Tagungsband

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Tagungsband

Für die Konferenz wird ein Tagungsband zusammengestellt, der die Beiträge der Vortrags-Referenten enthält. Die Referenten sind aufgefordert entsprechende Texte zu schreiben. Alle sollten auch einen Text abliefern, wenn aber kein Text kommt, so wird der Abstract von der Vortragseinreichung verwendet.

Der Tagungsband wird gedruckt an die Teilnehmer verteilt. Er ist außerdem als PDF öffentlich zum Download erhältlich. Der Tagungsband hat eine ISBN.

eMail an die Vortragenden

die folgenden Autorenhinweise stehen in der Dokumentvorlage (s.u.), bitte auch in die Email an die Autoren bei der Vortragszusage aufnehmen:

• Dateiname bitte nach folgendem Muster: fossgis_jahr_titel_Nachname.odt/doc. Beiepiel: fossgis_2013_Berühmte_klingonische_Geoinformatiker_Picard.odt. Bei langen Titeln genügen die ersten Worte, bei mehreren Autoren bitte der im Programm zuerst genannte.
• Grafiken bitte einfügen, nicht verknüpfen
• Bitte verwenden Sie nur die vorhandenen Formatvorlagen und ändern diese nicht
• Abbildungen bitte manuell nummerieren (automatische Nummerierung ist zwar praktisch, aber ergibt aber erfahrungsgemäß im zusammengefügten Tagungsband Chaos)
• Abbildungsbeschriftungen mit der Abbildung verknüpfen, wenn die durcheinander purzeln, haben wir kaum eine Chance sie wieder richtig zu zu ordnen (in OpenOffice / Libre Office rechter Mausklick auf Abbildung, 'Beschriftung' wählen, Text eingeben, OK klicken und anschließend Nummerierung von Hand ersetzen (s.o.)
• Beachten Sie dass der Tagungsband in s/w gedruckt wird, Abbildungen sollten also auch in Graustufen lesbar sein
• Bitte achten Sie auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung, denn für die Kontrolle dessen bleibt meist keine Zeit.

Die Beachtung dieser Hinweise vereinfacht uns die Erstellung des Tagungsbandes, erspart uns langwierige Formatierungsarbeiten und erleichtert die Zusammenstellung der Beiträge in der richtigen Reihenfolgen. Da wir die Zusammenstellung des Tagungsbandes nicht nach Zeit bezahlt bekommen, sondern ihn ehrenamtlich in unserer Freizeit erstellen, sind wir Ihnen mehr als dankbar!

Dokumentvorlage für Autoren

• gute Erfahrung mit OpenOffice-Vorlage (es fragt regelmäßig ca. 1 Autor warum nicht latex, aber damit könnten die meisten nichts anfangen): Datei:Fossgis template tagungsband.zip
• aber auch Word-Vorlage verteilen, einige wenige nutzen das, weil Sie (im Dienst) keine OO haben
• Autoren deutlich darauf hinweisen, die Formatvorlagen zu benutzen und nichts manuell zu formatieren
• Autoren sollten außerdem eine Empfangsbestätigung für den eingesandten Beitrag erhalten und im Vorfeld darauf hingewiesen werden, dass sie nachfragen sollten, wenn Sie keine erhalten (2010 gab es einen Beitrag, der nicht gedruckt wurde, weil er aus technischen Gründen nicht angekommen ist, ärgerlich)

Einband

• bekommt die Druckerei als gesondertes PDF
• ist als 1 Seite zu liefern: Rückseite, Rücken, Vorderseite nebeneinander auf DIN A3 + Rückenstärke
• rechtzeitiges Einfordern der Sponsorenlogos im druckfähigen Format, es hat sich bewährt, das über den 'Sponsoren-Beauftragten' zu machen, da der die Kontaktdaten hat
• bei den Logos beachten, wer Sponsor und wer Veranstalter ist
• Titelbild: Es bietet sich an das Taschen- oder T-Shirtlogo zu verwenden. Gerne kann innerhalb des Orgateams auch ein Tagungsbandlogo entstehen.

Druckerei

• bisher gute Erfahrung mit http://www.schaltungsdienst.de/, Ansprechpartner: Herr Bischof
• Rechnung geht direkt an den Verein
• zukünftig bei der Beauftragung darauf hinweisen, dass die Bücher nicht einzeln eingeschweißt werden sollen.

ISBN

• muss vom Verein beantragt und bezahlt werden
• hat bisher Georg gemacht, dar kann da sicher auch weitere Infos liefern
• Wichtig: ISBN muss auf den Einband / von außen sichtbar sein

Impressum

Der Tagungsband muss ein Impressum nach dem Landespressegesetz bzw. Landesmediengesetz haben: Druckwerk müssen Name oder Firma und Anschrift des Druckers und des Verlegers, beim Selbstverlag des Verfassers oder des Herausgebers, genannt sein.

Bitte hier eine Vorlage einfügen:

...

Zeitplan

• Autoren sollten 6-8 Wochen Zeit haben ihren Beitrag zu verfassen, aber auch länger
• Einreichungsschluss mind. 2 Wochen vor Drucktermin, 4 Wochen vor Konferenz, je eher desto besser
• Drucktermin ca. 2 Wochen vor Konferenz (Andruck), genaueres mit Druckerei besprechen
• ISBN spätestens 4 Wochen vor Drucktermin beantragen
• Kontaktaufnahme mit Druckerei (Angebot, Drucktermin, Versand) mind. 4 Wochen vor Druck
• Bis zu Druckfreigabe Klärung mit Lokalteam, wohin die Tagungsbände geliefert werden sollen