Konferenzanmeldung: Unterschied zwischen den Versionen

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(Anleitung Konferenzanmeldung)
 
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== Informationen zur Konferenzanmeldung ==
== Anforderungen ==


Für die Anmeldung zur FOSSGIS-Konferenz rufen Sie bitte diese Seite auf: LINK
* Erstellung von Events (Konferenz inkl. Workshops, Abendessen, Vorträgen etc...)
* verteilte Planung, Multiuser, Arbeitsgruppen
* Unterstützung für Abrechnung, Erstellung von Einladung/Rechnung/CFP
* Verwaltung von Papers u. eingereichten Unterlagen
* Teilnehmermanagement (Gesamtzahl, pro Event)
* über Browser bedienbar
* Konflikthandling (parallele Veranstaltungen etc)
* Auswertungen (wieviel angemeldet, pro Event, "Stammgäste")


Hier sehen Sie eine Zusammenfassung der Konferenz (Veranstaltungsort und -zeit). Mit einem Klick auf Registrierung startet der Registrierungsprozess. Dieser besteht aus zwei Abschnitten.
* Kontaktdatenaufnahme
** Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Email, Rechnungsanschrift, Teilnehmerrolle, Namensschildaufdruck, ...
* zeitliche gesteuerte Anmeldung


- Anmeldung zur Konferenz
== Probleme ==
- Bestätigung durch das Organisationskomitee


Für die Anmeldung müssen Sie das Formular ausfüllen. Möchten Sie mehrere Personen gleichzeitig anmelden, wählen Sie bitte die entsprechende Anzahl in dem Dropdown-Element am Anfang des Formulars. Für jeden Teilnehmer wird dann ein eigenes Formular angezeigt.
* Rechnungsstellung


Im ersten Abschnitt des Formulars geben Sie an, an welchen Veranstaltungen Sie innerhalb der Konferenz teilnehmen möchten. Die Konferenz ist kostenfrei, eine Anmeldung wird jedoch gefordert um die Planung zu erleichtern. Als Kostenpflichtige Veranstaltungen können die Social-Events und Workshops ausgewählt werden. Am unteren Ende des ersten Abschnitts wird die Gesamtsumme angezeigt.
Auf einer Rechnung müssen nach deutschem Gesetz einige Pflichtangaben gemacht werden, die mir bekannten sind:


Die Angabe einer Emailadresse ist Pflicht. Bei der Anmeldung mehrerer Personen genügt die Angabe einer Emailadresse (die der ersten Person). An die angegebene Emailadresse wird die Rechnung geschickt.
** vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers sowie des Leistenden
** Steuer- oder Umsatzstuer-Identnummer
** Ausstellungsdatum der Rechnung
** Rechnungsnummer
** Menge und Art der Lieferung/Leistung
** Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
** Entgelt nach Steuersätzen
** Steuersatz und Steuerbetrag


Haben Sie alle Formularfelder ausgefüllt, klicken Sie auf Weiter. Bei der Anmeldung mehrerer Personen kommen Sie so zum nächsten Formular. Sonst wird eine Übersicht der eingegebenen Daten und ausgewählten Veranstaltungen angezeigt. Bitte überprüfen Sie die Angaben. Eine Korrektur ist möglich in dem Sie auf Zurück klicken.
Ich war immer der Meinung, die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein. Dies würde ein großes Problem nach sich ziehen: Mit dem CMS ist das nicht möglich. Laut einer [http://www.fin-rlp.de/ofd/steuerfachliche_themen/f_ust_vfg_11022008.html Rundverfügung] der Oberfinanzdirektion Koblenz, kommt es nur auf die Eindeutigkeit der Rechnungsnummer an. Dies wäre machbar.


Sind alle Daten korrekt, klicken Sie wieder auf Weiter. Ihre Daten werden nun übermittelt und Sie erhalten an Ihre Emailadresse die Rechnung gesandt. Sobald die Zahlung eingegangen ist, erhalten Sie eine erneute Email. Damit sind Sie erfolgreich für die FOSSGIS Konferenz registriert.
Die Verbindliche Auskunft eines Steuerberaters sollte hierzu eingeholt werden.
 
 
== Ablauf des Call for Papers ==
 
# Pentabarf...
 
== Ablauf der Anmeldung  zur Konferenz ==
 
# Event-Admin (Drupal-Rolle) erstellt Event "FOSSGIS Konferenz"
# Teilnehmer registriert sich
# Email als Bestätigung und Zahlungsauforderung an Teilnehmer + Kopie an Event-Admin
# Event-Admin überwacht Zahlungseingang und ändert den Status des Teilnehmers von "registriert" auf "angenommen"
# Teilnehmer erhält eine Anmeldebestätigung.
# Event-Admin überwacht die Workshop-Plätze. Ist ein Raum ausgebucht kann das Anmeldeformular per Hand angepasst werden (5 Mausklicks)
# Event-Admin erstellt eine Übersicht der aktuellen Belegungen und Teilnehmerliste.
 
 
== Was kann verbessert werden ==
 
Folgende Punkte sind beim Einsatz von Civicrm für die Konferenzorganisation aufgefallen. Damit sie nicht in Vergessenheit geraten, wird hier eine Liste geführt, in der Hoffnung zumindest diese Punkte für die nächste Konferenz zu verbessern.
 
