Konferenzanmeldung

Konferenzanmeldung

Anforderungen

• Erstellung von Events (Konferenz inkl. Workshops, Abendessen, Vorträgen etc...)
• verteilte Planung, Multiuser, Arbeitsgruppen
• Unterstützung für Abrechnung, Erstellung von Einladung/Rechnung/CFP
• Verwaltung von Papers u. eingereichten Unterlagen
• Teilnehmermanagement (Gesamtzahl, pro Event)
• über Browser bedienbar
• Konflikthandling (parallele Veranstaltungen etc)
• Auswertungen (wieviel angemeldet, pro Event, "Stammgäste")

• Kontaktdatenaufnahme
  • Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Email, Rechnungsanschrift, Teilnehmerrolle, Namensschildaufdruck, ...
• zeitliche gesteuerte Anmeldung

Probleme

• Rechnungsstellung

Auf einer Rechnung müssen nach deutschem Gesetz einige Pflichtangaben gemacht werden, die mir bekannten sind:

• • vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers sowie des Leistenden
  • Steuer- oder Umsatzstuer-Identnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung/Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
  • Entgelt nach Steuersätzen
  • Steuersatz und Steuerbetrag

Ich war immer der Meinung, die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein. Dies würde ein großes Problem nach sich ziehen: Mit dem CMS ist das nicht möglich. Laut einer Rundverfügung der Oberfinanzdirektion Koblenz, kommt es nur auf die Eindeutigkeit der Rechnungsnummer an. Dies wäre machbar.

Die Verbindliche Auskunft eines Steuerberaters sollte hierzu eingeholt werden.

Ablauf des Call for Papers

1. Pentabarf...

Ablauf der Anmeldung zur Konferenz

1. Event-Admin (Drupal-Rolle) erstellt Event "FOSSGIS Konferenz"
2. Teilnehmer registriert sich
3. Email als Bestätigung und Zahlungsauforderung an Teilnehmer + Kopie an Event-Admin
4. Event-Admin überwacht Zahlungseingang und ändert den Status des Teilnehmers von "registriert" auf "angenommen"
5. Teilnehmer erhält eine Anmeldebestätigung.
6. Event-Admin überwacht die Workshop-Plätze. Ist ein Raum ausgebucht kann das Anmeldeformular per Hand angepasst werden (5 Mausklicks)
7. Event-Admin erstellt eine Übersicht der aktuellen Belegungen und Teilnehmerliste.

Fragen

Ich zitiere mal aus einigen Emails und antworte auch gleich (Lars Lingner):

(F) Das Sparchhandling ist noch etwas überarbeitungswürdig und lässt teilweise denglisch raus.
(A) Die Texte der Formulare, Beschriftungen, Antwortemails usw. wurden noch nicht überarbeitet. Sollte dieses 
CMS benutzt werden, müssen alle Texte überarbeitet werden.

(F) Komischerweise stehe ich nicht in der Teilnehmerliste, auch nach erfolgreicher Registrierung.
(A) as Ausfüllen und abschicken des Formulars ist erstmal nur eine Anfrage. Da ja das Geld noch nicht eingegangen ist,
muss der Geldeingang erst abgewartet werden. Im CMS kann dann der Status von "in Bearbeitung" in "angenommen" geändert 
werden. Bei diesem Schritt kann auch eine Emailbestätigung verschickt werden. Anschließend erscheint der Teilnehmer in der 
Teilnehmerliste.
Ob so eine Liste wirklich angezeigt werden soll ist fraglich. Ich habe dies für die Sandbox gemacht, damit man auch sieht 
das die Teilnehmer bearbeitet wurden.

(F) In der Email steht hinter der Kontonummer noch ein 

(A) Auch hier gilt: Da muss man nacharbeiten.

(F) Ich hab versucht mich anzumelden, aber noch keine E-Mail bekommen. Vielleicht kommt die ja noch... 
Vielleichthätte ich auch nicht versuchen sollen, mich als Veranstalter anzumelden. 
(A) Die Rollen (Redner, Veranstalter...) wirken sich derzeit auf nichts aus. Ich wollte die Teilnahmegebühr 
damit automatisch anpassen, aber das war nicht so einfach. Nicht das sich alle als Veranstalter anmelden...
Die Bestätigungsemail kommt nachdem im CMS der Beitrageingang bestätigt wurde.

(F) Eins, was mir aufgefallen ist: Die Adresseingabe ist m.E. suboptimal. Am besten wäre es, wenn es da ein 
Freifeld gibt, wo man mehrzeilig die Adresse so eintragen kann, wie man es haben will. Es gibt große Firmen und 
Behörden, die wollen da ganz bestimmte Sachen drin haben, damit die Rechnung dann auch in der richtigen Abteilung 
landet bzw. bearbeitet werden kann.
(A) Antwort noch offen.

(F) Idealerweise haben wir noch ein "Namensschildfeld", in dem man angeben kann, was man (zusätzlich zum Namen) auf 
dem Namensschild haben will. Manche wollen bei sowas den Firmennamen, bei anderen Gelegenheiten vielleicht einen Nickname 
oder so. Aber das ist wirklich die Sahnehaube.
(A) Ein extra Feld dafür kann sehr einfach umgesetzt werden.

Was kann verbessert werden

Folgende Punkte sind beim Einsatz von Civicrm für die Konferenzorganisation 2010 aufgefallen. Damit sie nicht in Vergessenheit geraten, wird hier eine Liste geführt, in der Hoffnung zumindest diese Punkte für 2011 zu verbessern.

• Textfeld für Hinweise und Kommentare einfügen
• Emailtemplates überarbeiten, keine Mischung von Inhalt und Templatecode
• Rechnung erneut versenden
• Keine 0 Euro Rechnungen verschicken bzw. den Text entsprechend anders formulieren
• Formulareingaben auf Gültigkeit prüfen, besonders wichtig bei Format der eMail-Adresse
  • kommt ein @ vor
  • sind nur für Email-Adressen gültige Zeichen enthalten
  • ist die Domainendung gültig (de, at, ch, it, net, com, ...), da gibt's bestimmt irgendwo eine Auflistung