt.
  • Bewährt hat sich hier, dass in den Pausen zwischen den Vorträgen belegte Brötchen oder Häppchen sowie Getränke (Wasser, Saft, Kaffee, Tee) gereicht werden.
  • Zu Mittag wird außerdem ein warmes Mittagessen (Suppe oder dergleichen) angeboten.
  • Dazu kann die Unimensa oder ein regionaler Cateringanbieter angefragt werden (Angebote dokumentieren]).


Tagungsband

Für die Konferenz wird ein Tagungsband zusammengestellt, der die Beiträge der Vortrags-Referenten enthält.

  • Jede Teilnehmer:in erhält einen Tagungsband,, wenn dieser bei der Anmeldung bestellt wurde als gedrucktes Exemplar. Er ist außerdem
  • als PDF öffentlich zum Download erhältlich.
  • Der Tagungsband hat eine ISBN.
  • Ziel des Tagungsbandes ist eine Konferenzdokumentation sowie auch eine Zusammenfassung für Interessenten, die nicht an der Konferenz teilnehmen konnten und für Teilnehmer, die einen Vortrag nicht hören konnten.
  • Der Tagungsband liefert die Kerninfomationen zum jeweiligen Vortrag.
  • Jeder Vortragende ist aufgefordert, einen Text, der die Kerninformation des Vortrages enthält zu verfassen und abzuliefern. Wenn der Vortragende mehr Informationen, weitere Details und Bilder beitragen möchte so ist das möglich.
  • Der Text wird zusammen mit einem Vorwort in einem gebundenen Heft jedem Teilnehmer zur Verfügung gestellt sowie als PDF-Download veröffentlicht.
  • Wenn kein Text kommt, wird die Beschreibung zur Vortragseinreichung verwendet.
  • Letzter Abgabetermin des Textes sind 8 Wochen vor Konferenzbeginn.

E-Mail an die Vortragenden

die folgenden Autorenhinweise stehen in der Dokumentvorlage (s.u.), bitte auch in die Email an die Autoren bei der Vortragszusage aufnehmen:

  • Dateiname bitte nach folgendem Muster: fossgis_jahr_titel_Nachname.odt/doc. Beispiel: fossgis_2013_Berühmte_klingonische_Geoinformatiker_Picard.odt. Bei langen Titeln genügen die ersten Worte, bei mehreren Autoren bitte der im Programm zuerst genannte.
  • Grafiken bitte einfügen, nicht verknüpfen
  • Bitte verwenden Sie nur die vorhandenen Formatvorlagen und ändern diese nicht
  • Abbildungen bitte manuell nummerieren (automatische Nummerierung ist zwar praktisch, aber ergibt aber erfahrungsgemäß im zusammengefügten Tagungsband Chaos)
  • Abbildungsbeschriftungen mit der Abbildung verknüpfen, wenn die durcheinander purzeln, haben wir kaum eine Chance sie wieder richtig zu zu ordnen (in OpenOffice / Libre Office rechter Mausklick auf Abbildung, 'Beschriftung' wählen, Text eingeben, OK klicken und anschließend Nummerierung von Hand ersetzen (s.o.)
  • Beachten Sie dass der Tagungsband in s/w gedruckt wird, Abbildungen sollten also auch in Graustufen lesbar sein
  • Bitte achten Sie auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung, denn für die Kontrolle dessen bleibt meist keine Zeit.

Die Beachtung dieser Hinweise vereinfacht uns die Erstellung des Tagungsbandes, erspart uns langwierige Formatierungsarbeiten und erleichtert die Zusammenstellung der Beiträge in der richtigen Reihenfolgen. Da wir die Zusammenstellung des Tagungsbandes nicht nach Zeit bezahlt bekommen, sondern ihn ehrenamtlich in unserer Freizeit erstellen, sind wir Ihnen mehr als dankbar!

Dokumentvorlage für Autoren

  • gute Erfahrung mit OpenOffice-Vorlage (es fragt regelmäßig ca. 1 Autor warum nicht latex, aber damit könnten die meisten nichts anfangen).
  • auch Word-Vorlage verteilen, einige wenige nutzen das, weil Sie (im Dienst) keine OO haben
  • Autoren deutlich darauf hinweisen, die Formatvorlagen zu benutzen und nichts manuell zu formatieren
  • Autoren sollten außerdem eine Empfangsbestätigung für den eingesandten Beitrag erhalten und im Vorfeld darauf hingewiesen werden, dass sie nachfragen sollten, wenn Sie keine erhalten (es gab schon Beiträge, die nicht gedruckt wurden, weil diese aus technischen Gründen nicht angekommen sind, das ist ärgerlich und muss nicht passieren).

Vorlage:

Die Tagungsband-Templates 
* für MS Word (dotx): Tagungsband-Template_2023.dotx 
* LibreOffice (ott): Tagungsband-Template_2023.ott

Einband

  • bekommt die Druckerei als gesondertes PDF
  • ist als 1 Seite zu liefern: Rückseite, Rücken, Vorderseite nebeneinander auf DIN A3 + Rückenstärke
  • rechtzeitiges Einfordern der Sponsorenlogos im druckfähigen Format, es hat sich bewährt, das über den 'Sponsoren-Beauftragten' zu machen, da der die Kontaktdaten hat
  • bei den Logos beachten, wer Sponsor und wer Veranstalter ist
  • Titelbild: Es bietet sich an das Taschen- oder T-Shirtlogo zu verwenden. Gerne kann innerhalb des Orgateams auch ein Tagungsbandlogo entstehen.

Druckerei

  • bisher gute Erfahrung mit http://www.schaltungsdienst.de/, Ansprechpartner: Herr Bischof
  • Rechnung geht direkt an den Verein
  • zukünftig bei der Beauftragung darauf hinweisen, dass die Bücher nicht einzeln eingeschweißt werden sollen.

ISBN

  • muss vom Verein beantragt und bezahlt werden (Konferenzorga)
  • Wichtig: ISBN muss auf den Einband / von außen sichtbar sein

Impressum

Der Tagungsband muss ein Impressum nach dem Landespressegesetz bzw. Landesmediengesetz haben: Druckwerk müssen Name oder Firma und Postanschrift des Druckers und des Verlegers, beim Selbstverlag des Verfassers oder des Herausgebers, genannt sein.

Zeitplan

  • Autoren sollten 6-8 Wochen Zeit haben ihren Beitrag zu verfassen, aber auch länger
  • Einreichungsschluss mind. 2 Wochen vor Drucktermin, 4 Wochen vor Konferenz, je eher desto besser
  • Drucktermin ca. 2 Wochen vor Konferenz (Andruck), genaueres mit Druckerei besprechen
  • ISBN spätestens 4 Wochen vor Drucktermin beantragen
  • Kontaktaufnahme mit Druckerei (Angebot, Drucktermin, Versand) mind. 4 Wochen vor Druck
  • Bis zu Druckfreigabe Klärung mit Lokalteam, wohin die Tagungsbände geliefert werden sollen

Tagungsbände der FOSSGIS-Konferenz

Tagungsband 2008

Tagungsband 2009

Tagungsband 2010

Tagungsband 2011

Tagungsband 2012

Tagungsband 2013

Tagungsband 2014

Tagungsband 2015

Tagungsband 2016

Tagungsband 2017

Tagungsband 2018

Tagungsband 2019

Tagungsband 2020

Tagungsband 2021

Tagungsband 2022

Tagungsband 2023

Tagungsband 2024