* <strike>Textfeld für Hinweise und Kommentare einfügen</strike>
* <strike>Emailtemplates überarbeiten, keine Mischung von Inhalt und Templatecode</strike>
* Rechnung erneut versenden
** Ein Rechnungdoppel kann auf Anfrage erneut verschickt werden. Soll eine Rechnung geändert werden, muss eine neue Buchung vorgenommen und die fehlerhafte Buchung storniert werden
* <strike>Keine 0 Euro Rechnungen verschicken bzw. den Text entsprechend anders formulieren</strike>
* <strike>Formulareingaben auf Gültigkeit prüfen, besonders wichtig bei Format der eMail-Adresse</strike>
* <strike>Textfeld für zusätzlichen Namen (OSM-Username, Twittername...) auf dem Namensschild.</strike>
* <strike>Auf Einzel-/Doppelbelegung bei Workshops hinweisen</strike>
* Workflow für Buchungskorrektur verbessern, aktuell wird Buchung storniert/gelöscht und neu angelegt
* <strike>Belegung der Workshopräume automatisch berücksichtigen</strike>
* <strike>Frühbucherrabatt</strike>
*
[[Category:Technik]]
 
== Alternativen ==
 
* [https://github.com/book/Act Act], Anmeldesystem für PERL-Konferenzen
* [http://pkp.sfu.ca/?q=ocs Open Conference Systems]
* [https://www.eventbrite.de Eventbrite]

Aktuelle Version vom 27. November 2012, 20:40 Uhr

Anforderungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Erstellung von Events (Konferenz inkl. Workshops, Abendessen, Vorträgen etc...)
  • verteilte Planung, Multiuser, Arbeitsgruppen
  • Unterstützung für Abrechnung, Erstellung von Einladung/Rechnung/CFP
  • Verwaltung von Papers u. eingereichten Unterlagen
  • Teilnehmermanagement (Gesamtzahl, pro Event)
  • über Browser bedienbar
  • Konflikthandling (parallele Veranstaltungen etc)
  • Auswertungen (wieviel angemeldet, pro Event, "Stammgäste")
  • Kontaktdatenaufnahme
    • Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Email, Rechnungsanschrift, Teilnehmerrolle, Namensschildaufdruck, ...
  • zeitliche gesteuerte Anmeldung

Probleme[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Rechnungsstellung

Auf einer Rechnung müssen nach deutschem Gesetz einige Pflichtangaben gemacht werden, die mir bekannten sind:

    • vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers sowie des Leistenden
    • Steuer- oder Umsatzstuer-Identnummer
    • Ausstellungsdatum der Rechnung
    • Rechnungsnummer
    • Menge und Art der Lieferung/Leistung
    • Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
    • Entgelt nach Steuersätzen
    • Steuersatz und Steuerbetrag

Ich war immer der Meinung, die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein. Dies würde ein großes Problem nach sich ziehen: Mit dem CMS ist das nicht möglich. Laut einer Rundverfügung der Oberfinanzdirektion Koblenz, kommt es nur auf die Eindeutigkeit der Rechnungsnummer an. Dies wäre machbar.

Die Verbindliche Auskunft eines Steuerberaters sollte hierzu eingeholt werden.


Ablauf des Call for Papers[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  1. Pentabarf...

Ablauf der Anmeldung zur Konferenz[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  1. Event-Admin (Drupal-Rolle) erstellt Event "FOSSGIS Konferenz"
  2. Teilnehmer registriert sich
  3. Email als Bestätigung und Zahlungsauforderung an Teilnehmer + Kopie an Event-Admin
  4. Event-Admin überwacht Zahlungseingang und ändert den Status des Teilnehmers von "registriert" auf "angenommen"
  5. Teilnehmer erhält eine Anmeldebestätigung.
  6. Event-Admin überwacht die Workshop-Plätze. Ist ein Raum ausgebucht kann das Anmeldeformular per Hand angepasst werden (5 Mausklicks)
  7. Event-Admin erstellt eine Übersicht der aktuellen Belegungen und Teilnehmerliste.


Was kann verbessert werden[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Folgende Punkte sind beim Einsatz von Civicrm für die Konferenzorganisation aufgefallen. Damit sie nicht in Vergessenheit geraten, wird hier eine Liste geführt, in der Hoffnung zumindest diese Punkte für die nächste Konferenz zu verbessern.

  • Textfeld für Hinweise und Kommentare einfügen
  • Emailtemplates überarbeiten, keine Mischung von Inhalt und Templatecode
  • Rechnung erneut versenden
    • Ein Rechnungdoppel kann auf Anfrage erneut verschickt werden. Soll eine Rechnung geändert werden, muss eine neue Buchung vorgenommen und die fehlerhafte Buchung storniert werden
  • Keine 0 Euro Rechnungen verschicken bzw. den Text entsprechend anders formulieren
  • Formulareingaben auf Gültigkeit prüfen, besonders wichtig bei Format der eMail-Adresse
  • Textfeld für zusätzlichen Namen (OSM-Username, Twittername...) auf dem Namensschild.
  • Auf Einzel-/Doppelbelegung bei Workshops hinweisen
  • Workflow für Buchungskorrektur verbessern, aktuell wird Buchung storniert/gelöscht und neu angelegt
  • Belegung der Workshopräume automatisch berücksichtigen
  • Frühbucherrabatt

Alternativen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

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